[23bb008062] Bijlage behorende bij 23bb8011 - Monitor ICT Projecten Rotterdam

Start

Monitor ICT Projecten Rotterdam Rapportage juni 2023 t/m september 2023 Versie 1.1 | November 2023

Bekijk de status in alle projecten in één overzicht

Algemene informatie Voor u ligt de Monitor ICT Projecten (MIP) over de periode juni tot en met september 2023. De MIP geeft inzicht in de voortgang van de grootste en meest risicovolle ICT-programma’s & -projecten.

Verantwoording Grote ICT-programma’s/-projecten hebben als bestuurlijk opdrachtgever de wethouder die verantwoordelijk is voor het beleidsveld waarbinnen het ICT-programma/-project zich afspeelt. De Wethouder Organisatie is daarom veelal opdrachtgever voor concernbrede ICT-programma’s/-projecten, ­andere wethouders voor clusterspecifieke ICT-programma’s/-projecten. De Wethouder Organisatie is tevens stelselverantwoordelijk voor ICTprogramma’s/-projecten, inclusief de Monitor.

Criteria voor opname programma’s/projecten in de MIP

Inhoud

. . .

De rapportage bevat per programma/project: een omschrijving van het programma/project en een toelichting op de doelen/effecten die moeten worden bereikt. Stand van zaken: actuele ontwikkelingen en vooruitblik vanuit de programma-/projectmanager. Inzicht in de indicatoren geld, tijd, kwaliteit en risico’s met een toelichting ongeacht de kleur (beoordeling).

Omschrijving indicatoren De programma’s en projecten zijn beoordeeld op de aspecten: tijd, geld, risico’s en kwaliteit. Deze beheersaspecten worden beoordeeld met de kleuren groen, oranje en rood: Bijsturing is niet noodzakelijk, ingezette aanpak handhaven.

De selectie van programma’s/projecten is gebaseerd op het classificatiemodel welke binnen het concern wordt gehanteerd. Conform het classificatiemodel wordt bij zware programma’s en projecten een projectcontroller toegewezen en wordt deze opgenomen in de MIP.

Actieve bijsturing is noodzakelijk om binnen gestelde kaders te blijven, of er is sprake van een zodanig risicoprofiel dat bijsturing op korte termijn aannemelijk is. Ingezette aanpak leidt niet tot uitvoering binnen gestelde kaders. Aanpassing van oorspronkelijke kaders wordt voorzien.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

2

Bekijk de status in alle projecten in één overzicht

Trends Algemene trends

Trends binnen MIP (rode draden)

Overheidsorganisaties zullen, gezien hun individuele beperkte omvang en beschikbare digitale kennis en expertise in toenemende mate gemeenschappelijk gaan optrekken. Van de grootste gemeenten zal worden verwacht dat zij hierin hun verantwoordelijkheid pakken en het voortouw nemen. Die verantwoordelijkheid zal ook meer en meer worden genomen richting de eigen uitvoerende instellingen en organisaties.

In de vorige MIP-rapportage hebben we het belang benadrukt om de geprognosticeerde kosten in samenhang met de dekking continu te monitoren; niet alleen op rapportagemomenten. We constateren dat het monitoren van de kosten is verbeterd en dat dit binnen de projecten structureel is georganiseerd.

In toenemende mate zullen deze bijvoorbeeld niet alleen (soft) target worden van cyberaanvallen met gijzelsoftware, maar ook op eigen kracht niet in staat zijn de digitale transformatie van de samenleving bij te benen. Publieke en maatschappelijke organisaties zullen als zodanig steeds meer als digitaal genetwerkte organisaties, dat wil zeggen als digitaal netwerk c.q. informatieecosysteem, gaan opereren.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

3

Totaaloverzicht programma’s/projecten

ADIDAS

Data­gedreven werken

Digitale Stad

Forza MOR

GREAT

Rotterdamse Aanpak Vervanging e-Suite (RAVE)

Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI)

Sorga

Algemene informatie

Trends

Kwaliteit

Geld

Tijd

Risico’s

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

4

Terug naar totaaloverzicht

ADIDAS Planning Startdatum April 2020

Einddatum Medio 2024

Geld

Kwaliteit

Budget Budget € 9.014.274

Tijd

Risico’s

Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk

Situatie vorige rapportage:

Aandacht/maatregelen noodzakelijk

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

5

Terug naar totaaloverzicht

Omschrijving en doel Omschrijving programma:

Doelen/effecten:

In 2020 is besloten de G4-samenwerking (de G4 bestaat uit Den Haag, Utrecht, Rotterdam en Amsterdam) ten behoeve van de IT-dienstverlening voor onder meer de domeinen Werk en Klantinteractie te stoppen. Voor beide domeinen is binnen Rotterdam besloten de IT-dienstverlening te vervangen door een applicatie genaamd Thomas. Thomas is de digitale basisoplossing voor de kwetsbare Rotterdammer en de professional. Met Thomas stellen we onder meer de applicaties Edison en RMW (Re-integratie Module Werk) buiten gebruik en bouwen we een modern burger- en professionalportaal. Dit is een complexe en omvangrijke opgave met een innovatief karakter, waarbij we als stad vooroplopen in deze ontwikkeling.

Met het opleveren van Thomas DUP dragen we bij aan de mate van de digitale ondersteuning bij het stimuleren en begeleiden van Rotterdammers naar werk en/of onderwijs of verdergaande participatie vanuit de basis van een uitkering en ondersteuning. Hierdoor ontstaat meer ruimte voor de professional voor de dienstverlening aan Rotterdammers die meer ondersteuning nodig hebben, kunnen we instrumenten efficiënter inzetten en zijn ontwikkelstappen van Rotterdammers beter inzichtelijk te maken.

Door Thomas kunnen we onze digitale dienstverlening op het gebied van de Aanvraag LevensOnderhoud (ALO) en de uitkering voor oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkzoekenden (IOAW), en Duurzame Uitstroom naar werk en begeleide Participatie (DUP) nog beter afstemmen op de specifieke situatie van de Rotterdammer. Thomas ALO is inmiddels in een eerste versie beschikbaar. Op dit moment werken we aan de realisatie van de basisoplossing voor Duurzame Uitstroom en Participatie: Thomas DUP.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

6

Terug naar totaaloverzicht

Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik De afgelopen periode heeft het ontwikkelteam flinke stappen kunnen maken. Met de komst van een nieuwe programmamanager is de programmaorganisatie goed georganiseerd. De komende periode passen we de governance nog aan waarmee de sturing van het programma toekomstvast is.

Om de continuïteit van dienstverlening te kunnen waarborgen, zijn we in vergaande gesprekken met de betrokken partijen, de leverancier en de vier grote steden (G4) waarmee de beschikbaarheid van RMW ná eind 2023 zal worden gewaarborgd. Dit valt buiten de scope van het programma Thomas DUP.

We zijn gestart met de implementatie van de standaard software MaaS (Matching As A Service) die we hebben aangeschaft, om Rotterdammers in de bijstand betere adviezen te kunnen geven over hun (arbeids)ontwikkeling en de inzet van ontwikkelinstrumenten. Dit is een project dat we op dit moment samen met het Instrumentenhuis uitvoeren.

