[23bb006267] Bijlage behorende bij 23bb006266 over Monitor ICT Projecten Rotterdam Rapportage februari 2023 t/m mei 2023
Tekst van het document
Start
Monitor ICT Projecten Rotterdam Rapportage februari 2023 t/m mei 2023 Versie 1.2 | September 2023
Algemene informatie Voor u ligt de Monitor ICT Projecten (MIP) over de periode februari tot en met mei 2023. De MIP geeft inzicht in de voortgang van de grootste en meest risicovolle ICT-programma’s & -projecten.
Verantwoording Grote ICT-programma’s/-projecten hebben als bestuurlijk opdrachtgever de wethouder die verantwoordelijk is voor het beleidsveld waarbinnen het ICT-programma/-project zich afspeelt. De Wethouder Organisatie is daarom veelal opdrachtgever voor concernbrede ICT-programma’s/-projecten, andere wethouders voor clusterspecifieke ICT-programma’s/-projecten. De Wethouder Organisatie is tevens stelselverantwoordelijk voor ICTprogramma’s/-projecten, inclusief de Monitor.
Criteria voor opname programma’s/projecten in de MIP De selectie van programma’s/projecten is gebaseerd op het classificatiemodel welke binnen het concern wordt gehanteerd. Conform het classificatiemodel wordt bij zware programma’s en projecten een projectcontroller toegewezen en wordt deze opgenomen in de MIP.
Inhoud
. . .
De rapportage bevat per programma/project: Een korte omschrijving van het doel van het programma/project. Stand van zaken: actuele ontwikkelingen en vooruitblik vanuit de programma-/projectmanager. Inzicht in de indicatoren geld, tijd, kwaliteit en risico’s met een toelichting bij een eventuele afwijking.
Omschrijving indicatoren De programma’s en projecten zijn beoordeeld op de aspecten: tijd, geld, risico’s en kwaliteit. Deze beheersaspecten worden beoordeeld met de kleuren groen, oranje en rood: Bijsturing is niet noodzakelijk, ingezette aanpak handhaven. Actieve bijsturing is noodzakelijk om binnen gestelde kaders te blijven, of er is sprake van een zodanig risicoprofiel dat bijsturing op korte termijn aannemelijk is. Ingezette aanpak leidt niet tot uitvoering binnen gestelde kaders. Aanpassing van oorspronkelijke kaders wordt voorzien.
Bekijk de status in alle projecten in één overzicht ›
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
2
Totaaloverzicht programma’s/projecten Geld
Kwaliteit
ADIDAS Tijd
Risico’s
Geld
Kwaliteit
Tijd
Risico’s
Geld
Kwaliteit
Tijd
Rotterdamse Digitale Infra structuur
Data gedreven werken
Tijd
Risico’s
Geld
Kwaliteit
GREAT Tijd
Geld
Kwaliteit
Digitale Stad Risico’s
Geld
Kwaliteit
Forza MOR Tijd
Geld
Kwaliteit
RAVE Risico’s
Tijd
Risico’s
Geld
Kwaliteit
Sorga Risico’s
Tijd
Risico’s
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
3
Terug naar totaaloverzicht
ADIDAS Kwaliteit
Tijd
Geld
Risico’s
Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk Aandacht/maatregelen noodzakelijk
Lees verder ›
Situatie vorige rapportage:
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
4
Terug naar totaaloverzicht
Algemeen Doel/omschrijving programma: In 2020 is besloten de G4 samenwerking ten behoeve van de IT-dienst verlening voor onder meer de domeinen Werk en Klantinteractie te stoppen. Voor beide domeinen is binnen Rotterdam besloten de IT-dienstverlening te vervangen door een applicatie genaamd Thomas. Thomas is de digitale basisvoorziening voor de kwetsbare Rotterdammer en de professional. Met Thomas stellen we onder meer de applicaties Edison en RMW buiten gebruik en bouwen we een modern burger- en professional portaal. Dit is een complexe en omvangrijke opgave met een innovatief karakter, waarbij we als stad voorop lopen in deze ontwikkeling. Door Thomas kunnen we onze digitale dienstverlening op het gebied van de aanvraag levensonderhoud (ALO) en de uitkering voor oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkzoekenden (IOAW), en duurzame uitstroom naar werk en begeleide participatie (DUP) nog beter afstemmen op de specifieke situatie van de Rotterdammer. De komende periode richten we ons op de realisatie van de basisvoorziening voor Duurzame Uitstroom en Participatie: Thomas DUP. Dit vraagt ook om een omslag van systeemdenken naar mensgericht denken en werken.
Het programma ADIDAS (Allen Doen mee door Innovatieve Dienstverlening Als een Service) geeft integraal vorm aan deze transitie: de realisatie van de benodigde IT-ondersteuning, de inrichting van de onderliggende processen, de implementatie hiervan en de begeleiding in het anders werken door professionals zijn allen randvoorwaardelijk voor een succesvolle transitie. Met het opleveren van Thomas DUP dragen we bij aan de mate van de digitale ondersteuning bij het stimuleren en begeleiden van Rotterdammers naar werk
‹ Ga terug
Lees verder ›
en/of onderwijs of verdergaande participatie vanuit de basis van een uitkering en ondersteuning. Hierdoor ontstaat meer ruimte voor de professional voor de dienstverlening aan Rotterdammers die meer ondersteuning nodig hebben, kunnen we instrumenten efficiënter inzetten en zijn ontwikkelstappen van Rotterdammers beter inzichtelijk te maken.
Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik: De afgelopen periode heeft de focus gelegen op het vergroten van de voorspelbaarheid van de softwareontwikkeling. We hebben geïnvesteerd in het team en is nu bijna op volle sterkte. De rollen en de werkwijze zijn verduidelijkt, waardoor het ontwikkeltempo omhoog is gegaan. De besturing van het programma hebben we begin dit jaar verstevigd door het ambtelijk opdrachtgeverschap bij zowel W&I als IIFO neer te leggen en we zetten stappen in het verder verstevigen van de (be)sturing. We zijn gestart met de implementatie van de standaard software (MAAS) die we hebben aangeschaft, om Rotterdammers in de bijstand betere adviezen te kunnen geven over hun (arbeids)ontwikkeling en de inzet van ontwikkel instrumenten. Om de continuïteit van dienstverlening te kunnen waarborgen, zijn we in gesprek met de betrokken partijen om de beschikbaarheid van RMW ná eind 2023 te kunnen verlengen. Parallel starten we binnenkort een marktverkenning naar de mogelijkheden om delen van de dienstverlening te kunnen outtasken aan een marktpartij, om de afhankelijkheid van inhuurcontracten te kunnen beperken en afspraken te maken betreft continuïteit en inzetbaarheid.
