[23bb008554] Collegebrief n.a.v. artikelen in de NRC over onderzoek naar de integriteit en mogelijke corruptie bij het cluster Stadsontwikkeling

Stadsontwikkeling Financiën, Organisatie, Dienstverlening en Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk: M2312-1611 - 23bo009568 Onderwerp: Tweede brief n.a.v. artikelen NRC Datum: 12 december 2023

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Zoals gemeld in onze brief van 8 december 2023 (23bo009475) zijn er in NRC artikelen verschenen over een onderzoek dat NRC gedaan heeft naar de integriteit en mogelijke corruptie bij het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Met deze brief willen we u, zoals toegezegd in de brief van afgelopen vrijdag, nader informeren over de bij ons bekende informatie en zowel de bestuurlijke contactmomenten alsook de ambtelijke tijdlijn met u delen. Tevens is er op 12 december opnieuw een artikel verschenen in NRC, betreffende o.a. het Wijkpaleis. Het college heeft kennisgenomen van het artikel en zal hier desgewenst in de raadsvergadering van 14 december op reageren. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Geen. Toelichting In de brief van 8 december 2023 hebben we u een eerste reactie gegeven op de artikelen. Het college is geschrokken van de inhoud van de artikelen, de beschuldigingen zijn heftig en raken de gemeente Rotterdam hard, zowel het bestuur, als onze ambtenaren. Zeker in het licht van de eerdere casussen die hebben gespeeld op het thema ambtelijke integriteit. Alle vragen, die bij u als raad, bij ons als college en ook bij onze ambtenaren leven, verdienen een antwoord.

Daarom is aan een extern forensisch accountantskantoor opdracht gegeven om achtereenvolgens in een oriënterende fase en een vervolgfase onderzoek te doen naar de genoemde beschuldigingen. Net als u willen wij het tot op de bodem uitgezocht hebben. De oriënterende fase moet een eerste antwoord geven op twee hoofdvragen: 1. Inzicht verkrijgen in de aard en omvang van mogelijke onregelmatigheden tussen de gemeente Rotterdam, de in het NRC-artikel genoemde partijen en de eventuele rol hierbij van de projectmanager. Tevens moet de vraag beantwoord worden of er mogelijk meer van zulk soort casussen spelen.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/7 12 december 2023 M2312-1508

2. Inzicht verkrijgen in de feiten en omstandigheden die ten grondslag liggen aan het MT-memo 2021, waarin twijfels zijn vermeld over de aard van de samenwerking van een aantal collega’s van de afdeling PMB van SO met zeven externe partijen. Op basis van de uitkomsten van de oriënterende fase wordt een vervolgonderzoek ingesteld en worden indien nodig passende vervolgstappen genomen. Als bijlage van deze brief vindt u een ambtelijke tijdlijn op basis van de nu bekende informatie. Bestuurlijke contactmomenten Wethouder FODG en wethouder HEHB zijn begin 2023 op de hoogte gebracht van het feit dat er een ambtelijke sessie heeft plaatsgevonden (vooronderzoek) om een omvangrijke en ongesorteerde integriteitsmelding te duiden en van een concreet vervolg te voorzien. De melding omvatte een grote hoeveelheid informatie, bestaande uit talloze e-mails en documenten. Het vooronderzoek heeft geleid tot één gericht onderzoek naar facturen en leveranciers rondom panden aangekocht in het kader van het Nationaal Programma Rotterdam Zuid. De wethouders zijn door concerndirecteur SO bij de start en de uitkomst van het onderzoek geïnformeerd. De conclusie was dat het onderzoek geen aanleiding gaf tot een integriteitsonderzoek (zie ambtelijke tijdlijn).

Door de concerndirecteur SO is, in antwoord op vragen van de betreffende wethouders, bevestigd dat de afgesproken processen op orde waren maar er aandacht nodig was voor de kwaliteit en naleving hiervan. Nadat NRC-journalisten op 27 oktober 2023 nieuwe informatie hebben voorgelegd, is er een integriteitsmelding gedaan tegen een medewerker, en is met de wethouders FODG en HEHB gesproken over de schorsing van de desbetreffende ambtenaar en de opstart van een extern onderzoek. Nadere toelichting: Op een aantal zaken die in het NRC-artikel genoemd worden, geven we nog een korte nadere toelichting: Raamcontract asbestsanering: Toen de projecten De Doelen en Museum Boijmans Van Beuningen begonnen, was er sprake van een raamcontract voor de asbestsanering. Daarvoor werden losse opdrachten aan diverse partijen verstrekt. Gezien de grote hoeveelheid opdrachten heeft in 2018 een Europese aanbesteding plaatsgevonden voor een raamovereenkomst, met het doel om een opdrachtnemer te contracteren voor asbestvraagstukken in zowel kleine als grote projecten. Opdrachten worden verstrekt als nadere opdrachten op deze raamovereenkomst. Opdrachten voor asbestvraagstukken voor De Doelen en Museum Boijmans van Beuningen zijn via deze raamovereenkomst verstrekt. Uit deze aanbesteding is KP Adviseurs (voorheen Koenders en Partners) als winnende partij gekomen.

