[23bb005008] Kort verslag COR 270623 tbv commissievergadering 190923

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Datum: Voorzitter: Aanwezigen: Commissiegriffier: Commissiesecretaris: Wethouder: Overige aanwezigen: Afwezig (m.k.):

27 juni 2023 M. Biljoen J.G Rozema, T. Roskam, J.P. Lansink-Bastemeijer, F. Elbay E. Peterse A. Burger M. Struijvenberg M. Koedijk en A. Kros (Accountants PwC), C. Meijer, de heer M. van Gilst en mevrouw M. Kurstjens (concern control) en mevrouw van Asselt (directeur Rekenkamer) geen

Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 1.01. Opening en mededelingen De voorzitter opent de COR-vergadering in de Raadzaal om 19.21 uur na technische problemen in de Suze Groenwegzaal en heet iedereen van harte welkom. 1.02. Vaststelling agenda Het onderwerp Rechtmatigheidsverantwoording is van de agenda gehaald op verzoek van de heer van Gilst aangezien het ministerie een consulatie is gestart met daarin o.a. aanpassingen in de rechtmatigheidsverantwoording. De invoering van de gewijzigde rechtmatigheidsverantwoording is voorzien op 1 januari 2024. De heer Rozema vraagt wat de wijzigingen precies zullen zijn. De agenda wordt gewijzigd vastgesteld. Aan de heer Van Gilst wordt gevraagd niet tot het einde van het jaar te wachten met informatie hieromtrent. 1.03. Vaststellen verslag 16 mei 2023 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 1.04. Planning Er zijn verder geen op- of aanmerkingen gemaakt over de bijgevoegde planning van de COR. De heer Lansink-Bastemeijer verzoekt een commissievergadering over risicomanagement in relatie tot het weerstandsvermogen. 1.05. Collegereactie op Rapportage COR De wethouder heeft een korte toelichting gegeven op de collegereactie. Het volgende komt daarin aan de orde: - Inzetten op verbeteren van financiële processen - De noodzaak van harde maandafsluitingen (in de vorm van een technische sessie in de COR) - Herziening Grondbeleid.

1.0.6. Rechtmatigheidsverantwoording Dit agendapunt is van de agenda afgehaald. 1.07. Startnotitie Jaarrekeningproces 2023 De heer van Gilst, aangevuld door mevrouw Koedijk, heeft een presentatie gegeven over dit proces. Er komt nog een aanpassing in de planning i.v.m. de wijzigingen in de rechtmatigheidsverantwoording. Meer duidelijkheid is te verwachten in de eerste vergadering van de COR in september 2023. De heer Roskam vraagt zich af of er gekeken wordt naar de totale begroting of op programma niveau als het gaat over de tolerantie. De heer Rozema stelt de vraag of fouten en/of onzekerheden geclusterd worden bij de vraag tot al dan niet rapporteren.

1

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam De heer Lansink-Bastemeijer vraagt of de oplevering van de JR in september vastgesteld wordt. De voorzitter deelt mee dat in het Presidium het voorstel wordt besproken en dat er na het zomerreces in de COR over gesproken gaat worden. De heer Lansink-Bastemeijer vindt de planning ambitieus en wil de vinger aan de pols houden over het jaarrekening proces. Hij is van mening dat als er eerder in het proces het gevoel ontstaat dat het niet de goede kant op gaat, de COR eerder hiervan op de hoogte te brengen. De wethouder deed de volgende toezegging: Nummer

Datum en onderwerp

Omschrijving

23bb004608

Implementatie GREAT

De wethouder zegt toe een brief te sturen als het jaarrekeningproces vertraging oploopt door de implementatie van GREAT

Planning Portefeuillehouder Beleidsveld Struijvenberg Financiën

Mevrouw Koedijk geeft een suggestie om met elke fractie om tafel te gaan zitten om tot een agenda met speerpunten te komen met betrekking tot de controle op het jaar 2023 en het auditplan. De heer Lansink ziet een krapte in tijd door de 14 fractie en stelt een schriftelijke consultatie voor. De heer Roskam stelt dat niet alle fracties de materie rondom het jaarrekeningproces voldoende in de vingers heeft. Wel wil hij proberen een uitvraag te doen. De heer Elbay wil polsen bij de fracties of ze behoefte hebben het gesprek met de COR aan te gaan. 1.08 Verbeteren P&C producten Op 13 december is in de Commissie tot Onderzoek van de Rekening afgesproken om een evaluatie van de nieuwe opzet van de begroting te doen door middel van interviews per fractie. Dit omdat vaak werd, of zelf wordt, aangegeven dat men de documenten niet duidelijk vindt. Mevrouw Meijer geeft aan alvorens het te hebben over de verbeterde P&C producten, nog even stil te willen staan bij de 10-maandsrapportage. Er is een heroriëntatie geweest over deze rapportage, waarbij een 10-maandsrapportage niet meer nodig is. Er worden tussenprognoses gedaan in de zomer. Voor eventuele onrechtmatigheden of bijstellingen wordt een beperkte eindejaar brief opgeteld. Op basis hiervan zal er in 2024 een gestroomlijnd en strak proces komen op basis van de ervaringen die zijn opgedaan in 2023.