De zomerperiode is benut om het technisch vernieuwde burgerportaal te ontwikkelen. Dit maakt het mogelijk om in de toekomst door te ontwikkelen met meer functionaliteiten voor de burger en de integratie van Thomas ALO en Thomas DUP. De oplevering van de koppeling met de SUWI-keten is daarmee ook technisch mogelijk. Deze koppeling gaat zorgen dat na implementatie er voor-ingevulde velden komen voor de burger.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

7

Terug naar totaaloverzicht

Toelichting per beheeraspect Toelichting kwaliteit: Er is geïnvesteerd in het programmateam (capaciteit, kwaliteit en professionaliseren werkwijze en onder architectuur werken). Met de komst van een nieuwe programmamanager en het op orde stellen van het programmateam tijdens de zomer heeft dat geleid tot meer focus en een goed georganiseerd team. Door het streven naar continue verbetering binnen het programma is ook binnen het ontwikkelteam extra aandacht en tijd besteed aan het beter inbedden van architectuurkaders. De ontwikkelde en geplande functionaliteit ligt dan ook in lijn met de architectuurkaders Thomas DUP en beoogde gebruikerswensen. Door de planning gedetailleerder uit te werken, is meer inzicht gekomen in de functionaliteiten die zeker moeten worden opgeleverd voordat het systeem in gebruik wordt genomen. Daarnaast is ook helder geworden in hoeverre er ruimte is voor extra functionaliteiten, zoals bijvoorbeeld de MaaS-module. Dit is extra functionaliteit, die binnen de gestelde planning en tijdspanne wordt opgeleverd.

Toelichting geld: De financiële impact naar aanleiding van de uitloop van het programma is in beeld gebracht. Deze kosten bestaan uit het langer inzetten en intensiveren van het programmateam tot medio 2024. Deze investering is nodig om medio 2024 op te leveren. De raming is ca € 2.4 miljoen. Voor de benodigde aanvullende middelen voor de uitloop van Thomas DUP wordt dekking gevonden. Dit kan mogelijk leiden tot een stevige herprioritering van de digitaliseringsopgave in het Sociaal Domein.

Toelichting tijd: Het programma is, zoals aangekondigd in de twee eerdere MIP-rapportages, uitgelopen in tijd. De huidige planning loopt tot oplevering van de basisoplossing van Thomas DUP medio 2024. De periode van begeleiding en training van professionals zal in overleg met de business worden ingepland. Het ligt in de verwachting dat de herziene planning haalbaar is. Dit zal zichtbaar zijn in de nog op te leveren planning. Het programma werkt momenteel aan deze realistische en gedetailleerde planning.

De professionals worden op meerdere momenten gevraagd om mee te werken aan een gebruikersacceptatietest. Dit zal tot oplevering ongeveer vijf keer gebeuren. Daarnaast worden iedere twee weken de resultaten van het ontwikkelproces gedeeld met belanghebbenden. Aan deze demo’s nemen ongeveer tweewekelijks vijftig professionals deel. Hiermee haalt het programma snel feedback op die meegenomen wordt in de ontwikkeling.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

8

Terug naar totaaloverzicht

Toelichting risico’s: Op basis van eerder extern ingewonnen advies en risicomanagement hebben we in de afgelopen periode maatregelen kunnen treffen om de impact op tijd, geld en kwaliteit te beperken. Risico’s blijven we actief monitoren en bijsturen. Aanvullend hierop zijn in het kader van risicomanagement zoveel mogelijk programmabrede risico’s geïnventariseerd in het Risicolog Thomas DUP. Het onderhouden van het Risicolog is een vast onderdeel van de programmasturing en wordt maandelijks gemonitord en op geacteerd indien nodig.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

9

Terug naar totaaloverzicht

Datagedreven werken (DGW) Planning Startdatum 01-02-2018

Einddatum 31-12-2023

Geld

Kwaliteit

Budget Budget € 22.144.726

Tijd

Risico’s

Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk

Situatie vorige rapportage:

Aandacht/maatregelen noodzakelijk

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

10

Terug naar totaaloverzicht

Omschrijving en doel Omschrijving programma: Het programma Datagedreven Werken (DGW) werkt samen met de clusters en BCO/IIFO aan het realiseren van een datagedreven gemeente Rotterdam. We gebruiken data als ‘grondstof’ voor de bouw van slimme informatieproducten. Informatieproducten die ons helpen om allerlei actuele vraagstukken effectiever en efficiënter aan te pakken.

De kwaliteit van onze dienstverlening wordt bepaald door onze medewerkers. Maar ook door de data die hen ondersteunt om beslissingen te nemen. Daarom is het van belang dat managers, beleidsmakers en uitvoerende medewerkers over de juiste kennis en vaardigheden beschikken, weten wat er mogelijk is met data, een verantwoorde inschatting kunnen maken over hoe data het beste kan worden ingezet en welke beslissingen hierop kunnen worden genomen.

We willen daarbij generieke voorzieningen ontwikkelen en ondersteunen bij de organisatorische transformatie binnen de gemeente Rotterdam. Een aantal cases waaraan we werken, en die bijdragen aan een transparante en leefbare stad met een betere dienstverlening, vind je hieronder:

Om de menskant van de transformatie te ondersteunen heeft de Data Academie gedurende de afgelopen jaren op vier thema’s geïnvesteerd, dit zijn (1) bewustwording, (2) leren en ontwikkelen, (3) veranderkunde en (4) strategisch partnerschap met kennisinstituten.

. Dataplattegrond (data op kaart op wijkniveau) . Dashboard contractmanagement SB) . (cluster Dashboard Maatschappelijke Voorzieningen MO) . (cluster Jeugd (cluster MO) . Factorenmodel Tekstanalyse Rotterdam website en dienstencatalogus DV) . (cluster Voorspellen van in- en doorstroom van uitkeringsgerechtigden W&I) . (cluster Rotterdam Aardgasvrij Model en dashboard (WAT kaart) (cluster SO)

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

11

Terug naar totaaloverzicht

Doelen/effecten: Er is uitvoering gegeven aan de Rotterdamse Datastrategie ‘Daden met Data’ 2021- 2025. Dit is opgebouwd uit meerdere bouwstenen: ‘Strategie, Mensen, Proces, Data en Technologie’. Per bouwsteen is door het programma DGW een aantal producten opgeleverd (middelste ring) die de basis vormen aan de dienstverlening aan de clusters. De volgende organisatieonderdelen en functies zijn op initiatief van programma DGW ontwikkeld ten behoeve van de dienstverlening aan de clusters:

1. Strategie: Data office en de chief data officer (CDO), met als doel het richting geven en ondersteunen van strategie, beleid en governance rondom datagedreven werken. 2. Mensen: De Data academie, met als doel het adviseren en faciliteren van de bewustwording, leren en ontwikkeling en transformatie rondom datagedreven werken. 3. Proces: De agile lead, met als doel het faciliteren van de agile samenwerking tussen clusters en IIFO bij de ontwikkeling van dataproducten. De algoritme expert, met als doel het compliant ontwikkelen van algoritmes. 4. Data: team Datadiensten, team voor ontwikkelen en beheer Datafundament (ook wel DataOPS genoemd), met als doel het stimuleren en faciliteren van het veilig en verantwoord (her)gebruik van data. 5. Techniek: team voor ontwikkelen en beheer Data en Analyse Platform Rotterdam (DAP’R) (ook wel PlatformOPS genoemd), met als doel datagedreven werken technische mogelijk te maken.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

12

Terug naar totaaloverzicht

Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik 2023 staat in het teken van de afronding van programma DGW en overdracht aan de lijn. Voor elk van de genoemde bouwstenen zijn voorstellen opgesteld om deze dienstverlening over te dragen naar de lijn (BCO/IIFO). In 2022 is de Datagovernance vastgesteld en zijn voorstellen vastgesteld voor de structurele financiering (overdracht naar de lijn) van Data Diensten en de Data Office. In mei 2023 is de Chief Data Officer (CDO) geworven en deze functionaris is per 1 september 2023 gestart (deze rapportageperiode). Deze CDO zal de concernbrede en regisserende rol op data (van datastrategie tot datamanagement) van de programmamanager DGW overnemen. In maart 2023 is een voorstel vastgesteld voor een algoritme expert. In juni 2023 zijn voorstellen vastgesteld voor de structurele financiering van DAP’R en Datafundament. Er is een beheer- en ontwikkelteam (PlatformOPS) voor DAP’R gerealiseerd, dat zich richt op het beheer en verder door ontwikkelen van het platform.

