[23bb007299] Afdoeningsvoorstel motie Walgenbach en Tak over denk in het belang van heel Rotterdam 19bb018862 en toezeggingen 22bb000840, 22bb001473, 22bb008001, 22bb008000 en 23bb003278 over Evenementenbeleid

Maatschappelijke Ontwikkeling Onderwijs, Cultuur, Evenementen Said Kasmi Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Hanna van Gent Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Uw kenmerk: 22bb840 Ons kenmerk: M2201-11963 - 23bo008254 Onderwerp: evaluatie van enkele gewijzigde onderdelen van het Rotterdamse evenementenbeleid Datum: B&W 31 oktober 2023

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? In de brief van 18 september 2023 van de raadscommissie ZWCS met als kenmerk 23bb005969 verzoekt de commissie het college om de evaluatie van het evenementenseizoen 2022; uiterlijk twee weken voor de commissiebehandeling op 6 december (in casu 15 november) 2023 te ontvangen. Daarnaast staat de motie ‘Denk in het belang van heel Rotterdam’ uit in afwachting van de evaluatie en zijn enkele toezeggingen gedaan in het traject van Bestemmingsplan Parapluherziening Evenementen. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: •

19bb18862

•

22bb840

•

22bb1473

•

22bb008001

•

22bb008000

Motie ‘Denk in het belang van heel Rotterdam’: De proef met programmering van A—evenementen uitstellen tot na de evaluatie van het vernieuwde beleid en de tussentijd met een goed plan te komen voor een proef met programmering van A— evenementen, met daarin oog voor een evenredige spreiding van evenementen (met versterkt geluid) over de stad. Parapluherziening Evenementen/evaluatie en locaties: De wethouder stuurt na een volledig normaal evenementen(kalender)jaar een evaluatie van de locatieprofielen en een overzicht van nieuwe kansrijke locaties. Bestemmingsplan Parapluherziening Evenementen – evaluatie profielen: De wethouder zegt toe in de evaluatie van de locatieprofielen inzicht te geven in hoeverre gebruik gemaakt is van de ruimte in het bestemmingsplan betreffende de op- en afbouwdagen. Evenementenbeleid – evaluatie: De burgemeester zegt toe om de notitie van de werkgroep te betrekken bij de evaluatie van het evenementenbeleid. Evenementenbeleid - punten werkgroep:

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/8 31 oktober 2023 M2201-11963

•

23bb000907

•

23bb003278

De wethouder zegt toe om de punten uit de notitie van de werkgroep die meegenomen kunnen worden, mee te nemen bij de uitvoering van de evenementenkalender 2023. Collegereactie van 7 februari 2023 op initiatiefvoorstel (22bb008809): Hierin is toegezegd dat de volgende onderwerpen aan bod zouden komen in de evaluatie: aanpassing locatieprofielen/gebiedsaantallen, uitvoering last mile en het inhoudelijk toetsen van A evenementen. RvW van Van de Peppel over Festivals tijdens het broedseizoen: De wethouder verzoeken een aantal vragen over ecologie te beantwoorden en deze te betrekken bij de bespreking van de evaluatie.

Toelichting: Bijgevoegd bij deze brief vindt u de evaluatie van enkele gewijzigde onderdelen van het Rotterdamse evenementenbeleid. In juli 2019 heeft de gemeenteraad het beleidskader Evenementen 2019 vastgesteld waarin de doelstellingen van het evenementenbeleid zijn vastgelegd. Er werd afgesproken om na één volledig evenementenseizoen de locatieprofielen te evalueren, maar vanwege de Covid-19 maatregelen vonden in 2020 en 2021 weinig tot geen evenementen waardoor de effecten van het nieuwe beleid pas in 2022 zichtbaar en meetbaar waren. Uitgezonderd de eerste maanden hebben in 2022 evenementen weer doorgang gevonden. Daarnaast is toegezegd de nieuwe richtlijn voor op- en afbouw te betrekken in de evaluatie en om een update te geven over de zoektocht naar nieuwe locaties, deze vond ook in 2023 nog plaats. In februari 2022 is het bestemmingsplan Parapluherziening evenementen door de gemeenteraad vastgesteld. In het bestemmingsplan is de balans tussen rust en reuring onderbouwd en in de regels is het gebruik van de openbare ruimte voor evenementen ruimtelijk geborgd. Op 13 april 2023 is het initiatiefvoorstel Abrahamse e.a. door de gemeenteraad aangenomen. In de collegereactie van 7 februari 2023 is een groot gedeelte van het initiatiefvoorstel van reactie voorzien.

