[23bb007459] Bijlage behorende bij 23bb007455 over Opvolging Aanbevelingen COR en accountant - oktober 2023

OPVOLGING AANBEVELINGEN COR EN ACCOUNTANT - 1 OKTOBER 2023

Aanbeveling is afgerond

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Bron

Informatiewaarde Jaarrekening

1

Frauderisicobeheersing Wij adviseren u expliciet te rapporteren over uw frauderisicobeheersingsproces in het jaarverslag (paragraaf Bedrijfsvoering), aangezien de werkzaamheden die wij doen op frauderisico’s dit jaar ook expliciet worden genoemd in onze controleverklaring.

Informatiewaarde Jaarrekening

2

Nieuwe aanbeveling: Boardletter PwC 2022 Stuurinformatie coalitieakkoord in ontwikkeling. Voor het inzicht is het van belang om het (veronderstelde) verband tussen input, output en resultaten en natuurlijk het achterliggende effect (de impact) te kennen. Wij adviseren daarom bij de collegetargets het type indicator te vermelden.

Boardletter PwC 2022

Verantw. Cluster BCO / HRO

Status per 1 oktober 2023

DMC

Het college bespreekt twee keer per jaar het integrale beeld ten aanzien van de realisatie van Afgerond de collegetargets en afspraken uit het Coalitieakkoord door. In de begroting 2024 is (=continue gerapporteerd over de meest actuele stand van zaken. proces)

Sinds de jaarrekening 2022 maakt het onderwerp Frauderisicobeheersing onderdeel uit van de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag.

Planning (per Planning 1 okt) oorspr. Afgerond Q1 2023

nieuwe aanbeveling

Begin oktober is het aangepaste definitieboekje collegetargets naar de raad verstuurd. Hierin wordt verhelderd op welke targets het college stuurt en welke meetindicatoren hierbij van belang zijn. Bij begroting wordt per programma gestreefd naar een zo goed mogelijke weergave van doelen inspanningen en middelen met daar waar mogelijk effect en prestatie-indicatoren. De doorontwikkeling van doelen en indicatoren is een continu proces.

Informatiewaarde Jaarrekening

3

Nieuwe aanbeveling: Stuurinformatie coalitieakkoord in ontwikkeling. De jaarlijkse regionale monitor van het CBS over de brede welvaart kan daarbij (aanvullend) inzicht geven over de ontwikkeling en samenhang op economisch, ecologisch en sociaal-maatschappelijk gebied. Wij adviseren om na te gaan hoe een ‘gemeenschappelijke taal’ voor Rotterdam verder kan worden ontwikkeld.

Boardletter PwC 2022

BCOStrategie/ DMC

Het is de ambitie om de staat van de stad door te ontwikkelen naar een strategische verkenning aan de hand van het brede welvaartsbegrip, de SDG’s en resilience. Dat is een combinatie van een thematische, doelgerichte en randvoorwaardelijke benadering en tegelijkertijd een gemeenschappelijke taal. Dit is een doorlopend proces. Er wordt gewerkt aan een risk resilience analyse.

Afgerond

nieuwe aanbeveling

Informatiewaarde Jaarrekening

4

Nieuwe aanbeveling: Kwaliteit van de jaarstukken: Definitie overhead is niet eenduidig De programmarekening (jaarverslag) en de jaarrekening kennen een verschillende definitie van overhead. Gekozen is om voor de programma-rekening aan te sluiten bij de interne sturingsinformatie en niet bij de definitie van het BBV. Wij adviseren de (toelichting van de) programmarekening in te richten op basis van het BBV.

PwC ACV 2022

DMC

Ten aanzien van het jaarverslag wil het college aansluiten op de programmastructuur zoals die nu in de begroting is opgenomen. Wel wordt er bij jaarrekening een overzichtstabel gepresenteerd op basis van BBV-taakvelden. Daarin wordt de aansluiting gemaakt met de programmastructuur.

Afgerond

nieuwe aanbeveling

Doorontwikkeling organisatie

1

Beter en moderner jaarrekeningproces A&V / Balansdossiers: Vereenvoudiging proces aanleveren onttrekkingen reserves en activeren van projecten

COR 2020

BCO / FJINK

De ontwikkeling van de rapportage loopt al een lange tijd (bijna 2 jaar), waarbij FJINK tegen Q1-2024 verschillende uitdagingen zijn gelopen. De aanpassingen van een functionaliteit in de ProApp voor de bestemmingsreserves is door Accounting Projecten nog niet opgepakt. De prioriteit bij Accounting ligt op dit moment bij GREAT, de volle capaciteit wordt ingezet op (het voorportaal voor) GREAT.

Q4 2021

Doorontwikkeling organisatie

2

Update fraudecasus Stadsbeheer/ Check op procedure rondom nevenfuncties Wij concluderen op basis van de ontvangen stukken dat de gemeente adequate opvolging heeft gegeven aan de fraudecasus. Op basis van de rapportages vragen wij uw aandacht voor uw proces rondom het beheersen en monitoren van nevenfuncties binnen de organisatie. Herzie de procedure van nevenfuncties naar aanleiding van de “KvK-Check” door de accountant.

Boardletter PwC 2020/ COR 2020

BCO / HRO

Het nieuwe afwegingskader nevenactiviteiten is in 2022 vastgesteld en biedt medewerkers en Q4-2023 leidinggevenden een juridisch kader en praktische handvatten in de beoordeling van nevenwerkzaamheden. Op dit moment wordt gewerkt om het nieuwe kader breed bekend te maken en het formulier 100% te laten digitaliseren in MijnHR.