Tevens is een structureel budget toegewezen voor de gebruikerskosten van de Azure cloud. Dit is een Microsoft cloud oplossing voor data en analyse. Er is een beheer- en ontwikkelteam (DataOps) voor het Datafundament gerealiseerd, dat zich richt op het ontsluiten van basis- en kernregistraties en de door de VNG vastgestelde high value datasets. Tot slot is vastgesteld dat de programma-activiteiten voor de data academie, agile portfoliomanagement, transformatie en communicatie met de duur van 1 jaar worden verlengd. Dit wordt gefinancierd vanuit de (opvolger van de) digitaliseringsagenda en uitgevoerd vanuit de data office, o.l.v. de CDO. Met voornoemde zijn alle activiteiten van programma DGW overgedragen aan de lijn. In de laatste maanden van 2023 richt het programma zich op het afronden van een aantal lopende projecten en het financieel en organisatorisch afsluiten van het programma.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

13

Terug naar totaaloverzicht

Toelichting per beheeraspect Toelichting kwaliteit: Alle activiteiten zijn overgedragen aan de lijn en door de lijn geaccepteerd. De opleidingsmodules van de data academie worden periodiek geëvalueerd en aangepast. De datastrategie wordt nog dit jaar van een update voorzien. De algoritme governance is geëvalueerd en aangeboden aan de Raad. De teams PlatformOPS en DataOPS rapporteren maandelijks aan het DACC board, zodat clusters kunnen bijsturen waar gewenst.

Toelichting geld: Programma wordt uitgevoerd binnen het financieel kader.

Toelichting tijd: Alle activiteiten zijn overgedragen aan de lijn.

Toelichting risico’s: Eerder heeft het programma oranje gerapporteerd voor het kostenmanagement van DAP’R. Dit platform wordt ondersteund door een Azure cloud dienst. Dat betekent dat kosten niet vooraf zijn vastgelegd, maar afhankelijk zijn van de aard en omvang van het gebruik. Dit vereist een gedegen kostenmanagement om de kosten te kunnen monitoren en beheersen. Na een eerdere rapportage vorig jaar dat dit kostenmanagement een groot risico is, zijn door programma DGW en afdeling OBI/BCO kortetermijnmaatregelen doorgevoerd. Hierbij is in ogenschouw genomen dat kostenmanagement binnen het gehele concern (voor alle clouddiensten) verder handen en voeten krijgt. Hierna is wederom groen gerapporteerd. Aan kostenmanagement op concernniveau wordt nog steeds hard gewerkt. Zo is er een cloud regie centrum in oprichting. Maar kostenmanagement zoals noodzakelijk voor DAP’R heeft op dit moment nog niet voldoende vorm gekregen. Dit vormt een groot risico en daarmee rapporteert het programma voor dit punt wederom op oranje. Het aantal dataprojecten op DAPR neemt gestaag toe. Er is behoefte aan goede analyses van te verwachten kosten voor projecten, het doorvoeren van meer beheersmaatregelen, een goed dashboard en processen en procedures.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

14

Terug naar totaaloverzicht

Digitale Stad Planning Startdatum 1-01-2019

Einddatum 31-12-2024

Geld

Kwaliteit

Budget Initieel budget €4.438.000

Bijgesteld budget € 5.192.000

Tijd

Risico’s

Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk

Situatie vorige rapportage:

Aandacht/maatregelen noodzakelijk

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

15

Terug naar totaaloverzicht

Omschrijving en doel Omschrijving programma:

Doelen/effecten:

Het Digitale Stad project richt zich op het doorlopen van een innovatietraject waarin allerlei datastromen op gestandaardiseerde wijze ontsloten en zichtbaar gemaakt worden. Dit gebeurt door middel van een Open Urban Platform met 3D Digital Twin en datamarktplaats.

Het programma leidt ertoe dat allerlei (real-time) datastromen op gestandaardiseerde wijze ontsloten en zichtbaar gemaakt worden. Dit gebeurt door middel van een 3D Digital Twin-dataplatform met bijbehorende datamarktplaats. Het effect hiervan is een andere vorm van informatievraag en informatieaanbod en de daarbij behorende nieuwe toepassingen en inzichten. Voorbeelden hiervan zijn scenariotooling, patronen in historische tijdreeksen van real-time datasets, de datamarktplaats, klantwaarde, innovatieversnellers, nieuwe samenwerkingspartners en -vormen.

Een Open Urban Platform biedt alle partijen (inclusief burgers) binnen Rotterdam de mogelijkheid op een veilige, verantwoorde en transparante manier data, toepassingen en services met elkaar te kunnen delen (datamarktplaats) en gebruiken. De daarbij aangeboden data zullen zich richten op een 3D Digital Twin van de stad: een gemeenschappelijk en deelbaar digitaal beeld van de actuele fysieke werkelijkheid buiten. Ofwel: we bouwen met alle partijen in de stad gezamenlijk aan een deelbaar beeld van de werkelijkheid. Dit beeld vormt de basis voor allerlei vormen van gebruik. Denk hierbij aan: Een actueel inzicht in de bezetting van een parkeerplaats Een melding van wanneer een vuilnisbak vol is Een overzicht van relevante stakeholders voor diverse scenario’s gericht op energietransitie, woningbouw, klimaatverandering etc. Hierbij onderzoeken we de mogelijke rol(len) van de overheid en hoe zij anderen kunnen stimuleren om samen mogelijkheden te ontdekken. Op een innovatieve wijze gaan we de nieuwe realiteit tegemoet en leren voortdurend van het innovatietraject

. . . .

.

Concrete voorbeelden van deze nieuwe mogelijkheden zijn: SAFE 3D R’dam: Het prototype van de informatietool voor het verbeteren van de informatiepositie van de veiligheidsdiensten voor, tijdens en na incidenten. Verschillende aspecten van 3D worden gecombineerd met relevante realtime data. Vergunningen check service: de realisatie van de eerste versie van de vergunning check service is in de derde fase van het plan van aanpak. DE-CIST: lokale overheden zorgen voor een rechtvaardigere verdeling van energielasten voor duurzaamheid via gebruik van data. Door het gebruik van gedetailleerde Bouw Informatie Modellen (BIM) en Artificiële Intelligence (AI) wordt inzicht verkregen in de werkelijke staat en verduurzamingsmogelijkheden van individuele gebouwen. Denk hierbij aan een overzicht van gebruikte materialen, zoninval en glasoppervlak. Co-creatie: eenvoudig verschillende ontwerpen delen en beoordelen door en met Rotterdammers. De beoordeling kan tevens op locatie worden getoond door het ontwerp op ware grootte via Augmented Reality (AR) projecteren op de locatie.

. . .

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

16

Terug naar totaaloverzicht

Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik De volgende relevante ontwikkelingen hebben in de afgelopen periode plaatsgevonden.: Spoor 1: Ontwikkeling van een Open Urban Platform met 3D Digital Twin (OUP) . OUP: Op 22 december 2022 is het gunningsbesluit genomen en is deze gegund. Momenteel wordt de verdere ontwikkeling en realisatie van het OUP opgepakt. Daarnaast zijn er nog steeds diverse (internationale) verzoeken om onze bevindingen te delen. Grenzeloos Datalandschap (GDL): Rotterdam is via het GDL op dit moment betrokken bij het pilotproject: Standaardisatie In De Ondergrond (SIDO). Er gebeurt veel, zowel boven de grond als onder de grond. De organisaties die werkzaamheden uitvoeren in de ondergrond verzamelen op hun eigen manier data. Met deze pilot wil men hier verandering in brengen door te werken aan een standaardisatiemodel waardoor onderling samenwerken beter verloopt.

.

. .

. .

