[23bb008805] Brief van COR over aanbevelingen COR en accountant

Naam afzender:

Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR)

Naam ontvanger:

Commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid (BOFV) en Commissie Bouwen, Wonen en Buitenruimte (BWB) 21-12- 2023 Aanbevelingen COR en accountant

Datum: Betreft:

Geachte commissieleden van de Commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid (BOFV) en van de Commissie Bouwen, Wonen en Buitenruimte (BWB), Graag informeren wij u over onderstaande. In de vergadering van 12 december 2023 vergaderde de Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) onder andere over het opvolgen van eerder gedane aanbevelingen van de COR en de accountant. Het doel van de aanbevelingen, te zien in het overzicht 23bb007459 met toelichtende brief 23bb007455, is om de organisatie op de betreffende punten te optimaliseren. Deze aanbevelingen zijn bekrachtigd met een raadsbesluit op het COR-rapport, onderdeel van het accountantsverslag of de boardletter van de accountant. De COR heeft geconstateerd dat een aantal aanbevelingen in de lijst de planning (ruimschoots) hebben overschreden. Het betreft hier 7 punten voor de commissie BOFV en 2 voor de commissie BWB waarvan 1 gezamenlijk. Wij adviseren u om de aanbevelingen te betrekken in het gesprek met de verantwoordelijke wethouder. Onderwerp

Nr.

Aanbeveling

Doorontwikkeling organisatie

1

Doorontwikkeling organisatie

2

IT

1

Beter en moderner jaarrekeningproces A&V / Balansdossiers: Vereenvoudiging proces aanleveren onttrekkingen reserves en activeren van projecten Update fraudecasus Stadsbeheer/ Check op procedure rondom nevenfuncties Wij concluderen op basis van de ontvangen stukken dat de gemeente adequate opvolging heeft gegeven aan de fraudecasus. Op basis van de rapportages vragen wij uw aandacht voor uw proces rondom het beheersen en monitoren van nevenfuncties binnen de organisatie. Herzie de procedure van nevenfuncties naar aanleiding van de “KvK-Check” door de accountant. Continuïteit en dagelijks beheer IT-omgeving Het uitwerken van een integraal calamiteitenplan.

IT

2

Overige onderwerpen en processen

1

Overige onderwerpen en processen

2

Overige onderwerpen en processen

5

Overige onderwerpen en processen

6

Voortgangsrapportage ITGC Blijf per cluster specifieke applicatie rapporteren in de voortgangsrapportages aan de COR en borg vanaf controlejaar 2022 een optimale mix van systeem – en gegevensgerichte controles voor alle cluster specifieke applicaties, alsook voor de concern brede systemen. Inkoop en aanbesteden: Purchase to pay (P2P) balanspositie nog niet in de grip Wij vragen uw aandacht voor de totstandkoming van deze balanspositie, gezien de jaarlijks terugkerende materiële fouten. Grondexploitaties: Invloed marktontwikkelingen op portefeuille Ontwikkel voor de middellange termijn een strategie om de Rotterdamse portefeuille minder gevoelig te maken voor marktontwikkelingen en informeer hierover de Raad. WABO-leges Analyseer de begroting en de realisatie van de afgelopen 5 jaar en kom op basis van die ervaringscijfers eventueel met aanpassingen in de begroting en neem daarbij de veranderende wetgeving mee. Verstrekte subsidies 1. Borg eenduidige vastlegging in de controledossiers; 2. Volg de vereisten in de verleningsbeschikking; 3. Rapporteer aan de raad als hier om moverende redenen van afgeweken wordt.

Betrokken commissie BOFV

BOFV

BOFV BOFV

BOFV

BOFV / BWB

BWB

BOFV

Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u toch nog vragen en of opmerkingen hebben dan kunt u contact opnemen met de commissiegriffier van de COR via ep.peterse@griffie.rotterdam.nl. Met vriendelijke groet,

M.H. (Marvin) Biljoen Voorzitter Commissie tot Onderzoek van de Rekening