[23bb007304] Bijlage 2 behorende bij 23bb007299 over Afdoeningsvoorstel motie Denk in het belang van heel Rotterdam

Afdoeningsvoorstel motie Denk in het belang van heel Rotterdam Inleiding Op 4 juli 2019 heeft de gemeenteraad de motie “Denk in het belang van heel Rotterdam” aangenomen. De motie was een reactie op het voornemen van het college om - ter uitvoering van de motie inhoudelijk toetsingskader A evenementen - een proef uit te voeren waarbij gebiedscommissies mochten bepalen welke A-evenementen in “hun” park mochten plaatsvinden. De gemeenteraad vreesde dat muziekevenementen met versterkt geluid hierdoor geen plek meer zouden kunnen vinden en wilde waken voor overbodige regeldruk en een te ingewikkeld systeem. De raad droeg het college met de motie Denk in het belang van heel Rotterdam daarom op:  De proef met programmering van A—evenementen uit te stellen tot na de evaluatie van het vernieuwde beleid;  In de tussentijd met een goed plan te komen voor een proef met programmering van A— evenementen, met daarin oog voor een evenredige spreiding van evenementen (met versterkt geluid) over de stad. Voorstel wijze van afdoening: Het college ziet, op basis van de praktijkervaringen tot nu toe op dit moment nog onvoldoende aanleiding om een proef met selectieprocedure voor A-evenementen op te starten.

Ten aanzien van de administratieve verwerking van evenementenvergunningen streven we in 2024 naar een verbeterd digitaal aanvraagsysteem, waarbij voor aanvragers (van kleine en middelgrote evenementen) beter inzichtelijk wordt welke locaties er op welke momenten voor evenementen wel of niet beschikbaar zijn. Het huidige beleid (dat A- evenementen raakt) stimuleert evenementen voor alle verschillende Rotterdammers, is flexibel en maakt binnen de kaders van de locatieprofielen en het bestemmingsplan spontane initiatieven mogelijk:    

Zo worden stedelijke en wijkgerichte kleinere evenementen gestimuleerd met financiële ondersteuning door Rotterdam Festivals, Cultuur Concreet en het budget voor bewonersinitiatieven. Stedelijke evenementen vallen veelal in de vergunning categorie B/C maar ook in de vergunning categorie A; de evenementen ondersteund door Cultuur Concreet en de bewonersinitiatieven zijn voornamelijk vergunning categorie A en de 0-meldingen. Een A-vergunning kan vier weken voorafgaand aan het evenement worden aangevraagd. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld; De randvoorwaarden voor het aantal evenementen en geluidwaarden zijn vastgelegd in de locatieprofielen en de parapluherziening evenementen.

Bij het verstrekken van evenementenvergunningen is er schaarste aan vergunningen voor B/C categorie evenementen. Voor dit type vergunningen geldt een selectieprocedure waarbij Rotterdam Festivals een concept B/C kalender samenstelt. Uit bijgevoegde evaluatie 2022 blijkt:  dat er vanuit Rotterdam Festivals noch de gebieden gewaardeerde jaarlijks terugkerende A-evenementen zijn gemeld die niet door konden gaan omdat de locatie bezet was door een ander A-evenement;  dat kleinschalige initiatieven die door de wijk gewenst zijn in incidentele gevallen zijn belemmerd doordat reeds een B-evenement was gepland of als gevolg daarvan de rust- en hersteltijden een belemmering vormden;

  

dat in de praktijk in die specifieke gevallen veelal een maatwerkoplossing mogelijk is waardoor het initiatief toch door kan gaan al dan niet in aangepaste vorm of op een andere datum of locatie; dat het overgrote deel van de geluidsklachten is afkomstig van B/C evenementen; dat er over het geheel genomen qua beschikbare aantallen op de locatieprofielen geen schaarste is in de categorieën middel en klein (verreweg de meeste A evenementen vallen in deze categorieën).