Spoor 2: Ontwikkeling van nieuwe toepassingen gericht op de Digital Twin. Co-creatie: Er zijn en worden diverse pilots in de praktijk met burgers in 3D uitgewerkt. Vergunningen check service: De realisatie van de eerste versie van de vergunning check service, vaak aangeduid als het Minimum Viable Product, wordt uitgevoerd. De overdracht van de pilot naar de lijnorganisatie is gestart. SAFE 3D R’dam: SAFE is een informatietool voor het verbeteren van de informatiepositie van de veiligheidsdiensten voor, tijdens en na incidenten.

.

. .

De tool maakt gebruik van de realtime data en 3D-technieken via het Open Urban Platform. De overdracht van de pilot naar een reguliere toepassing is gestart. Digital Twin Duurzaamheid (DT DZH): - Ontwikkelen datafundament op basis van Digital Twin-gedachtegoed ten behoeve van een efficiënter en effectiever duurzaamheidsbeleid. - Ontwikkelen van DT DZH-viewer (op basis van Unity) en toepassing voor co-creatie ten behoeve van duurzaamheidsvraagstukken. - Voor zowel viewer als toepassing worden nu prototypes ontwikkeld. Cluster Stadsontwikkeling is eigenaar. Cluster Stadsontwikkeling zal na een succesvolle oplevering van de prototypes deze doorontwikkelen naar eerste minimaal werkende producten (ook wel Minimum Viable Products genoemd). Generieke databronnen: Het doel is om op generieke, schaalbare en beheerbare wijze het zonnepotentieel van een gevel per pand te kunnen bepalen met behulp van een 3D-model. De pilot is in nauwe samenwerking met de afdeling Duurzaamheid opgesteld en wordt binnenkort afgerond. Digital Twin Onderwater: Er zit meerwaarde in het met elkaar samenwerken en delen van data met betrekking tot allerlei aspecten in de onderwaterwereld. Vooral voor de politie, het Ministerie van Defensie en Veiligheidsregio is het waardevol om de locatie van gezonken auto’s, drugs, lijken in kaart te hebben.

Voor gemeente en Havenbedrijf Rotterdam zit de waarde vooral in het onderhoud en baggering. Ondanks een succesvolle oplevering van de Proof of Concept is er nog geen start gemaakt met de vervolgfase. Een van de partners heeft hier door andere prioriteiten geen ruimte voor.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

17

Terug naar totaaloverzicht

Spoor 3: Kennistrajecten en programma ondersteuning (communicatie, organisatie, financiën). Onderzoekstraject OUP: In de afgelopen periode heeft het doorlopende onderzoekstraject met Rotterdam School of Management van de EUR er onder andere voor gezorgd dat er weer studenten zijn afgestudeerd. Zij studeren af op de onderzoeksvragen die binnen het innovatieprogramma Digitale Stad zijn opgekomen. Verder is het netwerk verbreed met de deelname van de Hoge School Rotterdam en TU Delft. Kennistrajecten: Er lopen meerdere kennistrajecten, waaronder een traject met de Erasmus Universiteit. Deze trajecten zijn gericht op het Ecosysteem, OUP, Governance, vertrouwen en Center for BOLD Studies (Verantwoordde Artificiële Intelligentie in een stedelijke context). Kennissessies: Er is een structureel kennisnetwerk met de tijdelijke titel ‘Rotterdam & de Metaverse’ opgezet. Het doel is vroegtijdig met elkaar samen te werken en zo inzicht te krijgen in de mogelijke impact en waarde van deze ontwikkeling voor de stad Rotterdam en voor de gemeente Rotterdam.

Samenwerkingen: Diverse samenwerkingsverbanden met collega’s, internationale en nationale steden en instellingen zoals: - Erasmus Center for Data Analytics (ECDA) - Binnen gemeente Rotterdam (programma’s Data Gedreven Werken, Smart City, Totaal 3D!) - OASC (Open Agile &Smart Cities een international netwerk) - Eurocities - Hogeschool Rotterdam - centre for BOLD cities (BOLD staat voor Big, Open and Linked Data) - VNG (Vereniging voor Nederlandse Gemeenten - IPO(Interprovinciaal Overleg) - Internationale consortium voor een Europese aanvraag - En de Europese Unie

. . . .

.

Deze samenwerkingen dienen om kennis te delen, te vergaren en te creëren. De Dutch Societal Innovation Hub (DSIH) is een publieke hub. Hierin proberen 3 publieke koplopers in Nederland samen te werken aan innovatie en uitwisseling van kennis op het gebied van data infrastructuur, -interoperabiliteit, -governance, platformontwikkeling en Digital Twin. De rol van VNG en IPO (Interprovinciaal Overleg) zal voornamelijk bestaan uit het verder uitdragen van deze kennis naar andere gemeenten en provincies in Nederland. Partners zijn UDI Eindhoven, gemeente Eindhoven en Helmond, provincie Utrecht, UU (Universiteit Utrecht), Hogeschool Utrecht, gemeente Amersfoort, TU Delft, GDL en Brightlands. DE-CIST: lokale overheden zorgen voor een rechtvaardigere verdeling van energielasten voor duurzaamheid via gebruik van data. Door het gebruik van gedetailleerde Bouw Informatie Modellen (BIM) en Artificiële Intelligence (AI) wordt inzicht verkregen in de werkelijke staat en verduurzamingsmogelijkheden van individuele gebouwen. Denk hierbij aan een overzicht van gebruikte materialen, zoninval en glasoppervlak. Door bewoners hierbij nadrukkelijk te betrekken en te laten participeren, wordt vertrouwen en draagvlak bevorderd en de onderliggende data door de gebruikers geverifieerd en aangevuld.

.

Daarnaast is een start gemaakt met de verdere afsluiting van Spoor 2 en Spoor 3 naar verschillende organisatieonderdelen en organisaties. Dit gebeurt voor het eind van het jaar. Spoor 1 (de realisatie van het Open Urban Platform) is aan het eind van het jaar nog niet afgerond. Pas eind 2024 is dit het geval.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

18

Terug naar totaaloverzicht

Toelichting per beheeraspect Toelichting kwaliteit: In het programma Digitale Stad is in de afgelopen jaren veel eëxperimenteerd met productontwikkeling. Dat heeft er inmiddels toe geleid dat we nu een vaste werkwijze voor innovatieve productontwikkeling hebben ontwikkeld. Deze wordt inmiddels toegepast op alle relevante onderdelen binnen het programma.

Toelichting geld:

Toelichting tijd: De mijlpalen zijn en blijven door het innovatieve karakter altijd vragen om de nodige aandacht, maar zijn nog wel haalbaar.

Toelichting risico’s: De verzachtende maatregelen zijn voor nu voldoende.

Eerder had de stuurgroep Datastrategie al ingestemd met de aanpassing van de einddatum van het programma wat betreft Spoor 1. De dekking voor de benodigde middelen in 2024 is recentelijk door de toezegging van de directeur IIFO/de CIO duidelijk geworden. De prognose is hierop aangepast.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

19

Terug naar totaaloverzicht

Forza MOR Planning Startdatum 1 juli 2022

Einddatum 1 juli 2024

Geld

Kwaliteit

Budget Budget € 2.743.760

Tijd

Risico’s

Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk

Situatie vorige rapportage:

Aandacht/maatregelen noodzakelijk

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

20

Terug naar totaaloverzicht

Omschrijving en doel Omschrijving programma:

Doelen/effecten:

Het programma Forza-MOR heeft als doel om de dienstverlengingsketen Meldingen Openbare Ruimte te verbeteren. Dat houdt in dat er verbeterde en nieuwe dienstverleningsconcepten worden ontwikkeld voor de Rotterdammer die zaken in de openbare ruimte wil melden en oplossen. Evenals de wijze waarop de verschillende afdelingen van Stadsbeheer (SB) dit als een keten kunnen uitvoeren.

