[23bb004570] Bijlage 1 behorende bij 23bb004569 over Kadernota Vastgoed

Kadernota Vastgoed

Dit document is geclassificeerd als vertrouwelijk.

Van:

Attie Dijkstra/André Blaak

Datum

14 juni 2023

Cluster

Stadsontwikkeling

Afdeling

VG Algemeen

Inhoudsopgave

1 1.1 1.2

Spelregels rondom vastgoed De basisregels Werken volgens de spelregels

4 4 6

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Verantwoord portefeuillemanagement Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor vastgoed Samenstelling vastgoedportefeuille Portefeuillesturing Kostendekkend verhuren Verduurzaming van de portefeuille De afweging markt of gemeente Zakendoen met betrouwbare partners Informatievoorziening en verantwoording

7 7 8 10 13 15 17 18 20

3 3.1 3.2 3.3

Onderhoud van het vastgoed Onderhoudsniveau (Duurzame) meerjarenonderhoudsplannen Zelfbeheer van onderhoud

22 22 22 23

4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3

Verhuren van vastgoed Huurprijs- en exploitatiebeleid Verhuur maatschappelijk vastgoed (kernportefeuille) Directe verhuur Compensatieportefeuille Indirecte verhuur Verhuur niet-kernportefeuille en strategische objecten (kernportefeuille)

25 25 25 25 26 26

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Ontwikkelen van het vastgoed Vernieuwing en uitbreiding van maatschappelijk vastgoed Een goede start Een goed proces Een goede inhoud Een goede afronding

29 29 29 30 32 36

6 6.1 6.2 6.2.1

Transparant verkoopproces De verkoopopgave Verkoopvoorwaarden Basisverkoopvoorwaarden

38 38 39 39

Datum 2 juni 2023

27

Pagina 2 van 49

6.2.2 6.2.3 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3

Specifieke verkoopvoorwaarden door gemeentelijk beleid Verkoopvoorwaarden bij een verzoek tot aankoop door de markt Verkoopmethoden Reguliere verkopen Beste plan voor de wijk Onderhandse verkopen aan zittende huurders

Lijst met afkortingen

40 42 44 44 44 46 49

Datum 2 juni 2023

Pagina 3 van 49

1

Spelregels rondom vastgoed De gemeente Rotterdam is eigenaar van een aanzienlijke hoeveelheid grond- en waterpercelen en vastgoed. Denk aan scholen, sportaccommodaties, buurthuizen en theaters. Maar ook aan woningen, winkels, jachthavens, parkeergarages, kantoren en bedrijfshuisvesting. De gemeentelijke vastgoedportefeuille ligt verspreid over de hele stad. De totale gemeentelijke portefeuille omvat 2595 objecten met een totale boekwaarde van 1,5 miljard euro (stand 1-06-2023). Met dit vastgoed faciliteert de gemeente in eerste instantie de huisvesting van allerhande maatschappelijk gewenste voorzieningen, zoals sociale, culturele en economische activiteiten. Daarnaast gebruikt de gemeente haar vastgoed waar mogelijk om de stedelijke ontwikkeling bij te sturen. Afdeling Vastgoed De gemeente wil als goed rentmeester met haar vastgoed omgaan. Dat gebeurt sinds 2006 vanuit één centrale afdeling: de afdeling Vastgoed binnen het cluster Stadsontwikkeling. Die afdeling vervult de eigenaarsrol van het gemeentelijk vastgoed en alle verantwoordelijkheden die daarbij horen. Denk aan het beheer en onderhoud van het vastgoed, maar ook aan de verhuur, ontwikkeling, exploitatie en verkoop. Deze bundeling van activiteiten en kennis zorgt voor doelmatigheid en efficiëntie.

De afdeling hanteert daarbij de volgende missie: “De afdeling vastgoed beheert en ontwikkelt vanuit een professionele en gezonde werkomgeving, in 2050 een volledig duurzame en betaalbare vastgoedportefeuille, die aansluit bij de behoefte van onze gebruikers en de inwoners van Rotterdam”. Deze missie sluit aan bij de ambitie van de gemeente om in 2050 een klimaatneutrale gemeente te zijn. Kadernota als basis De afdeling Vastgoed doet haar werk vóór en met andere partijen samen. Dat gebeurt vanuit een aantal gedeelde uitgangspunten en spelregels voor de manier waarop de gemeente met haar vastgoed omgaat. Die uitgangspunten en spelregels staan in deze Kadernota Vastgoed. Deze nota is tot stand gekomen in samenspraak met alle clusters en beleidsdirecties1 van de gemeente die bij het gemeentelijke vastgoed betrokken zijn. De Kadernota vormt de basis voor de gemeentebrede samenwerking bij vastgoedvraagstukken, op basis van ieders eigen verantwoordelijkheid en rol.

1.1

De basisregels De manier waarop de gemeente met haar vastgoed omgaat, is gebaseerd op gezamenlijke afspraken. Deze zijn samengevat in de volgende basisregels: 1. Vastgoed is geen doel maar een middel

1

Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), Stadsontwikkeling (SO), Stadsbeheer (SB), Bestuurs- en Concern Ondersteuning (Directie Veiligheid en Concernhuisvesting) en Dienstverlening (Wijken)