Zoals in de collegereactie vermeld wordt een drietal onderwerpen in de voorliggende evaluatie en bijlagen nader behandeld: aanpassing locatieprofielen/gebiedsaantallen, uitvoering last mile en het inhoudelijk toetsen van A evenementen. Afdoeningsvoorstel Motie ‘Denk in het belang van heel Rotterdam’ is als bijlage toegevoegd. De Motie ‘Last Mile’ (19bb18869) is afgedaan naar aanleiding van de brief van 29 november 2022 (22bb008065). In het kader van de evaluatie zijn de wijkraden bevraagd op dit onderwerp. De reacties vanuit de wijkraden worden betrokken in de uitvoering per 2023. Het is op dit moment nog te vroeg om de maatregelen rondom de last mile te evalueren. In mei 2022 is een startbijeenkomst gehouden met de diensten en Rotterdam Festivals over de te verzamelen gegevens. In november is een uitvraag gedaan aan de wijkraden. De oorspronkelijke planning – waarbij de gegevens medio januari compleet zouden zijn en de evaluatie eind mei 2023 opgeleverd zou worden - werd vertraagd door achtereenvolgens de organisatie van Koningsdag en de huldiging van Feyenoord en vervolgens doordat de werkzaamheden voor de evaluatie gelijktijdig met de uitvoering van het evenementenseizoen uitgevoerd moesten worden. De primaire processen om evenementen mogelijk te maken kregen prioriteit. Het initiatiefvoorstel Abrahamse e.a. zorgde eveneens voor een aanpassing van de inzet.

Implementatie van meer maatwerk op de eindtijd van evenementen kreeg prioriteit en er werd gevraagd de aantallen evenementen in het kader van het bestemmingsplan te betrekken in de evaluatie.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3/8 31 oktober 2023 M2201-11963

De scope van de evaluatie betreft het jaar 2022. Waar mogelijk is dit verrijkt met actuelere informatie uit het lopende evenementenseizoen 2023. Naast een algemeen beeld van de evenementensector in 2022 en de ontwikkelingen in Rotterdam richt de voorliggende evaluatie zich op de volgende beleidsinstrumenten: 1. Locatieprofielen Voor 20 door evenementen veelgebruikte locaties in de stad zijn spelregels vastgelegd in locatieprofielen. Het betreft spelregels over de omvang (klein/middel/groot), maximaal aantal bezoekers, het aantal evenementen en het geluidsniveau van evenementen. In de parken gelden bovendien rusttijden tussen opeenvolgende evenementen met als doel de balans bewaren tussen rust en reuring voor omwonenden en parkbezoekers. Ook zijn voor parken hersteltijden opgenomen om de ondergrond kans te geven te herstellen na de belasting van de bodem door een evenement. De locatieprofielen bevatten daarnaast feitelijke informatie, zoals over externe veiligheid, objecten en over aanwezige flora en fauna. Tot slot zijn de locatieprofielen een belangrijk kader bij het samenstellen van het B/C evenementenoverzicht en de vergunningverlening. 2.

