[23bb006266] Collegebrief over Monitor ICT-projecten MIP 2023-01

Gemeente Rotterdam

Bestuurs- en Concernondersteuning Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Yuri Pol Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk: M2307-1945 23b0007500 Onderwerp: Monitor ICT-projecten MIP 202301 Datum: B&W 26 september 2023

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Uw raad ontvangt drie keer per jaar de onafhankelijke toetsing van de meest omvangrijke en risicovolle ICT-programma's en -projecten van de gemeente Rotterdam. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: In 2011 heeft het college van B&W besloten de monitoring van omvangrijke ICTprojecten te borgen via de MIP. Toelichting: Voor u ligt de Monitor ICT Projecten (MIP) over de periode februari-mei 2023. Doelstelling van de monitor is het beperken van risico's verbonden aan de uitvoering van omvangrijke ICT-programma's/-projecten. Aan de hand van vastgestelde criteria is bepaald welke programma's en projecten in de monitor worden opgenomen. De door de programma-/projectmanager opgestelde informatie is getoetst door Directie Middelen en Control (DMC). Het hieruit volgende integrale oordeel is zowel ambtelijk als bestuurlijk afgestemd. De monitor over deze periode bevat acht programma's/projecten. In de rapportage is een overzicht van de status van de beheeraspecten planning, geld, risico's en kwaliteit te vinden en per project/programma het volgende opgenomen: doel, omschrijving, een toelichting op de stand van zaken en de afwijkingen door de programma-/projectmanager. GREAT - huidige status

Begin augustus zijn we door de opdrachtnemer verrast dat 1 september niet gehaald. wordt. Tot die tijd kregen we alleen maar goede voortgangsberichten over het project. Een belangrijke mijlpaal binnen het project was de datum van 1 september 2023. Op die datum zou het systeemtechnisch opgeleverd zijn. In de periode daarna zouden het testen, trainen en de overgang naar het nieuwe systeem volgen. Het huidige beeld wijkt sterk af van het beeld bij het opstellen van de MIP die voorligt over de periode februari - mei 2023. Hierin wordt wel gesproken over de verschillende

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/3 26 september 2023 M2307-1945

bekende risico's. Het risico dat Rotterdam niet op tijd de juiste informatie ontvangt heeft uiteindelijk deze nieuwe status veroorzaakt. De ontstane uitloop is voor een groot deel te wijten aan dat er onvoldoende snelheid is gemaakt in het project. Oorzaak daarvan is dat het maatwerk complexer is dan in eerste instantie ingeschat door de implementatiepartner. Daarbij is er onvoldoende accuraat gerapporteerd over de status van het project en de status van het behalen van de mijlpalen. Tot halverwege juli zijn er gesprekken geweest op diverse niveaus, waaronder ambtelijk opdrachtgever/opdrachtnemer en zijn deze signalen niet naar voren gekomen. In de vakantieperiode is op doorvragen van Rotterdam gebleken dat er op een substantiële hoeveelheid onderdelen (meer) vertraging zat dan eerder gerapporteerd. De gemeente en opdrachtnemer zijn in gesprek over de gevolgen van het niet behalen van de mijlpaal. Naast financiële consequenties kan dit gevolgen hebben voor de datum van de live-gang. In de MIP die op dit moment wordt opgesteld (voor de periode tot oktober) wordt gerapporteerd over de status en de consequenties van de vertraging in het project. Vooruitlopend daarop wordt u geinformeerd over de nieuwe afspraken zodra deze zijn vastgesteld in de stuurgroep GREAT. Mutaties t.o.v.

vorige rapportage De programma's DWARSS en GERS zijn per 31 december 2022 afgerond en maken om die reden geen deel meer uit van voorliggende MIP-rapportage. Voor het programma Vervanging Handhavingssystemen wordt nog altijd gewerkt aan een projectaanpak inclusief nieuw budget en een nieuwe planning voor het nieuw te starten project. Omdat er verder geen relevante actuele ontwikkelingen zijn geweest gedurende de afgelopen rapportageperiode maakt het programma geen deel uit van MIP 2023-01. De gesprekken met de leverancier van het systeem m.b.t. de vaststellingsovereenkomst hebben tot op heden nog niet tot een voor beide partijen bevredigend resultaat geleid. Medio juni heeft de wethouder de commissie BOFV per brief over de stand van zaken geinformeerd. Overzicht Oordeel Directie Middelen en Control en voortgang t.o.v. vorige rapportageperiode Project / Programma

Tijd

, , to.v. vorige Verantwoordelijke Geld RIsico's K Kwaliteit yp wethouder ei.

Adidas

R

R

0

Data Gedreven Werken (DGW) Digitale stad Forza MOR GREAT RAVE

G G G G G G

G

G G 0 0 0 G 0

Rotterdamse Digitale Infrastructuur (ROI Sorga G= Bijsturing is niet noodzakelijk. O= Bijsturing nog mogelijk.

R = Aandacht/maatregelen noodzakelijk.

0

0 G

0 0 G R

G G G G G G G 0

l =

T.B. Versnel M.JW Struijvenberg MJW Struijvenberg V.P.G. Karremans M.J. W Struijvenberg M.JW Struijvenberg M.J. W Struijvenberg R. Buijt

Blad: Datum: Onskenmerk:

3/3 26 september 2023 M2307-1945

Wijzigingen in opzet rapportage Op 8 juni jl. is de commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid (BOFV) schriftelijk op de hoogte gebracht van diverse wijzigingen die met ingang van MIP 202302 (over de periode juni tot en met september) worden doorgevoerd (zie wethoudersbrief 23bb002922). Een toelichting hierop heeft plaatsgevonden tijdens de vergadering van de commissie BOFV van 6 april 2023. In de eerstvolgende rapportage worden onder meer financiële en planningsgegevens opgenomen en een terugblik op de situatie ten tijde van de vorige rapportage toegevoegd. Frequentie van de rapportage De meest opvallende wijziging heeft betrekking op de cadans van de MIP. De rapportage wordt met ingang van 2024 twee keer per kalenderjaar (zes-maandelijks) samengesteld. Concreet betekent dit dat in mei/juni de rapportage over de periode oktober 2023 tot en met maart 2024 verschijnt. Indien hier aanleiding voor is, bijvoorbeeld bij grote (tussentijdse) mutaties in MIP-programma's/-projecten, wordt de commissie BOFV hierover tussentijds geinformeerd. In geval van tussentijdse vragen over een programma/project kan worden afgestemd met de verantwoordelijk wethouder. Toelichting per programma/project Zie hiervoor de bijlage MIP 2023-01. Financiële en juridische consequenties/aspecten: N.v.t.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam, cretaris, 't,,

ozen