[23bb008011] Collegebrief over Monitor ICT-projecten MIP 2023-02

Gemeente Rotterdam

Bestuurs- en Concernondersteuning Financiên en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Yuri Pol Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad Ons kenmerk: M2311-4490- 23b0008922 Onderwerp: Monitor ICT-projecten MIP 2023. 02 Datum: B&W 28 november 2023

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Uw raad ontvangt drie keer per jaar de onafhankelijke toetsing van de meest omvangrijke en risicovolle ICT-programma's en -projecten van de gemeente Rotterdam. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: In 2011 heeft het college van B&W besloten de monitoring van omvangrijke ICTprojecten te borgen via de MIP. Toelichting: Voor u ligt de Monitor ICT Projecten (MIP) over de periode juni-september 2023. Doelstelling van de monitor is het beperken van risico's verbonden aan de uitvoering van omvangrijke ICT-programma's/-projecten. Aan de hand van vastgestelde criteria is bepaald welke programma's en projecten in de monitor worden opgenomen. De door de programma-/projectmanager opgestelde informatie is getoetst door Directie Middelen en Control (DMC). Het hieruit volgende integrale oordeel is zowel ambtelijk als bestuurlijk afgestemd. De monitor over deze periode bevat acht programma's/projecten. In de rapportage is een overzicht van de status van de beheeraspecten tijd, geld, risico's en kwaliteit te vinden en per project/programma het volgende opgenomen: doel, omschrijving, een toelichting op de stand van zaken en een toelichting op de beheersaspecten door de programma/projectmanager.

GREAT - huidige status Zoals in de Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) van 14 november reeds aangekondigd is een belangrijke mijlpaal verschoven van 1 september 2023 naar 1 december 2023. Dat is het moment dat het systeem technisch opgeleverd moet worden aan de gemeente Rotterdam. Daarna start een periode van testen en opleiden. Een externe partij kijkt mee met deze oplevering en geeft advies over de mate waarin de testperiode

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/3 28 november 2023 M2311-4490

kan starten. Door de vertraging is een livegang per 1 januari 2024 niet meer haalbaar, een nieuw moment voor livegang is nog niet benoemd. Daarbij is de kwaliteit een belangrijke overweging, deze mag niet in het gedrang komen. Tot die tijd is er continuiteit in dé bedrijfsvoering omdat de huidige systemen door kunnen blijven draaien. De COR wordt op 12 december opnieuw gei"nformeerd over de voortgang. RAVE - huidige status In de MIP-rapportage staat vermeld dat per 30 september nog geen financiële middelen waren gevonden voor de periode 2024 tot en met 2027. Bij de tweede herziening begroting 2023 en begroting 2024 is een krediet aangevraagd van € 8 miljoen (vier keer 2 miljoen voor de jaren 2024 t/m 2027), conform initieel programmaplan. Deze kredietaanvraag is inmiddels, samen met de begroting, goedgekeurd door de Raad. Sorga - huidige status In de voortgangsrapportage jaarrekeningcontrole 2023 (VGR) van de maand september heeft Financial Audit (FA) bij het proces WMO een significant risico gerapporteerd door de migratie van Socrates Zorg naar Sorga. Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling heeft samen met FA een plan van aanpak opgesteld om de volledigheid van de data in beeld te brengen. Op basis van de eerste analyse heeft FA geconcludeerd dat de aanlevering een goede basis biedt voor controle.

Hiermee zouden zowel de tijdigheid van de informatie als de kwaliteit ervan geen risico meer moeten zijn voor de tijdige afronding van het jaarrekeningtraject en het uiteindelijke effect op de controleverklaring. Vervanging Handhavingssystemen Voor het programma Vervanging Handhavingssystemen zit de gemeente inmiddels in de laatste fase van de onderhandeling met de leverancier. De verwachting is dat op korte termijn de vaststellingsovereenkomst (VSO) door beide partijen getekend zal worden. Binnenkort wordt aan de hand van de door middel van het classificatiemodel vastgestelde risicoclassificatie bepaald of het nieuwe project Toekomst Handhavingssystemen op termijn in de MIP wordt opgenomen. Totaaloverzicht beheersindicatoren en voortgang t.o.v. vorige rapportageperiode Project I Programma

Tijd

Geld

Adidas

0

Data Gedreven Werken (DGW) Digitale stad Forza MOR GREAT

G G G

R G G G

R

0

RAVE

0

Rotterdamse Digitale Infrastructuur (ROI Sorga

G

R G

0

0

G = Bijsturing is niet noodzakelijk. 0 = Bijsturing nog mogelijk. R =Aandacht/maatregelennoodzakelijk.

• , K i·t ·t t.o.v. vorige Verantwoorde lijke R •Is1cos waliteit 1p wethouder 0 G T.B. Versnel 1 0 G M.J.W. Struijvenberg I G G M.J.W. Struijvenberg 1 G G V.P.G. Karremans 1 R 0 M.J.W. Struijvenberg I 0 0 M.J.W. Struijvenberg I G G = M.J.W. Struijvenberg

0

0

1

R. Buijt

Blad: Datum:

Ons kenmerk:

3/3 28 november 2023 M2311-4490

Wijzigingen in opzet rapportage

Op 8 juni jl. is de commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid (BOFV) schriftelijk op de hoogte gebracht van diverse wijzigingen die met ingang van deze rapportage (MIP 2023-02) worden doorgevoerd. Door informatie toe te voegen of op een andere manier weer te geven wordt de lezer in staat gesteld een nog beter beeld te vormen van de in de rapportage opgenomen programma's en projecten. De belangrijkste veranderingen: het vermelden van financiële en planninggegevens op het titelblad van een programma/project, een toelichting per beheersaspect ongeacht de kleur (beoordeling) en een wijziging van de cadans (zie verder hieronder). Frequentie van de rapportage

De meest opvallende wijziging heeft betrekking op de cadans van de MIP. De rapportage wordt met ingang van 2024 twee keer per kalenderjaar (zes-maandelijks) samengesteld. Concreet betekent dit dat in mei/juni de rapportage over de periode oktober 2023 tot en met maart 2024 verschijnt. Indien hier aanleiding voor is, bijvoorbeeld bij grote (tussentijdse) mutaties in MIP-programma's/-projecten, wordt de commissie BOFV hierover tussentijds geïnformeerd. In geval van tussentijdse vragen over een programma/project kan worden afgestemd met de verantwoordelijk wethouder.

Toelichting per programma/project Zie hiervoor de bijlage MIP 2023-02. Financiële en juridische consequenties/aspecten: N.v.t.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam, De ecretaris

7

V.J.M. Rooze