[23bb005856] Wethoudersbrief Struijvenberg over voortgangsrapportage Jaarrekeningproces 2023

Concern Auditing Middelen en Control Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 1130 3000 BC Rotterdam Internet: www.rotterdam.nl

Aan de commissie Onderzoek van de Rekening

Van: Ronald Janssen E-mail: bbo@rotterdam.nl Ons kenmerk: M2309-425 - 23bo007239 Bijlage(n): 1 Onderwerp: Voortgangsrapportage Jaarrekeningproces 2023 Datum: 13 september 2023

Beste commissieleden, Op 27 juni 2023 heeft u ingestemd met de Startnotitie jaarrekeningproces 2023. Volgens de uitgangspunten van deze startnotitie wordt u op vaste momenten (september, november, januari & maart) voorzien van actuele informatie over de voortgang en eventuele inhoudelijke bevindingen vanuit de controle. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is de rapportage gewijzigd en worden de bevindingen voor getrouwheid en voor rechtmatigheid apart van elkaar weergegeven. De informatiewaarde voor u als COR blijft gelijk. De rapportage is zoals gebruikelijk ingedeeld naar de 15 financieel kritieke processen die in Rotterdam worden gehanteerd. In de rapportage worden majeure afwijkingen in de voortgang van de controle en majeure inhoudelijke bevindingen naar aanleiding van de controle aangegeven en toegelicht. In lijn met deze uitgangspunten bied ik u hierbij de eerste voortgangsrapportage aan. Deze rapportage heeft als peildatum 5 september 2023. De voortgangsrapportage is gebaseerd op informatie vanuit de afdeling Financial Audit en de externe accountant, PwC. Ik kijk uit naar de bespreking van deze voortgangsrapportage in uw commissie op 19 september 2023. Met vriendelijke groet,

Maarten Struijvenberg Wethouder Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Bijlage(n): 1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023

Peildatum 5 september 2023

Nieuwe opzet voortgangsrapportage n.a.v. invoering rechtmatigheidsverantwoording • Vanaf verslagjaar 2023 geeft het college middels de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening aan of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen en tellen de afzonderlijke rechtmatigheidsfouten niet meer mee in het oordeel van de accountant bij het afgeven van de controleverklaring als deze getrouw worden weergegeven. • De externe accountant beoordeelt de rechtmatigheidsverantwoording als geheel en de toelichting van de afzonderlijke bevindingen groter dan de rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering. Daarbij stelt zij vast of de verantwoording een getrouw beeld geeft • Als de verantwoordingsgrens wordt overschreden worden de rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden door het College opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

• Ongeacht de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording worden alle rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden groter dan de rapportagegrens toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering • De voortgangsrapportage blijft een gezamenlijke rapportage van de afdeling FA en PwC voor de volgende onderdelen • Voortgang van de controle voor het onderdeel getrouwheid • Getrouwheidsfouten en –onzekerheden die de verklaring kunnen raken • Overige relevante ontwikkelingen die aan de COR gemeld moeten worden m.b.t. de controle van de jaarstukken • Om de informatiepositie van de raad gelijk te houden aan voorgaande jaren en het gesprek hierover te kunnen voeren tussen college en raad, is ervoor gekozen om na het deel van de rapportage dat over de controleverklaring gaat een separate toelichting op te nemen met de door FA tussentijds geconstateerde rechtmatigheidsfouten en – onduidelijkheden. • Indeling van de processen naar getrouwheid en rechtmatigheid is nog onder voorbehoud van het landelijk beleid door o.a. de commissie BADO

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 5 september 2023

2

Inhoud Slide

Voortgang controleproces 2023

4&5

Bevindingen getrouwheid

6&7

Vergelijking voorgaand jaar Bevindingen rechtmatigheid

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 5 september 2023

8 9 & 10

3

Voortgang controleproces 2023 = realisatie ligt op planning = realisatie nagenoeg op planning = realisatie ligt niet op planning

Voortgang controle (proces)

Proces VGR sept FA

VGR nov PwC

FA

VGR mrt

VGR jan PwC

FA

PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 5 september 2023

4

Toelichting voortgang Overall Het overall beeld is dat de controle voor het grootste deel conform planning loopt, m.u.v. de controle bij de Wmo/ Jeugd. In de startnotitie jaarrekeningproces 2023, behandeld in de COR van 27 juni 2023, was nog geen datum opgenomen voor de oplevering van de jaarstukken 2023. In de afgelopen periode heeft hierover afstemming plaatsgevonden binnen de direct betrokken afdelingen en met het project GREAT. De huidige planning gaat uit van oplevering van de jaarstukken 2023 uiterlijk op dinsdag 30 april 2024 en is daarmee passend binnen de Verordening Financiën Rotterdam 2021.

Proces Wmo/ Jeugd Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) heeft eind 2022/ begin 2023 de nieuwe applicaties Sorga, bestelmodule en GIDSO in productie genomen. In afstemming met cluster MO heeft FA dit controlejaar in haar auditplanning een eerste audit op opzet opgenomen van de IT- beheerprocessen rond deze applicaties. Tot op heden heeft FA de audit niet kunnen opstarten, omdat het cluster heeft aangegeven hiervoor op dit moment geen capaciteit beschikbaar te hebben. MO zet haar capaciteit in voor het oplossen van een informatiestop. Deze informatiestop is ingezet voor het op structurele wijze mogelijk maken van het ontsluiten van bedrijfsvoeringsinformatie en het verbeteren van de datakwaliteit. Hiermee ontstaat een risico dat de gestelde deadlines voor de afronding van de controle, zowel de IT als de procescontrole, niet gehaald gaan worden. Ook is er een nog niet te kwantificeren financieel risico. De problematiek is vanuit FA en PwC in de managementmeeting in augustus besproken. Noodzakelijke acties zijn benoemd en worden door het cluster opgepakt. Er is nog geen duidelijkheid of en in welke mate deze acties tijdig afgerond zullen worden. PwC moet conform planning nog starten met de controle. Deze staat later in het jaar gepland. Op basis van de huidige inzichten is het aannemelijk dat dit op termijn ook bij PwC tot een risico in de planning kan leiden.