Het bestemmingsplan parapluherziening evenementen Aan de uitspraak van de Raad van State over het bestemmingsplan Zuiderpark, waaruit bleek dat evenementen nog onvoldoende ruimtelijk waren geborgd, is opvolging gegeven door het vaststellen van het bestemmingsplan Parapluherziening evenementen. Hiermee zijn evenementen in de hele stad - met uitzondering van de havengebieden en Hoek van Holland - ruimtelijk geborgd. Natura 2000 en NNN-gebieden zijn in het bestemmingsplan uitgesloten voor evenementgebruik. De ruimtelijk relevante spelregels uit de locatieprofielen zijn overgenomen in het bestemmingsplan, daarnaast zijn voor de delen van een gebied waar geen locatieprofiel is aantallen evenementen per gebied opgenomen. Deze aantallen zijn gebaseerd op de historie, adviezen vanuit gebiedscommissies, zienswijzen en ambities uit de Sportnota, Visie Toerisme, Beleidskader evenementen 2019 en de Visie Cultuur op Zuid. Uit het evenementenvergunningenbeleid is de eindtijd voor evenementen en de richtlijn voor op- en afbouw overgenomen. Het bestemmingsplan bevat soms een ruimer kader waarbinnen deze richtlijn kan worden uitgevoerd. Afwijken van het bestemmingsplan is mogelijk met een omgevingsvergunning voor de activiteit 'handelen in strijd met de regels van ruimtelijke ordening’. 3.

Richtlijn op- en afbouw Ter uitvoering van de motie Even doorwerken (VVD) is in de nota evenementenvergunningen 2019 een richtlijn voor het aantal op- en afbouwdagen vastgesteld. Hieronder de weergave per vergunningscategorie, exclusief evenementdagen: o A evenementen maximaal 4 dagen o B/C evenementen in parken maximaal 10 dagen o B/C evenementen buiten de parken maximaal 7 dagen. Participatie In aanloop naar de evaluatie en met het oog op de net gestarte wijkraden zijn in oktober 2022 twee digitale inwerksessies gehouden over het evenementen- en evenementenvergunningenbeleid. Hier zijn ook opnames van gemaakt die later konden worden teruggekeken als de wijkraadsleden niet aanwezig konden zijn.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4/8 31 oktober 2023 M2201-11963

In navolging hierop is naast een eerdere brief met een uitvraag van de commissie ZWCS over evenementen (22 september 2022) een brief van wethouder Kasmi (8 november 2022) gestuurd met daarin de vraag om input voor de evaluatie. De input vanuit de wijkraden is deels gehaald uit de reacties van wijkraden op de brief van de Commissie ZWCS van 22 september 2022. Hierop hebben zeventien wijkraden gereageerd. Op de brief van wethouder Kasmi hebben in eerste instantie elf wijkraden gereageerd, waarvan zeven puntsgewijs inhoudelijk. In een poging om meer informatie van de wijkraden te ontvangen is begin maart 2023 per mail een herinnering naar de wijkraden gestuurd met het verzoek alsnog inhoudelijk te reageren. Uiteindelijk hebben zeventien wijkraden gehoor gegeven aan de brief waarvan er zeven inhoudelijk op de vragen hebben geantwoord. Belangrijkste conclusies Ruimte In het algemeen staat de evenementensector sinds 2022 onder druk door prijsstijgingen en is er veel concurrentie om de schaarse plekken op het B/C evenementenoverzicht (tijd en ruimte). In het bestemmingsplan worden evenementen mogelijk gemaakt op evenemententerreinen (Locatieprofielen) en per gebied. Het aantal verleende vergunningen ten opzichte van het aantal beschikbare plekken binnen de locatieprofielen geeft het beeld dat er nog voldoende ruimte is voor evenementen in alle categorieën (klein/middel/groot).

In de praktijk kan een deel van deze plekken echter niet worden gebruikt vanwege de rust- en hersteltijden. Daarbij zijn sommige locaties erg gewild en worden overvraagd, andere niet. De wens voor meer spreiding lijkt op basis van de cijfers dus mogelijk, maar sluit in de praktijk niet aan bij de behoefte van organisatoren. In de evaluatie is te zien dat het bestemmingsplan onvoldoende ruimte biedt om alle kleine evenementen in de gebieden te faciliteren. Voor kleine wijkgerichte evenementen blijkt uit de reacties van de wijkraden veel draagvlak. De wijkraden vinden deze evenementen belangrijk voor de sociale cohesie en willen in aantal gevallen meer van dit type evenementen. Dit blijkt ook uit de overstijging van de aantallen categorie klein. In een aantal gebieden is geen ruimte meer voor nieuwe initiatieven in de categorie middel. Voor de categorie groot is in de gebieden meer ruimte dan er in 2022 heeft plaatsgevonden. Richtlijn op- en afbouw, rust- & hersteltijden Er is in 2022 voor B/C evenementen elf keer gebruik gemaakt van de maximale ruimte die het bestemmingsplan biedt voor de op- en afbouw van evenementen. Na invoering van de richtlijn is de op- en afbouw in de parken bij B/C evenementen in 2022 vergeleken met 2019 iets vaker binnen 10 dagen gebleven. Verreweg de meeste A-evenementen blijven binnen de richtlijn.