Q1 2022

Doorontwikkeling organisatie

3

Boardletter PwC 2022

BCO / HRO

4

Boardletter PwC 2022

BCO / IIFO

De beheersing van frauderisico’s maakt onderdeel uit van de sturingsgesprekken en daarmee Afgerond van P&C cyclus. Tevens wordt over frauderisicomanagement gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering. De privacy en security risicoanalyses maken onderdeel uit van het bedrijfsbrede Afgerond risicomanagement proces. Dit heeft geleid tot een vergroot eigenaarschap vanuit de eerste lijn en een effectieve doorvertaling van risico's vanuit de Clusters naar de organisatie, ondersteund door onze decentraal ingezette security- en privacyadviseurs.

Q1 2023

Doorontwikkeling organisatie

Frauderisicobeheersing Wij adviseren de beheersing van frauderisico’s standaard onderdeel van de P&Ccyclus te laten zijn en daarbij periodiek eventuele incidenten te bespreken. Risicoanalyse Wij adviseren de resultaten van de verschillende risicoanalyses en controles samen te voegen in een integrale cyber-en privacyrisicoanalyse en deze te integreren binnen het organisatiebrede risicomanagementproces. Blijf daarbij de betrokkenheid en het eigenaarschap van de clusters stimuleren.

Q4 2023

Aan het begin van dit jaar is gestart met een herziening van het DPIA-format (Data protection impact assessment), met als doel een bevordering van de samenwerking tussen onze securityen privacyteams bij het verstrekken van advies aan de lijnorganisatie. Doorontwikkeling organisatie

5

Interne beheersing Wij adviseren u bij de evaluatie rondom de kadernota ‘sturen en verantwoorden’ het onderscheid tussen de 'lines of defence' scherper te definiëren, zodat de verschillende rollen elkaar versterken.

Boardletter PwC 2022

DMC

De kadernota sturen en verantwoorden is geactualiseerd en vastgesteld. De rollen en verantwoordelijkheden zijn in de kadernota beschreven.

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

Afgerond

Q1 2023

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Bron

Doorontwikkeling organisatie

6

Informatie en communicatie Om tot een hoger volwassenheidsniveau te komen is het van belang dat uw administratie voorspelbaarder wordt. Continue up-to-date informatie is van belang, meer dan alleen analyse achteraf.

Boardletter PwC 2022

Doorontwikkeling organisatie

7

Nieuwe aanbeveling: Betrouwbaarheid van de jaarrekening teveel afhankelijk van de derde lijn In het jaarrekeningtraject heeft de auditfunctie een omvangrijk bedrag aan controleverschillen vastgesteld. De aard van de correcties geeft aan dat de kwaliteit van de (administratieve) processen en het challengen van de uitkomsten door de tweede lijn moet worden verstevigd. Wij adviseren te heroverwegen of dit onderdeel moet zijn van een tussentijdse afsluiting, waarmee ook de kennis (en routine) in de eerste lijn kan worden verbeterd.

PwC ACV 2022

Verantw. Cluster BCO / FJINK

DMC

Status per 1 oktober 2023 - Binnen GREAT is de aandacht voor GRC nog steeds onverminderd aanwezig. Daarbij is er nu ook steeds meer aandacht voor de borging van deze tooling in de bestaande organisatie. Vanuit Accounting draait een medewerker mee in het bouwen en beheren van GRC. Na live gang GREAT wordt met deze tool ervaring opgedaan. - Daarnaast blijven oude processen en systemen van FR en Control bestaan. Om het verantwoordelijkheidsgevoel voor interne beheersing en sturing bij de eerste lijn te vergroten is sinds dit voorjaar een portefeuillehoudersoverleg sturing en beheersing ingesteld. In dit overleg onder voorzitterschap van de concerncontrol zijn de clusters op directeursniveau vertegenwoordigd. In dit overleg worden onderwerpen geagendeerd die samenhangen met interne beheersing, sturing, eigenaarschap op verschillende onderwerpen ten aanzien van bedrijfsvoering en ook financiën. Hiermee wordt beoogd het eigenaarschap van de eerste lijn te versterken en hierover ook afspraken te maken.

Planning (per Planning 1 okt) oorspr. Q1 2024 Afhankelijk van live gang GREAT

Afgerond (=continue proces)

nieuwe aanbeveling

Afgerond (=continue proces)

nieuwe aanbeveling

Naar het proces van de jaarrekening 2023 is een evaluatie uitgevoerd door Concern Audit (CA). De opvolging van de aanbevelingen wordt door het Portefeuillehoudersoverleg gemonitord. Doorontwikkeling organisatie

8

Nieuwe aanbeveling: COR Rapport Functioneren 1e lijn 2022 Heroverweeg een tussentijdse afsluiting (hard closure) en daarmee het verantwoordelijkheidsgevoel weer bij de 1e lijn c.q. de afdelingen en directies te krijgen in de gehele organisatie in de P&C-cyclus.

DMC

Binnen de P&C cyclus van de gemeente is er een bestaand proces van maandafsluitingen waar per afsluiting onder andere specifieke thema's worden gecontroleerd. Via dit proces wordt de eerste lijn betrokken bij de afsluiting. Het proces van maandafsluitingen zal worden toegelicht in een technische sessie bij de commissie COR.

Doorontwikkeling organisatie

9

Nieuwe aanbeveling: PwC ACV 2022/ Schaarste vraagt om prioritering (PwC) COR In de toelichting op de programma’s lezen wij als verklaring voor de lagere lasten dat door krapte op de arbeidsmarkt de capaciteit niet beschikbaar was. Het is daarom zaak Rapport om na te gaan denken hoe taken op een andere manier in de toekomst kunnen worden 2022 ingevuld. Wij adviseren daarnaast voor de kortere termijn om meer expliciet keuzes te maken in de prioritering van de (niet-wettelijke) doelstellingen en taken. Krapte op arbeidsmarkt (COR) Veel gebruikt argument voor afwijkingen is het tekort aan arbeidskrachten. Denk na hoe zaken anders georganiseerd kunnen worden.