Proces ITGC (Clusterspecifieke systemen) De rode kleurduiding heeft betrekking op de applicaties Sorga, bestelmodule en GIDSO. Dit is reeds toegelicht bij het proces Wmo/Jeugd. Bij de overige applicaties zijn er geen bijzonderheden in de planning.

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 5 september 2023

5

Bevindingen getrouwheid / onzekerheid = geen majeure issues = reële aandachtspunten, maar sturing / monitoring lopen = majeure knelpunten, directe actie benodigd / niet herstelbaar = niet van toepassing

Proces (*)

Bevindingen (getrouwheid) VGR

VGR

VGR

sept

nov

jan

FA

PwC

FA

PwC

FA

VGR mrt PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC (*) Aanbesteden valt niet onder de getrouwheidscontrole. Overige processen zijn geheel of gedeeltelijk getrouwheid

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 5 september 2023

6

Toelichting bevindingen getrouwheid Proces A&V Uit de controle door FA blijkt dat de overlopende activa overheidsmiddelen per eind juni 2023 voor €13,4 mln te laag is verantwoord. BCO heeft besloten om de regelingen, die onderdeel zijn van de overlopende overheidsmiddelen, via een fondsproject te laten lopen en niet rechtstreeks in het grootboek te verantwoorden. Als gevolg hiervan is bij een drietal regelingen €13,4 mln (overlopende activa overheidsmiddelen) teruggeboekt naar de exploitatie maar zijn er nog geen fondsprojecten aangemaakt. Deze fout is nog herstelbaar door het aanmaken van de fondsprojecten.

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 5 september 2023

7

Vergelijking 1e Voortgangsrapportage’22 met peildatum 6 september 2022 Ten opzichte van de 1e voortgangsrapportage controlejaar 2022 is er bij 1 proces, Wmo/ Jeugd een achterstand op de voortgang van de controle. Een toelichting op de ontstane vertraging en het daarmee samenhangende risico voor de afronding van de controle is in dit rapport opgenomen op pagina 5. Evenals voorgaand controlejaar zijn er bevindingen bij de processen Administratie en Verslaglegging (A&V, pagina 6) en Aanbesteden (zie hierna, onderdeel rechtmatigheid pagina 10).

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 5 september 2023

8

Rechtmatigheid In de slides hierna wordt een toelichting gegeven op rechtmatigheidsfouten vanuit de controle door FA. Deze vormen geen onderdeel van de controleverklaring. PwC stelt tijdens de controle van de jaarstukken vast of de rechtmatigheidsverantwoording en de paragraaf bedrijfsvoering een getrouw beeld geven. Eventuele opmerkingen / risico’s die aan de COR gemeld moeten worden door PwC op dit onderdeel kunnen hier worden weergegeven. De navolgende processen vallen geheel of gedeeltelijk onder de rechtmatigheidscontrole door FA: • A&V (begrotings- en investeringsrechtmatigheid) • Aanbesteden (volledige proces) • Verstrekte subsidies en bijdragen • Belastingen en Heffingen (aanslag oplegging en kwijtschelding) • Sociale uitkeringen (exclusief aansluiting baten/lasten SISA) • WMO • Grondexploitaties (staatssteun)

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 5 september 2023

9

Toelichting bevinding Rechtmatigheid Proces Aanbesteden Rechtmatigheidsfouten Onrechtmatige dossiers 2022 (doorloop) De controle op de deelmassa van de onrechtmatige dossiers 2022 is tot en met het eerste kwartaal afgerond en leidt bij 21 van de 30 te beoordelen dossiers tot een (doorlopende) onrechtmatigheid van €0,5 mln over de bestedingen van januari tot en met maart 2023. Hiervan staat €24K nog in hoor en wederhoor uit bij Vervoer en Materieel. Onrechtmatige contracten v.a. 1-1-2020 massa systeemgerichte controle Contracten met een ingangsdatum v.a. 1-1-2020 worden systeemgericht gecontroleerd. Van de contracten die geregistreerd zijn in UCM (Uniform Contract Managen) zijn per 1 juli 2023, 27 contracten als onrechtmatig gekwalificeerd. Van de 27 contracten zijn er 15 met bestedingen in 2023 t/m het 2e kwartaal. De bestedingen 2023 op deze contracten bedraagt t/m het 2e kwartaal €919K. Het deel van het bedrag dat als rechtmatigheidsfout meegenomen dient te worden in de rechtmatigheidsverantwoording is nog niet bepaald. Gemelde casus Buiten de reguliere controle van aanbestedingen door FA, is er een casus gemeld bij FA met een onrechtmatigheid.

Dit betreft de Overbruggingsovereenkomst voor 20 percelen inkoop wijkteam medewerker 2023 die als onrechtmatig is aangemerkt, waarover de gemeenteraad met de raadsinformatiebrief (23bb002692) Voortgang Inkoop Maatschappelijke ondersteuning en Jeugdhulp d.d. 18 april 2023 is geïnformeerd. De totale waarde van de overeenkomst is €64,9 mln. Het bedrag van de onrechtmatigheid voor deze contracten tot en met het 2e kwartaal 2023 is vastgesteld op €33,7 mln. PwC is conform planning nog niet gestart met de controle van de aanbestedingsdossiers.

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 5 september 2023

10