De aanbesteding is conform de procedures doorlopen. Nevenfuncties geschorste ambtenaar: De in het NRC-artikel genoemde nevenfuncties van de geschorste ambtenaar staan niet in zijn personeelsdossier. De geschorste ambtenaar heeft conform beleid de ambtseed afgelegd en een VOG overlegd.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3/7 12 december 2023 M2312-1508

Rijksrecherche: In het artikel wordt het onderzoek door de Rijksrecherche genoemd. De Rijksrecherche heeft in het voorjaar van 2023 contact opgenomen met de coördinator van de Centrale Onderzoekseenheid integriteit, naar aanleiding van een melding. Naar aanleiding van dit contact heeft de Rijksrecherche aangegeven geen verder onderzoek te doen, daar de gemeente zelf al een onderzoek liet uitvoeren. Naar aanleiding van het NRC-artikel is er op 8 december 2023 door de Centrale Onderzoekseenheid contact opgenomen met de Rijksrecherche. De Rijksrecherche heeft gevraagd hen op de hoogte te houden van het vervolg. Financiële en juridische consequenties/aspecten: Er zijn geen directe financiële aspecten.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam, De secretaris,

De burgemeester,

V.J.M. Roozen

A. Aboutaleb

Bijlage: - Ambtelijke tijdlijn

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4/7 12 december 2023 M2312-1508

Bijlage: Ambtelijke tijdlijn In deze bijlage vindt u een ambtelijke tijdlijn op basis van de nu bekende informatie. Vanaf 2016 De inmiddels geschorste ambtenaar (werkzaam bij het Projectmanagementbureau van SO, hierna: de projectmanager) is in verschillende rollen actief voor het project Museum Boijmans van Beuningen. Vanaf 2019 is de projectmanager eveneens projectleider voor project De Doelen. December 2020 In december 2020 heeft de projectmanager op zijn verzoek een vertrouwelijk gesprek met de concerndirecteur SO over zijn rol als projectleider brandveiligheid voor project De Doelen. Aanleiding is zijn zorg over brandveiligheid en achterstallig onderhoud bij het project De Doelen en het niet tijdig kunnen opleveren. Hij vindt dat dit transparant en tijdig gecommuniceerd moet worden, maar vindt daarvoor onvoldoende gehoor bij zijn opdrachtgever (afdeling Vastgoed), waar hij geen vertrouwen meer in heeft. Hij wil per 1 januari 2021 stoppen met het projectleiderschap van dit project. De volgende acties worden door de concerndirecteur SO in gang gezet naar aanleiding van het gesprek met de projectmanager: 1. Aan een adviseur van de afdeling Directie- en Bestuursondersteuning (DBO) wordt gevraagd om een ronde langs (oud-)collega’s te doen om hun beelden op te halen over de samenwerkingsrelatie en de organisatie van het project. 2.

Verzoek aan de directeuren Bestaande Stad (BS, waar Vastgoed onder valt) en Project Management & Engineering (PM&E, waar het Project Management Bureau, PMB onder valt) om ervoor te zorgen dat het project De Doelen ook vanaf 1 januari bemenst is en doorgang vindt, een risicoanalyse te doen t.a.v. de brandveiligheid, en een procesvoorstel over de communicatie, inclusief te nemen maatregelen. Januari 2021 De concerndirecteur bespreekt met de directeuren BS en PM&E de uitkomsten van de ronde langs (oud-)collega’s. Beide afdelingen (Vastgoed en PMB) kijken anders tegen het verhaal aan, beide kanten vinden dat de andere afdeling niet rolzuiver werkt. De directeuren BS en PM&E besluiten om het project te verstevigen met een ambtelijk opdrachtgever. Ook gaan de directeuren in gesprek over de gevoelens die onder medewerkers in de samenwerking spelen bij dit traject. Februari 2021 Het MT Vastgoed (de teamleiders en afdelingshoofd) kunnen zich onvoldoende vinden in de aanpak en sturen een memo naar de directeuren BS en PM&E met daarin: “dat medewerkers van de afdeling Vastgoed de afgelopen maanden diverse signalen hebben afgegeven aangaande een aantal projecten, o.a.