BCO / HRO

De aanbevelingen vroegen om prioritering bij personele schaarste. In de voorjaarsnota is een Q4-2023 bezuiniging op de organisatie opgenomen van € 150 mln (over 4 jaar). Daarnaast ligt het besluit om als organisatie te stoppen met groeien in personele omvang. De insteek van de bezuiniging op de organisatie en het besluit om te stoppen met groeien zijn op zichzelf expliciete keuzes. Keuzes die betekenen dat, in beginsel tegenover iedere (bestuurlijke) keuze waar personele groei mee gepaard gaat ook een (bestuurlijke) keuze tot stoppen/krimp zal moeten staan. Dat houdt dat er keuzes gemaakt worden over wat wel en wat niet te doen. Met het maken van deze inhoudelijke keuzes kan vacaturemanagement het meest effectief worden ingezet. Daarbij wordt rekening gehouden met het werkgeversimago op de, nog steeds, krappe arbeidsmarkt, de schaarste functies en het voorkomen van niet gekanaliseerde uitstroom. Met andere woorden: gericht vacaturemanagement. Een nadere uitwerking van vacaturemanagement wordt in samenwerking met de kerngroep Concern Organisatie Opgave in Q4 2023 uitgewerkt. Uiteraard moet de uitvoeringskracht van de organisatie niet worden aangetast. Er blijven daarom gerichte inspanningen plaatsvinden om het juiste talent te vinden en te laten doorgroeien.

nieuwe aanbeveling

Doorontwikkeling organisatie

PwC ACV 10 Nieuwe aanbeveling: 2022 Financiele positie (PwC) Het voorspellend vermogen van de gemeente is in de initiële begroting te verbeteren. Gezien de structurele afwijking in de initiële begroting adviseren wij om voor het deel dat nog niet kan worden geraamd verschillen tussen initiële begroting en realisatie goed in kaart te brengen. Bij het opstellen van de nieuwe begroting adviseren wij om bij het vertrekpunt ook deze analyse in ogenschouw te nemen. Grip op financiën (COR) COR Het voorspellende vermogen en daarmee de grip op financiën moet worden vergroot. Rapport De COR adviseert hierbij om ook in concept-raadsbesluiten duidelijker aan te geven 2022 wat de financiële consequentie is en wat er hierdoor in de begroting veranderd. Financiële consequenties raadstukken (COR) Onder de financiële consequenties bij raadsbesluiten beter inzichtelijk maken hoe de Acties relatie met de P&C stukken is. Verbeteren P&C

DMC

Vanaf de begroting 2024 wordt op programmaniveau inzicht gegeven in de bijstellingen die zich voordoen van de saldi tussen de initiële begroting en de realisatie in de jaarrekening.

nieuwe aanbeveling

Er is een interne werkgroep gestart om invulling te geven aan betere toelichting op de financiële consequenties in concept-raadsbesluiten en de verbinding met PenC-stukken. Om het voorspellend vermogen van de begroting te vergroten is de 2e herziening 2023/begroting 2024 gebaseerd op actuelere prognoses (6-maands) ten opzichte van eerdere jaren.

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

Afgerond

Q2-2024

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

IT

1

Continuïteit en dagelijks beheer IT-omgeving Het uitwerken van een integraal calamiteitenplan.

Bron PwC ACV 2015

Verantw. Cluster BCO / Veilig

Status per 1 oktober 2023 Integraal beleidskader: • Vastgesteld door de CD op 28 juni 2023. Concern Business Continuity Plan (BCP): 1. Concept Concern BCP voltooid: 1e feedback ronde start begin oktober. Verwachte oplevering is Q4 2023 (conform planning). 2a. In Q1 en Q2 zijn twee masterclasses georganiseerd, gericht op het opstellen van de decentrale BCP’s. Evt. volgen nieuwe masterclasses in 2024. 2b.Ambitie van de clusters is om Q4 2023 te starten met het opstellen van de decentrale BCP’s (conform planning). 4 clusters staan concreet op het punt om te beginnen (MO. DV, Veiligheid, SB).

IT

IT

2

3

Voortgangsrapportage ITGC Blijf per cluster specifieke applicatie rapporteren in de voortgangsrapportages aan de COR en borg vanaf controlejaar 2022 een optimale mix van systeem – en gegevensgerichte controles voor alle cluster specifieke applicaties, alsook voor de concern brede systemen.

COR 2020

PwC AVC Toenemende uitbesteding aan derden vraagt om actief leveranciersmanagement 2020/ PwC Bij uitbesteding aan derden blijft Gemeente Rotterdam eindverantwoordelijk voor de veiligheid en betrouwbaarheid van IT-systemen en data. Specifiek voor IT-uitbesteding ACV 2021 aan leveranciers als ADP, MCX, Wigo4IT en KPN/NorthC, adviseren wij actief aandacht te besteden aan hoe leveranciers aantonen dat ze ‘in control’ zijn. Gemeente Rotterdam heeft een belangrijk deel van de IT-beheertaken voor haar bedrijfsvoeringsystemen en IT-infrastructuur uitbesteed aan externe leveranciers. De 2e lijn binnen IIFO is al bezig met het periodiek verzamelen en analyseren van assurancerapportages (voor MCX en NorthC). Wij adviseren de ervaringen toe te passen bij het breder borgen van leveranciersmanagement binnen de gehele organisatie.

DV BCO / HRO

BCO / IIFO

Planning (per 1 okt) Afgerond

Planning oorspr. 2019 (vlgns planning okt 2018)

1. Q4-2023. 2a. Afgerond. 2b. Q2-2024

G4 initiatief: • In week 38 is gesproken met BCM-collega’s van de gemeente Amsterdam, zij zijn enthousiast over de Rotterdamse aanpak. Rotterdam loopt voorop met haar aanpak en heeft het initiatief genomen om de G4 bij elkaar te krijgen en ervaringen te delen. De eerste bijeenkomst wordt momenteel gepland: verwachting 1e bijeenkomst in november. • Het is de ambitie om het overleg structureel in te regelen.