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
5
Terug naar totaaloverzicht
Toelichting per beheeraspect Toelichting kwaliteit: In de afgelopen tijd is extra aandacht en tijd besteed aan het correct toepassen van architectuur kaders binnen het ontwikkelteam Thomas DUP. De ontwikkelde en geplande functionaliteit ligt dan ook in lijn met de architectuurkaders Thomas DUP en beoogde gebruikerswensen. Het herijken van het programmaplan en de wijzigingen in de planning, financiën en governance draagt bij aan het bestendigen van de kwaliteit van het programma.
Toelichting afwijking geld: Nu er meer duidelijkheid is over de nieuwe tijdslijnen van het programma, wordt in de komende rapportage periode van de MIP de financiële impact in kaart gebracht. Deze kosten bestaan uit het langer inzetten van het programmateam, kosten voor het langer in de lucht houden van RMW en versteviging van het programmateam. De nieuwe tijdslijnen en inclusief benodigd budget zullen worden opgenomen in het nieuwe vast te stellen programmaplan. Op basis van het programmaplan zal ook een voorstel gemaakt voor de dekking van de extra kosten. Deze uitwerking volgt de P&C cyclus voor de begroting 2024.
‹ Ga terug
Toelichting afwijking tijd: Zoals in de vorige MIP aangegeven zal het programma uitlopen in tijd. Het eerdere hoge verloop binnen het team en verschillende werkwijzen tussen projectonderdelen hebben een negatieve impact gehad op het ontwikkeltempo. Hoewel we de aangekondigde vertraging niet hebben kunnen inlopen, zijn er wel belangrijke stappen gezet om verdere uitloop te voorkomen. De realisatie van Thomas DUP loopt een half jaar uit en zal naar verwachting in juni 2024 worden opgeleverd. Met de uitloop van de planning zullen de baten later worden gerealiseerd. Na vaststelling van het nieuwe programmaplan zal de herijkte planning leidend worden.
Toelichting afwijking risico’s: Op basis van eerder extern ingewonnen advies en risicomanagement hebben we in de afgelopen periode maatregelen kunnen treffen om de impact op tijd, geld en kwaliteit te beperken. Risico’s blijven we actief monitoren en bijsturen. Aanvullend hierop zijn in het kader van risicomanagement zoveel mogelijk programma brede risico’s geïnventariseerd in de Risicolog Thomas DUP. Deze dienen nader uitgewerkt te worden en verder ondergebracht te worden in de programmasturing.
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
6
Terug naar totaaloverzicht
Datagedreven werken (DGW) Kwaliteit
Tijd
Geld
Risico’s
Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk Aandacht/maatregelen noodzakelijk
Lees verder ›
Situatie vorige rapportage:
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
7
Terug naar totaaloverzicht
Algemeen Doel/omschrijving programma:
Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik:
Het programma Datagedreven Werken (DGW) heeft als doel om samen met de clusters Bestuurs- en Concernondersteuning en Informatie, Innovatievoorziening, Facilitair en Onderzoek (BCO/IIFO) te zorgen dat de gemeente Rotterdam een datagedreven organisatie wordt. We willen data gebruiken als ‘grondstof’ voor de bouw van slimme informatieproducten. Deze informatieproducten helpen ons om actuele vraagstukken effectiever en efficiënter aan te pakken en zelfs realtime aan te sturen. Voorbeelden van deze informatieproducten vind je binnen de volgende cases: Dataplattegrond. Hierbij wordt data op wijkniveau op de kaart gezet, dashboard contractmanagement; een project van het cluster Stadsbeheer, dashboard Maatschappelijke Voorzieningen en Factorenmodel Jeugd; een project van het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling, textmining producten en dienstencatalogus; een project van het cluster Dienstverlening, voorspellen van instroom en doorstroom van uitkeringsgerechtigden; een project van het cluster Werk & Inkomen en Rotterdam Aardgasvrij Model en de WAT-kaart; een project van het clustercluster Stadsontwikkeling. Zo bouwen we transparant aan een leefbare stad en een betere dienstverlening. Het programma DGW richt zich op de generieke voorzieningen en het ondersteunen van de organisatorische transformaties die nodig zijn om deze cases te realiseren.
Resultaten: Er wordt uitvoering gegeven aan de Rotterdamse Datastrategie ‘Daden met Data’ 2021- 2025. Er zijn samen met de clusters 4 actielijnen geprioriteerd waaraan in samenwerking met BCO/IIFO en de clusters de uitvoering van de Datastrategie geïntensiveerd is. Deze actielijnen zijn; 1) Technisch fundament in de vorm van het Data en Analyse Platform Rotterdam (DAPR), 2) het Datafundament, 3) Datakwaliteit en 4) Privacy, compliance en ethiek.
‹ Ga terug
Lees verder ›
Het jaar 2023 staat in het teken van de afronding van het programma DGW en de overdracht aan leidinggevenden van de organisatie. Voor elk van de genoemde actielijnen zijn voorstellen opgesteld om deze activiteiten over te dragen naar de lijn van BCO/IIFO. In 2022 is de Datagovernance vastgesteld en zijn voorstellen vastgesteld voor de structurele financiering van Data Diensten en de Data Office. In de Datagovernance is vastgelegd hoe invulling wordt gegeven aan eigenaarschap en sturing met betrekking tot data, op concernniveau en binnen de clusters. De Data Office geeft hier invulling aan op strategisch niveau en team Data Diensten op tactisch en operationeel niveau. In mei 2023 is de Chief Data Officer (CDO) geworven, deze start per 1 september 2023. Deze functionaris zal de concernbrede en regisserende rol overnemen van de programmamanager van DGW. Deze rol is gericht op de bewustwording en realisatie van de datastrategie. In maart 2023 is besloten om een algoritme expert in te schakelen.
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
8
Terug naar totaaloverzicht
In juni 2023 worden voorstellen ingediend voor de structurele financiering van het DAP’R, datafundament, datakwaliteit van webservices, data academie, agile portfoliomanagement. Naast deze voorstellen voor borging in de lijn, zal ook aandacht zijn voor een overall strategisch plan voor de langere termijn. De activiteiten van het programma DGW lopen in 2023 door. In mei 2023 wordt het privacy framework door de Concern Directie vastgesteld. Per juli start het PlatformOPS voor DAP’R, dit dedicated team gaat DAP’R verder ontwikkelen en beheren. DAP’R voldoet daarmee aan alle compliance voorwaarden en wordt beschikbaar gesteld voor breed gebruik binnen de organisatie. Ook hebben we veel ingezet op communicatie. In mei 2023 is de 5e editie van het magazine Data010 uitgekomen. Daarnaast blijven we de Data academie doorontwikkelen voor bewustwording, basiskennis en voor de specialisten. We blijven de clusters begeleiden met het werken in de Data en Analyse Competentie Centra. Tot slot lopen pilots op het gebied van datamanagement.