Het programma heeft als doel om de dienstverlengingsketen Meldingen Openbare Ruimte te verbeteren. Dat houdt in dat er verbeterde of nieuwe dienstverleningsconcepten ontworpen worden voor de Rotterdammer die zaken in de openbare ruimte wil melden en waarschijnlijk opgelost wil hebben en hoe de verschillende afdelingen van Stadsbeheer (SB) dit als een keten kunnen uitvoeren.

Het programma zet niet alleen in op techniek, maar ook op de verandering van mens en organisatie. Naast de gefaseerde vervanging van het Meldingen Systeem Buitenruimte (MSB) is er aandacht voor uniformering en vastlegging van processen, de organisatorische veranderingen en voor het opleiden en begeleiden van eindgebruikers. Deze samenhang vormt de aanpak van het programma.

Strategische doelen: Het programmadoel is een abstract doel dat op verschillende manieren bereikt kan worden:

. Burgers worden beter op de hoogte gehouden over hun melding. . Er vindt regie plaats over de meldingsketen. . De techniek sluit goed aan bij de processen die gebruikt worden binnen en IIFO. . Stadsbeheer Er wordt goed samengewerkt tussen de oplosgroepen binnen het behandelproces.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

21

Terug naar totaaloverzicht

Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik Stand van zaken programma

Dienstverleningsketen MOR Stadsbeheer

Frontoffice

Midoffice

Mens

Bewoners, 14010

MidofficeUitvoeringsmedemedewerkers werkers Schoon, in de gebieden Heel en Veilig

Proces

Maken melding

Regie en coördinatie op de behandeling van melding

Behandelen melding op straat

Techniek

MeldR-app, MeldR-web, MeldR voor 14010

PlanR (vervangt MSB-desktop)

FixeR (vervangt MSB-mobiel)

Backoffice

De basis voor implementatie staat We zijn begonnen met het creëren van een aantal nieuwe applicaties voor de dienstverleningsketen Meldingen Openbare Ruimte van Stadsbeheer. Deze applicaties werken in hun meest minimale vorm en worden in co-creatie vervolmaakt met medewerkers van Stadsbeheer. Dat houdt in dat het ontwikkelteam op de werkvloer van de desbetreffende afdeling doorbouwt aan de applicatie die daar gebruikt wordt. Ook de wijze waarop er regie en coördinatie over de meldingenketen wordt uitgevoerd (de midoffice) komt aan bod. Deze constante dialoog vormt de basis van de verandering en daarmee het ontwerp van het proces en de nieuwe applicaties. Kortom: de basis voor de nieuwe MOR-infrastructuur staat en bestaat uit een suite aan applicaties die de gehele MOR-keten (proces en mens) ondersteunen (zie tabel). * Hoewel de ontwikkeling van de MeldR-app al is afgerond, maakt het wel onderdeel uit van de suite aan applicaties die de dienstverleningsketen Meldingen Openbare Ruimte van Stadsbeheer ondersteunen.

Voor het zomerreces is de eerste afdeling (de afdeling Begraven en Cremeren) gaan werken met de nieuwe applicaties. We zijn bezig met een tweede implementatie bij de afdeling Inzameling noord. Ook de Reiningingsteams aan de noordoever staan de komende periode op de planning.

MORCore (centrale administratie waar alle meldingen openbare ruimte en hun statussen in worden bijgehouden. Deze database was vroeger onderdeel van MSB).

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

22

Terug naar totaaloverzicht

Ontwikkelen en beheer MOR-applicaties We zien een verschil in hoe het programma de activiteiten georganiseerd heeft met hoe de huidige organisatie georganiseerd is. Er is de afgelopen periode nagegaan of en in hoeverre de ICT-organisatie de MOR-applicaties in beheer kan nemen en kan doorontwikkelen. We (SB en IIFO) zijn met elkaar tot de conclusie gekomen dat de huidige organisatie hier nog niet klaar voor is. Daarom zal dit extern georganiseerd moeten worden. Tegelijkertijd wordt er door IIFO een programma opgezet met als doel om de ICT-organisatie klaar te maken voor het beheren en ontwikkelen van applicaties volgens de Common Ground-richtlijnen (moderne richtlijnen waar de gemeente zich aan gecommitteerd heeft). Het op termijn terug in beheer nemen en (door) ontwikkelen van de MOR-applicaties zal een resultaat zijn van dat programma. Concreet betekent dit dat het programma Forza MOR op dit moment zelf zijn applicaties volgens de Common Ground-principes ontwikkelt en onderhoudt*. Voor de continuering hiervan worden diensten ingekocht op de markt. Het inkooptraject gaat in de komende periode van start.

* De applicatie MeldR is hier een uitzondering op. Dit omdat de gemeente zich ten tijde van de ontwikkeling nog niet gecommitteerd had aan deze principes. Dit betekent dat alleen de nieuwe MOR-applicaties toekomstbestendig ontwikkeld en op termijn ook deelbaar zijn met andere gemeenten.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

23

Terug naar totaaloverzicht

Toelichting per beheeraspect Toelichting kwaliteit: Onze aanpak: co-creatie zorgt voor een gedragen/geaccepteerd product.

Toelichting geld: Op financieel gebied zijn er geen onvoorziene uitgaven en verloopt het programma nog volgens de prognose. We zien echter wel dat er aanvullend budget nodig is om de wensen van de organisatie in te willigen. Zodoende is er een aanvullende kredietaanvraag gedaan. Onze verwachting is dat dit in november goedgekeurd wordt door de raad. Mocht dit niet het geval zijn dan wordt een basisvariant van de applicaties opgeleverd met een beperkte mate van gedragen implementatie als gevolg.

Toelichting tijd: De komende periode staat in het teken van het implementeren van de nieuwe applicaties en het langzaam uitfaseren van het MSB-systeem. We verwachten dat de gestelde deadline, juli 2024, nog steeds haalbaar is.

Toelichting risico’s: De risico’s op het beheer en ontwikkelen van de MOR-applicaties is afgenomen omdat is besloten om het beheer extern te beleggen. Dit is in samenspraak met de ICT-organisatie besloten, zodat de ICT-organisatie zich kan klaarmaken voor het (terug) in beheer nemen van de MOR-applicaties. Dit laatste wordt in een separaat traject door IIFO opgepakt.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

24

Terug naar totaaloverzicht

GREAT Planning Startdatum 01-02-2022

Einddatum 01-03-2024

Geld

Kwaliteit

Budget Budget € 20.5 mil.

Tijd

Risico’s

Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk

Situatie vorige rapportage:

Aandacht/maatregelen noodzakelijk

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

25

Terug naar totaaloverzicht

Omschrijving en doel Omschrijving project: GREAT richt zich op de implementatie van een nieuw, toekomstbestendig en gebruiksvriendelijk standaardsysteem in de cloud voor de concernadministratie, de ondersteunende Financiën en Inkoopprocessen. GREAT is een groot en complex project met impact door de hele gemeente. Het gaat namelijk over zowel het vervangen van een ICT-systeem, als over concern brede uitvoerings- en procesvragen.

Doelen/effecten: Het doel is om de ondersteuning van onze bedrijfsvoering en concernadministratie structureel te moderniseren. Dit is nodig om de kwaliteit van de ondersteuning te kunnen blijven waarborgen. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst. Oracle Cloud vervangt Oracle EBS, LIAS en Eqili. Het verbetert de gebruikerservaring, professionaliseert de organisatie en waarborgt de toekomstbestendigheid.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

26

Terug naar totaaloverzicht

Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik Begin augustus zijn we door de opdrachtnemer verrast dat 1 september niet gehaald wordt. Tot die tijd kregen we alleen maar goede voortgangsberichten over het project. Een belangrijke mijlpaal binnen het project was de datum van 1 september 2023. Op die datum zou het systeemtechnisch opgeleverd zijn. In de periode daarna zou het testen, trainen en de overgang naar het nieuwe systeem volgen. Het huidige beeld wijkt sterk af ten opzichte van de periode februari tot mei 2023. Het risico dat Rotterdam niet op tijd de juiste informatie ontvangt, heeft uiteindelijk deze nieuwe status veroorzaakt. De ontstane uitloop is voor een groot deel te wijten aan dat er onvoldoende snelheid is gemaakt in het project. Oorzaak daarvan is dat het maatwerk complexer is dan in eerste instantie ingeschat door de implementatiepartner. Daarbij is er onvoldoende accuraat gerapporteerd over de status van het project en de status van het behalen van de mijlpalen.