Q4-2023

Gouw/ ONS: • De 'Unified Auditing' functionaliteit voor het controleren van de logging is in productie sinds 17 september. Daarmee is de laatste stap voor het realiseren van systeemgerichte controle van Gouw en ONS afgerond. • Vervolg: als onderdeel van onze reguliere werkzaamheden, wordt regelmatig gekeken naar de resultaten in de auditing tabellen om grip te houden op registraties. Parameters voor monitoring zullen mede hierop blijvend geactualiseerd worden, rekening houdend met randvoorwaarden zoals communicatie, privacy en archiefwetgeving. Relevante functionarissen, zoals de OR, Privacy Officer en recordmanager, worden hierbij betrokken, samen met auditing.

Afgerond

Q4 2022

Workforce/ ADP: • De in 2022 in gebruik genomen functie-autorisatiematrix is geactualiseerd en wordt goed gebruikt om te controleren of conflicten kunnen ontstaan in autorisaties. • Changemanagement: een laatste vraag t.a.v. risico’s bij updates wordt neergelegd bij de leverancier ADP. • Acces management: de controles worden gedaan bij KCO. Deze moeten een vast en gestructureerd onderdeel van het proces gaan uitmaken.

Deels afgerond. Deels Q42023/ Q12024

Q4 2022

We hebben deze aanbeveling enige jaren geleden opgepakt door de implementatie van een Afgerond onafhankelijke tweedelijns beoordeling. Uit de evaluatierapporten van Financial Audit blijkt dat dit resultaten oplevert.

Q2 2022

De komende periode wordt deze werkwijze breder in de organisatie gedeeld als best-practice.

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

IT

4

Nieuwe aanbeveling: GREAT: managen van de verandering. - Wij onderschrijven het belang dat wordt gegeven aan verandermanagement en adviseren vooral ook aandacht te geven aan de wijzigingen in de gebruikerscontroles en de tweede lijn en de gewenste wijzigingen in cultuur en gedrag (soft controls). - Wij adviseren om de beoordeling of de interne beheersing per proces voldoende is ingericht als acceptatiecriterium op te nemen namens de eerste lijn voor definitieve implementatie. - De gelaagdheid van de beslissingsstructuur die relatief ‘losstaat’ van de gebruikersorganisatie draagt het risico in zich dat beslissingen in de toekomst op operationeel niveau worden genomen, zonder de consequenties concern-breed te kunnen overzien. Wij adviseren daarom in de overleggen van de verschillende gremia regelmatig aandacht te geven aan de genomen besluiten op lager niveau en de verbinding/betrokkenheid met het clustermanagement en control te verstevigen. - Datamigratie en het beschikbaar zijn van de historie zijn belangrijke pijlers voor de gebruikersvriendelijkheid van het nieuwe pakket. Vanuit dat oogpunt adviseren wij om in het plan ook aandacht te besteden aan het beschikbaar houden van de historie voor raadpleging de komende jaren.

IT

5

Overige onderwerpen en processen

Overige onderwerpen en processen

Bron

Verantw. Cluster BCO / FJINK

Status per 1 oktober 2023

Nieuwe aanbeveling: PwC ACV 2022 Cybersecurity en de komst van de NIS2-richtlijn We adviseren gemeente Rotterdam een zelfevaluatie uit te voeren om te bepalen in hoeverre de NIS2-richtlijn ook van toepassing is op uw organisatie en indien dat het geval is de benodigde stappen uit te voeren om aan de NIS2-richtlijn te voldoen. Het is hierbij van belang dat deze stappen afgerond zijn vóór het derde kwartaal van 2024.

BCO / IIFO

Uitgaande van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid is er een zelfevaluatie uitgevoerd Q2-2024 op de inhoudelijke ‘GAP’ op het niveau van benodigde maatregelen (IST versus SOLL). Om goed voorbereid te zijn op de komst van de NIS2 richtlijn is daarnaast recentelijk aan een gespecialiseerd bureau de opdracht verstrekt voor het uitvoeren van een impactanalyse voor de gemeente Rotterdam. Deze analyse richt zich enerzijds op de organisatorische randvoorwaarden voor een juiste naleving van de komende richtlijn en anderzijds op de uitkomsten en benodigde maatregelen naar aanleiding van de inhoudelijke ‘GAP’ analyse (IST versus SOLL). De uitvoering van de impactanalyse zal ruim voor Q3 2024 zijn afgerond.

nieuwe aanbeveling

1

Inkoop en aanbesteden: Purchase to pay (P2P) balanspositie nog niet in de grip Wij vragen uw aandacht voor de totstandkoming van deze balanspositie, gezien de jaarlijks terugkerende materiële fouten.

PwC ACV 2020

BCO / FJINK

Q2 2022

2

Grondexploitaties: Invloed marktontwikkelingen op portefeuille Ontwikkel voor de middellange termijn een strategie om de Rotterdamse portefeuille minder gevoelig te maken voor marktontwikkelingen en informeer hierover de Raad.

COR 2020

SO

Voor de lange termijn en het groeitraject bij de clusters om de kwaliteit te verbeteren voert Q4-2023 Accounting Centraal overleggen in de maanden september en oktober met de clusters. In deze overleggen wordt teruggekeken naar afgelopen jaar en wordt geadviseerd om per cluster één bestelpunt op te richten die de kwaliteit van het gehele cluster bewaakt. In een bijgaande notitie wordt gemotiveerd waarom dit noodzakelijk is. Daarnaast wordt het eigenaarschap onder de aandacht gebracht bij de clusters en wordt aan de clusters verzocht om zelf de verantwoordelijkheid te nemen in hoeveel extra dossiers men bovenop de steekproef van FA wenst te controleren.De extra dossiers zorgen ervoor dat de extrapolatiefout bij de jaarrekening zoveel mogelijk wordt beperkt. Het advies vanuit Accounting Centraal is dat elk cluster extra dossiers controleert.

