[23bb007993] Collegebrief over jaarlijkse collegerapportage rekenkameraanbevelingen

Gemeente Rotterdam

Concern Auditing Middelen en Control Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Bas van der Pool Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad Uw kenmerk: 22bb4568 Ons kenmerk: M2206-4707 23b0008791 Onderwerp: jaarlijkse collegerapportage rekenkameraanbevelingen Datum: B&W 28 november 2023

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden met daarin de verplichting om als college te rapporteren over de opvolging en afdoening van de aanbevelingen van de rekenkamer. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: n.v.t. Toelichting: Vanwege de Wet versterking decentrale rekenkamers ligt voor hoe invulling wordt gegeven aan de verplichte jaarlijkse rapportage over de opvolging en afdoening van aanbevelingen van de rekenkamer. De wet en de gevolgen daarvan worden hieronder toegelicht. Het voorstel is dat het college jaarlijks begin van het jaar rapporteert over de uitvoering van de aanbevelingen en daarbij voorstellen doet aanbevelingen af te doen. In januari 2024 wordt voor het eerst gerapporteerd over de aanbevelingen die de rekenkamer in 2023 heeft gedaan. De rekenkamer is voornemens in haar jaarverslag aandacht te geven aan de rapportage van het college. Wet versterking decentrale rekenkamers Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Het doel van deze wet is de onafhankelijke positie van rekenkamers ter ondersteuning van de controlerende en kaderstellende rol van raden (en provinciale staten en algemene besturen van waterschappen) beter te waarborgen.

De wet stelt eisen aan de inrichting van rekenkamers, vergroot de onderzoeksbevoegdheden en bevat extra waarborgen voor het proces van onderzoek en rapportage. Wijzigingen zijn in het kort: • Het instellen van een onafhankelijke rekenkamer door de gemeenteraad; de raad beslist hoeveel leden de rekenkamer heeft en benoemt deze voor zes jaar. Bij de Rekenkamer Rotterdam is sprake van een directeursmodel (één rekenkamerlid). Verder stelt volgens de wet de raad het budget vast en er wordt vastgelegd hoe de rekenkamer ambtelijk wordt ondersteund.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/4 28 november 2023 M2206-4707

•

•

•

Uitbreiding van de bevoegdheden van de onafhankelijke rekenkamer: o Onderzoek naar verschillende verbonden partijen o Onderzoek naar de inkoop en contractrelaties van de gemeente als dat nog niet was geregeld in de inkoopvoorwaarden o Onderzoek naar alle subsidies, leningen en garanties o Onderzoek naar NV's en BV's waarin alle betrokken overheden samen een meerderheidsbelang hebben (ook als de betreffende gemeente dat afzonderlijk niet heeft) o Onderzoek naar dochterondernemingen van overheidsdeelnemingen waarin betrokken overheden gezamenlijk meer dan 50% belang hebben. Verder wordt nu gesproken over onderzoek naar 'het gevoerde beleid' (i.p.v. het gevoerde bestuur), zodat beleidsvoorbereiding, -vorming, -vaststelling, -uitvoering en effecten eronder vallen, maar ook het functioneren van de ambtelijke en de politieke organisatie van de gemeente. Waarborgen voor een goed verloop van het onderzoek en de rapportage van de bevindingen door de rekenkamer door hoor en wederhoor, bevindingen of gegevens die vertrouwelijke informatie bevatten ter vertrouwelijke kennisneming aan de raad verstrekken. En het college moet jaarlijks aan de raad laten weten wat er is gedaan met de aanbevelingen die de rekenkamer aan het college heeft gericht. Bij onderzoek naar gemeenschappelijke regelingen worden de colleges van de andere deelnemende gemeenten hierover geïnformeerd.