Datum 2 juni 2023

Pagina 4 van 49

Het bezit van vastgoed is voor de gemeente Rotterdam geen doel op zich, maar een middel om maatschappelijke en bestuurlijk gewenste doelen te realiseren. Daarvoor wordt de zogenaamde kernportefeuille aangehouden. Dit is een basisbestand van panden die bijdragen aan de gewenste maatschappelijke waarde en aan de gemeentelijke beleidsdoelstellingen. Deze panden worden niet verkocht. Naast panden in eigen bezit huurt de gemeente ook panden aan. 2. We verkopen geen vastgoed dat inzetbaar is voor (toekomstige) ontwikkelingen Als een pand (op termijn) kan worden ingezet voor (toekomstige) ontwikkelingen, wordt het als strategisch bestempeld. In dat geval wordt het pand onderdeel van de kernportefeuille en wordt het niet verkocht. Het overige deel van de portefeuille wordt niet-kernportefeuille genoemd. Deze panden kunnen (op termijn) worden verkocht of kunnen later deel gaan uitmaken van de kernportefeuille. 3. Vastgoed wordt efficiënt en effectief beheerd De afdeling Vastgoed is binnen de gemeente verantwoordelijk voor goed rentmeesterschap over de totale gemeentelijke vastgoedportefeuille (eigendom en huur). De afdeling zet zich ervoor in om het vastgoed efficiënt en effectief te (laten) ontwikkelen, onderhouden, verhuren en eventueel te verkopen. Vanuit haar verantwoordelijkheid heeft de afdeling een eigen adviespositie naar het college.

Zij kijkt over de partijen heen, kijkt naar verschillende opties en houdt bij haar advies rekening met wat het beste is voor de stad. 4. We maken integrale en toekomstbestendige vastgoedkeuzes De gemeente kijkt integraal naar opgaven op het terrein van vastgoed. Dat betekent dat de gemeente rekening houdt met alle opgaven in een bepaald gebied, zodat functies waar mogelijk gecombineerd kunnen worden. Uitgaande van een efficiënt en effectief beheer wordt ook rekening gehouden met stedelijke en/of gebiedsopgaven en duurzaamheidsambities. 5. De gemeente neemt haar verantwoordelijkheid waar andere partijen ontbreken De gemeente neemt de verantwoordelijkheid om te zorgen voor panden die de gewenste maatschappelijke waarde creëren. Dat doet de gemeente alleen als daar behoefte aan is binnen de stad, en als marktpartijen of andere maatschappelijke partners niet voor deze panden kunnen zorgen. 6. Beleidsdirecties zijn verantwoordelijk voor maatschappelijk vastgoed Maatschappelijk vastgoed dient gemeentelijke doelen. De afdeling Vastgoed is niet verantwoordelijk voor die doelen, maar alleen voor het verantwoord beheren van de panden. De afdeling Vastgoed adviseert die beleidsdirectie, waarna deze zelf keuzes maakt en de financiële consequenties daarvan draagt. 7.

De afdeling Vastgoed vraagt kostendekkende huren De afdeling Vastgoed werkt kostendekkend, komt afspraken na en houdt zich daarbij aan de afgesproken budgetten. Ze rapporteert regelmatig en transparant over de doelmatigheid van haar handelen en legt daarover verantwoording af. Dit betekent dat de huren die de afdeling Vastgoed voor haar panden vraagt, ook kostendekkend zijn. Als een huurder die huur niet of slechts gedeeltelijk kan opbrengen, moet de beleidsdirectie het verschil

Datum 2 juni 2023

Pagina 5 van 49

bijbetalen. Dit kan door een subsidie te verlenen of door een huurkorting op te nemen in het huurcontract, waarvoor de beleidsdirectie de afdeling Vastgoed compenseert. Op die manier zorgen we ervoor dat de kosten van het vastgoed transparant zijn. 8. De afdeling Vastgoed zorgt voor betrouwbare, toegankelijke en volledige vastgoedinformatie De afdeling Vastgoed is verantwoordelijk voor het registreren van objectinformatie en draagt zorg voor een goede datakwaliteit. Deze vastgoedinformatie is betrouwbaar en dient als basis voor de keuzes die de gemeente op vastgoedgebied maakt. De afdeling Vastgoed deelt de informatie met de beleidsdirecties, om hen optimaal te faciliteren bij hun huisvestingsvragen en de keuzes die daaruit voortkomen.

1.2

Werken volgens de spelregels De gemeente volgt bij vastgoedvraagstukken de uitgangspunten die in deze Kadernota staan. Alleen dan kan de afdeling Vastgoed ervoor instaan dat de totale gemeentelijke vastgoedportefeuille efficiënt en effectief wordt geëxploiteerd en dat het vastgoed de gewenste kwaliteit heeft en houdt. Wil de gemeente afwijken van de spelregels, dan moet daar een gemotiveerd besluit over worden genomen, dat schriftelijk wordt vastgelegd. Het hangt van de grootte van de afwijking af wie dit besluit moet nemen. Bij kleine afwijkingen kan dit de directeur zijn die bij het cluster Stadsontwikkeling over vastgoed gaat. Bij grotere afwijkingen en bestuurlijk gevoelige zaken is er een bestuurlijk besluit nodig van de verantwoordelijke wethouder of het college. Zo’n bestuurlijk besluit is onder meer nodig voor een onderhandse verkoop van een pand aan een andere partij dan de zittende huurder. Denk bijvoorbeeld aan een stichting die met het pand een bijdrage wil leveren aan de (maatschappelijke) ontwikkeling van de stad. Een bestuurlijk besluit is ook nodig bij een verkoop van een pand onder de laagste taxatiewaarde. In dat geval wordt de wethouder of, als de wethouder dit passend vindt, het college om een beslissing gevraagd.

Is er sprake van een combinatie van een onderhandse verkoop en een verkoopbedrag onder de laagste taxatiewaarde? Dan informeert het college ook altijd de gemeenteraad. Dit gebeurt dan onder geheimhouding. Het college kan uiteraard zelf ook het initiatief nemen om af te wijken van de vastgelegde spelregels. Ook dan geldt dat het college het besluit moet motiveren en vastleggen.