De rusttijden beperken de mogelijkheden voor spontane kleine en middelgrote evenementen die gedurende het jaar ontstaan. Er zijn geen nieuwe inzichten ten aanzien van de gehanteerde hersteltijden. Voor een goede beoordeling van de vastgestelde herstelperioden zijn metingen over meerdere jaren nodig. Het is in ieder geval van belang dat er altijd voldoende hersteltijd is richting het einde van het groeiseizoen om hinder in het voorjaar te beperken. Op basis van de evaluatie ziet het college geen aanleiding om de richtlijnen voor op- en afbouw en rust- en hersteltijden aan te passen. Reacties wijkraden Er is een aantal wijken waar problemen en klachten van bewoners vandaan komen. Dit betreft eerder casuïstiek in de uitvoering dan zaken die aanpassing van algemeen beleid vragen. Het zijn vooral de wijken die dicht bij grotere evenementenlocaties of het centrum liggen die overlast ervaren en inperkingen in bestemmingsplannen en locatieprofielen

Blad: Datum: Ons kenmerk:

5/8 31 oktober 2023 M2201-11963

willen. Er zijn een aantal wijken buiten het centrum die wel meer reuring willen. Met name zijn wijkgerichte evenementen gewenst en bijvoorbeeld Rozenburg wil ook grotere evenementen waar het twee terreinen voor heeft aangewezen. Herziening locatieprofielen De opmerkingen die door wijkraden zijn gegeven zijn erg wijk- en locatiegericht en daarmee in zekere zin uniek per wijk. Het is daardoor niet mogelijk om hier generiek beleid geldend voor hele stad op te maken. De input wordt voor zover hierop van toepassing betrokken bij de herziening van de locatieprofielen. Door Politie, Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond en DCMR zijn suggesties gedaan op de huidige locatieprofielen en voor locaties waar het wenselijk is een nieuw profiel voor op te stellen. Voorwaarden voor het opstellen van een nieuw locatieprofiel zijn dat het openbare ruimte betreft waar de gemeente zeggenschap over heeft, waar structureel (grote) evenementen plaatsvinden met een dusdanige impact op de omgeving dat begrenzing gewenst is. Op basis van de adviezen en volgens deze voorwaarden komen Heemraadsplein, Eendrachtsplein en de Binnenrotte aanmerking voor een nieuw locatieprofiel. Hoek van Holland en M4H komen eerst in lopende bestemmingsplanprocedures aan de orde. Kansrijke locaties In 2020 heeft het college een lijst met 21 mogelijke locaties voor evenementen vastgesteld.

De lijst was gebaseerd op een inventarisatie van vrije buitenruimte binnen de stadsgrenzen die was voorgelegd aan Stichting Rotterdam Festivals, de gebiedscommissies, wijkraden, wijkcomités, gemeentelijke en veiligheidsdiensten. De afgelopen twee jaar heeft Rotterdam Festivals deze kansrijke locaties gepromoot bij organisatoren. Het resultaat is dat tot op heden op vier locaties van de lijst een evenement heeft plaatsgevonden (Cycling Festival op de Wielerbaan Ahoy 2022 en 2023, Pleinbioscoop in Neptunes stadion, Motion op Zuiderpark West en King of the Court op Henegouwerplein in 2023). Voor de overige 17 locaties was er óf geen belangstelling vanuit de markt óf bleken de locaties in de praktijk niet haalbaar voor de specifieke initiatieven (veelal muziekevenementen met meer dan 5.000 bezoekers). Met andere woorden vraag en aanbod sluiten niet aan. Over het algemeen kiezen organistoren een locatie op basis van de ligging, de uitstraling en beschikbaarheid en hebben veelal een sterke voorkeur voor natuurlijke locaties zoals de stadsparken, nabij uitvalswegen en OVvoorzieningen. Sportlocaties bieden over algemeen beperkt uitkomst vanwege het sportgebruik, risico op schades en inrichting van de locatie.