Deze aanbeveling is gekoppeld aan het nog openstaande deel van de motie ‘Rekenen om te Q4-2023/ Q1-2024 bouwen’ (19bb023204) en de motie ‘Overheveling naar Verevening’ (22bb6886) waarin o.a wordt gevraagd om de grondexploitatie portefeuille te bezien of en op welke wijze winstgevende en verlieslatende projecten met elkaar verevend kunnen worden om meer projecten doorgang te laten vinden en een voorstel te doen over de inrichting van het ‘Fonds Betaalbaar Wonen’, waarin positieve resultaten van de grondexploitatie worden bestemd en in te gaan op de bestedingsdoelen van dit fonds.

Boardletter PwC 2022

Planning (per Planning 1 okt) oorspr. nieuwe - Verandermanagement krijgt alle aandacht via een breed ambassadeurs netwerk en Door het aanbeveling verschillende cluster specifieke gesprekken. Ter attentie van de gebruikerscontroles wordt dit missen van opgenomen in de opleidingsmaterialen. Deze beschrijven het nieuwe proces en het nieuwe deadlines is systeem van A t/m Z. op dit moment - De acceptatiecriteria zijn nog onder handen, de aanbevelingen worden ter harte genomen. geen harde - De fase van inrichtingsbesluiten is grotendeels afgerond. Er wordt nu druk gewerkt aan het planning te bouwen van de gekozen oplossingen. Er is van de afgelopen periode een besluitenregister. geven over - Wat Rotterdam wil migreren wordt vastgelegd in de migratiedossiers. Deze worden wanneer de opgesteld door specialisten in overleg met de business. Niet alle historische data wordt verschillende gemigreerd, in principe alleen de openstaande dossiers. De niet-gemigreerde historisch data aanbevelingen afgerond zijn. kan met beperkingen toegankelijk worden gesteld voor gebruikers om te raadplegen.

Bij de behandeling van de voorjaarsnota 2023 heeft de raad besloten tot de vorming van een Doorbouwfonds. Het Doorbouwfonds is gevormd ter ondersteuning van een stabiele bouwstroom van jaarlijks 3.500 woningen met voldoende betaalbaar programma. Tevens heeft de gemeente een doorbouwakkoord gesloten samen met woningbouwcorporaties, makelaars, beleggers, ontwikkelaars en bouwers. Met beide elementen wordt nadere invulling gegeven aan het garanderen van een meer continue bouwstroom en het realiseren van meer woningen in het betaalbare segment. De portefeuille is hiermee minder gevoelig voor marktontwikkelingen. In het najaar 2023 wordt teruggekomen op de verdere invulling van de bestedingsdoelen en governance van het Doorbouwfonds en de afwikkeling van beide moties.

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

Q1 2022

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Bron

Overige onderwerpen en processen

3

COR Grondexploitaties Rapport Het risicoprofiel van de grondexploitaties is verhoogd en de behoefte aan extra 2022 middelen aanstaande. Het rendement in bijvoorbeeld het aantal woningen is onduidelijk. Zorg voor een kader in prijzen, tijd en aantallen en de relatie met financiële instrumenten in het aanstaande grondbeleid.

Overige onderwerpen en processen

4

Systeemgerichte controle-aanpak Sociale uitkeringen Maak voor de BUIG systeemgerichte controle (Socrates) met ingang van controlejaar 2020 mogelijk en informeer de COR gedurende 2019 over de voortgang die geboekt wordt.

COR 2018

Verantw. Cluster SO

Status per 1 oktober 2023

W&I

Voor de interne beheersing van het proces ‘Sociale uitkeringen’ zijn de afgelopen jaren diverse verbeterstappen gezet. Daarbij is gaandeweg tevens duidelijk geworden dat een systeemgerichte controle-aanpak niet optimaal is, omdat de baten daarvan niet opwegen tegen de kosten.

Het grondbeleid is nagenoeg gereed en wordt oktober naar de raad gestuurd voor verdere vaststelling

Planning (per Planning 1 okt) oorspr. Q4-2023 nieuwe aanbeveling

Afgerond

2021

Afgerond

Q4 2021

De gegevensgerichte controleaanpak wordt om die reden grotendeels voortgezet. Intussen gebruikt Werk & Inkomen het instrument ‘Kwaliteit in Control’ (KIC) om de interne beheersing van het proces verder te optimaliseren. Met FA blijven we in overleg om de controle zo optimaal mogelijk in te richten. Overige onderwerpen en processen

5

WABO-leges Analyseer de begroting en de realisatie van de afgelopen 5 jaar en kom op basis van die ervaringscijfers eventueel met aanpassingen in de begroting en neem daarbij de veranderende wetgeving mee.

COR 2020

SO

In 2021 is aan een extern bureau (Van den Bosch & Partners) de opdracht verstrekt om het stelsel van aan de WABO gerelateerde baten en lasten en de tariefstelling van de leges te evalueren. De 3 deelopdrachten zijn afgerond en de aanbevelingen zijn intern opgepakt. Uitkomsten van deelonderzoek 1 en 2 hebben geleid tot aanpassingen en proces aanscherpingen welke sinds de begroting 2023 zijn doorgevoerd. Uitkomsten van deelonderzoek 3 vereisen nog nadere opvolging.

Deelonderzoek 3 betrof het evalueren van het stelsel van begroten en verantwoorden van aan Q2 2024 de Wabo gerelateerde baten en lasten. Duidelijk is geworden dat een mismatch tussen baten en lasten de belangrijkste oorzaak is van (grote) afwijkingen tussen begroting en realisatie. Om dit te ondervangen zijn meerdere instrumenten onderzocht. De vorming van een egalisatiereserve ligt het meest voor de hand om deze mismatch mee op te vangen. De werking van de egalisatiereserve wordt momenteel onderzocht. Onder andere de invoering van de Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging (Wkb) voor het bouwen zijn hierbij relevant. Daarnaast moeten de consequenties en bijkomende administratieve lasten inzichtelijk gemaakt worden voordat er over de invoering van een egalisatiereserve een besluit genomen kan worden. Overige onderwerpen en processen

6

Verstrekte subsidies 1. Borg eenduidige vastlegging in de controledossiers; 2. Volg de vereisten in de verleningsbeschikking; 3. Rapporteer aan de raad als hier om moverende redenen van afgeweken wordt.