Datum 2 juni 2023

Pagina 6 van 49

2

Verantwoord portefeuillemanagement Vastgoed is een belangrijk instrument voor de gemeente Rotterdam. Bij het maken van vastgoedkeuzes heeft de gemeente te maken met veel verschillende belangen, partijen en doelstellingen. Beleidsdirecties formuleren de doelstellingen waaraan het vastgoed moet voldoen en bepalen de behoefte aan vastgoed. Het kan daarbij gaan om bijvoorbeeld het terugdringen van leegstand, het verbeteren van de kwaliteit van het vastgoed of het behalen van (maatschappelijk) rendement. Een integrale vertaling van beleidsopgaven naar passend en efficiënt vastgoedaanbod, vraagt onder andere om een duidelijke rolverdeling, om afspraken over portefeuillesturing en kostenverdeling, en om informatieverstrekking en datakwaliteit.

2.1

Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor vastgoed Bij het beheer en de ontwikkeling van de vastgoedportefeuille moet de gemeente met veel aspecten rekening houden. Zo moet de portefeuille voldoen aan de vraag, aan de wettelijke vereisten en aan de gemeentelijke doelstellingen. Het is aan de afdeling Vastgoed en aan de betrokken beleidsdirecties en wethouders om dit te realiseren. Daarbij is er sprake van verschillende verantwoordelijkheden en rollen: •

Bestuurlijke verantwoordelijkheid De wethouder die belast is met vastgoed, is bestuurlijk verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke vastgoedportefeuille en daarmee voor het functioneren van de afdeling Vastgoed. De beleidsverantwoordelijke wethouders zijn bestuurlijk verantwoordelijk voor het vertalen van de beleidsprogramma’s naar concrete vastgoedvragen. Bij het ontwikkelen van vastgoed is de beleidsverantwoordelijke wethouder verantwoordelijk voor het opdrachtgeverschap aan de afdeling Vastgoed en daarmee voor de financiën (budget), de kwaliteit (Programma van Eisen, PvE) en de planning. Binnen het afgesproken kader (PvE, budget en planning) is de wethouder die belast is met vastgoed, verantwoordelijk voor de realisatie en het beheer van het vastgoed.

•

Verantwoordelijkheid voor het eigendom en managen van de vastgoedportefeuille De afdeling Vastgoed is, in opdracht van de wethouder die belast is met vastgoed, verantwoordelijk voor het efficiënt en effectief exploiteren van de totale gemeentelijke vastgoedportefeuille. Die portefeuille bestaat uit panden die eigendom van de gemeente zijn, en uit panden die op de markt gehuurd worden (aanhuur). De afdeling Vastgoed is verantwoordelijk voor het realiseren en behouden van de gewenste kwaliteit en omvang van de vastgoedportefeuille. De beleidsdirecties zijn verantwoordelijk voor het formuleren van de huisvestingsvraag: hoeveel vastgoed is waar nodig en aan welke vereisten moet het vastgoed voldoen? De afdeling Vastgoed zorgt er vervolgens voor dat er een goede match is tussen vraag en aanbod. Daarnaast zijn de beleidsdirecties bij nieuwe ontwikkelingen verantwoordelijk voor het zorgen voor financiële dekking en voor het aanvragen van het benodigde krediet.

Datum 2 juni 2023

Pagina 7 van 49

2.2

Samenstelling vastgoedportefeuille De gemeente Rotterdam heeft alleen vastgoed in bezit en in ontwikkeling, dat doeltreffend en doelmatig kan bijdragen aan de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente. Denk daarbij aan doelstellingen op het gebied van veiligheid (‘ondermijning’), economie, cultuur, zorg, welzijn en sport. Het doel is om een zo groot mogelijke maatschappelijke opbrengst te realiseren tegen zo min mogelijk kosten. Door de maatschappelijke functie als uitgangspunt te nemen en daarbij geen rendement na te streven, onderscheidt de gemeente zich van commerciële vastgoedpartijen. Het bezit van vastgoed is dan ook geen doel op zich. Het verhogen van de kwaliteit van het Rotterdamse voorzieningenaanbod wél. De vastgoedportefeuille is onderverdeeld in een kernportefeuille en een nietkernportefeuille. De kernportefeuille bestaat uit maatschappelijk vastgoed, vastgoed met een strategisch belang voor de gemeente, reclameobjecten en grond onder brandstofverkooppunten (benzinestations). De niet-kernportefeuille bestaat uit objecten die (op termijn) kunnen worden verkocht of onderdeel kunnen worden van de kernportefeuille. Via de Markt-, Grond- en Vastgoedrapportage Rotterdam (MGVR) wordt jaarlijks met de gemeenteraad gedeeld wat de exacte samenstelling van de vastgoedportefeuilles is en welke ontwikkelingen en mutaties er worden verwacht.

In de onderstaande tabel is de portefeuilleverdeling inzichtelijk gemaakt. Waar Concern staat, is er geen beleidsdirectie (meer) als opdrachtgever

Soort Portefeuille

Kern

Type Deelportefeuille gebruiksvergoeding Onderwijs Sport & Recreatie, Kunst & Cultuur Maatschappelijk (kostendekkende huur) Welzijn & Zorg Concernhuisvesting Parkeren Strategisch (incl. strategisch gelegen grond Commercieel en water) (markthuur) Brandstofverkooppunten Reclameobjecten

Niet-kern

Commercieel (markthuur)

Opdrachtgever Toelichting MO SOC MO PGW&Z BCO CHV SB Parkeren Concern Concern Concern

Nationaal Programma Rotterdam-Zuid (NPRZ)

Programma NPRZ

Gebiedsontwikkeling (GO)

Gebiedsontwikkeling

Fonds Vitale Kernen

SO Economie

Beheer Niet-kern

Concern

Datum 2 juni 2023

Dekking gegarandeerd door opdrachtgevers In verband met mogelijke marktverstoring en staatssteun wordt gewerkt met markthuren Gedurende projectduur worden objecten gekocht, beheerd en verkocht Gedurende projectduur worden objecten gekocht, beheerd en verkocht Gedurende projectduur worden objecten gekocht, beheerd en verkocht Portefeuille wordt afgebouwd door