Tot halverwege juli zijn er gesprekken geweest op diverse niveaus, waaronder ambtelijk opdrachtgever/opdrachtnemer. Hier zijn deze signalen niet naar voren gekomen. In de vakantieperiode is na doorvragen van Rotterdam gebleken dat er op een substantiële hoeveelheid onderdelen vertraging zat dan eerder gerapporteerd. Naast financiële consequenties kan dit gevolgen hebben voor de datum van de livegang. Partijen zijn met elkaar in gesprek om alsnog op enig moment livegang te realiseren. Hierbij wordt gewerkt aan een scenario met een focus op functioneel gereed zijn op 1 december. In de periode hiervoor werken we dan parallel aan de planning voor testen en opleiden, maar ook aan de consequenties die bij de verschuiving komen. Denk hierbij aan de (on) mogelijkheden rondom een gebroken boekjaar.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

27

Terug naar totaaloverzicht

Toelichting per beheeraspect Toelichting kwaliteit: Een belangrijk deel van de kwaliteit van de geleverde functionaliteit wordt pas zichtbaar als deze klaar is om te testen. Deze functionaliteit wordt tot 1 december 2023 in delen opgeleverd. De periode tot 1 december gebruiken we om de functionaliteit te valideren. Op 1 december 2023 moet dan alle functionaliteit beschikbaar zijn en het testen en opleiden beginnen. Uitgangspunt blijft dat we met alle functionaliteit, die van voldoende kwaliteit is, tegelijk live gaan. Een externe partij wordt gevraagd mee te kijken bij de technische en functionele oplevering tot 1 december 2023. Hierbij beoordeelt deze partij of de oplevering voldoet aan de afgesproken criteria.

Toelichting geld: Voor de zomerperiode was er overeenstemming over de planning, de scope en het budget. Nu er sprake is van uitloop (een langere bezetting van een groot projectteam) en er signalen zijn van meerkosten (die ontstaan bij de configuratie van het systeem) is het de vraag wie deze kosten gaat dragen. Deze eventuele extra kosten komen dan te vallen in 2024. De hoogte daarvan voor Rotterdam is op dit moment onduidelijk.

Toelichting tijd: Een belangrijke mijlpaal is niet gehaald. Daardoor verschuift de datum van livegang ook. Hoeveel deze verschuift, is op het moment van deze MIP-rapportage nog niet duidelijk. De volgende mijlpaal is 1 december 2023. Op die datum is de functionele oplevering van het systeem. Daarna volgt het testen en opleiden. Door deze verschuiving moeten we ook opnieuw kijken naar de eerstvolgende mogelijkheid voor livegang. Deze is onder andere afhankelijk van het aantal en soort bevindingen tijdens het testen. Ook de gevolgen voor de administratie (gebroken boekjaar) en de beschikbaarheid van collega’s die naast hun reguliere werk moeten testen en opleiden, wordt meegewogen. Hiervoor worden op dit moment scenario’s uitgewerkt, waarbij alle clusters worden betrokken.

Toelichting risico’s: Er zitten op dit moment diverse risico’s in dit project. Een belangrijk risico was de haalbaarheid en het realisme in de planning. Hiervoor is een andere wijze van rapporteren gekozen, waarbij grotere nadruk ligt op het oplossen van knelpunten. Daarnaast scherpen wij de governance aan. Zo worden beslissingen sneller besproken en kunnen deze direct genomen worden. Het sturen op interne uren is strak, maar tegelijk willen we zorgen dat collega’s wel kunnen blijven doen wat nodig is. Naast de scenario’s die worden opgesteld rondom de planning (zie tijd), kijken we naar ondersteuning vanuit een risicomanager.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

28

Terug naar totaaloverzicht

Rotterdamse Aanpak Vervanging e-Suite (RAVE) Planning Startdatum 1-1-2023

Einddatum 31-12-2027

Geld

Kwaliteit

Budget Initieel budget € 3.706.858

Tijd

Risico’s

Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk

Situatie vorige rapportage:

Aandacht/maatregelen noodzakelijk

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

29

Terug naar totaaloverzicht

Omschrijving en doel Omschrijving programma:

Doelen/effecten:

Het beoogde resultaat van het programma RAVE (Rotterdamse Aanpak Vervanging e-Suite) is de implementatie van een nieuw zaakplatform gebaseerd op Common Ground dat in ieder geval de huidige e-Suite vervangt in haar functionaliteiten.

Het doel van het programma kan worden samengevat als:

Common Ground is de informatiekundige visie waarmee gemeenten collectief de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer gaan inrichten. Met de herinrichting van de informatievoorziening kunnen gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering ingrijpend verbeteren. Dat stelt ze in staat om op een moderne en flexibele manier in te spelen op maatschappelijke opgaven.

De ingebruikname, door de gebruikers- en beheerdersorganisatie, van het nieuwe zaakplatform dat snel en soepel inspeelt op actuele behoefte van de burger en de organisatie, waarbij; de overgang functioneel en technisch soepel verloopt. de huidige functionaliteit minimaal gewaarborgd blijft. leveranciersonafhankelijkheid maximaal ondersteund is.

. . .

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

30

Terug naar totaaloverzicht

Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik Livegang PodiumD-formulier half december 2023

Beproeving GZAC

De ingebruikname van het product PodiumD-formulier van Dimpact is uitgesteld tot 6 december 2023. De belangrijkste reden hiervoor is dat de aanpassingen die nodig zijn, om de gegevens van het PodiumD formulier naar de e-Suite over te brengen, meer impact hebben dan vooraf voorzien.

In de afgelopen periode hebben we hard gewerkt aan een digitale omgeving om de nieuwe zaakafhandelcomponent te testen. Deze omgeving is eind augustus opgeleverd en zal in ieder geval tot het einde van dit jaar in gebruik blijven.

Daarom is besloten ze in de reguliere najaarsversie van de e-Suite op te nemen. Deze is later gepland en wordt uitgebreider door alle gemeenten getest, waardoor we pas eind oktober of begin november de uitgebreide tests kunnen uitvoeren om te controleren of alle aanpassingen goed zijn geïmplementeerd. Als alles volgens plan verloopt, kunnen we in december starten met het gebruiken van de eerste formulieren.

De zaakafhandelcomponent staat bekend als GZAC, wat staat voor Generieke Zaakafhandelcomponent. Hierin voeren we de afhandeling van zaken uit. De GZAC maakt deel uit van het PodiumD-product van Dimpact, zoals besloten door Dimpact zelf. De financiële gevolgen van deze keuze en eventuele wijzigingen in de planning worden momenteel nog onderzocht door Dimpact. Dit onderzoek zal voor het einde van het jaar worden afgerond.

Deze verandering heeft geen invloed op de algehele voortgang van de vervanging van de e-Suite. We zijn al volop bezig met de vervanging van het zaakafhandelgedeelte. Momenteel zijn we bezig met het beproeven van de zaakafhandelcomponent. Hierbij bepalen we wat er nog mist aan functionaliteit, in de infrastructuur en aan kennis in de organisatie, om de overgang naar het nieuwe zaakafhandelsysteem vloeiend te laten verlopen voor zowel burgers, behandelaars als beheerders.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

31

Terug naar totaaloverzicht

Toelichting per beheeraspect Toelichting kwaliteit: De beslissing om de GZAC als zaakafhandelcomponent toe te voegen aan het productaanbod van Dimpact is een belangrijke stap voor Rotterdam. Rotterdam had al eerder aangegeven niet vooruit te kunnen met de tot dan toe gebruikte zaakafhandelcomponent, de ZAC. In de komende periode wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheid om services (extra applicaties) aan te sluiten op de GZAC. De mate waarin de GZAC gemakkelijk kan worden aangepast voor Rotterdam, evenals de beschikbaarheid van extra services, zal van invloed zijn op de kwaliteit van de zaakafhandelcomponent wanneer deze live gaat. Dit onderzoek is momenteel gaande en zal minimaal tot het einde van dit jaar duren.