op het gebied van asbestsanering, de werkwijze, twijfels over de juistheid van het proces, de offerte t/m factuurbetaling, JEO procedures [Juridisch Escalatie Overleg] die zijn gestart nadat het werk al gedaan was, totalen van facturen die onduidelijk zijn, de bedrijven/personen die betrokken zijn, enz. In diverse gesprekken hebben medewerkers dit gedeeld met hun leidinggevende, twee directieleden en een onderzoeker van DBO. Het rapport dat opgeleverd is, raakt volgens het MT Vastgoed niet de kern”. Hier wordt gerefereerd naar het rapport dat door de adviseur van DBO is opgesteld. De belangrijkste vraag van het MT Vastgoed is “of we rechtmatig samenwerken met leveranciers en hoe medewerkers van de gemeente Rotterdam hun rol vervullen”.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

5/7 12 december 2023 M2312-1508

De directeuren BS en PM&E overleggen hierop met Concernauditing en laten zich adviseren over de situatie. Concernauditing adviseert een intern onderzoek naar de gang van zaken en de processtappen. Tot dan zijn er geen directe of indirecte integriteitsschendingen geconstateerd. Na overleg met Concernauditing besluiten de directeuren BS en PM&E tot de volgende stappen: 1. Nader intern onderzoek naar het verstrekken van opdrachten voor asbestwerkzaamheden, door hoofd Ingenieursbureau (IBR) in zijn rol van contractmanager. Deze stap wordt uitgevoerd n.a.v. de nieuwe aanbesteding asbestsanering. De inkoopprocessen worden nog eens goed tegen het licht gehouden en afspraken worden herbevestigd of opnieuw gemaakt en vastgelegd. In dit onderzoek worden de vragen vanuit de afdeling Vastgoed zijn gesteld t.a.v. het proces, ook meegenomen. Dit om te duiden of er sprake is van een ongebruikelijke manier van werken. 2. Onderzoek De Doelen als casus in het afgesproken aanbestedingsproces, door hetzelfde hoofd IBR. 3. Onderlinge samenwerking en communicatie: geleerde lessen in het algemeen. Leden van het MT Vastgoed blijven echter zorgen houden en een enkeling bespreekt dit met collega’s, zoals bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon en een directieadviseur. Het MT Vastgoed stuurt eind april een memo naar de directeuren BS en PM&E met daarin: 1.

Verbazing bij MT Vastgoed dat directeuren stellen dat er geen rode vlaggen gesignaleerd zijn. 2. Onvrede met voorgestelde onderzoek, namelijk naar de juistheid van de processen. Dat zou geen antwoord geven op hun zorgen. Het proces staat los van de wijze waarop gunning van de werkzaamheden plaatsvindt en los van de door het MT Vastgoed veronderstelde relaties tussen de gecontracteerde bedrijven en de ingehuurde personen. Ook geeft dit geen antwoord op de geconstateerde werkwijze van achteraf inkooporders (IO’s) aanvragen of te laat IO’s aanvragen met mutaties in de geoffreerde bedragen. 3. Nogmaals dringend verzoek om onderzoek door een derde te laten uitvoeren en niet door het hoofd IBR. Onderzoek van de vragen van het MT Vastgoed zou namelijk gaan over de cirkel van bedrijven, de werkwijze, de relaties tussen deze bedrijven en ingehuurde personen, maar ook de interne werkwijze, tariefstellingen, inkoopprocedures, onderzoek naar casussen enz. Juli 2021 Hoofd IBR levert een notitie op ten aanzien van de eerste twee vragen. Conclusies waren op dat moment: 1. Er zijn geen onregelmatigheden aangetroffen. Wel is er erg veel bij één persoon belegd waardoor het geheel minder transparant wordt. 2. De raamovereenkomst asbest biedt voor De Doelen geen bijzonderheden. Het aantal verstrekte opdrachten geeft een normaal beeld en past in de doelstellingen van de overeenkomst.