Bekende problematiek en bestaande oplossingen met A-evenementen Voor zover bekend uit de ervaringen was er in 2023 sprake van twee situaties met conflicterende aanvragen voor een A-vergunning die een stedelijk evenement raakten. Door tussenkomst van de stedelijke evenementencoördinator van Rotterdam Festivals is hiervoor een oplossing op maat gevonden. Directie Veiligheid merkt in de praktijk (2023) dat geregeld een voorkeurslocatie niet op de gewenste datum kan worden vergund omdat de locatie niet beschikbaar is, waaronder (voor zover bekend) twee casussen in gebied centrum. Hierbij wordt altijd gezocht naar een maatwerkoplossing waarbij de initiatieven al dan niet in aangepaste vorm, datum en/of locatie doorgang kunnen vinden. Op dit moment wordt niet bijgehouden hoe vaak een aanvraag voor een A-evenement moet uitwijken van de voorkeurslocatie en om welke reden. Risico’s toekomstige problematiek  Sommige locaties zijn populairder dan andere. Hoewel het in 2022 en 2023 nog niet is voorgekomen is er wel een risico dat gesubsidieerde A-evenementen – en daarmee gewenst door de stad zijn – niet door kunnen gaan omdat zij later dan een ander een vergunningaanvraag hebben ingediend.

Rotterdam Festivals wijst de organisatoren van evenementen die zij ondersteunt erop tijdig de vergunningaanvraag in te dienen;  B-evenementen die al jaren zonder noemenswaardige problemen plaatsvinden kunnen in de toekomst als A-evenement worden geclassificeerd en verliezen daarmee hun voorrangspositie op een vergunning;  Rotterdam Festivals waarschuwt voor een potentiële toename aan evenementen op prominente locaties die weinig onderscheidend of kwalitatief zijn en mogelijk afbreuk kunnen doen aan het draagvlak voor en imago van evenementen in Rotterdam;  Met toenemende druk op de stad en bestaande locaties kan er meer schaarste aan plekken ontstaan;  Het beleid voor themamarkten kan een belemmering gaan vormen. Consequenties van het invoeren A-programmering Als de A-vergunningen op een andere manier dan op volgorde van binnenkomst verdeeld moeten worden, dan geldt dat iedereen hierop een gelijke kans moet maken én dat er sprake moet zijn van schaarste.

Dat betekent in de praktijk een verdere inperking van de mogelijkheden voor kleine evenementen op (populaire) locaties en dat een selectieprocedure - naar voorbeeld van het B/C evenementenoverzicht - in het leven moet worden geroepen met ook een aantal, in de ogen van het college onwenselijke, consequenties:  verzwaring administratieve lasten voor de gemeente en een groep veelal nietprofessionele aanvragers;  langere doorlooptijd waardoor spontane initiatieven minder mogelijk zijn;  een meer complex en daardoor minder toegankelijk systeem. Initiatiefnemers zullen met een inhoudelijk plan hun meerwaarde voor de stad of wijk moeten aantonen;  juridische kwetsbaarheid van de selectie omdat deze categorie aanvragen veelal minder onderscheidend is (bijvoorbeeld food & drink festivals) en willekeur op de loer ligt;

Alles overziend is onze conclusie dat een systeemwijziging voor het verdelen van Avergunningen of het uitvoeren van een proef daartoe op dit moment niet opportuun is. Het (vermeende) probleem en de oplossingsrichting staan niet in verhouding. In de praktijk is bij uitzondering sprake van een probleem en ook het huidige beleid wordt nu al als omvangrijk en complex ervaren. De spontane A-evenementen die door de wijkraden zijn gewenst, lijken met een dergelijke procedure niet geholpen omdat een selectieprocedure boven op de huidige aanvraagtermijn voor een vergunning van vier weken komt en de administratieve lasten verzwaren. Spreiding van A-evenementen zoals in de motie wordt overwogen blijkt op basis van de bevindingen van DCMR in de evaluatie vanuit het oogpunt van geluidsoverlast niet direct noodzakelijk. 100% tegemoetkomen aan alle conflicterende belangen is niet mogelijk. We houden er rekening mee dat in enkele gevallen geen bevredigende oplossing gevonden kan worden. Voor zover nu bekend wordt door middel van onderling goed overleg in de incidentele probleemgevallen in de praktijk via maatwerk een oplossing gevonden. Samen met Rotterdam Festivals blijven we de ontwikkelingen monitoren en zal directie Veiligheid op basis van signalen blijven meedenken met organisatoren.