‹ Ga terug
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
9
Terug naar totaaloverzicht
Digitale Stad Kwaliteit
Tijd
Geld
Risico’s
Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk Aandacht/maatregelen noodzakelijk
Lees verder ›
Situatie vorige rapportage:
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
10
Terug naar totaaloverzicht
Algemeen Doel/omschrijving programma:
Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik:
Het doorlopen van een innovatietraject waarin allerlei datastromen op gestandaardiseerde wijze ontsloten en zichtbaar gemaakt worden door middel van een Open Urban Platform met 3D Digital Twin en datamarktplaats. Een Open Urban Platform biedt alle partijen (inclusief burgers) binnen Rotterdam de mogelijkheid op een veilige, verantwoorde en transparante manier data, toepassingen en services met elkaar te kunnen gebruiken en delen (datamarktplaats). De daarbij aangeboden data zullen zich richten op een 3D Digital Twin van de stad: een gemeenschappelijk en deelbaar digitaal beeld van de actuele fysieke werkelijkheid buiten. Ofwel: we bouwen met alle partijen in de stad gezamenlijk aan een deelbaar beeld van de werkelijkheid, dat een basis biedt voor allerlei vormen van gebruik: van actueel inzicht in de bezetting van een parkeerplaats en of een vuilnisbak vol is tot aan het met relevante stakeholders opstellen van integrale scenario’s mbt de grote opgaven, zoals energietransitie, woningbouw en klimaatverandering.
Spoor 1: Ontwikkeling van een Open Urban Platform met 3D Digital Twin (OUP) OUP. Op 22 december 2022 is het gunningsbesluit genomen. Momenteel wordt de verdere ontwikkeling en realisatie van het OUP opgepakt. Daarnaast zijn er nog steeds diverse (internationale) verzoeken om onze bevindingen te delen. Grenzeloos Datalandschap (GDL): Er is een start gemaakt met het uitwerken van een architectuur op hoofdlijnen, het communicatieplan en de pilotprojecten. Rotterdam is via het GDL op dit moment betrokken bij het pilotproject: Standaardisatie In De Ondergrond (SIDO). Er gebeurt veel, zowel boven de grond als onder de grond. De organisaties die werkzaamheden uitvoeren in de ondergrond verzamelen op hun eigen manier data. Met deze pilot wil men hier verandering in brengen door te werken aan een standaardisatiemodel waardoor onderlinge samenwerken beter kan. De clusters Stadsontwikkeling Informatiebeheer, Stadsbeheer, Beheer en Inkomen en de bedrijven Evides en Stedin werken hier momenteel aan.
Hierbij onderzoeken we de mogelijke rol(len) van de overheid en hoe zij anderen kunnen stimuleren om samen mogelijkheden te ontdekken. Op een innovatieve wijze gaan we de nieuwe realiteit tegemoet en leren voortdurend van het innovatietraject.
. .
.
Spoor 2: Ontwikkeling van nieuwe toepassingen gericht op de Digital Twin Co-creatie: Er is een prototype opgeleverd waarbij er diverse pilots in de praktijk met burgers zijn uitgevoerd. De ervaringen worden meegenomen naar de volgende fase de eerste versie van het uiteindelijke product (Minimal Viable Product, ook wel MVP) Vergunningen check service: Het Plan van Aanpak voor de 3de fase de realisatie van de eerste versie van de vergunning check service Mimimal Viable Product is opgesteld, en wordt uitgevoerd
.
‹ Ga terug
Lees verder ›
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
11
Terug naar totaaloverzicht
. SAFE 3D R’dam Het prototype van het informatietool voor het verbeteren . . . .
van de informatiepositie van de veiligheidsdiensten voor tijdens en na incidenten door het ontwikkelen waarin verschillende aspecten van 3D gecombineerd worden met relevante realtime is afgerond. Nieuwbouwplannen app: Het prototype is gereed. Op dit moment is er geen opdrachtgever om de MVP-fase op te starten. Digital Twin Duurzaamheid: het prototype voor de Digital Twin-viewer is opgeleverd. Met de volgende fase, de bouw van een MVP, wordt gestart. Generieke databronnen: Bepalen van het zonnepotentieel gaat niet alleen over het potentieel op het dak maar ook over de gevel. Hiervoor is een pilot in uitvoering, in nauwe samenwerking met de afdeling Duurzaamheid. Doel van de pilot is om het zonnepotentieel van een gevel met behulp van het 3D-model per pand te kunnen bepalen. Digital Twin Onderwater: hierbij wordt onderzocht of er meerwaarde zit in het met elkaar samenwerken en delen van data m.b.t. allerlei aspecten in de onderwaterwereld. Voor politie, Min. van Defensie en Veiligheidsregio betreft dit gezonken auto’s, drugs, lijken, algemene veiligheid etc, voor gemeente en Havenbedrijf Rotterdam, vooral onderhoud en baggering. De proof of concept fase is inmiddels afgerond. De volgende fase: prototype is in voorbereiding.
Spoor 3: Kennistrajecten en programma ondersteuning (communicatie, organisatie, financiën) Onderzoekstraject OUP: In de afgelopen periode heeft het doorlopende onderzoekstraject met Rotterdam School of Management van de EUR er onder andere voor gezorgd dat er weer studenten zijn afgestudeerd op de onderzoeksvragen die binnen het innovatieprogramma Digitale Stad zijn opgekomen. Verder is het netwerk verbreed met de deelname van de Hoge School Rotterdam en TU Delft.
.
‹ Ga terug
Lees verder ›
. Kennistrajecten: meerdere, waaronder met Erasmus Universiteit gericht op .
. .
het Ecosysteem, OUP, Governance, vertrouwen en Center for BOLD Studies: Responsible AI in an urban context. Kennissessies: tot nu toe zijn er 3 kennissessies georganiseerd over de Metaverse & de stad, de laatste onlangs in mei. De komende periode wordt ingezet op het opzetten van een structureel kennisnetwerk/ecosysteem onder de tijdelijke titel ‘Rotterdam & de Metaverse’, omdat we voorzien dat deze ontwikkeling mogelijk grote impact gaat hebben op onze samenleving. Door met elkaar vroegtijdig hierin samen te werken en inzicht te krijgen in de mogelijke impact en waarde van deze ontwikkeling voor de stad Rotterdam en voor de gemeente Rotterdam, kunnen we hier zelf mede invulling aan geven. Communicatie: geen verdere aanpassingen, het communicatieplan is nog steeds leidend Samenwerkingen: Diverse samenwerkingsverbanden met collega’s, internationale en nationale steden en instellingen zoals Erasmus Center for Data Analytics (ECDA), binnen gemeente Rotterdam (programma’s Data Gedreven Werken, Smart City, Totaal 3D!), OASC (Open Agile &Smart Cities een international netwerk), Eurocities, Hogeschool Rotterdam, centre for BOLD cities ( BOLD staat voor Big, Open and Linked Data), VNG (vereniging voor nederlandse gemeenten, IPO( Interprovinciaal Overleg), Europese Unie om kennis te delen, te vergaren en te creëren.