December 2021 Het hoofd IBR levert zijn rapport over het verstrekken van opdrachten voor asbestwerkzaamheden, op aan directeuren BS en PM&E. Dit rapport beschrijft de afspraken rond inventariseren en verwijderen van asbest in objecten binnen de gemeente Rotterdam. Om de kennis binnen de gemeente Rotterdam op het gebied van asbest te bundelen fungeert het asbestloket, dat bij IBR is ondergebracht, als de centrale spil. Ook constateert het hoofd IBR enkele kwetsbaarheden in de procedure. Hiervoor worden

Blad: Datum: Ons kenmerk:

6/7 12 december 2023 M2312-1508

verbeteringen doorgevoerd. Onder andere wordt afgesproken dat er een preciezere omschrijving van wat wel en niet binnen de raamovereenkomst hoort komt, dat de gemeente het recht behoudt om bepaalde werkzaamheden die binnen de scope van de raamovereenkomst vallen zelf uit te voeren en dat met meerdere marktpartijen een raamovereenkomst wordt afgesloten. Voor opdrachten van meer dan €20.000 euro wordt voortaan een minicompetitie georganiseerd, zodat enige concurrentie is ingebouwd in de contracten. Met deze aanpassingen en nieuwe raamovereenkomsten is het proces rond asbest transpanter vormgegeven. December 2022: Er komt bij de integriteitscoördinator SO, na een doorverwijzing vanuit de staf van de gemeentesecretaris, een melding binnen van twee medewerkers van de afdeling Vastgoed. Die melding gaat over een breed scala aan mogelijke integriteitsschendingen die, volgens de melders, na vele signalen niet zouden zijn opgepakt door het management. De melding omvat een enorme hoeveelheid informatie en bevat talloze e-mails en documenten (zie ook bestuurlijke contactmomenten). 7 december 2022 – 10 februari 2023: Na de melding is er een vooronderzoek gedaan met onder meer gesprekken met de twee melders en een sessie om de talloze e-mails en documenten (omvangrijk en ongesorteerd) te onderscheiden.

Februari - juli 2023: Het voorafgaande leidt tot een nader gericht onderzoek door het onderzoeksbureau Integriteit van de gemeente Rotterdam op één specifiek punt, namelijk ‘vraagtekens bij facturen/leveranciers’, concreet toegespitst op een aantal situaties bij NPRZ-panden. De tijdlijn van dat onderzoek is als volgt: - 14 februari 2023: Gemeentesecretaris geeft opdracht tot onderzoek - 11 mei 2023: Oplevering rapport. De beoordeling op dit moment was dat dit onvoldoende aanleiding gaf tot een persoonsgericht integriteitsonderzoek. - 15 mei 2023: Een brief met concrete verbeterpunten van de Centrale Onderzoekseenheid aan de afdeling Vastgoed, is op 2 juni door de directie SO besproken met het afdelingshoofd Vastgoed - 15 juni 2023: Schriftelijke reactie afdeling Vastgoed op de brief met concrete verbeterpunten met een verbeteraanpak. Onderdeel van deze aanpak is onder andere een strakkere rol van ambtelijk opdrachtgever, het zes-ogen-principe en een duidelijke rolverdeling. De concerndirecteur SO informeert wethouders FODG en HEHB bij de start en de uitkomsten van bovenstaand onderzoek (zie bestuurlijke contactmomenten). 27 oktober 2023: Twee journalisten van het NRC hebben de gemeente Rotterdam in een gesprek op 27 oktober jl. met het afdelingshoofd Vastgoed (in aanwezigheid van een woordvoerder) geconfronteerd met informatie over een ambtenaar.

Deze voor de gemeente nieuwe informatie over de B.V’s van de inmiddels projectmanager en mogelijke transacties aan deze B.V’s, heeft geleid tot een integriteitsmelding en vervolgens tot het schorsen van deze ambtenaar en het instellen van een onafhankelijk onderzoek. 20 november 2023: In een gesprek op 20 november met de concerndirecteur SO en directeur PM&E hebben de NRC-journalisten de gemeente Rotterdam geconfronteerd met interne correspondentie uit 2021 (zie eerder deze tijdlijn) en de vraag waarom de gemeente Rotterdam, gezien de

Blad: Datum: Ons kenmerk:

7/7 12 december 2023 M2312-1508

inhoud van deze interne correspondentie, geen aanleiding zag een onderzoek op te starten en hoe de gemeente daar met de (op 27 oktober 2023) voorgelegde informatie over een ambtenaar nu tegen aankijkt. In dit gesprek is toegelicht dat er naar aanleiding van deze correspondentie wel onderzoek is gedaan, maar dat destijds is beoordeeld dat dit onvoldoende aanleiding gaf tot een persoonsgericht integriteitsonderzoek. 6 december 2023: Onder embargo zijn de concept artikelen van het NRC voorgelegd aan een woordvoerder van de gemeente om te checken of de citaten van geïnterviewden correct zijn en of de beantwoording van de persvragen correct is weergegeven.