COR 2021

MO

Aanbeveling 1. Borg eenduidige vastlegging in de controledossiers: deels afgerond. Q4-2023 a. Werkinstructie voor beleidsadviseurs is aangepast en kenbaar en gecommuniceerd: Afgerond. b. Werkinstructie voor FR loopt. De instructie is aangepast, maar er vindt nog afstemming plaats over afhandeling van taken in OSM. Overleg staat gepland voor 26/9 en is daarmee hopelijk afgerond. c. Kennis café over juist toekennen budget en subsidieverantwoording is gehouden: Afgerond. Aanbeveling 2. Volg de vereisten in de verleningsbeschikking. De meldingsplicht bij afwijkingen is aangepast en beleidsadviseurs zijn gewezen op het belang van de juiste vastlegging: Afgerond. Aanbeveling 3. Rapporteer aan de raad als hier om moverende redenen van afgeweken wordt: betreft een doorlopende activiteit en is daarmee afgerond.

Overige onderwerpen en processen

7

Nieuwe aanbeveling: Proces specifieke verantwoordingen. Bij het gebruik van voorcalculatorische tarieven per functieschaal per cluster ontbreekt vaak een nacalculatie waardoor we dus niet de werkelijke kosten kunnen toetsen, wat in subsidievoorwaarden vaak wel een vereiste van de subsidieverstrekker is. Ons advies is om vooraf, bij de start van het project, over de gehanteerde tarieven in gesprek te gaan met de subsidie-verstrekker.

Boardletter PwC 2022

SO

Afgerond

Afgerond

Afgerond

Q4-2022

De aanbeveling komt voort uit het proces van de bijzondere verklaringen. Het kan inderdaad Afgerond voorkomen dat in een subsidieregeling nacalculatie als vereiste is opgenomen. In de actuele praktijk zien we dat dit niet tot problemen leidt: • Het aantal regelingen waarbij dit speelt is klein. • Als dit wel zo is, dan wordt in de aanvraag en/of de eindrapportage expliciet aangegeven dat er gerekend is met voorcalculatorische tarieven. • Het heeft zich niet voorgedaan dat er om deze reden is gekort op de subsidie. We blijven bij bijzondere controleverklaringen het issue m.b.t. voor- en nacalculatie monitoren.

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

Q4-2022

nieuwe aanbeveling

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Bron

Overige onderwerpen en processen

8

Nieuwe aanbeveling: PwC ACV 2022 Prestatieleveringen persoonsgebonden budget Voor alle cliënten die een pgb ontvangen, worden door de gemeente beschikkingen verstrekt aan de cliënt. De organisatie voert huisbezoeken en telefonische onderzoeken uit om de feitelijke levering van de via pgb betaalde zorg vast te stellen. Het ging in 2022 om dertig huisbezoeken en telefonische enquêtes. Wij adviseren voor de interne beheersing van de prestatielevering het aantal onderzoeken uit te breiden. Dit kan ook input geven voor de kwaliteit van de zorg en de Bestuursopdracht Zorg.

Overige onderwerpen en processen

9

ESG en duurzaamheid • Breng focus en concreetheid aan in de klimaat-en duurzaamheidsdoelstellingen waarop u wilt sturen, meten en controleren in deze coalitie-periode. • Maak investeringen gekoppeld aan klimaat-en duurzaamheidsdoelstellingen apart zichtbaar om deze ook in de realisatie van de beleidsdoelstellingen mee te nemen. • Maak inzichtelijk wat de klimaatrisico’s op de lange termijn voor financiële impact hebben op de gemeente Rotterdam (risicoregister).

Boardletter PwC 2022

Overige onderwerpen en processen

10 Nieuwe aanbeveling: PwC ACV 2022 Sturen op realisatie van klimaat-en duurzaamheidsdoelstellingen Gemeente Rotterdam heeft een belangrijke maatschappelijke rol en taak om gezamenlijk met bedrijven en maatschappelijke organisaties de uitstoot van broeikasgassen te verminderen. Daarnaast zijn er ook andere complexe duurzaamheidsopgaven zoals klimaatadaptatie en het verbeteren van de leefomgeving met bijvoorbeeld het bevorderen van circulariteit en biodiversiteit. Om goed op deze opgaven te kunnen sturen adviseren wij om klimaat-en duurzaamheidsdoelstellingen onderdeel te laten zijn van de P&C-cylus. We adviseren om de informatiewaarde voor de controlerende rol van de raad te versterken door ook inzicht in de realisatie van belangrijke mijlpalen per transitiepad in de tijd (input/output indicatoren) op te nemen in de P&C-cyclus of in de halfjaarrapportages van het KAR.

Verbeteracties Verbeteren P&C

1

Verantw. Cluster MO

Status per 1 oktober 2023

SO

Aanbeveling 1) Het Klimaat Actieplan Rotterdam (KAR) is juni jl. in de raad vastgesteld als Afgerond richtinggevend instrument voor de realisatie van de collegetarget (25 % CO2-reductie in 2025) (actualisatie en de Rotterdamse bijdrage aan de nationale doelstellingen voor 2030 (55% reductie) en elk half jaar) 2050 (klimaatneutraal}; het Klimaat Actieplan Rotterdam is het rapportage-instrument over de voortgang richting bovenstaande targets. Elk half jaar wordt het KAR geactualiseerd, aangeboden aan de raad en actief onder de aandacht gebracht bij partners in de stad KAR raadsbesluit: [23bb003550] / KAR export (bijlage bij raadsbesluit): [23bb003551]

Q2 2023

Aanbeveling 2) Het effect van de Rotterdamse klimaataanpak (RKA), uitgedrukt in CO2reductie, is doorgerekend door DCMR en volgens planning in mei aangeboden aan de gemeenteraad. Nieuw in de rapportage zijn de berekende stedelijke effecten voor het collegetarget, waar we inzetten op minimaal 25% CO2 -reductie in 2025 voor het stedelijk gebied, gemeten ten opzichte van 1990. WH brief doorrekening [23bb002962] / DCMR rapportage: [23bb002963]

Q2 2023

SO

Evaluatie nw DMC Toegankelijker voor Rotterdammers opzet • Een infographic toevoegen aan de website • Een publieksversie maken. Samen met communicatie kijken of er een algemene begroting pagina op Rotterdam.nl kan worden gemaakt met een korte samenvatting van het P&C Product en een verwijzing er naar toe.