Pagina 8 van 49

Grond en water

Concern

Verkoop

Concern

overheveling naar Kern of Verkoop Portefeuille wordt afgebouwd door overheveling naar Kern, Stadsbeheer (SB) of Verkoop Definitieve Verkooplijst

Kernportefeuille: maatschappelijk vastgoed De portefeuille maatschappelijk vastgoed bevat vastgoed waarvan de inzet moet bijdragen aan de gemeentelijke taken en doelstellingen uit het collegeprogramma. Die collegedoelstellingen worden vertaald in plannen en programma’s van de gemeentelijke clusters. Daarnaast bevat de portefeuille maatschappelijk vastgoed ook panden die bedoeld zijn voor de huisvesting van het bestuur en de ambtenaren van de gemeente (concernhuisvesting). In deze portefeuille is kostendekkende huur het uitgangspunt. Voor het vastgoed in de andere portefeuilles worden markthuren gehanteerd. Kernportefeuille: strategisch belang, brandstofverkooppunten en reclameobjecten In de kernportefeuille zit ook vastgoed dat geen maatschappelijk vastgoed is. Daarbij gaat het om panden met een strategisch belang, brandstofverkooppunten en reclameobjecten. Dit vastgoed wordt commercieel geëxploiteerd. De afdeling Vastgoed verhuurt dit aan externe partijen en begeeft zich daarmee op de markt. Omdat de afdeling geen marktverstoring mag veroorzaken, hanteert zij voor dit vastgoed markthuren. Het vastgoed in deze portefeuille kan om strategische redenen niet worden verkocht en blijft in beheer bij de afdeling Vastgoed. Het strategisch belang wordt bepaald door de locatie of de functie: •

Locatie: Objecten kunnen een strategisch belang hebben door hun ligging in de stad. Bijvoorbeeld doordat ze zich vlakbij belangrijke infrastructuur bevinden of doordat er ontwikkelingen rond het object worden verwacht. Deze objecten moeten daarom in het bezit van de gemeente blijven.

•

Functie: Objecten kunnen ook een strategisch belang hebben door hun functie. In dat geval wil de gemeente door het bezit van dit vastgoed invloed houden op het gebruik ervan. Het gaat hier onder andere om brandstofverkooppunten, reclameobjecten en woonwagenterreinen. Bij brandstofverkooppunten is er sprake van verhuur van grond, waarop een benzinestation geëxploiteerd mag worden. De reclameobjecten bevatten een viertal concessies, te weten ‘Vrijstaande vitrines’, ‘Twee- en drievlaksborden’, ‘Stadsklokken’ en ‘Lichtbakken en banieren’.

Ook het college kan bepalen dat een object strategisch is en dus niet verkocht mag worden. Niet-kernportefeuille Kenmerkend voor de niet-kernportefeuille is dat deze objecten niet in de gemeentelijke portefeuille blijven, maar op (termijn) kunnen worden verkocht of alsnog naar de kernportefeuille kunnen gaan. De niet-kernportefeuille bevat ook panden die worden Datum 2 juni 2023

Pagina 9 van 49

aangekocht in het kader van het Nationaal Programma Rotterdam-Zuid (NPRZ), ter bestrijding van ondermijning, voor de afdeling Gebiedsontwikkeling of voor het Fonds Vitale Kernen. De afdeling Vastgoed beheert deze panden en verkoopt ze later weer. De samenstelling van de niet-kernportefeuille is divers. Een groot deel van deze portefeuille betreft grond- en waterpercelen. Verder gaat het onder andere om overbodig geworden maatschappelijke voorzieningen en om woningen, horecapanden, winkels, bedrijfsruimtes, kantoren en commerciële sportaccommodaties (fitnesscentra). De afdeling Vastgoed licht deze portefeuille regelmatig door om te bezien of de objecten kunnen worden verkocht of moeten overgaan naar de kernportefeuille. De objecten die zeker kunnen worden verkocht, worden opgenomen in de verkoopportefeuille. Bedrijfsverzamelgebouwen/multifunctionele accommodaties (MFA’s) Om effectief en efficiënt ruimtegebruik te bewerkstelligen, heeft de gemeente ook gebouwen in bezit waarin functies worden gecombineerd. Dit noemen we bedrijfsverzamelgebouwen of multifunctionele accommodaties (MFA’s). Om te bepalen binnen welke portefeuille een dergelijk gebouw valt, wordt gekeken naar het aantal vierkante meters per gebruiksfunctie. Het gebouw wordt toegedeeld aan de portefeuille, waarin de meeste vierkante meters bruto vloeroppervlak van het object vallen.

Zijn de meeste vierkante meters in een MFA bijvoorbeeld verhuurd aan maatschappelijke instellingen? Dan valt dit gebouw binnen de maatschappelijke portefeuille. Binnen een MFA betalen de niet-maatschappelijke instellingen marktconforme huren, terwijl de maatschappelijke instellingen een kostendekkende huur betalen. De marktconforme huuropbrengsten liggen veelal hoger dan de kostendekkende huren. Is er sprake is van een meeropbrengst van de marktconforme huurinkomsten ten opzichte van de kostendekkende huren binnen hetzelfde object? Dan wordt deze meeropbrengst niet in mindering gebracht op de kostendekkende huren. Dit zou immers een extra subsidiebijdrage betekenen.