Kortom, om in de toekomst nieuwe (of groeiende) initiatieven te kunnen faciliteren met oog voor de balans tussen rust en reuring in de omgeving is het realiseren van fysieke ruimte voor evenementen in (grote) gebiedsontwikkelingen essentieel. Vervolgstappen: • Naar aanleiding van de evaluatie en de constatering dat het huidige bestemmingsplan te weinig middel- en kleine evenementen toestaat, wordt dit bij het opstellen van het omgevingsplan gecorrigeerd. Het resultaat van het ingediende beroep bij de Raad van State en de invoering van de omgevingswet per 1-1-2024 zijn richtinggevend voor de aanpak. • Aanpassing van de aantallen in het locatieprofiel Kralingse Bos West: het aantal grote evenementen wordt verlaagd van vier naar drie, maar met gelijke aantal dagen (vier). • We voeren geconstateerde aanpassingen in de locatieprofielen door en stellen enkele nieuwe profielen op (Binnenrotte, Heemraadsplein, Eendrachtsplein, Zuiderpark West);

Blad: Datum: Ons kenmerk:

6/8 31 oktober 2023 M2201-11963

•

•

In huidige en toekomstige gebiedsontwikkelingen met een substantieel oppervlak aan openbare ruimte wordt onderzocht in hoeverre er mogelijkheden zijn om de inrichting van die openbare ruimte geschikt te maken voor het houden van evenementen met meer dan 5.000 bezoekers gelijktijdig. Ten aanzien van de administratieve verwerking van evenementenvergunningen streven we in 2024 naar een verbeterd digitaal aanvraagsysteem, waarbij voor aanvragers (van kleine en middelgrote evenementen) beter inzichtelijk wordt welke locaties er op welke momenten voor evenementen wel of niet beschikbaar zijn.

Financiële en juridische consequenties/aspecten: Op 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. Alle bestemmingsplannen worden dan van rechtswege het omgevingsplan van Rotterdam. Tot eind 2031 worden de bestemmingsplannen in ongeveer 40 delen herschreven tot het definitieve omgevingsplan. De invoering van de Omgevingswet betekent dat bestemmingsplan Parapluherziening Evenementen niet meer aangepast kan worden. Het is mogelijk en noodzakelijk om bij het opstellen van delen van het Omgevingsplan de evenementenregeling te herzien en passend te maken voor dat gebied. Dit betekent in de praktijk dat het een aantal jaren kan duren voordat de aantallen voor evenementen aangepast zijn naar de wens op een specifieke locatie of in een wijk. Dance Parade U verzoekt in de brief van 18 september 2023 van de raadscommissie ZWCS met als kenmerk 23bb005969 ook het onderzoek naar de terugkeer van de Dance Parade in Rotterdam naar u toe te sturen. In het coalitieakkoord is opgenomen dat het college de mogelijkheden onderzoekt om de Danceparade op een veilige en verantwoorde manier terug te laten keren in onze stad. Wij laten deze vraag zeer zorgvuldig onderzoeken. Onderdeel hiervan betreft onder meer een benchmark met meerdere grootschalige danceevents in het buitenland. Hiertoe worden deze events bezocht en relevante personen geïnterviewd.