Planning (per Planning 1 okt) oorspr. Om de werkdruk en het monitoren van de prestaties over het gehele jaar te verdelen en niet Q4-2024 nieuwe aanbeveling alleen in de periode waarin de huisbezoeken plaatsvinden, hebben de portefeuillehouder PGB en Financial Audit onderzocht of prestatielevering een onderdeel kan uitmaken van een reeds bestaand proces. Door deze aanpak krijg je geduurde het jaar meer zekerheid over de prestatieleveringen en worden extra administratieve handelingen beperkt. De afdeling WMO gaat dit uitzoeken. Begin november staat er een vervolgafspraak op de agenda. Tijdens dit gesprek willen we bespreken hoe we tot een plan kunnen komen voor 2024.

Afgerond (Jaarlijkse rapportage)

Aanbeveling 3) De motie [22bb007426] Motie 38: Erken het risico van klimaatschade is Afgerond afgedaan (zie [23bb004549] Afdoeningsvoorstel motie van der Velden ea over erken het risico van klimaatschade). De risico's van klimaatschade voor de gemeenten zijn geïnventariseerd (onderzoek door Royal HaskoningDHV). Voor een aantal van deze risico's is aangegeven (in de afdoening) of deze reeds verwerkt zijn in de begroting. Voor de overige risico's is dit niet het geval, omdat zij niet kwantificeerbaar zijn. Met ingang van de Voorjaarsnota 2023/1° Herziening 2023 is het risico van klimaatschade opgenomen als niet-kwantificeerbaar risico in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van de verschillende P&C-producten. In deze toekomstige P&C-producten wordt zo mogelijk een nadere onderbouwing van klimaatschade gegeven. Met de halfjaarrapportages van het KAR, die qua publicatiedatum zijn afgestemd op de P&C Afgerond cyclus (namelijk vlak voor de begroting en vlak voor de voorjaarsnota), verstrekken we de raad tijdig de informatie voor wat betreft de voortgang op de CO2 reductiedoelstellingen. Het KAR voorziet inmiddels ook in informatie op hoofdlijnen over enkele andere klimaatopgaven (circulariteit, klimaatadaptatie).

De infographic maakt onderdeel uit van de Jaarstukken 2022 en de Begroting 2024. Aan de publieksversie wordt gewerkt door: 1. Op Rotterdam.nl een pagina toe te voegen over de P&C producten. Op deze pagina komt een publieksvriendelijke uitleg van de P&C producten, met de laatst verschenen infographic, de collegetargets met de laatste stand van zaken en een link naar watdoetdegemeente.rotterdam.nl. In bijlage 1 is een voorbeeld uitgewerkt. 2. Bij het ontwerpen van de nieuwe website het ontwerp afstemmen met een klankbordgroep. Tijdens de interviews hebben een aantal raadsleden aangegeven in de klankbordgroep te willen zitten, ook de Brede Raad wordt hiervoor uitgenodigd. Aan het ontwerp wordt nu gewerkt. De eerste klankbordgroep zal plaatsvinden in oktober. 3. We werken nu bij ieder P&C product met reviewteams voor de toelichtingen per programma om de programma’s zoveel mogelijk eenduidig te maken qua opzet en taalniveau.

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

Afgerond

Q2 2023

nieuwe aanbeveling

nieuwe actie

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Bron

Verantw. Cluster Behoefte aan een korte samenvatting Evaluatie nw DMC - Opnemen van een duidelijker financieel totaalbeeld: wat komt er bij en waar geven we opzet begroting het aan uit? - Onderdeel laten zijn van de Bestuurlijke hoofdlijnen of het Financieel beeld. Van 75 taakvelden naar 18 programma’s Evaluatie nw DMC Per programma meer inzicht geven in waar het geld aan wordt besteed. Dit is mogelijk opzet begroting op het niveau van de Rotterdamse taakvelden. Onderzoeken of dit kan door het toevoegen van een knop per programma. De opzet is niet om ook weer een financiële toelichting op taakveldniveau toe te voegen.

Verbeteracties Verbeteren P&C

2

Verbeteracties Verbeteren P&C

3

Verbeteracties Verbeteren P&C

4

Financiële tabellen Bij financiële tabellen toelichten wat een plus en een min is.

Evaluatie nw DMC opzet begroting

Verbeteracties Verbeteren P&C

5

Financiële toelichtingen 1. De financiële toelichtingen concreter maken door aan te geven hoe het geld wordt ingezet in relatie tot het beleid. 2. Onderzoeken of de tweede herziening gebaseerd kan worden op recentere realisatiecijfers? 3. Wat is het totale budget? Soms wordt aangegeven dat ergens op wordt bezuinigd, dan is het relevant om aan te geven wat de omvang is van het totale budget zodat je een beeld hebt of het om een klein of groot deel van het budget gaat.

Evaluatie nw DMC opzet begroting

Verbeteracties Verbeteren P&C

6

Doelenbomen 1. Concreter formuleren: Wat gaan we daarvoor doen? 2. Meer indicatoren formuleren om het beleidsmatige debat te verbeteren.