2.3

Portefeuillesturing De gemeente heeft tot doel om met haar vastgoed een zo groot mogelijke maatschappelijke opbrengst te realiseren tegen zo min mogelijk kosten. Dit vraagt om continue sturing op de samenstelling en kwaliteit van de vastgoedportefeuille. Maatschappelijk gewenste voorzieningen kunnen op deze wijze flexibel, efficiënt en effectief worden gehuisvest. De gemeentelijke vastgoedportefeuille is dan ook voortdurend in beweging. Flexibel en efficiënt gebruik van het gemeentelijke vastgoed vraagt ook om een goede afstemming tussen vraag en aanbod. Die vraag komt van de beleidsdirecties, die ook verantwoordelijk zijn voor de financiële dekking. De afdeling Vastgoed zorgt vervolgens voor een match tussen de vraag en de vastgoedportefeuille (het aanbod). Bij een mismatch stelt de afdeling een aanpassing van de portefeuille voor. Bij nieuwe ontwikkelingen adviseert de afdeling Vastgoed de beleidsdirectie over het Programma van Eisen (PvE). Daarvoor voert zij onder andere risicoanalyses en krachtenveldanalyses uit. Op die manier komt er een PvE tot stand dat gedragen en uitvoerbaar is. De gemeente is terughoudend in het aankopen van onroerend goed. Als de gemeente onroerend goed aankoopt, wordt dit meestal ingezet voor huisvesting van een eigen concernonderdeel of voor een maatschappelijke voorziening. Dit laat onverlet dat de Datum 2 juni 2023

Pagina 10 van 49

gemeente soms ook onroerend goed aankoopt voor een gewenste (her)ontwikkeling of voor het realiseren van beleidsdoelstellingen (bijvoorbeeld in het NPRZ-gebied, in het kader van het fonds Vitale Kernen of voor de bestrijding van ondermijning). In incidentele gevallen worden objecten doorverkocht aan een marktpartij, nadat de realisatie van de stedenbouwkundige plannen heeft plaatsgevonden. De aankopen gebeuren transparant, op basis van een onafhankelijke externe taxatie. Deze aankopen worden altijd gedaan door het team Verwervingen van de afdeling Gebiedsexploitatie (GEX) van het cluster Stadsontwikkeling, tenzij er moverende redenen zijn om hiervan, in overleg met de afdeling GEX, af te wijken. Objectvisies De integrale benadering op objectniveau vertaalt zich in een objectvisie, waarin nader wordt ingegaan op de kenmerken en plannen voor het object. De objectvisie is een beleidsmatige categorisering van een vastgoedobject met als doel om te bepalen: • welke investeringen er worden gedaan (bijv. duurzaamheidsmaatregelen of extra functionaliteiten); • welk verkoop- en aankoopbeleid er wordt gehanteerd; • wat het beleid is voor contracten (voor o.a. aanhuur, beheer en onderhoud). De objectvisie richt zich primair op het verwachte gebruik van de vastgoedobjecten in de portefeuille. We onderscheiden verschillende objectvisies.

De benaming verwijst naar het belang in de portefeuille en de verwachte exploitatieperiode. Basis Kernportefeuille maatschappelijk

Objectvisie Strategisch

Tijdshorizon > 15 jaar

Lang Kort Afstoten Strategisch

5 – 15 jaar < 5 jaar 0 jaar Variabel

Kernportefeuille strategisch/brandstofverkooppunten en reclameobjecten Niet-kernportefeuille Gebiedsontwikkeling/NPRZ/Fonds > 5 jaar Vitale Kernen < 5 jaar 0 jaar Verkoop Afhankelijk van verkoopstrategie: > 5 jaar < 5 jaar 0 jaar

Deze objectvisies vormen de basis voor hoe de gemeente met haar vastgoed omgaat: Op welk gewenst kwaliteitsniveau vindt onderhoud plaats? Wanneer wordt een object grootschalig opgepakt? Wanneer wordt het verkocht? Een objectvisie kan worden gewijzigd na een periodieke scan van de portefeuille door de afdeling Vastgoed en de beleidsdirecties. Daarbij kijken we naar de huisvestigingsvraag, wet- en regelgeving en andere ontwikkelingen rond het gemeentelijk vastgoed. Dit kan leiden tot andere plannen voor bepaalde objecten.

Datum 2 juni 2023

Pagina 11 van 49

Verkoop Krijgt een object de objectvisie ‘Verkoop’, dan komt dat object op de verkooplijst te staan. Deze verkooplijst wordt jaarlijks door het college vastgesteld. Voordat een object de objectvisie ’Verkoop’ krijgt, doorloopt de afdeling Vastgoed eerst een uitgebreid intern traject met de verschillende beleidsdirecties, te weten: Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), Stadsontwikkeling (SO), Stadsbeheer (SB), Bestuurs- en Concern Ondersteuning (Directie Veiligheid en Concernhuisvesting) en Dienstverlening (Wijken) Samen kijken zij of het object voor iets anders inzetbaar is, bijvoorbeeld voor een maatschappelijk initiatief of voor een ruimtelijke ontwikkeling. Op dit moment loopt er een pilot met wijkplanners, die hierbij een rol spelen. Als een maatschappelijke initiatiefnemer behoefte heeft aan een pand, dan komt die vraag bij deze wijkplanners terecht. Daardoor hebben zij inzicht in welke behoefte er is. Blijkt er geen behoefte te zijn aan een bepaald object, dan kan het verkocht worden. Het traject ziet er als volgt uit: Object is niet met nodig voor bepaald gemeentelijk doel

Kan het object ingezet worden voor maatschappelijk beleidsdoel binnen de gemeente?

ja

Overdracht naar de betreffende portefeuille binnen vastgoed

nee

Kan het object worden ingezet voor een gebiedsontwikkeling?

ja

ja

Onderdeel van een grondexploitaite

nee

nee

Dient object nu of in de toekomst een gemeentelijk beleidsdoel?

Overdracht naar GO GREX

ja

Strategische portefeuille

ja

Object vrij te gebruiken voor beoogd doel (bijv. vrij van huur)?

