[23bb005794] Afdoeningsvoorstel motie Van Wifferen ea over Inbox (0) 23bb002016

Gemeente Rotterdam

Bestuurs- en Concernondersteuning Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Bernie Goedhart Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Uw kenmerk: 23bb002016 Ons kenmerk: M2303-4599- 23b0007027 Onderwerp: Inbox (0) Datum: B&W12 september 2023

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Op 23 maart 2023 heeft uw raad de motie 'Inbox (0)' (23bb002016) aangenomen. Hierin wordt ons verzocht om: Gemeentelijke bestanden, e-mails en andere data die conform de Archiefwet 1995 niet bewaard hoeven te worden periodiek permanent te verwijderen uit het cloudsysteem of cloudsystemen waar deze zijn opgeslagen. Daarnaast binnen de gehele gemeentelijke organisatie een cultuur te stimuleren waarin e-mails en andere data die niet langer relevant zijn voor de gebruikers ervan én niet onder de Archiefwet 1995 vallen, zo snel mogelijk te verwijderen uit het cloudsysteem waar deze data wordt opgehaald. Tot slot te onderzoeken in hoeverre het Green Archiving Model binnen de gemeente Rotterdam geïmplementeerd kan worden. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Coalitieakkoord In het coalitieakkoord 'Eén Stad' is te lezen dat dit college erkent dat de energietransitie en klimaatadaptatie alle sectoren raakt. We zijn daarnaast actief aan de slag met de Wet open overheid (Woo). Uitgangspunt is dat gemeentelijke data waar mogelijk open en herbruikbaar (FAIR-principes) wordt aangeboden.

Eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen De motie 'Alle informatie in het archief' (23bb002011). Het college wordt middels deze motie verzocht bij een eerstvolgende herziening van de gedragscode voor medewerkers van de gemeente Rotterdam de noodzaak tot overdracht van overheidsinformatie op de eigen gegevensdragers ter archivering expliciet te benoemen;

Blad:

2/4

Datum:

12 september 2023

Ons kenmerk:

M2303-4599

Selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone-methodiek1. De VNG heeft namens ruim 100 (inter)gemeentelijke organisaties, mede op initiatief van gemeente Rotterdam, de ontwerpselectielijst e-mailbewaring ter vaststelling aangeboden aan de algemene rijksarchivaris (Nationaal Archief). Het biedt een praktische oplossing voor de problematiek van e-mailarchivering: alle e-mail van te identificeren sleutelfunctionarissen wordt permanent bewaard. Dit om transparantie in het kader van de Woo, Rekenkamer-, en Raadsonderzoeken te bevorderen. Overige e-mails worden na vervallen van een archiefwettelijke bewaartermijn vernietigd.

Toelichting: Gemeentelijke bestanden, e-mails en andere data die conform de Archiefwet 1995 niet bewaard hoeven te worden periodiek permanent te verwijderen uit het cloudsysteem of cloudsystemen waar deze zijn opgeslagen.

De Archiefwet 1995 verplicht overheden hun informatie, waaronder e-mail, in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en bewaren. Ook moeten overheden zorgen voor de vernietiging van informatie die daarvoor in aanmerking komt. Of informatie voor permanente bewaring in het Stadsarchief aanmerking komt of na een bepaalde termijn kan worden vernietigd is vastgelegd in een zogenaamde selectielijst. De selectielijst is een wettelijk verplicht instrument in het archiefbeheer van de overheid. In bovengenoemde selectielijst e-mailbewaring is vastgelegd dat voor sleutelfunctionarissen e-mail permanent wordt bewaard en voor alle overige medewerkers na 7 jaar wordt vernietigd. Rotterdam kiest een risico gestuurde aanpak en loopt met het initiëren van de selectielijst e-mailbewaring voor op andere gemeenten. Daardoor wordt e-mail niet meer eindeloos bewaard, maar na een heldere bewaartermijn automatisch vernietigd. De bewaartermijn is zo gekozen, dat de belangen van de Woo en andere wetgeving (comptabiliteit, belastingwetgeving) geborgd blijven. Deze aanpak wordt de komende maanden verder uitgewerkt en binnen de VNG-archiefcommissie besproken om te komen tot een actualisatie van de selectielijst. Dit zal waarschijnlijk enkele jaren duren, mede gezien de noodzaak van samenwerking op landelijk niveau rond de selectielijst.

Voor de mailomgeving van de Gemeente Rotterdam is de verwachting dat rond januari 2024 geautomatiseerd informatie conform het Informatiebeheerbeleid wordt verwerkt en gearchiveerd. Binnen de gehele gemeentelijke organisatie een cultuur te stimuleren waarin e-mails en andere data die niet langer relevant zijn voor de gebruikers ervan én niet onder de Archiefwet 1995 vallen, zo snel mogelijk te verwijderen uit het cloudsysteem waar deze data wordt opgehaald. Het gedrag van de mens is de sleutel bij digitale transformatie. Deze opgave vraagt om een effectieve samenwerking op het vlak van mens en techniek. Rotterdam stimuleert medewerkers om e-mail binnen 2 jaar op te schonen en te archiveren. Ervaring leert dat na 2 jaar de urgentie tot archiveren zodanig afneemt dat er een bulk aan e-mail en data blijft staan waar niets meer mee gebeurt. De afgelopen jaren is veel aandacht besteed aan de benodigde techniekkant en via het programma Future Work Skills is bewustwording gewekt voor nieuwe vaardigheden. Ook het programma Rotterdam Transparant richt zich op het meenemen van de medewerkers naar een nieuw informatietijdperk. 1