Evaluatie nw Alle clusters opzet begroting

Verbeteracties Verbeteren P&C

7

Verbeteracties Verbeteren P&C

8

SDG tegel per programma Evaluatie nw DMC De tegel SDG per programma heeft niet veel toegevoegde waarde. Overwegen om hier opzet begroting mee te stoppen. Evaluatie nw DMC Financiële transparantie 1. Een excelbestand toevoegen van de begroting zodat het mogelijk is om zelf analyses opzet begroting te maken (á la opendata rijksfinanciën.nl). Mogelijkheden onderzoeken. 2. Meer inzicht geven in financiële afwegingen die worden gemaakt? Onderzoeken mogelijkheden.

Verbeteracties Verbeteren P&C

9

Verbeteracties Verbeteren P&C

Status per 1 oktober 2023 Hier wordt invulling aan gegeven bij de Begroting 2024.

Planning (per Planning 1 okt) oorspr. Afgerond nieuwe actie

Om de begroting overzichtelijker te maken worden de P&C producten met ingang van de Afgerond Begroting 2023 gepresenteerd op programmaniveau. Dit is door de raadsfracties positief ontvangen. Er is echter behoefte aan om iets meer inzicht te hebben in waar het geld aan wordt besteed. Daarom worden met ingang van de Begroting 2024 en de Tweede herziening 2023 per programma de Rotterdamse taakvelden getoond. De financiële toelichting blijft alleen beschikbaar op programmaniveau om de overzichtelijkheid van de begroting te behouden en sluit aan op de budgetbevoegdheid van de raad. Afgerond Bij tabellen met bijstellingen is het niet altijd meteen duidelijk of een + of een - leidt tot een hoger of lager budget. Bij financiële tabellen met bijstellingen is een standaardtoelichting toegevoegd die uitlegt wat een + en wat een - is: "Een negatief bedrag (met een – ervoor) is een financiële tegenvaller: de gemeente geeft meer geld uit of er komen minder opbrengsten binnen. Een positief bedrag is een financiële meevaller: de gemeente geeft minder geld uit of er komen meer opbrengsten binnen. " We werken nu bij ieder P&C product met reviewteams voor de toelichtingen per programma Afgerond om de programma’s zoveel mogelijk eenduidig te maken qua opzet en taalniveau. Aandacht voor het toelichten van de inzet van middelen in relatie tot beleid is hierbij een aandachtspunt.

De tweede herziening 2023 is in 2023 gebaseerd op recentere prognosecijfers (6-maands) dan in de afgelopen jaren. Hierin is een verbeterslag gerealiseerd.

nieuwe actie

Dit is een continue proces. Voor de Begroting 2024 is hier weer een verbeterslag in gemaakt Afgerond door de programmateksten te bespreken in de reviewteams. Deze keer is expliciet aandacht besteed aan het concreet maken van “Wat gaan we daarvoor doen?” en zijn de mogelijkheden bekeken voor het opnemen van (extra) indicatoren. Dit heeft tijd nodig en hangt ook bij een aantal programma’s samen met beleidsnota’s die nog in de raad moeten worden vastgesteld. Met de oplevering van de SDG rapportage en de SDG-paragraaf in de begroting en Afgerond jaarrekening denken wij dat het gewenst is per begrotingsprogramma inzichtelijk te houden welk begrotingsprogramma aan welke SDG bijdraagt. Om de financiële transparantie te verhogen is de vraag van een aantal fracties om een excel Afgerond met de begrotingsinformatie ter beschikking te stellen á la open data van de rijksoverheid. Die bieden wij hierbij voor het eerst aan. In de excel staan voor alle P&C momenten sinds de Begroting 2023 de programma's, de kostensoorten en de bijstellingen. Dit biedt de mogelijkheid om zelf gemakkelijk analyses te kunnen. De technische mogelijkheden worden op dit moment nog uitgewerkt. Hopelijk lukt dit voor het live gaan van de Begroting 2024.

nieuwe actie

De technische sessie heeft plaatsgevonden op 5 oktober.

Afgerond

nieuwe actie

10 PDF en uitprintbaarheid Evaluatie nw DMC opzet Er zijn veel raadsleden die een PDF maken. Er kan in een PDF gemakkelijk gebruik worden gemaakt van de zoekfunctie en een mooie uitdraai worden gemaakt.Wat moet begroting er worden verbeterd: • Het samenstellen van een boekwerk voor de hele begroting is omslachtig, het moet mogelijk zijn om in één keer een boekwerk samen te stellen van de hele website. • De paginanummering is verwarrend. Er is een paginanummering op de website en een paginanummering in het document, dit leidt tot verwarring.

Dit wordt meegenomen in het ontwerp van de nieuwe website. Doel is om dit te realiseren bij de voorjaarsnota 2024.

Q2-2024

nieuwe actie

Verbeteracties Verbeteren P&C

11 Verhogen overzichtelijkheid Evaluatie nw DMC Door links op het scherm een inhoudsopgave toe te voegen. Zodat je steeds weet waar opzet begroting je bent en makkelijk ergens anders naar kunt doorklikken.

Dit wordt meegenomen in het ontwerp van de nieuwe website. Doel is om dit te realiseren bij de voorjaarsnota 2024.

Q2-2024

nieuwe actie

Verbeteracties Verbeteren P&C

12 Notitiefunctie • Als er een goede PDF is gebruik maken van de mogelijkheden in I-BABS.

Dit wordt meegenomen in het ontwerp van de nieuwe website. Doel is om dit te realiseren bij de voorjaarsnota 2024.

Q2-2024

nieuwe actie

Technische sessie voor raadsleden over de begroting In een aantal interviews kwam naar voren dat informatie wel aanwezig was op de website, maar niet gevonden.

Evaluatie nw DMC opzet begroting

Evaluatie nw DMC opzet begroting

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

nieuwe actie

nieuwe actie

nieuwe actie

nieuwe actie