Toelichting geld:

Toelichting tijd: De livegang van het PodiumD-formulier staat gepland voor 6 december 2023. Dit was oorspronkelijk gepland voor begin september. De vertraging in de livegang zal overigens niet lijden tot een vertraging van het programma. Er is nog geen duidelijke en concrete planning beschikbaar vanuit Dimpact voor PodiumD. Vanwege het ontbreken van een gedetailleerde planning hebben we onlangs gesproken met Dimpact over het kritieke pad tot einde van het contract van de eSuite in juli 2027. Op basis van deze bespreking ligt de focus nu meer op organisatorische en administratieve zaken dan op de functionaliteiten van PodiumD. Hierbij kan gedacht worden aan het inregelen van verschillende processen, leverings-procedures, onboarding- en beheerprocessen, evenals de bijhorende producten zoals contracten, service level agreements, wijzigingstafels enzovoort.

De ambtelijke organisatie is nog steeds op zoek naar financiële middelen voor de periode van 2024 tot 2027. Vanwege de verandering van de positie van Dimpact, die van slimme volger naar koploper is verschoven, is het waarschijnlijk dat de kosten voor de ontwikkeling van software nu deels in rekening wordt gebracht bij de gemeenten. Dit is oorspronkelijk niet in de begroting van RAVE opgenomen. Onderzocht wordt welke middelen beschikbaar zijn, of kunnen komen, om de doorontwikkeling van producten te kunnen financieren.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

32

Terug naar totaaloverzicht

Toelichting risico’s:

.

Op dit moment zijn de belangrijkste risico’s: Het mogelijk niet op tijd of met onvoldoende kwaliteit opleveren van de laatste versie van de e-Suite. Dit heeft als gevolg dat we niet live kunnen met PodiumD-formulieren. Het niet tijdig leveren van volwaardige producten vanuit PodiumD, wat het kritieke pad naar medio 2027 in gevaar kan brengen. Rotterdam verwacht minimaal twee jaar nodig te hebben na oplevering van Dimpact voor de volwaardige ingebruikname van de producten. Er is nog geen duidelijkheid over de financiering van RAVE voor 2024 en verder. De verwachting is dat dit in de maand oktober duidelijk wordt.

. .

In de afgelopen periode zijn al diverse mitigerende maatregelen getroffen op de genoemde risico’s, maar deze risico’s blijven aanwezig.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

33

Terug naar totaaloverzicht

Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) Planning Startdatum Januari 2020

Einddatum December 2026

Geld

Kwaliteit

Budget Budget €29.000.000

Tijd

Risico’s

Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk

Situatie vorige rapportage:

Aandacht/maatregelen noodzakelijk

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

34

Terug naar totaaloverzicht

Omschrijving en doel Omschrijving programma:

Doelen/effecten:

Het programma Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) houdt zich bezig met het realiseren van een toekomstvaste en schaalbare IT-infrastructuur. RDI ondersteunt hierin en brengt veranderingen teweeg via een viertal projectsporen op het gebied van: Toegang tot systemen - Identity Accesmanagement (IAM) De Digitale Werkomgeving (DWO) De integratie van data en werkomgevingen - Hybride Integratie Platform (HIP) IT-infrastructuur - Datacenter (DC)

Ervoor zorgen dat medewerkers, burgers en bedrijven flexibel, digitaal en met de juiste competenties met elkaar kunnen werken, samenwerken en informatie kunnen delen. En om te kunnen voorzien in de digitale ambities van de clusters. Uiteindelijk zullen zowel medewerkers van gemeente Rotterdam als burgers, bedrijven en ketenpartners hiervan profiteren. Medewerker: De medewerker kan plaats-, tijd- en apparaatonafhankelijk werken en samenwerken met toegang tot de juiste voorzieningen binnen een geschikte omgeving. Burger: De burger krijgt gebruiksvriendelijke online toegang tot gemeentelijke diensten en producten waarbij de burger zelf de regie heeft. Bedrijf/ketenpartner: Bedrijven en de gemeente hebben (Online) toegang tot benodigde informatie en delen deze.

. . . . . . . . .

Hiermee wordt het fundament gelegd om de wendbaarheid van de ICT de komende jaren te verbeteren. Zo kunnen we: Sneller op de veranderde omgeving en technologie reageren Voldoen aan de nieuwe standaarden Voldoen aan de eisen van de burger, medewerker en ketenpartner Meer gegevens gaan delen Transparanter worden, en meegaan in landelijke ontwikkelingen o.a. ontwikkelingen binnen de Vereniging van Nederlandse Gemeenten

. . .

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

35

Terug naar totaaloverzicht

Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik Hierbij de actuele ontwikkelingen en een vooruitblik gericht op de 4 RDIprojectsporen van het programma in volgorde van de Pyramidelagen:

.

Identity Accesmanagement (IAM): Het IAM-platform voor burgers en bedrijven is in november 2022 in productie gegaan. Nieuwe applicaties worden nu via deze nieuwe beveiligde technologie aangesloten. De applicaties die nog via de oude technologie zijn aangesloten, zullen in het vierde kwartaal van 2023 worden gemigreerd naar dit nieuwe platform. Hiermee is de technische voorziening werkend gerealiseerd en kunnen burgers en bedrijven via Digi-D en E-herkenning zaken aanvragen. Hierbij voldoet de toegang aan de aangescherpte security eisen en wet- & regelgeving.

. De hernieuwde versie van het IAM-platform voor medewerkers is in april 2023 live gegaan. Begin Q4 zal er een begin gemaakt worden met het toevoegen van aanvullende functionaliteiten aan het platform die de meest toegevoegde waarde bieden. Met het IAM-platform kan Rol Gebaseerde Toegang voor een cluster worden ingericht, waardoor er in de nabije toekomst beter aan de security en privacy eisen voldaan kan worden. Hierbij gaat het om wie toegang heeft tot welke data en applicaties. Voor de inrichting van Rol Gebaseerde toegang, is inzet van vooral de clusters benodigd. Het cluster Informatie, Innovatievoorziening, Facilitair en Onderzoek (IIFO) ondersteunt de clusters hierbij om het technische IAM-platform te vullen. Er loopt een pilot met het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling om dit mogelijk te maken en om als voorbeeld voor de overige clusters te dienen.

Doorontwikkeling Digitale Werkomgeving (DWO): De deelprojecten en restpunten van de doorontwikkeling van DWO worden onder regie van het programma RDI ten uitvoer gebracht. De medewerkers van Rotterdam hebben in de laatste maanden een aantal veranderingen gemerkt m.b.t. hun digitale werkplek. Die veranderingen zullen zij ook nog merken in de komende maanden. Dit om het “Anders Werken” en de nieuwe behoefte in het digitale werken nog beter te kunnen ondersteunen. In Q4 2023 zal de migratie van de mailboxen naar Exchange Online worden vervolgd. De migratie zal vanwege de grote hoeveelheid mailboxen en de omvang daarvan een doorlooptijd van c.a. 1-1,5 jaar bedragen. Inmiddels zijn nagenoeg alle gebruikers en applicaties omgezet naar de Multi Factor Authenticatie (MFA) oplossing via de Authenticator van Microsoft. MFA biedt extra veiligheid bij het inloggen. Gebruikers die nog geen Authenticator op hun mobiele device hebben geïnstalleerd, worden actief via de clusters benaderd. Het streven is om aan het einde van dit jaar iedereen van een Laptop van de Toekomst te hebben voorzien. Dit gebeurt in samenwerking met de clusters. In Q4 van 2023 worden alle gebruikers gefaseerd overgezet naar de Rotterdamse werkplek-hub via de technologie van VMWare: een online portaal dat toegang biedt tot vrijwel alle programma’s waarmee de medewerker werkt.