De nieuwe samenwerking met de politie voor crowdsafetymanagement op basis van de Digitale Twin is nog steeds actueel.
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
12
Terug naar totaaloverzicht
. De Dutch Societal Innovation Hub (DSIH) is een publieke hub. Daarin
.
proberen 3 publieke koplopers in Nederland samen te werken aan innovatie en uitwisseling van kennis op het gebied van data infrastructuur, -interoperabiliteit, -governance, platformontwikkeling, Digital Twin. Ook betrokken zijn VNG en IPO, hun rol zal voornamelijk bestaan uit het verder uitdragen van deze kennis naar andere gemeenten en provincies in Nederland. Partners zijn UDI Eindhoven, gemeente Eindhoven en Helmond, provincie Utrecht, UU, Hogeschool Utrecht, gemeente Amersfoort, TU Delft, GDL, Brightlands ICLEI (lokale overheden voor duurzaamheid via gebruik van data) en het zorgen voor een rechtvaardigere verdeling van energielasten. Door het gebruik van gedetailleerde Bouw Informatie Modellen (BIM) en Artifical Intelligence (AI) wordt inzicht verkregen in de werkelijke staat en verduurzamingsmogelijkheden van individuele gebouwen, zoals gebruikte materialen, zoninval en glasoppervlak. Door bewoners hierbij nadrukkelijk te betrekken en te laten participeren, wordt vertrouwen en draagvlak bevorderd en de onderliggende data door de gebruikers geverifieerd en aangevuld.
‹ Ga terug
Lees verder ›
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
13
Terug naar totaaloverzicht
Toelichting per beheeraspect Toelichting afwijking geld: Oranje heeft betrekking op het feit dat de Digitaliseringsagenda de periode 2022-2023 bestrijkt. Hierdoor valt 2024 buiten de huidige periode van de Digitaliseringsagenda. Het vinden van de toegezegde dekking voor de financiële middelen voor 2024 staat voor komende Stuurgroep Datastrategie (13 juni) op de agenda.
‹ Ga terug
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
14
Terug naar totaaloverzicht
Forza MOR Kwaliteit
Tijd
Geld
Risico’s
Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk Aandacht/maatregelen noodzakelijk
Lees verder ›
Situatie vorige rapportage:
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
15
Terug naar totaaloverzicht
Algemeen Doel/omschrijving programma:
Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik:
Het programma Forza MOR heeft als doel om de dienstverlengingsketen Meldingen Openbare Ruimte te verbeteren. Dat houdt in dat er verbeterde en nieuwe dienstverleningsconcepten worden ontwikkeld voor de Rotterdammer die zaken in de openbare ruimte wil melden en oplossen. Evenals de wijze waarop de verschillende afdelingen van Stadsbeheer (SB) dit als een keten kunnen uitvoeren.
MeldR voor het doen van meldingen Het beheer en onderhoud van de MeldR applicaties bleek niet up to date te zijn met als gevolg dat de afgelopen periode veel inzet is gepleegd aan het stabiel en actueel krijgen van MeldR. Dit is namelijk rand voorwaardelijk om de verbetering van de dienstverleningsketen rond meldingen openbare ruimte te realiseren.
Het programma zet niet alleen in op techniek, maar ook op de verandering van mens en organisatie. Naast de gefaseerde vervanging van het Meldingen Systeem Buitenruimte is er aandacht voor uniformering en vastlegging van processen, de organisatorische veranderingen en voor het opleiden en begeleiden van eindgebruikers. Deze samenhang vormt de aanpak van het programma.
Mid-Office voor meer regie en coördinatie van meldingen Het behandelen van meldingen blijft mensenwerk en om de uitvoering zo effectief mogelijk in te zetten, is er een mid–office ingericht met als doel om de regie en coördinatie van meldingen te verbeteren. De mid-office is een organisatorische interventie en bestaat uit een groep medewerkers die het integraal en wijkgericht behandelen van meldingen binnen Stadsbeheer moet bevorderen. Daar waar het procesmatig en technisch mogelijk is, worden meldingen direct door de uitvoering opgepakt en in geval een melding over meerdere Stadsbeheer-disciplines heengaat, zorgt de mid-office voor de regie en coördinatie van deze meldingen. De komende periode wordt gewerkt aan het installeren en opleiden van de medewerkers evenals het ondersteunen van de mid-office door middel van techniek. De formatie is gevonden binnen de huidige formatie van Stadsbeheer door onder meer medewerkers te (her)positioneren.
‹ Ga terug
Lees verder ›
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
16
Terug naar totaaloverzicht
FixeR voor het behandelen van meldingen De contouren van het nieuwe behandelsysteem voor de Stadsbeheer professionals zijn zichtbaar. Nadat we samen met de afdeling Inzameling de basis hebben ontworpen, hebben we een uitstapje gemaakt naar de afdeling Begraven en Cremeren om het daar verder te ontwikkelen. Deze afdeling was nog helemaal niet aangesloten op de digitale keten Meldingen Openbare Ruimte, maar verwerkte alle binnengekomen meldingen vanaf papier. Voor ons een heel interessante proeftuin. We konden namelijk met een beperkt team van betrokkenen, in een overzichtelijke, letterlijk omheinde, omgeving met een te overzien hoeveelheid meldingen aan de slag. We gaven de totale dienstverleningsketen van 1.) meldingen ontvangen, 2.) deze beoordelen en eventueel verduidelijken/verrijken, 3) uitzetten naar de juiste medewerkers, door hen laten afhandelen en het reageren naar de melder vormgeven via een nieuwe set functionaliteiten/ applicaties. Deze hebben we ontworpen en getest met de betrokken medewerkers. In juni gaan we deze onlinedienstverlening uitrollen en daarmee is het eerste proces en afdeling die de nieuwe MOR tools in gebruik heeft een feit. De geleerde lessen passen we toe bij het verbeteren en ontsluiten van de volgende processen en van afdelingen. Het volgende proces is al in beeld.
De komende tijd gaan we aan de slag met het ondersteunen van de dienst verlening aan Containeradoptanten en passen de tools wederom op maat aan.