Strategisch aanhouden voor gebiedsontwikkeling (kosten programma SO/afd. GO)

nee Zijn er al dan niet via de wijkplanner verzoeken van maatschappelijke partij(en)?

nee

Reguliere verkoop

nee

nee

Partij(en) bereid en in staat te kopen?

ja

Beste plan verkoop

Datum 2 juni 2023

Pagina 12 van 49

2.4

Kostendekkend verhuren Sinds 2009 wordt er voor maatschappelijk vastgoed (onderdeel van de kernportefeuille) gewerkt met kostendekkende huren. In 2013 heeft het college de berekeningssystematiek hiervoor vastgesteld. Een kostendekkende huur (KDH) is een huurprijs die alle kosten van de verwerving, renovatie en exploitatie van een object dekt en die rekening houdt met rente en inflatie. Op hoofdlijnen betekent dit dat de huur de volgende kosten dekt: kapitaalslasten, onderhoudskosten, zakelijke lasten, beheerkosten, niet-verrekenbare btw en andere kosten. Berekeningssystematiek De berekeningssystematiek die de gemeente Rotterdam voor de kostendekkende huur hanteert, heeft als basisprincipe: • De aanvangsinvestering minus de restwaarde van het object (boekwaarde grond) wordt omgezet in jaarlijkse kapitaalslasten. Het object (en de aanvullende investeringen) wordt jaarlijks met een vast bedrag (annuïtair) afgeschreven. • De aanvangsinvestering = boekwaarde opstal + boekwaarde grond. • De restwaarde = boekwaarde grond.

Een KDH is opgebouwd uit: • Kapitaalslasten (rente en afschrijving) of, bij een aanhuurpand, de markthuur • Exploitatielasten: o Verhuurders-/eigenaarsonderhoud (komt te vervallen bij aanhuur) o Beheerkosten (Beheer-fee) o Vaste (zakelijke) lasten (verzekeringen, heffingen, belastingen) • Overige kosten (bijvoorbeeld bijdrage aan de VvE) De exploitatielasten worden één keer per jaar geïndexeerd met de meest actuele CPI (Consumenten Prijsindex) van het CBS. Dit gebeurt ofwel op een vast moment dat in het huurcontract is afgesproken, ofwel op 1 januari of 1 juli. De kapitaalslasten worden niet geïndexeerd. Hieronder lichten we de lasten en kosten verder toe: Kapitaalslasten Kapitaalslasten bestaan uit afschrijving en rentekosten. Gemeentelijk vastgoed wordt jaarlijks met een vast bedrag oftewel annuïtair afgeschreven met uitzondering van de grondkosten, die niet worden afgeschreven. Opstallen worden op dit moment afgeschreven tot € 0 en hebben geen restwaarde. Wanneer een object volledig is afgeschreven, vervalt dit onderdeel in de huurprijs. Bij een nieuwe investering in het pand nemen de kapitaalslasten toe. Op de restwaarde (boekwaarde grond) wordt niet afgeschreven, maar er wordt wel rente over berekend. Hiervoor wordt de actuele interne gemeentelijke rekenrente gehanteerd. Exploitatielasten: De exploitatielasten bestaan uit:

Datum 2 juni 2023

Pagina 13 van 49

•

Onderhoudskosten Dit zijn de kosten die worden gemaakt om het object ofwel in de huidige staat te houden ofwel op een gewenst niveau te brengen voor de functie waarvoor het wordt gebruikt (functionele instandhouding). Deze kosten kunnen hoger worden als er investeringen worden gedaan voor vervangende nieuwbouw, functieverandering of renovatie. De basis voor het bepalen van de onderhoudskosten is het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). In de KDH wordt het meerjarig gemiddelde uit het MJOP opgenomen.

•

Beheer-fee De beheer-fee of beheerkosten zijn de interne en externe kosten (apparaatslasten), die worden gemaakt om het object te beheren. Het college heeft hiervoor in het najaar van 2020 een berekeningssystematiek vastgesteld. Deze methodiek heeft tot doel om zo dicht mogelijk bij de feitelijke inspanningskosten en andere kosten te komen. Daartoe zijn in de methodiek alle relevante beheerelementen opgenomen en is een wegingsfactor per element toegekend.

•

Vaste (zakelijke) lasten Dit zijn de volgende kostenposten: o Onroerendezaakbelasting (ozb) o Rioolheffing o Waterschapsheffing o Verzekeringskosten

Overige kosten De overige kostenposten komen slechts incidenteel voor. Meestal gaat het om relatief kleine bedragen. Het gaat om de volgende kosten: • erfpachtcanon • huurdermutatiekosten (kosten die gemaakt worden bij het wisselen van huurders) • niet-verrekenbare btw (het deel van de btw dat niet teruggevraagd kan worden) • verhuurcourtage (kosten voor het inschakelen van een verhuurmakelaar) • marketingkosten • VvE-bijdrage (als er sprake is een Vereniging van Eigenaren) • overige exploitatiekosten Het berekenen van de juiste KDH wordt ondersteund door een rekenmodel dat de gemeente in samenwerking met een externe adviseur heeft opgesteld. Afdekken van risico’s De keuze voor de huidige berekeningsmethodiek heeft tot gevolg dat incidentele kosten niet worden meegenomen in de berekening. Daarmee bedoelen we kosten die niet op jaarbasis voorkomen, maar die af en toe voorkomen in de levenscyclus van het gebouw. Hieronder vallen leegstandskosten en onderhoudskosten die niet zijn meegenomen in de MJOP’s (niet-gelabeld onderhoud). De leegstandskosten bestaan uit: • mutatieleegstand (leegstand door wisseling van de huurders); • leegstand in verband met het verkoopproces; • leegstand vanwege sloop of renovatie;

Datum 2 juni 2023

Pagina 14 van 49

•

leegstand van verhuurbare oppervlaktes.