Selectielijst e-mailbewaring aangeboden ter vaststelling I VNG

Blad:

3/4

Datum:

12 september 2023

Ons kenmerk:

M2303-4599

Dat zij zich bewust zijn van zowel de maatschappelijke waarde, als ook de kosten van informatie voor henzelf én de Rotterdammer (Informatiebeleid 2022-2026). In de digitale wereld is er een enorme hoeveelheid afval in de vorm van onnodige e-mails, bestanden, apps en duplicaten van foto's en video's. Op 18 maart, Digital Clean-up Day, besteden we daar wereldwijd aandacht aan. De rijksoverheid biedt in dit kader vanuit het programma: Denk Doe Duurzaam2 , handvaten voor de transitie naar een duurzame bedrijfsvoering. Vanuit dit programma zijn zeven adviezen voor een schone digitale werkomgeving opgesteld. Onder andere adviezen en meer worden organisatie breed uitgewerkt in het Rotterdamse programma De nieuwe Werkomgeving (DWO). Dat resulteert concreet in het maken van informatie-afspraken, zoals wanneer je wel en niet e-mailt, waar je wat opslaat, versiebeheer, met je team regelmatig evalueert en bijstelt. Hierbij wordt gebruik gemaakt van gezamenlijke informatiesystemen en stimuleren we het sturen van-koppelingen naar documenten in plaats van het sturen van bijlagen. Dat scheelt dataverkeer en het voorkomt opslag op verschillende plekken en versies.

Te onderzoeken in hoeverre het Green Archiving Model binnen de gemeente Rotterdam geimplementeerd kan worden.

Green Archiving is onderdeel van Green IT. Green IT heeft betrekking op het komen tot een andere architectuur van het datacenter. Op dit moment is de gemeente binnen het programma Rotterdamse Digitale infrastructuur (RDI) bezig om onze huidige verouderde datacenters uiterlijk op 31-12-2025 uit te faseren. Vanuit die optiek is investeren in de bestaande datacenters om een Green datacenter te ontwikkelen niet meer interessant. Voor het toekomstige datacenter zal er meer gebruik worden gemaakt van dienstverlening. Deze dienstverlening zal worden ingekocht. In de inkoopvoorwaarden is plaats voor afspraken over duurzame dienstverlening. De gemeente Rotterdam volgt hierin de Rijks inkoopstrategie: Inkopen met Impact. Deze bevat een duidelijke boodschap: Van beleid, opdrachtgevers en inkopers wordt verwacht dat zij verder kijken dan alleen naar doelmatig en rechtmatig inkopen. Juist de maatschappelijke effecten van inkoop staan in de belangstelling. Die maatschappelijke effecten worden alleen bereikt als opdrachtgevers er meer om gaan vragen, of open staan voor voorstellen van inkopers. De bijdrage aan Green IT proberen we op verschillende manieren te realiseren; o

o

2

Duurzaam aanbesteden. Directie IIFO maakt samen met de afdeling Inkoop bij het aanbesteden van nieuwe ICT-oplossingen/hardware gebruik van verschillende eisen t.a.v. duurzaamheid onderdeel van de aanbestedingsprocedure. Denk hierbij aan eisen t.a.v. energie-efficiëntie, koeling, automatisering, groene stroom of hergebruik. Reduceren van de ecologische voetafdruk. Het project Modern Virtueel Datacenter heeft als doel om de datacenters (geconditioneerde ruimte met alle apparatuur t.b.v. ICT-dienstverlening) van de Gemeente Rotterdam niet meer in gebruik te hebben. Zoveel mogelijk apparatuur wordt gevirtualiseerd en daarmee realiseren we een duurzamer alternatief. Deze virtuele datacenters maken bijvoorbeeld

Zeven adviezen voor een schone digitale werkomgeving I Nieuwsbericht I Denk Doe Duurzaam

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4/4 12 september 2023 M2303-4599

gebruik van hoge dichtheid aan apparatuur, wat relatief minder ruimte vereist, waardoor er minder ruimte en dus minder koeling nodig is. Bovendien heeft Rotterdam daarmee de mogelijkheid om de hoeveelheid apparatuur op en af te schalen, hernieuwbare energiebronnen te gebruiken en het hergebruik van hardware te bevorderen al naar gelang de behoefte. De gemeente Rotterdam zet zich in om haar eigen dienstverlening zo duurzaam mogelijk in te richten. Wij stellen u voor om de motie 'Inbox (0)' (23bb002016) als afgedaan te beschouwen.

Financiële en juridische consequenties/aspecten: De in de voorliggende brief geschetste aanpak en instrumenten kunnen worden ingepast in de huidige begroting en formatie. De gemeente Rotterdam voldoet aan de Archiefwet 1995. Daarnaast blijven ook de Woo ere wetgeving (comptabiliteit, belastingwetgeving) gewaarborgd.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam, De burgemeester,