In Q3 is er een succesvolle pilot met een groep medewerkers uitgevoerd en kan er met de gefaseerde migratie worden gestart.

. . . .

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

36

Terug naar totaaloverzicht

Alle bovengenoemde functionaliteiten geven de medewerkers een optimale nieuwe werkplek om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken. Omdat het aantal veranderingen omvangrijk is, wordt de communicatie naar de gebruiker centraal ingevuld.

.

Datacenter (DC): De aanbesteding van een mantelovereenkomst voor adviseur en migratiepartner naar de gewenste cloudoplossing om de migratie te realiseren is in middels gepubliceerd. De inschrijvingen worden beoordeeld en in november vindt de gunning plaats. Parallel aan de aanbesteding wordt een proof-of-concept uitgevoerd om de impact van migratie van back-end applicaties naar cloud helder te krijgen. De partij die de aanbesteding gegund krijgt zal hier ook aan meewerken.

. .

Hybride Integratie Platform (HIP): Het HIP zal bestaan uit meerdere integratiemiddelen. Het meest gevraagde integratiemiddel, de API-ESB-gateway, is inmiddels in productie en overgedragen naar de organisatie. Dit middel wordt onder andere gebruikt voor het koppelen van GREAT (zie MIP GREAT). Zowel de clusters als partners van gemeente Rotterdam kunnen dan koppelen met andere applicaties en systemen en data op een veilige eenvoudige manier met elkaar delen. In Q3 heeft er een herijking van de overige vereiste integratiemiddelen plaatsgevonden. Hieruit is gebleken dat qua prioriteit de integratie middelen Managed File Transfer (MFT) en Ketenmonitoring de meeste toegevoegde waarde voor de clusters bieden. Hier wordt als eerste mee gestart.

De noodzaak voor het traject ligt in het aflopende contract van één van de eigen fysieke datacenters in de stad.

.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

37

Terug naar totaaloverzicht

Toelichting per beheeraspect Toelichting kwaliteit: De opgeleverde resultaten voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen.

Toelichting geld: Prognoses van de individuele projecten zijn in juli opnieuw tegen het licht gehouden, bijgestelde prognoses vallen binnen de programmabegroting van 2023.

Toelichting tijd: Hoewel planningen binnen de individuele projecten zijn bijgesteld (positief/negatief) valt de algehele planning binnen de programmaplanning.

Toelichting risico’s: Er heeft een herijking van het risico register plaatsgevonden, nagenoeg alle risico’s zijn gedaald qua risicocategorie. Tevens zijn de risico’s omgeschreven naar kritische succesfactoren.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

38

Terug naar totaaloverzicht

Sorga Planning Startdatum 1-1-2021

Einddatum 30-6-2023

Geld

Kwaliteit

Budget Budget € 3.200.00

Tijd

Risico’s

Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk

Situatie vorige rapportage:

Aandacht/maatregelen noodzakelijk

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

39

Terug naar totaaloverzicht

Omschrijving en doel Omschrijving programma:

Doelen/effecten:

Eind 2019 heeft de Algemene Deelnemers Vergadering van Wigo4it besloten om de G4-samenwerking (de samenwerking tussen de grootste vier gemeenten: Amsterdam, Den Haag, Utrecht en Rotterdam) op het gebied van de IT-dienstverlening voor de domeinen Klantinteractie, Werk en Zorg te stoppen. Van de huidige drie gebruikers van Socrates Zorg hebben Utrecht en Den Haag aangegeven niet verder te gaan met Wigo4it.

Het doel is een applicatie, die door de leverancier afgestoten wordt, vervangen met een door Rotterdam ontwikkelde applicatie.

Rotterdam heeft het besluit genomen wel door te gaan met de verdere ontwikkeling van de applicatie Sorga, het overnemen van de applicatie en het ondersteunende ontwikkelteam. Om dit te kunnen realiseren is het Programma Sorga in het leven geroepen. Vanuit het programma richten wij ons op: De transitie van WiGo4It naar Rotterdam: . Personeel . Technische(HR) transitie Sorga in Rotterdam . Juridische borging . Financiën . Communicatie 1.

2. 3. 4.

Ontvlechten en doorontwikkelen van Sorga Ontwikkelen Inkoop WMO-module Implementatie Sorga in Rotterdam

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

40

Terug naar totaaloverzicht

Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik Het programma is in deze rapportageperiode afgesloten. Er is een Minimal Viable Product opgeleverd aan de lijn. Dit betekent dat er een applicatie is overgedragen die de minimale functionaliteiten bevat om het proces te laten draaien. Doorontwikkeling en uitbreiding is nodig om de applicatie meer volwassen te laten zijn. In deze periode is ook dekking georganiseerd voor de financiële knelpunten in het programma. In de lijn wordt de applicatie op dit moment doorontwikkeld. De komende periode start een evaluatie van de opzet en het verloop van het programma.

Monitor ICT Projecten | Juni 2023 t/m September 2023

41

Terug naar totaaloverzicht

Toelichting per beheeraspect Toelichting kwaliteit: Na de overdracht van het programma Sorga aan de lijn 30 juni jl. zijn er ook een aantal restpunten overgedragen welke tijdens het programma reeds zijn gedefinieerd in samenwerking met de lijn. De restpunten zijn opgenomen in de prioriteringslijst van de doorontwikkeling van de applicaties Gidso, Bestelmodule, Sorga en Betaaltool Sorga. Dit zijn de applicaties die gebruikt worden om de zorgketen te ondersteunen van melding tot betaling. Deze restpunten zijn in beeld en maken onderdeel uit van de IT-prioriteitenlijst; de zogenoemde IT-roadmap. In afstemming met de lijnorganisatie worden deze restpunten geprioriteerd en afgewerkt.

Toelichting geld: Het programma Sorga heeft te maken gehad met forse overschrijdingen. De overschrijding is het gevolg van uitloop in tijd en grotere complexiteit dan verwacht. Deze overschrijding in tijd is niet begroot en maakt dat er een overschrijding ontstaan is.

Toelichting tijd: Het programma Sorga is 18 maanden uitgelopen ten opzichte van de oorspronkelijke planning. De oorzaak van de uitloop is onderschatting van de complexiteit. Bij de start van het programma is onvoldoende in beeld geweest wat de impact van de vervanging van Socrates door Sorga ging zijn. Het programma Sorga is 30 juni jl. overgedragen aan de lijn en is als programma opgehouden te bestaan. De restpunten vragen echter binnen cluster Maatschappelijke Ontwikkeling nog wel de nodige aandacht.

Toelichting risico’s: Bij de opzet van het programma is onvoldoende rekening gehouden met de gevolgen van deze IT-oplossing voor de informatievoorziening. Als gevolg van de migratie is de levering van gegevens voor de accountantscontrole bemoeilijkt. Analyses om de volledigheid en betrouwbaarheid van de data in beeld te brengen zijn complex en tijdrovend. Het beschikbaar krijgen van betrouwbare data voor de accountant heeft de hoogste prioriteit.

Inmiddels is het programma Sorga financieel gedekt. Dekking is gevonden binnen het begrotingsprogramma ZWW (Zorg, Welzijn en Wijkteams). Hiermee heeft het programma Sorga voor 2023 geen financieel knelpunt meer.

Ook zijn er zijn na einde programma enkele restpunten blijven staan. Deze worden opgepakt in de lijn. Door het stoppen van het programma kan de lijn niet meer terugvallen op de expertise van het programma bij het oplossen van de restpunten.