Om de leegstandskosten binnen het maatschappelijk vastgoed te dekken, zijn met de beleidsdirecties, die opdrachtgever zijn, afspraken gemaakt. Zo moeten zij het tijdig melden als zij de huur van een pand willen opzeggen. Bovendien moeten de opdrachtgevers de kosten vergoeden van een periode van leegstand van maximaal één jaar. Het gaat dan om de periode die nodig is om binnen de gemeente een geschikte vervolgbestemming voor het pand te zoeken of om de verkoop voor te bereiden. De onderhoudsrisico’s kunnen worden verdeeld in twee soorten: • incidentele excessieve onderhoudskosten (zoals asbest verwijderen, funderingsherstel en bodemsanering); • maatregelen om te voldoen aan (gewijzigde) wet- en regelgeving (bijvoorbeeld voor brandveiligheid). Dit niet-gelabelde onderhoud is moeilijk te begroten en is daarom geen onderdeel van de KDH. In de nieuwe meerjarenbegroting (vanaf 2021) is er een jaarlijks bedrag begroot voor incidenteel onderhoud van maatschappelijk vastgoed. Dit wordt verdeeld over alle individuele objecten die te maken hebben met onvoorziene onderhoudskosten. Implementatie kostendekkende huren Na vaststelling van het Meerjarenperspectief Rotterdams Vastgoed (MPRV) in 2009 is gestart met het invoeren van kostendekkende huren voor objecten in de maatschappelijke portefeuille. Met de huurders zijn nieuwe kostendekkende huurcontracten afgesloten.

Op dit moment worden de meeste objecten in de maatschappelijke portefeuille kostendekkend verhuurd, maar nog niet allemaal. De komende jaren wordt ervoor gezorgd dat ook hier nieuwe contracten voor komen met kostendekkende huren.

2.5

Verduurzaming van de portefeuille Duurzaamheid is een onlosmakelijk onderdeel van ons handelen geworden. De gemeente Rotterdam heeft haar ambitieniveau voor milieuzorg en duurzaamheid vastgelegd in het Duurzaamheidskompas (december 2020). Het gaat om stevige ambities op het gebied van energie, circulair, klimaatadaptatie en biodiversiteit. In 2030 is de Rotterdamse CO2uitstoot 55% lager dan in 1990. En in 2050 is Rotterdam klimaatneutraal. De vastgoedportefeuille heeft bij de duurzaamheidsdoelen een voorbeeldrol. Door het vastgoed te verduurzamen wordt ook bijgedragen aan het op waarde houden van de portefeuille. De aanpak loopt langs twee sporen. Verduurzaming via nieuwbouw of vervanging. Panden die functioneel en technisch niet meer aan de portefeuille-eisen voldoen, worden ofwel vervangen door nieuwbouw ofwel volledig gerenoveerd. Deze panden worden in de Integrale Huisvestingsplannen (IHP’s) opgenomen en moeten voldoen aan de wettelijke vereisten van ‘Bijna Energieneutrale Gebouwen’ (BENG). Er wordt een verkenning gedaan of deze norm kan worden opgehoogd naar toekomstbestendige ‘Energieneutrale Gebouwen’ (ENG), inclusief de bijbehorende dekking. Ook moeten ze minimaal voldoen aan de

Datum 2 juni 2023

Pagina 15 van 49

vereisten die gelden voor de BREEAM-score GOOD of de GPR-score 7,5 voor nieuwbouwprojecten of grootschalige renovaties.2 Verduurzamen bij beheer en onderhoud van bestaande panden Op dit moment wordt bij beheer en onderhoud van bestaande panden gekozen voor de meest duurzame oplossingen. Daarbij geldt als voorwaarde dat die oplossingen passen binnen het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en het daarbij behorende beschikbare onderhoudsbudget. Om te bepalen welke verduurzamingsmaatregelen we gaan uitvoeren, kijken we naar het gewenste ambitieniveau en op welke termijn dat gerealiseerd moet worden. We onderscheiden drie ambitieniveaus: a. Basisambitie De basisambitie is dat het gemeentelijk vastgoed minimaal aan de wet- en regelgeving voldoet, die is opgenomen in het Bouwbesluit en het Activiteitenbesluit. Het Activiteitenbesluit verplicht bedrijven en instellingen met een hoog energieverbruik om alle energiebesparende maatregelen uit te voeren die een terugverdientijd hebben van 5 jaar of minder. Daarbij geldt voor utiliteitsbouw een energielabelverplichting.3 b. Rendabele investeringen Het tweede ambitieniveau houdt in dat er naast de wettelijk verplichte maatregelen ook andere rendabele maatregelen worden getroffen. Bijvoorbeeld maatregelen met een langere terugverdientermijn dan de wettelijke 5 jaar of maatregelen die ook bij klein verbruik rendabel zijn.

Of een investering rendabel is, wordt bepaald aan de hand van een business case, waarbij de investering wordt afgezet tegen de te besparen energiekosten. c. No-regret No-regret betekent meer doen dan de verduurzamingsaanpak die hierboven geschetst wordt. Het betreft investeringen die zich niet direct terugverdienen, maar waarmee voorgesorteerd wordt op de vereisten voor klimaatneutraal bouwen in 2050 en waarmee de levensduur van het gebouw kan worden verlengd. De keuze voor no-regret hangt onder meer af van de verwachte exploitatieperiode. De financiering vraagt een langere afschrijvingstermijn. De afdeling Vastgoed stuurt op fysieke duurzaamheidsmaatregelen in haar panden, om daarmee de gemeentelijke portefeuille toekomstbestendig te maken. Daarnaast spelen de BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Method) en GPR (Gemeentelijke Praktijk Richtlijn voor duurzaam Bouwen) zijn beoordelingsmethodes om de duurzaamheidprestatie van gebouwen te bepalen. GPR is oorspronkelijk ontwikkeld is door de gemeente Tilburg en wordt nu landelijk gebruikt. Beide methoden geven inzicht in het energieverbruik van een gebouw en in andere aspecten zoals materiaalgebruik. BREEAM heeft een internationale bekendheid en kent een certificering. GPR wordt echter vaker gebruikt bij maatschappelijk vastgoed.

