[23bb007483] Bijlage behorende bij 23bb7482 - 2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023

Peildatum 31 oktober 2023

Inhoud Slide

Voortgang controle 2023 en toelichting

3&4

Bevindingen getrouwheid en toelichting

5&6

Bevindingen rechtmatigheid en toelichting

7&8&9

Vergelijking voorgaand jaar

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 31 oktober 2023

10

2

Voortgang controleproces 2023 = realisatie ligt op planning = realisatie nagenoeg op planning = realisatie ligt niet op planning

Proces

Voortgang controle (proces) VGR sept FA

VGR nov PwC

FA

VGR mrt

VGR jan PwC

FA

PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen

3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 31 oktober 2023

3

Toelichting voortgang Overall PwC heeft de processen in opzet en bestaan beoordeeld, voor aanbesteden en betalingen staan er nog vragen uit. In week 46 starten we met de interim werkzaamheden.

Proces WMO/Jeugd Conform de 1e Voortgangsrapportage blijft het risico door de implementatie van SORGA bestaan. Kwalitatief goede verantwoordingsinformatie is nog niet beschikbaar. Met cluster MO verschillende overleggen gevoerd over een plan van aanpak om het risico voor de jaarrekening in beeld te brengen. De overleggen hebben geleid tot een concept plan van aanpak waar we naar verwachting uiterlijk medio november een definitief besluit over kunnen nemen. Hierdoor bestaat nog steeds een risico dat de gestelde deadlines voor de afronding van de controle, zowel de IT als de procescontrole, niet gehaald gaan worden. Ook is er een nog niet te kwantificeren financieel risico voor de jaarrekening. PwC moet conform de planning nog starten met dit dossier, maar ziet op basis van de de huidige signalen dat dit een risico is voor de tijdigheid en kwaliteit van de jaarstukken en controle. Hierbij wordt ook verwezen naar de 1e boardletter PwC 2023.

Proces Ontvangen subsidies en bijdragen (incl. Sisa) SiSa .Evenals voorgaande jaren vergt de aanlevering door de clusters & BCO van kwalitatief goede dossiers, de hoeveelheid (nieuwe) regeling en waar deels ook nog niet de verantwoordingseisen van bekend zijn en de inzet vereisen alle aandacht om de controle tijdig af te ronden. Er is actief afstemming met clusters, BCO en FA om dit risico te beheersen.

Proces ITGC Zie passage WMO

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 31 oktober 2023

4

Bevindingen getrouwheid = geen majeure issues = reële aandachtspunten, maar sturing / monitoring lopen = majeure knelpunten, directe actie benodigd / niet herstelbaar = niet van toepassing

Proces (*)

Bevindingen (getrouwheid) VGR sept FA

VGR nov PwC

FA

VGR jan PwC

FA

VGR mrt PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC (*) Aanbesteden valt niet onder de getrouwheidscontrole. Overige processen zijn geheel of gedeeltelijk getrouwheid

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 31 oktober 2023

5

Toelichting bevindingen getrouwheid Proces A&V Activa overheidsmiddelen In de vorige VGR is aangegeven dat de vordering activa overheidsmiddelen voor € 13,4 mln te laag is opgenomen. Dit werd veroorzaakt door een correctie in verband met het aanmaken van fondsprojecten. Inmiddels is een bedrag van € 5,5, mln. gecorrigeerd. Er resteert nog een fout van € 7,9 mln. Deze fout is nog herstelbaar door het aanmaken van de fondsprojecten. P2P Bij de uitgevoerde interim-controle van de balanspositie P2P bij maandafsluiting 8 (€ 22,1 mln.) heeft FA bij 12 van de 15 geselecteerde posten tekortkomingen in de ontvangstboeking geconstateerd. Hierdoor zijn de verplichtingen per saldo te hoog opgenomen. De juistheid van de prestatielevering/ontvangstboeking blijft een verbeterpunt dat onverminderd aandacht vereist bij de jaarafsluiting.