‹ Ga terug
Lees verder ›
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
17
Terug naar totaaloverzicht
Toelichting per beheeraspect Toelichting risico’s: Een van de speerpunten van het programma ForzaMOR is een nauwere samenwerking tussen SB en IIFO (Informatievoorziening, Innovatie, Facilitair en Ondersteuning) waarin de opgave centraal staat en er gedeeld eigenaarschap is. Dit gedeelde eigenaarschap vertaalt zich in een werkwijze waarin nieuwe producten en diensten gezamenlijk ontwikkeld en beheerd worden. We zijn aan het onderzoeken of het mogelijk is om software die common ground ontwikkeld is (dat wil zeggen volgens een aantal moderne architectuur- en ontwikkelprincipes, waar de gemeente zich aan gecommitteerd heeft) onderhouden kan worden door IIFO. De benodigde ICT-capaciteit, voor zowel de nieuwe ontwikkeling als het beheer, kan niet geleverd worden door IIFO waardoor we genoodzaakt zijn om deze kennis en kunde extern te verkrijgen. Hierdoor ontbreekt er een verankering van deze nieuwe manier van ontwikkelen binnen de organisatie. Daarnaast komt het speerpunt samenwerken onder druk te staan; in de praktijk betekent het dat Stadsbeheer aan het pionieren is met een nieuwe manier van ontwikkelen waar de ICT-organisatie (nu nog) niet op kan aanhaken.
‹ Ga terug
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
18
Terug naar totaaloverzicht
GREAT Kwaliteit
Tijd
Geld
Risico’s
Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk Aandacht/maatregelen noodzakelijk
Lees verder ›
Situatie vorige rapportage:
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
19
Terug naar totaaloverzicht
Algemeen Doel/omschrijving project: De implementatie van een nieuw, toekomstbestendig en gebruiksvriendelijk standaardsysteem in de cloud voor de concernadministratie en de ondersteunende financiën en inkoopprocessen. GREAT is een groot en complex project met impact door de hele gemeente. Het gaat namelijk over zowel het vervangen van een ICT-systeem, als over concern brede uitvoerings- en procesvragen.
Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik:
De implementatie in de organisatie gaat in de huidige fase vooral over het informeren over wat er wanneer gaat gebeuren, welke impact dit heeft en wat er van de verschillende clusters en medewerkers gevraagd wordt. Er zijn zo’n 6500 gebruikers van de systemen en 1100 leidinggevenden met collega’s in hun team die een van de systemen gebruiken. In deze fase gaat de communicatie met name nog over de algemene ontwikkelingen. Vanaf deze periode kunnen we steeds specifieker communiceren over de impact per gebruiker. Tot slot is, nu het Rotterdamse systeem steeds duidelijker wordt, gestart met het maken van het opleidingsmateriaal voor trainers, testers en eindgebruikers. Het zwaartepunt van de trainingen zal liggen in november en december 2023. Hierbij zoeken we, samen met clusters, naar mogelijkheden die de impact op het reguliere werk zo klein mogelijk te houden.
Het project is in de periode februari tot mei in een andere fase gekomen. De technische vertaling van het ‘wat willen we bereiken’ naar ‘hoe gaan we dat doen’ is bijna geheel afgerond. Daarmee is de focus verschoven naar enerzijds het daadwerkelijk bouwen van het ‘Rotterdamse systeem’ en anderzijds de implementatie van dit systeem in de organisatie. Het bouwen bestaat uit twee delen: 1. het inrichten van de standaard software en 2. het bouwen van het maatwerk. Dit verschilt sterk in complexiteit en daarmee ook in snelheid waarmee stukken software gereed zijn. Hier wordt strak op gestuurd door middel van een breed gedragen planning. Het is de verwachting dat het bouwen 1 september 2023 klaar is. Daarna volgt het testen, de training en de overgang naar het nieuwe systeem per 1 januari 2024.
‹ Ga terug
Lees verder ›
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
20
Terug naar totaaloverzicht
Toelichting per beheeraspect Toelichting kwaliteit: De beoogde functionaliteit is duidelijk, deze is ook vastgelegd in zogenaamde functionele ontwerpen. Die worden op dit moment gebouwd. Het projectteam heeft een aantal wisselingen ondergaan en er is op verschillende posities versterking gekomen. Goed personeel vinden, houden en niet overbelasten, blijft wel een uitdaging. Dit geldt zeker voor een aantal functies waar hele specifieke kennis en ervaring voor nodig is. De start van de brede communicatie heeft een goed bereik. De webinar was een van de best bekeken webinars met ruim 1100 live kijkers. En dit is nog los van de groepen die hebben gekeken en de collega’s die het terug hebben gekeken. Daarnaast merken we aan de vragen vanuit de verschillende teams en gebruikers dat de boodschap overkomt. Tegelijkertijd zien we no-shows bij bijeenkomsten en ‘zorgen’ die wel geuit worden maar niet concreet worden gemaakt. We moeten dus constant in de gaten houden of we daadwerkelijk iedereen bereiken en ‘verstaan’.
Toelichting afwijking geld: In de afgelopen periode zijn er beperkte meerkosten gekomen op de functionaliteit, dit is in lijn met de verwachting aangezien er geen grote wijzigingen meer zijn in de functionaliteit.
is om het project succesvol te maken. Zij hebben daarom voor extra dekking gezorgd voor het bouwen van Rotterdam specifiek maatwerk. Er zijn op dit moment geen openstaande inhoudelijke vraagstukken en er is dekking voor wat nu in scope is. Tegelijkertijd zijn er diverse risico’s en zit er enerzijds spanning op het meenemen van collega’s en anderzijds het sturen op de kosten voor interne uren. Voor beiden geldt dat wanneer het niet lukt hier voldoende op te sturen er financiële consequenties zijn.
Toelichting tijd: Er is een breed gedragen planning, die gaat uit van een livegang op 1 januari 2024.Hierbij ronden we alle activiteiten voor 2023 af in het huidige systeem en starten alle activiteiten voor 2024 op in het nieuwe systeem. Dit gaat gefaseerd, er is dus niet een overgang van één dag. Op deze planning zit spanning en er zijn risico’s, maar op dit moment maakt dat een ander live-gang moment niet nodig. Een ander moment zal ook weer nadelen hebben. Denk hierbij aan een gebroken boekjaar en kosten voor uitloop. Ook dan zal er spanning komen op bepaalde activiteiten en sleutelfuncties. Eén van de verschillen ten opzichte van de vorige planning is dat er geen ‘loze’ maanden meer zijn die kunnen worden ingezet voor uitloopt. Daar staat tegenover dat de periode tot live-gang ook korter is geworden.