De heer Rozema vraagt naar de GREX-portefeuille en of dat dan eerder in het jaar gedaan wordt. De heer Roskam heeft een vraag over de investeringskredieten. De heer Lansink geeft de behoefte aan om deze wijziging te delen met de rest van de raad. Na het reces komt er een uitgebreide brief over dit proces richting de raad. De heer Lansink wenst voor het reces de brief met de raadsleden te delen om te voorkomen dat het politiek wordt gemaakt. De voorzitter wil weten wanneer ze de eindejaar brief kunnen verwachten. De wethouder deed de volgende toezegging: Nummer Datum en onderwerp Omschrijving 23bb004610

Eindejaarsbrief

De wethouder zegt toe een brief te sturen met daarin het voorstel om de 10-maands rapportage te vervangen door een “eindejaarsbrief”.

Planning Portefeuillehouder Beleidsveld Struijvenberg Financiën

De heer Elbay stelt dat we financiële overzichten voortdurend moeten bewaken.

2

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Mevrouw Kurstjens, Adviseur Control bij de Directie Middelen en Control geeft een toelichting over de al ingezette verbeteringen. Alle fracties hebben de mogelijkheid gehad om te worden geïnterviewd. De verbeterpunten worden momenteel geïmplementeerd. De heer Rozema vraagt waarom de zoekfunctie het vaak niet doet. Ten tweede stelt hij dat het lastig na te gaan is welk budget wordt bijgesteld. Ten derde worstelt hij met de navolgbaarheid van financiële stromen. De nieuwe begrotingswebsite zal met ingang van de Voorjaarsnota 2024 worden ingevoerd en gelijk gekoppeld kan worden aan GREAT. Als laatste stipt mevrouw Kurstjens de moties aan, die het college opdracht gaven de P&C producten te verbeteren met bijvoorbeeld de bij de jaarstukken 2022 opgenomen Infografic en de motie om de toekomstige begroting beter leesbaar te maken wordt meegenomen bij de bouw van de nieuwe begrotingswebsite. De voorzitter stelt dat de huidige leverancier de nieuwe begrotingswebsite gaat maken en wil graag tussentijds op de hoogte gehouden worden over dit proces. Voor wat betreft de verbeterpunten van de financiële consequenties voor de raadsstukken staat voor de zomer als termijn. Mevrouw Kurstjens belooft regelmatig te zullen rapporteren.

Lijst met verbeterpunten kan onderdeel worden van de adviezenlijst die 2 maal per jaar aan de COR wordt meegegeven. De heer Elbay heeft behoefte aan achterliggende cijfers bij de open data en verder is hij blij met de technische sessie voor de collega raadsleden en wil ook een toelichting met de titel ‘gemeentefinanciën voor Dummy’s’. De griffie zal dit verder oppakken. 1.09 Terugkoppeling MRDH Op 5 juni jl. is de Rekeningcommissie MRDH bij elkaar geweest. Voor een korte terugkoppeling hiervan krijgt de heer Rozema het woord. De Jaarstukken MRDH zijn besproken en positief geadviseerd. Er is gevraagd naar de navolgbaarheid van aanbevelingen die jaarlijks worden gedaan. En de behoefte aan een aanbestedingenregister. De rechtmatigheidsverantwoording is ook ter sprake gekomen. 1.08 Rondvraag Er zijn geen vragen voor de rondvraag. De voorzitter sluit dit onderdeel van de vergadering om 20.20 uur en opent het tweede deel, de Commissie Rekenkamer Rotterdam en heet de Directeur Rekenkamer mevrouw van Asselt van harte welkom. 2.

Commissie Rekenkamer Rotterdam (CRR)

2.01 Onderzoeksprogrammering Jaarlijks stelt de Rekenkamer Rotterdam een onderzoeksprogramma op met onderzoeken die in dat jaar worden opgestart. Om te zorgen dat het programma aansluit bij de kennisbehoefte van raadsleden wil de rekenkamer de Gemeenteraad vragen ons input te geven voor te selecteren thema’s voor 2024. Mevrouw van Asselt ligt deze uitvraag aan de raadsleden nog kort toe. De input wordt opgehaald, de onderzoekers en de burgers hebben ook onderzoeksvragen ingediend. Vanuit deze groslist wordt een shortlist gemaakt. Ook is er een vraag gesteld aan de commissies die zich bezighouden met de GRJR. De desbetreffende wethouders worden door de Rekenkamer eveneens gehoord. De onderwerpen worden jaarlijks opnieuw bepaald en de raad kan altijd via een motie om een onderzoek vragen. 2.02 Rondvraag en sluiting De voorzitter bedankt alle aanwezigen en sluit de vergadering om 20.26 uur.

3