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 31 oktober 2023

6

Bevindingen rechtmatigheid = niet van toepassing = er zijn geen bevindingen = er zijn reële bevindingen = er zijn majeure bevindingen

Proces

Bevindingen Rechtmatigheid VGR

VGR

VGR

VGR

sept

nov

jan

mrt

FA

FA

FA

FA

1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen

8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC Bevindingen rechtmatigheid worden verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken. De externe accountant geeft geen expliciet oordeel meer over de rechtmatigheidsverantwoording in de controleverklaring maar stelt vast of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft.

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 31 oktober 2023

7

Toelichting bevinding Rechtmatigheid Proces Aanbesteden Onrechtmatige dossiers 2022 (doorloop) De controle op de deelmassa van de onrechtmatige dossiers 2022 is tot en met het eerste kwartaal afgerond en leidt bij 21 van de 30 te beoordelen dossiers tot een (doorlopende) onrechtmatigheid van € 0,5 mln. over de bestedingen van januari tot en met maart 2023. Hiervan staat nog € 24K in hoor en wederhoor uit (bij V&M). Momenteel vindt de herijking van de onrechtmatigheid van deze dossiers conform planning per Q3 plaats. Onrechtmatige contracten massa systeemgerichte controle contracten v.a. 1-1-2020 Contracten met een ingangsdatum v.a. 1-1-2020 worden systeemgericht gecontroleerd. Van de contracten die geregistreerd zijn in UCM (Uniform Contract Managen) zijn per 1 okt 2023, 33 contracten als onrechtmatig gekwalificeerd. Van de 33 contracten zijn er 19 met bestedingen in 2023 t/m Q3. De onrechtmatigheid op deze contracten bedraagt t/m Q3 € 3,7 mln. Gemelde casussen Buiten de reguliere controle van aanbestedingen door FA, zijn er casussen bij FA gemeld met aanbestedingen die mogelijk onrechtmatigheden bevatten. Deze casussen heeft FA met de organisatie (verantwoordelijk cluster, BCO en JEO-jurist) inhoudelijk besproken.

Eén van deze casussen betreft de Overbruggingsovereenkomst voor 20 percelen inkoop wijkteam medewerker 2023 die als onrechtmatig is aangemerkt, waarover de gemeenteraad met de raadsinformatiebrief Voortgang Inkoop Maatschappelijke ondersteuning en Jeugdhulp d.d. 18 april 2023 is geïnformeerd. De totale waarde van de overeenkomst is € 64,9 mln. Het bedrag van de onrechtmatigheid voor deze contracten tot en met het 3e kwartaal 2023 is vastgesteld op € 47,8 mln. De overige 2 casussen hebben tot op heden (nog) niet geleid tot financiële bevindingen.

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 31 oktober 2023

8

Toelichting bevinding Rechtmatigheid Proces Verstrekte subsidies en bijdragen Rechtmatigheidsfout: Bij één verlening blijkt de afrekenmethodiek niet vermeld in de beschikking. De beschikking voldoet hiermee niet aan de SvR en leidt (mogelijk) tot een financiële rechtmatigheidsfout van individueel €265k. Omdat het een steekproefpost is, extrapoleert deze fout tot €8.215k. De individuele fout is te herstellen middels een gewijzigde beschikking die voldoet aan de vereisten van de SvR.

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 31 oktober 2023

9

Vergelijking 2e Voortgangsrapportage 2022 (peildatum 1 november) Ten opzichte van de 2e VGR controlejaar 2022 is de voortgang van de controle bij FA gelijk aan 2022 met uitzondering van het proces WMO/Jeugd. Door de problematiek bij de implementatie van SORGA is hier een substantieel risico in zowel in de voortgang als de bevindingen vanuit de controle. Bij de overige processen is de voortgang gelijk aan de controle van vorig jaar en zit het grootste risico bij de controle van de SISA regelingen (omvang en complexiteit). De rechtmatigheidsfout bij het proces aanbesteden en het proces verstrekte subsidies komt hoger uit ten opzichte van de 2e VGR 2022.

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 31 oktober 2023

10