[23bb007676] Presentatie GREAT

Gebruiksvriendelijke Rotterdamse Efficiënte Administratie voor de Toekomst

Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 14 november 2023

Inhoudsopgave Introductie • Even voorstellen • Waarom deze sessie? - Doel van vandaag • Wat is GREAT (ook al weer)?

Inhoudelijke toelichting • Stand van zaken project GREAT – Ingang zomerperiode • Situatie van half juli tot en met heden • Status project GREAT • Oorzaak van de vertraging • MIP-Rapportage Juni 2023 t/m September 2023 • Financiële consequentie • Nieuwe live-gang datum • Externe partij ingehuurd • Het vervolg in het project • Het vervolg richting COR Afronding • Vragen

2

Introductie

Even voorstellen Joris Buningh

Ruim vier jaar werkzaam bij gemeente Rotterdam. Hiervoor als manager GRJR (Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond)

Projectmanager GREAT Vanaf augustus 2022

Peter den Held

Hiervoor werkzaam bij verschillende overheidsinstellingen; Rijkswaterstaat, Ministerie van BZK etc. Chief Information Officer (CIO)

4

Waarom deze sessie? – Doel van vandaag • • •

GREAT stond geagendeerd bij de COR-vergadering van 24 januari 2023 middels een technische sessie. Het doel was om de COR-leden te informeren over de voortgang GREAT. Er is toen ook een toezegging gedaan: De COR-leden worden, naast de informatie via de MIP, op de hoogte gebracht bij relevante ontwikkelingen. Begin augustus zijn we door de opdrachtnemer verrast dat de belangrijke mijlpaal binnen het project niet gehaald zou worden. Sindsdien volgen de ontwikkelingen elkaar snel op. Tijdens deze sessie worden de COR-leden hierover op de hoogte gebracht.

Vragen kunnen tussendoor gesteld worden, er hoeft niet gewacht te worden tot het einde.

5

Opfrisser project GREAT Omschrijving project GREAT • GREAT richt zich op de implementatie van een nieuw, toekomstbestendig en gebruiksvriendelijk systeem in de Cloud voor de concernadministratie, -en de ondersteunende Financiën en Inkoopprocessen. • GREAT is een groot en complex project met impact door de hele gemeente. Het gaat namelijk over zowel het vervangen van een ICT-systeem, als over – met de vervanging gepaard gaande aanpassingen aan concern brede bedrijfsvoeringsprocessen. Doelen/effecten project GREAT • Het doel is om de ondersteuning van onze bedrijfsvoering en concernadministratie structureel te moderniseren. Dit is nodig om de kwaliteit van de ondersteuning te kunnen blijven waarborgen. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst. • Oracle Cloud vervangt: o Oracle EBS, LIAS (begrotingsadministratie) o Eqili (workflow management) • Het verbetert de gebruikerservaring, professionaliseert de organisatie en waarborgt de toekomstbestendigheid.

6

Inhoudelijke toelichting

Stand van zaken project GREAT – Ingang zomerperiode Live-gang datum: 1 januari 2024 Budget: €20.6 miljoen Aanleiding project GREAT • • •

Verbeteren van de gebruikservaring Professionaliseren van de organisatie Waarborgen van de toekomstbestendigheid

Gemeente Rotterdam heeft een raamovereenkomst gesloten met Deloitte als implementatiepartner.

Afbeelding 1. Monitor ICT Projecten Rotterdam Rapportage februari 2023 t/m mei 2023

De processen die onder GREAT vallen zijn Concernadministratie, P&C cyclus en het inkoopproces.

Situatie van half juli tot en met heden

Oktober/November;

8 September; Er zijn beelden van de stand van zaken en er wordt besloten om het herziene plan van aanpak samen verder uit te werken.

10 augustus; Inhoudelijk gesprek met het projectteam waar uitloop duidelijk wordt.

15 juli; Gemeente Rotterdam ontvangt wederom bevestiging van Deloitte dat 1 September (systeemgereed) gehaald wordt.

Er wordt een externe partij ingehuurd die onderzoek doet naar de technische -en functionele oplevering tot 1 december 2023.

September/oktober/November; Er worden veel contractgesprekken gevoerd over de consequenties van de uitloop (geld en live-gang datum).