Daarnaast zijn de gemeente en het consortium het eens geworden over een sponsoraanbod vanuit Oracle. Doordat Rotterdam als eerste publieke organisatie in de Oracle Cloud gaat heeft Oracle gekeken wat er extra mogelijk
‹ Ga terug
Lees verder ›
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
21
Terug naar totaaloverzicht
Toelichting afwijking risico’s: De reden dat risico’s oranje zijn, is dat er een aantal flinke risico’s zijn, maar dat die op dit moment niet tot afwijking ten opzichte van de kaders leiden. Kort gezegd: als alles loopt zoals nu helder is, halen we de beoogde kwaliteit binnen de gestelde tijd en het budget. Tegelijkertijd is het bij projecten als deze te verwachten dat niet alles loopt zoals verwacht. De belangrijkste risico’s, inclusief maatregelen, zijn:
Tijd Uitval en onvoldoende personele capaciteit, tegenvallers in het bouwen of de opgeleverde functionaliteit, te beperkte betrokkenheid en beschikbaarheid voor het opleiden de eindgebruikers verhogen de druk op de planning. Deze risico’s zijn voor dit soort projecten niet uitzonderlijk en veel van deze risico’s zijn, afhankelijk van het moment en de oorzaak en grootte, nog op te vangen in de planning. Dit kan leiden tot aanpassingen in delen van het project, maar het is niet de verwachting dat deze de live-gang zullen blokkeren. Op de planning wordt strak gestuurd.
Kwaliteit Op dit moment is er consensus over wat er gebouwd moet worden. De uitkomst hiervan is alleen nog niet beschikbaar, er is nog geen product. Daarmee is de controle op de kwaliteit van het eindproduct beperkt mogelijk. Er komt steeds meer functionaliteit beschikbaar en 1 september moet alles gebouwd zijn. Tot die tijd voeren we alle systeem- en functionaliteitstesten uit die mogelijk zijn, vanaf september gaan we ook overige testen uitvoeren. Geld Uit de testperiode kunnen extra werkzaamheden komen. Deels zijn die voorzien, deels kunnen die ook tot extra kosten leiden. De verwachting is dat dit niet om substantiële bedragen gaat. De interne uren van Rotterdam lopen ook op, net als kosten voor verandermanagement. Het is de verwachting dat hier dekking voor te vinden is, in ieder geval vinden wij het meenemen van collega’s dusdanig belangrijk dat we hier niet een stop op zetten.
‹ Ga terug
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
22
Terug naar totaaloverzicht
RAVE (Rotterdamse Aanpak Vervanging e-Suite) Kwaliteit
Tijd
Geld
Risico’s
Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk Aandacht/maatregelen noodzakelijk
Lees verder ›
Situatie vorige rapportage:
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
23
Terug naar totaaloverzicht
Algemeen Doel/omschrijving programma: Aanleiding In 2017 is het huidige zaaksysteem, e-Suite – leverancier Atos, in gebruik genomen. Het uitgangspunt destijds was dat gemeente Rotterdam van allerlei maatwerk overstapte naar één generiek systeem. Inmiddels werken veel afdelingen en alle clusters met dit systeem en worden er ongeveer 170 processen met ongeveer evenveel ingerichte zaaktypen in de e-Suite ondersteund. De e-Suite is nog constant in ontwikkeling en breidt nog steeds uit binnen de gemeente Rotterdam. Een andere belangrijke ontwikkeling is dat de huidige samenleving een transparantere overheid met een klantgerichtere dienstverlening verwacht, waarin burger en bedrijf actief participeren. Om deze uitdaging aan te kunnen is open, flexibele en betaalbare IT nodig. De Common Ground beweging vanuit de Vereniging van Nederlandse Gemeenten biedt de informatiekundige visie op de moderne IT. Hierin passen begrippen als een open, gelaagde architectuur, “open source software” en “IT on demand uit de cloud”. Dit heeft geleid tot het besluit voor de vervanging van de e-Suite.
Doel Het doel van het programma is samengevat in de volgende zin; “De ingebruikname, door de gebruikers- en beheerders organisatie, van het nieuwe zaakplatform… …dat snel en soepel inspeelt op actuele behoefte van de burger en de organisatie, waarbij; de overgang functioneel en technisch soepel verloopt de huidige functionaliteit minimaal gewaarborgd blijft leverancier onafhankelijkheid maximaal ondersteund is.”
. . .
‹ Ga terug
Lees verder ›
Resultaat Het beoogde resultaat van dit programma is de implementatie van een nieuw zaakplatform gebaseerd op Common Ground dat in ieder geval de huidige e-Suite vervangt in haar functionaliteiten. Implementeren betreft het in gebruik nemen van een nieuw zaakplatform met verschillende componenten, techniek en functionaliteit. De componenten zijn hetzij ontwikkeld in opdracht van Dimpact, danwel elders. Het programma draagt zorg voor het testen, accepteren en de ingebruikname van de componenten door de bestaande beheer- en gebruikersgroepen. De huidige gewenste functionaliteiten zijn minimaal mogelijk geborgd in het nieuwe platform. Daar waar aanvullende functionaliteiten, die bovenop de huidige situatie van de e-Suite komen, zijn inbegrepen in de nieuw ontwikkelde componenten zullen deze in de implementatie meegenomen worden. Dit is mits deze functionaliteiten volgens de Common Ground principes zijn ontwikkeld, binnen de scope van het programma vallen en ook daadwerkelijk een positieve business case hebben. Waar nodig wordt dit besluit in de stuurgroep genomen. Het programma draagt zorg voor de implementatie van de processen (nu 169) die op het moment van de start van de transitie in de e-Suite zijn opgenomen. Daar waar nieuwe processen moeten worden toegevoegd zal het programma i.s.m.
het Expertisecentrum Zaakgewijs Werken (EZW) bepalen in welk systeem het betreffende proces moet worden opgenomen. Het platform, inclusief alle daarbij horende koppelingen en ingerichte processen, zal worden opgeleverd aan de bestaande lijnorganisatie, zijnde EZW. Tijdens de ontwikkelingen wordt de klantorganisatie meegenomen om de techniek zo goed mogelijk aan te laten sluiten op gewenste dienstverleningsniveaus. Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
24
Terug naar totaaloverzicht
Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik: In de afgelopen periode heeft RAVE, na goedkeuring van de stuurgroep, haar inzet gericht op het neerzetten van een ketenomgeving waarin het zaakafhandelcomponent van Ritense beproeft kan worden door gemeente Rotterdam. Deze beproeving komt op een later moment mooi samen met de lijn van Beyond23.Dit is de programmanaam van Dimpact, de vereniging waar Rotterdam lid van is en waar Rotterdam haar zaaksysteem bij afneemt. Hierin ronden zij het onderzoek en advies over strategie, vervolgstappen enpositionering van de doorontwikkeling en uitbreiding van PodiumD zaak voor de specifieke processen af. PodiumD zaak is de nieuwe productnaam van Dimpact voor het zaakafhandeldeel van de huidige eSuite. Daarnaast hebben we de samenwerking met het Beyond23-programma omgebogen naar een directere input om te komen tot een platform ter vervanging van de e-Suite. RAVE-programmaleden denken nu proactief mee in de architectuur, strategie, integratie en toekomstgerichtheid van de verschillende componenten en het platform als geheel. Het technisch opleveren van de keten, nodig voor de omzetting van de aanvraagformulieren (door Dimpact als productnaam PodiumD-formulieren genoemd), wordt naar verwachting en conform planning in Q2 2023 afgerond.