Gevolgen De gevolgen voor Rotterdam zijn beperkt, want de meeste zaken zijn al geregeld in de verordening Rekenkamer Rotterdam 2021 en een reglement van orde. Deze regelgeving wordt op onderdelen geactualiseerd. Voor de rekenkamer zelf is de uitbreiding van de bevoegdheden de belangrijkste wijziging. De rekenkamer kan nu eerder onderzoek doen naar verbonden organisaties aan de gemeente. Hierbij gaat het zowel om gesubsidieerde organisaties, inkooprelaties als organisaties waarin de gemeente een deelneming heeft. Voor onderzoek naar gemeenschappelijke regelingen zijn de bevoegdheden niet vergroot (dit kon al). Specifiek voor het gemeentebestuur zijn twee zaken relevant. Ten eerste het aanpassen van de standaard inkoopvoorwaarden van de gemeente, zodat onderzoek naar de inkoop en contractrelaties van de gemeente mogelijk wordt gemaakt. Dit is inmiddels geregeld door de daartoe bevoegde concern proceseigenaar inkoop. Bij lopende contracten zijn de oude standaard inkoopvoorwaarden nog van toepassing, zodat bij onderzoek moet worden gewezen op de bij Wet versterking decentrale rekenkamers uitgebreide bevoegdheden van de rekenkamer. Ten tweede de uitwerking van de verplichting tot jaarlijkse rapportage over de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven (artikel 185a).

Artikel 185a stelt: "Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven." Het voorstel is jaarlijks een dergelijke rapportage op te stellen. Hierbij wordt in de rapportage alleen gerapporteerd over de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen van de rekenkamer totdat implementatie daarvan naar het oordeel van de raad is afgerond. De standpuntbepaling van het college is reeds opgenomen in de bestuurlijke reactie op de bevindingen van de rekenkamer die is/wordt opgenomen in elk reken kamerrapport. Het voorstel is ook de aanbevelingen uit

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3/4 28 november 2023 M2206-4707

de onderzoeken die zijn gepubliceerd vanaf 1 januari 2023 mee te nemen in deze jaarlijkse rapportage. Met de jaarlijkse rapportage kan het breder leren door bestuur en organisatie worden gestimuleerd, zoals de rekenkamer in haar rapport 'Doorwerken aan daklozenopvang' aanbeveelt (RO2301). Dat gebeurt door steeds weer stil te staan bij de implementatie van de aanbevelingen en de effectuering daarvan op basis van een plan van aanpak. Het afdoen van de aanbevelingen gebeurt niet bij de behandeling van deze rapportage in de gemeenteraad, maar met een afzonderlijk raadsvoorstel per rekenkamerrapport. Voor het afvoeren van de lijst wordt naar die besluitvorming verwezen. Deze rapportage zal eenvoudig vindbaar zijn voor u als gemeenteraad. Zo bestaat de jaarlijkse rapportage uit de aanbevelingen vanaf 2023 met toelichting op de opvolging en inzicht in welke aanbevelingen zijn afgedaan en van de lijst kunnen worden afgevoerd. De rapportage wordt aan het begin van het jaar opgemaakt en naar de raad verzonden. Daarbij zal de rekenkamer in haar jaarverslag aandacht geven aan deze rapportage. Het volgende format wordt aangehouden: Rapportage opvolging overgenomen aanbevelingen Rekenkamer Rotterdam 2024

Besluit gemeenteraad geimplementeerd en opgenomen in beleid?

Beleid geëffectueerd? Relevante ontwikkelingen te melden?

- Ja, conform besluit, hoe: - Ja, anders dan besluit,

- Ja, anders dan beleid, reden: - Nog niet, reden:

reden: - Nog niet, reden: - Nee, reden: NB. Noem de datum van de besluiten en de desbetreffende documenten (inclusief link).

- Nee, reden: NB. Noem de desbetreffende documenten.

@/.'el

Aanbevelingen uit 2023

',

Besluit voor afdoen aanbeveling(en)?

verwijzing naar raadsvoorstel): aanbeveling wordt geschrapt uit deze lijst - Nog niet, reden:

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4/4 28 november 2023 M2206-4707

Financiële en juridische consequenties/aspecten: In overeenstemming met artikel 185a van de wet versterking decentrale rekenkamers die op 1 januari 2023 in werking is getreden, rapporteert het college jaarlijks over de wijze waarop aan de voorstellen van de rekenkamer gevolg is gegeven

Burgemeester en wethouders van Rotterdam,