[23bb007347] Afdoeningsvoorstel burgemeester toezegging 23bb001649 over herstelplan inclusief tijdlijn en milestones met betrekking tot concernbrede informatiehuishouding/archief

Bestuurs- en Concernondersteuning Burgemeester A. Aboutaleb Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Bernie Goedhart Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid

Uw kenmerk: 23bb001649 Ons kenmerk: M2303-1646 - 23bo008412 Onderwerp: Herstelplan inclusief tijdlijn en milestones voor begroting Datum: 2 november 2023

Beste commissieleden, Naar aanleiding van de bespreking van verslag archief- en informatiebeheer 2021 en het voorstel tot wijziging van de Archiefverordening Rotterdam 2017 d.d. 9 maart 2023 en het verzoek van de provincie heb ik uw commissie toegezegd om na de zomer met een herstelplan voor onze concernbrede informatiehuishouding te komen. De digitalisering en het op orde brengen van de informatiehuishouding van Rotterdam zijn al een aantal jaren onder de aandacht. Op dit moment bestaan achterstanden in het informatiebeheer en voldoen wij niet op alle punten volledig aan de huidige Archiefwet 1995, zoals te lezen is in het verslag van de toezichthouder. Om de Rotterdamse informatiehuishouding de komende jaren op constructieve wijze verder te brengen, zet de gemeente reeds in op organisatorische en technische verbeteringen waaronder: • Bewustwording van het omgaan met overheidsinformatie (Wet Open Overheid) in alle verschijningsvormen; • Terugdringing van een hybride informatiehuishouding, dus: minder papier, meer digitaal; • Wegwerken van achterstanden in de selectie, bewerking en vernietiging van fysieke en digitale archieven. Een van de voornaamste activiteiten hierin is het versneld digitaliseren van de papieren dossiers, zodat we nog beter voldoen aan de vereisten.

Over de voortgang van deze activiteiten wordt u op de hoogte gehouden in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begrotingscyclus. Een ‘herstelplan inclusief tijdlijn en milestones’ is mede gezien onderstaande landelijke ontwikkelingen nu niet noodzakelijk. Rotterdam staat nl. niet alleen voor de opgave om van een papieren naar een digitale informatie-huishouding te gaan. Ook de andere (grote) gemeenten en overheidsorganisaties staan voor dezelfde opgave. Een voorstel voor een nieuwe archiefwet, ter vervanging van de Archiefwet 1995, die het kabinet reeds in november 2021 heeft ingediend, treedt naar verwachting in 2025 in werking. Deze nieuwe wet sluit beter aan bij de praktijk van duurzaam digitaal informatiebeheer. Parallel hieraan heeft de

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/2 2 november 2023 M2303-1646

Regeringscommissaris Informatiehuishouding het initiatief genomen om te komen tot een Algemene Informatiewet om meer samenhang aan te brengen in de wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer. Rotterdam volgt de landelijke ontwikkelingen actief en sluit aan op de hieruit voortkomende voorzieningen. Daarom is het in deze ontwikkelingsfase niet mogelijk of noodzakelijk hier een tijdpad voor op te stellen. Ik vertrouw erop u voldoende te hebben geïnformeerd en stel voor toezegging 23bb001649 hiermee als afgedaan te beschouwen.

Met vriendelijke groet,

A. Aboutaleb Burgemeester