Inmiddels is het implementatie deel van de omzetting gestart en voorzien we dat we in Q3 2023 de eerste aanvraagformulieren ook daadwerkelijk omzetten.
‹ Ga terug
Lees verder ›
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
25
Terug naar totaaloverzicht
Toelichting per beheeraspect Toelichting afwijking geld: De ambtelijke organisatie zoekt nog naar dekking voor de periode 2024 - 2027. Ook de bezuinigingen en de krapte op de arbeidsmarkt kunnen een negatieve uitwerking hebben op de beschikbare en noodzakelijke financiële middelen.
Toelichting afwijking risico’s: Hoewel er een aantal risico’s qua kans en impact kleiner zijn geworden, denk aan een betere planning vanuit de leverancier, een sterkere focus op productrealisatie conform visie en een sterkere rolerkenning en rolacceptatie, blijven er met name risico’s over op het gebied van functionaliteiten. Krijgen we nog steeds wat we nodig hebben om de eSuite te vervangen met gelijkblijvende functionaliteit en is er voldoende tijd en geld om dit te realiseren? De komende periode zal vanuit het programma dan ook gestuurd worden op een reductie van deze risico’s in kans en impact.
‹ Ga terug
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
26
Terug naar totaaloverzicht
Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) Kwaliteit
Tijd
Geld
Risico’s
Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk Aandacht/maatregelen noodzakelijk
Lees verder ›
Situatie vorige rapportage:
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
27
Terug naar totaaloverzicht
Algemeen Doel/omschrijving programma:
. De hernieuwde versie van het IAM-platform voor medewerkers is in april 2023 live gegaan, in Q2 zullen aanvullende functionaliteiten aan het platform worden toegevoegd. Met het IAM-platform kan Rol Gebaseerde Toegang voor een cluster worden ingericht, waardoor er in de nabije toekomst beter aan de security en privacy eisen voldaan kan worden. Hierbij gaat het om wie toegang heeft tot welke data en applicaties. Voor de inrichting van Rol Gebaseerde toegang, is inzet van vooral de clusters benodigd. Het cluster Informatie, Innovatievoorziening, Facilitair en Onderzoek (IIFO) ondersteunt om het technische IAM-platform te vullen. Er loopt een pilot met het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling om dit mogelijk te maken en om als voorbeeld voor de overige clusters te dienen.
Om ervoor te zorgen dat medewerkers, burgers en bedrijven flexibel, digitaal en met de juiste competenties kunnen (samen)werken en informatie met elkaar kunnen delen, en om te kunnen voorzien in de digitale ambities van de clusters, is een toekomst vaste en schaalbare IT-infrastructuur nodig. Hierin wordt gefaciliteerd door het programma Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) om die veranderingen teweeg te brengen via een viertal projectsporen op het gebied van toegang tot systemen, de digitale werkomgeving, de integratie van data en werkomgevingen en de IT infrastructuur. Uiteindelijk zullen zowel medewerkers van gemeente Rotterdam als burgers, bedrijven en ketenpartners hiervan profiteren.
Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik: Hierbij de actuele ontwikkelingen en vooruitblik van de 4 RDI projectsporen van het programma in volgorde van de Pyramidelagen:
.
Identity Accesmanagement (IAM): Het IAM-platform voor burgers/bedrijven is begin november in productie gegaan en zijn nieuwe applicaties, zoals R’dam-pas en scholingsfonds, via de nieuwe beveiligde technologie aangesloten. De applicaties die via de oude technologie zijn aangesloten zullen in het tweede kwartaal van 2023 worden gemigreerd naar het nieuwe platform IAM voor burgers/bedrijven. Hiermee is de technische voorziening gereed en werkend gerealiseerd, waarmee burgers en bedrijven via Digi-D en E-herkenning zaken kunnen aanvragen, waarbij de toegang voldoet aan de aangescherpte security eisen en wet- & regelgeving.
‹ Ga terug
Lees verder ›
Doorontwikkeling Werkomgeving (DWO): De deelprojecten/restpunten van de doorontwikkeling DWO worden onder regie van het programma RDI ten uitvoer gebracht. De medewerkers van Rotterdam hebben in de laatste maanden een aantal veranderingen gemerkt m.b.t. hun digitale werkplek en die veranderingen zullen zij ook nog merken in de komende maanden. Dit om het “Anders Werken” en de nieuwe behoefte in het digitale (samen)werken nog beter te kunnen ondersteunen. In Q1 2023 is er tempo gemaakt met het migreren van de mailboxen naar Exchange Online. Bij het overgrote deel van de gebruikers ging de mailmigratie probleemloos, specifieke mailgebruikers ondervonden hinder na de migratie, om dit probleem op te lossen is de migratie tijdelijk stilgelegd. Er wordt een extra component aan de mail infrastructuur toegevoegd, zodat de migratie In de loop van Q2 2023 vervolgd kan worden. De migratie zal vanwege de grote hoeveelheid mailboxen en de omvang daarvan een doorlooptijd van c.a. 1-1,5 jaar bedragen De afgelopen periode zijn niet alleen de gebruikers, maar ook de applicaties omgezet naar de Multi Factor Authenticatie oplossing via de Authenticator van Microsoft.
.
.
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
28
Terug naar totaaloverzicht
. Inmiddels zijn bijna alle medewerkers voorzien van een Laptop van de .
Toekomst. Aan het einde v an Q2 2023 verwachten we dat alle medewerkers een Laptop van de Toekomst in het bezit hebben. Het streven was om de medewerkers in Q4 van 2022 over te zetten naar de Rotterdamse werkplek-hub via de technologie van VMWare: een online portaal dat toegang biedt tot vrijwel alle programma’s waarmee de medewerker werkt. Door samenhang van de diverse technologische ontwikkelingen is besloten om het moment van migratie uit te stellen tot medio 2023. De verwachting is dat we na uitvoeren van een succesvolle pilot met een groep medewerkers, dit vanaf eind Q2 gaan uitvoeren. Alle collega’s loggen vanaf dan niet meer in via Citrix maar via het portaal van VMWare.