21 augustus; Deloitte start met het maken van een herziene aanpak

Juli 2023

Augustus 2023

September 2023

Oktober 2023

November 2023

Mijlpaal 1 september. Deze is dus niet gehaald

9

Verschillende sporen naast elkaar Sinds 1 september worden er meerdere sporen naast elkaar doorlopen: 1.

Aan de slag blijven om voortgang te behouden, dit wordt gedaan door het hele projectteam van GREAT.

2.

Projectleiding voert gesprekken over situatie GREAT en hoe nu verder. Denk bijvoorbeeld aan het komen tot een gedeeld beeld over wat er klaar is, wat niet klaar is en wanneer dat dan wel klaar. Om vanaf daar te bepalen hoe nu verder.

3. Opdrachtgever en opdrachtnemer spreken over financiële / juridische gevolgen (contractgesprekken). 1 december 2023 benoemd als nieuwe mijlpaal. Op 1 december moet het systeem technisch klaar zijn zodat op dat moment gestart kan worden met het testen en het opleiden.

Oorzaak van de vertraging Niet genoeg snelheid om complex maatwerk te realiseren.

Onvoldoende accuraat rapporteren over het halen van mijlpalen door opdrachtnemer. Ook op verschillende toetsmomenten van de opdrachtnemer naar de opdrachtgever wordt er tot het einde van het zomerreces een positief beeld geschetst. Er blijft ruis ontstaan, tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, door interpretatie van verschillende definities. → De definities zijn onlangs aangescherpt en vastgesteld in de stuurgroep.

11

MIP-Rapportage Juni 2023 t/m September 2023

Afbeelding 2. Monitor ICT Projecten Rotterdam Rapportage Juni 2023 t/m September 2023

12

Financiële consequentie Voor de zomerperiode was er overeenstemming over de planning, de scope en het budget. Nu er sprake is van uitloop (een langere bezetting van een groot projectteam) en er signalen zijn van meerkosten (die ontstaan bij de configuratie van het systeem) is het de vraag wie deze kosten gaat dragen. Naast de financiële consequenties is het natuurlijk vervelend dat we later gebruik kunnen maken van de voordelen van het nieuwe systeem. Het niet live gaan per 1-1-2024 heeft echter geen gevolgen voor de accountants verklaring 2023. De operationele risico’s zijn beperkt doordat het huidige Oracle EBS beschikbaar blijft.

13

Nieuwe live-gang datum Een nieuw moment voor livegang is nog niet benoemd omdat we, na het onverwachts missen van de mijlpaal van 1 september, eerst meer zekerheid en duidelijkheid willen hebben over de haalbaarheid en kwaliteit van de nieuwe mijlpaal, voordat we tijd gaan besteden aan planningen voor de periode daarna. De ambitie blijft, om op zo korte mogelijke periode met de juiste kwaliteit, live te gaan met dit systeem.

14

Externe partij ingehuurd Er is een externe partij ingehuurd, genaamd Grey Matter Matters (GMM), die tijdens de oplevering meekijkt naar de voortgang. Zij geven een advies over de technische en functionele oplevering tot 1 december 2023. Dit advies wordt in de week van 20 november 2023 opgeleverd.

15

Het vervolg in het project Doorgaan met stappen maken! Op dit moment zien wij dat er op inhoud voortgang wordt gemaakt, een aantal onderwerpen liggen op het kritieke pad en hier wordt intensief op bijgestuurd. Live gang datum: Nog onbekend. Uitgangspunt blijft dat we met alle functionaliteit, die van voldoende kwaliteit is, tegelijk live gaan. Gezien de eerste planning, waar de mijlpaal nog op 1 september stond, hebben we minimaal 4 maanden nodig nadat het systeem is opgeleverd om te testen, alle eindgebruikers te kunnen opleiden en live te gaan. We blijven werken naar de stip aan de horizon; Een systeem opleveren voor de ondersteuning van onze bedrijfsvoering processen en concernadministratie waarmee we de toekomst aankunnen! Zolang de beoogde kwaliteit van het nieuwe systeem nog niet behaald is, blijven we werken in de huidige systemen en kan onze dienstverlening doorgang blijven vinden.

16

Het vervolg richting COR 12 december is de volgende COR - Brief in aanloop naar de COR van 12 december - Presentatie in de COR van 12 december over voortgang

17

Afronding

Vragen?

19