Tevens wordt naast de vraag of een danceparade veilig en verantwoord terug kan keren eveneens bekeken wat de financiële haalbaarheid van een dergelijke productie is. Dit onderzoek is in volle gang en nog niet afgerond. Ons streven is om de eerste helft van 2024 het traject afgerond te hebben. Begin 2024 wordt u nader geïnformeerd over de stand van zaken. Voorgestelde wijze van afdoening toezeggingen en motie: • Motie 19bb18862: ‘Denk in het belang van heel Rotterdam’: Voorstel afdoening: Het college ziet gezien de omvang van de (vermeende) problematiek in relatie tot de nadelen die uitvoering op dit moment onvoldoende aanleiding over te gaan op een proef en zal de vergunningaanvragen voor Aevenementen op de locatieprofielen gaan monitoren. Het volledige afdoeningsvoorstel is bijgevoegd als bijlage bij deze raadsinformatiebrief. • Toezegging 22bb840: De wethouder stuurt na een volledig normaal evenementen(kalender)jaar een evaluatie van de locatieprofielen en een overzicht van nieuwe kansrijke locaties. Voorstel afdoening: De belangrijkste conclusies uit de evaluatie van de locatieprofielen en de lijst met kansrijke locaties zijn hierboven in deze brief opgenomen. De volledige evaluatie is als bijlage bij deze raadsinformatiebrief gevoegd.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

7/8 31 oktober 2023 M2201-11963

•

•

•

•

Toezegging 22bb1473: De wethouder zegt toe in de evaluatie van de locatieprofielen inzicht te geven in hoeverre gebruik gemaakt is van de ruimte in het bestemmingsplan betreffende de op- en afbouwdagen. Voorstel afdoening: Er is 11 keer gebruikt gemaakt van de extra ruimte in het bestemmingsplan. Toezegging 22bb008001: De burgemeester zegt toe om de notitie van de werkgroep te betrekken bij de evaluatie van het evenementenbeleid. En toezegging 23bb000907 : Collegereactie van 7 februari 2023 op Initiatiefvoorstel (22bb008809): Hierin is toegezegd dat de volgende onderwerpen aan bod zouden komen in de evaluatie: aanpassing locatieprofielen/gebiedsaantallen, uitvoering Last Mile en het inhoudelijk toetsen van A evenementen. Voorgestelde wijze van afdoening: De onderwerpen aanpassing locatieprofielen en gebiedsaantallen zijn opgenomen in de bijgevoegde evaluatie. De belangrijkste conclusies zijn weergegeven onder het kopje “ruimte” hierboven in deze brief. Het inhoudelijk toetsen van A-evenementen wordt behandeld in het bijgevoegde afdoeningsvoorstel voor de motie ‘Denk in het belang van heel Rotterdam’; Toezegging: 22bb008000: De wethouder zegt toe om de punten uit de notitie van de werkgroep die meegenomen kunnen worden, mee te nemen bij de uitvoering van de evenementenkalender 2023. Voorgestelde wijze van afdoening: Per 2023 is de werkwijze m.b.t.

de eindtijd van evenementen aangepast en is de motie Last Mile tot uitvoering gebracht. Daarnaast wordt nagegaan op welke manier het voorkomen van overlast van geparkeerde deelscooters kan worden aangescherpt door de organisatoren van evenementen, in samenwerking met de aanbieders van deelvervoer. Toezegging 23bb003278: RvW van Van de Peppel over Festivals tijdens het broedseizoen: De wethouder verzoeken een aantal vragen over ecologie te beantwoorden en deze te betrekken bij de bespreking van de evaluatie. Voorgestelde wijze van afdoening: de vragen zijn beantwoord in bijlage 5.

Het college stelt voor motie ‘Denk in het belang van heel Rotterdam’ (19bb18862) van mevrouw E. Walgenbach (D66) en de heer D. Tak (PvdA) en toezeggingen 22bb840, 22bb1473, 22bb008001, 22bb008000 en 23bb003278 als afgedaan te beschouwen.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

8/8 31 oktober 2023 M2201-11963

Bijlagen: 1. Evaluatie wijzigingen Evenementenbeleid 2019-2022 2. Afdoeningsvoorstel motie Denk in het belang van heel Rotterdam (19bb18862) 3. Reactiedocument brieven wijkraden 4. Cijfers vergunningen 5. Beantwoording vragen RvW van Van de Peppel over Festivals tijdens het broedseizoen (toezegging 23bb003278)