Alle bovenstaande genoemde functionaliteiten geven de medewerkers een optimale nieuwe werkplek om tijd en plaats onafhankelijke manier te kunnen werken. Omdat het aantal veranderingen omvangrijk is, wordt de communicatie naar de gebruiker centraal ingevuld.
. De architectuur principes en use-cases voor het integratiemiddel Internet of Things (IoT) gateway zijn inmiddels uitgewerkt. Dit is een integratie middel dat de diverse sensoren en IoT-modules met applicaties verbindt. Op dit moment wordt er gewerkt aan een advies waarin wordt aangegeven of de noodzaak bestaat om een IoT gateway op korte termijn centraal in te zetten.
.
Datacenter (DC): Onderzoek heeft uitgewezen dat het eerdere gekozen scenario van een migratie naar de cloud praktisch onhaalbaar is in de Nederlandse markt, hierdoor is na consultatie van Gartner het scenario gewijzigd. Het project is bezig met de voorbereiding van de aanbesteding van een mantelovereenkomst voor adviseur/migratie partner naar de gewenste cloudoplossing om de migratie te realiseren.
.
De noodzaak voor het traject ligt in het aflopende contract van één van de eigen fysieke datacenters in de stad.
.
Hybride Integratie Platform (HIP): Het hybride integratie platform zal bestaan uit meerdere integratiemiddelen welke tezamen het HIP vormen. Het meest gevraagde integratiemiddel is de API-ESB gateway. Dit middel wordt onder andere gebruikt voor het koppelen van GREAT. Zowel de clusters als partners van gemeente Rotterdam kunnen dan koppelen met andere applicaties en systemen en data op een veilige eenvoudige manier met elkaar delen. De API-ESB gateway is inmiddels in productie. Hiermee is ook een praktische invulling van de common ground principes gegeven.
‹ Ga terug
Lees verder ›
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
29
Terug naar totaaloverzicht
Toelichting per beheeraspect Toelichting geld: Vanuit BusinessCase Anders Werken is er 1,5 miljoen aan het programma toegevoegd, hiermee is het eerdere tekort in de prognose van 2023 opgelost. In juli van dit jaar worden de prognoses opnieuw tegen het licht gehouden voor de halfjaarlijkse ijking.
‹ Ga terug
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
30
Terug naar totaaloverzicht
Sorga Kwaliteit
Tijd
Geld
Risico’s
Bijsturing is niet noodzakelijk Bijsturing nog mogelijk Aandacht/maatregelen noodzakelijk
Lees verder ›
Situatie vorige rapportage:
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
31
Terug naar totaaloverzicht
Algemeen Doel/omschrijving programma:
Relevante actuele ontwikkelingen en korte vooruitblik:
Eind 2019 heeft de Algemene Deelnemers Vergadering van Wigo4it besloten om de G4-samenwerking (grootste vier gemeenten: Amsterdam, Den Haag, Utrecht en Rotterdam) op het gebied van de IT-dienstverlening voor de domeinen Klantinteractie, Werk en Zorg te stoppen. Van de huidige drie gebruikers van Socrates Zorg hebben Utrecht en Den Haag aangegeven niet verder te gaan met Wigo4it. Rotterdam heeft het besluit genomen wel door te gaan met de verdere ontwikkeling van de applicatie Sorga, het overnemen van de applicatie en het ondersteunende ontwikkelteam.
Op 8 februari 2023 zijn de productgroepen Hulpmiddelen Koop en PGB (persoonsgebonden budget) succesvol geïmplementeerd. Vervolgens is de laatste productgroep, WMO-maatwerkvoorzieningen (Wet maatschappelijke ondersteuning), geïmplementeerd op 19 april 2023. Na deze implementatie wordt er niet meer gewerkt in de applicatie Socrates Zorg en zijn alle productgroepen over gegaan.
Om dit te kunnen realiseren is het Programma Sorga in het leven geroepen. Vanuit het programma richten wij ons op: 1. De transitie van W4 (WiGo4It) naar G1 Rotterdam: - Personeel (HR) - Technische transitie Sorga in Rotterdam (IIFO) - Juridische borging (JD/HR) - Financiën - Communicatie 2. Ontvlechten en doorontwikkelen van Sorga 3. Ontwikkelen Inkoop WMO module 4. Implementatie Sorga in Rotterdam
‹ Ga terug
Lees verder ›
De omzetting van de door Wigo4it gebouwde applicatie Sorga naar Gemeente Rotterdam vond plaats op 1 en 2 juni 2023 Daarna wordt overgegaan tot afronden en overdragen van het programma aan de lijnorganisatie. De volgende MIP zal hiermee de laatste zijn waarin het programma Sorga is opgenomen.
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
32
Terug naar totaaloverzicht
Toelichting per beheeraspect Toelichting afwijking kwaliteit: Er zijn nog een aantal restpunten vanuit het programma welke verder opgepakt dienen te worden. Hierdoor werkt de nieuwe IT-keten nog niet optimaal.
Toelichting afwijking geld: Maandelijks worden de financiële prognoses bijgewerkt. Omdat het programma initieel niet door zou lopen in 2023 is er als zodanig geen budget gereserveerd voor 2023. Er vinden gesprekken plaats met de lijn over financiering.
Toelichting afwijking tijd: Door samenloop van het programma ontvlechting Socrates Zorg en programma nieuwe inkoop Jeugdzorg was het noodzakelijk om extern ingehuurde medewerkers te schuiven. Dit heeft ervoor gezorgd dat de ontwikkelsnelheid aan de kant van het programma ontvlechting Socrates zorg omlaag is gegaan. Dit effect is zoals eerder voorspeld niet ingelopen waardoor de omzetting van de laatste productgroep is verschoven naar april 2023. De laatste mijlpaal, de omzetting van de applicatie Sorga van Wigo4it naar Gemeente Rotterdam, is inmiddels behaald. Het programma wordt op 30 juni afgerond, mogelijke werkzaamheden rondom de overdacht vinden mogelijk nog in juli plaats.
Toelichting afwijking risico’s: Het programmateam heeft de risico’s en impact van doorgaan volgens de huidige koers in kaart gebracht. Er bestaan veel afhankelijkheden tussen de lijnorganisatie en het programma. De overdracht van het programma naar de lijnorganisatie moet goed worden geregeld, dit wordt momenteel opgetuigd maar behoeft nog enige aandacht.
‹ Ga terug
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
33
Terug naar totaaloverzicht
Colofon Foto credits: Joep Boute
Monitor ICT Projecten | Februari 2023 t/m mei 2023
34