GPR is geschikt om prestatiegericht ambities te formuleren, biedt flexibiliteit bij het ontwerp en geeft duidelijkheid bij het toetsen van projecten. 2

Een energielabel geeft aan hoe energiezuinig een gebouw is en welke energiebesparende maatregelen nog mogelijk zijn. De energielabelklasse wordt bepaald op basis van het primair fossiele energiegebruik, uitgedrukt in kilowattuur per vierkante meter per jaar (kWh/m² jr). Bij verkoop, verhuur of oplevering van utiliteitsgebouwen is een energielabel verplicht. Die verplichting geldt voor gebouwen met de volgende functies (dit kan één functie zijn, maar ook een combinatie van meerdere functies): 3

• • • • • • •

kantoor; onderwijs, zoals scholen en universiteiten; bijeenkomsten, zoals cafés, restaurants, kinderopvang en vergadercentra;m gezondheidszorg, zoals ziekenhuizen, verpleeghuizen en verzorgingshuizen; overnachten, zoals hotels en pensions; sport, zoals sporthallen, stadions en zwembaden; winkels, zoals supermarkten, warenhuizen en showrooms van garages.

Datum 2 juni 2023

Pagina 16 van 49

gebruikers zelf een grote rol bij duurzaamheid, door bewust om te gaan met hun energieverbruik.

2.6

De afweging markt of gemeente De gemeente investeert jaarlijks vele miljoenen in de ontwikkeling en het onderhoud van vastgoed, onder andere door de investeringen in onderwijshuisvesting. Vastgoed in eigendom van de markt of de gemeente? Als de gemeente bepaald vastgoed nodig heeft, kan zij ervoor kiezen om dat zelf te ontwikkelen en in eigendom te nemen. Dit kan zij doen als de stad behoefte heeft aan dit vastgoed en de markt geen initiatief neemt voor de ontwikkeling ervan. Dit is bijvoorbeeld het geval als de marktpartijen te lage of helemaal geen rendementen verwachten. Of als de marktpartijen te hoge rendementen vragen of de risico’s te groot vinden. Daarbij kan het gaan om maatschappelijk vastgoed, maar ook om vastgoed dat tot doel heeft om bepaalde gebieden of commerciële functies een impuls te geven (bijvoorbeeld NPRZ en Vitale Kernen). De gemeente neemt de panden dan zelf in eigendom. Voordat de gemeente beslist om zelf vastgoed in bezit te nemen, wordt een brede afweging gemaakt, waarbij ook de impact op de gemeentelijke vastgoedportefeuille een rol speelt. De Beslisboom Basis Gebouwen Structuur (zie volgende pagina) laat zien op basis van welke vragen de gemeente deze afweging maakt en wat dat betekent voor de samenstelling van de vastgoedportefeuille. In de beslisboom wordt aangegeven wanneer bezit de voorkeur heeft boven aanhuur.

Belangrijke redenen voor eigen bezit van vastgoed zijn: • De gemeente heeft bij bezit volledig de eigen regie over het vastgoed. • Bezit is – tenminste als dat langdurig is – op de lange termijn goedkoper dan aanhuur. • Sommige objecten zijn specifiek voor een bepaald gebruik. Deze objecten zijn beperkt bruikbaar voor andere functies en daardoor incourant en zijn dan niet of lastig te verkopen. Voor de markt levert dit hoge risico’s wat zich vertaalt in hoge aanhuurprijzen.. • De gemeente kan relatief goedkoop geld lenen en de kapitaallasten indexeren niet (in tegenstelling tot aanhuur). • De gemeente investeert met een perspectief van 40 jaar.

Datum 2 juni 2023

Pagina 17 van 49

Beslisboom Basis Gebouwen Structuur

Is het een wettelijke taak van de gemeente?

ja

Bezit gemeente is uitgangspunt

nee

Geen bezit gemeente (eventueel korte aanhuur)

ja

Door specifiek gebruik is er geen vraag vanuit de markt waardoor er nauwelijks restwaarde is voor marktpartij. Bezit zal goedkoper zijn dan aanhuur

ja

Gemeentelijk bezit kan gebiedsontwikkeling stimuleren

ja

Garanderen van ruimte in een stad waar ruimte schaars is (door grondverhuring)

nee Zijn er langdurige gebruiksgaranties van een beleidsdienst? ja

Gaat het om incourant gebruik?

nee Gaat het om niet courante locatie in de stad? nee Is er gemeentelijke inzet nodig om een plek in de stad te garanderen?

nee Courant vastgoed op courante locatie, dit betekent geen eigen bezit (eventueel aanhuur) * Voor alle vetgedrukte situaties geldt dat bezit van de gemeente de voorkeur heeft.

Uitvoering van werkzaamheden Voor het uitvoeren van werkzaamheden aan het vastgoed, schakelt de afdeling Vastgoed altijd de markt in. De afdeling heeft geen onderhouds- en installatietechnisch personeel in dienst. De werkzaamheden worden uitgezet bij marktpartijen, waarbij de afdeling Vastgoed de opdrachtgever is.

2.7

Zakendoen met betrouwbare partners

Datum 2 juni 2023

Pagina 18 van 49

Voordat de gemeente in zee gaat met een huurder of koper van gemeentelijk vastgoed, voert zij een betrouwbaarheidstoets uit. Dit is een verzamelnaam voor alle activiteiten van de gemeente om een huurder of koper te beoordelen. Dit traject begint altijd met een eigen due diligence-onderzoek. Hierbij bestudeert de gemeente eigen informatie over de wederpartij, en informatie uit openbare bronnen. Deze informatie kan aanleiding zijn voor vervolgonderzoek, dat in de huidige praktijk bestaat uit de volgende twee onderdelen: 1. Onderzoek in het kader van de Wet Bibob 2. Kredietwaardigheidstoets Ad 1: Onderzoek in het kader van de Wet Bibob De Wet Bibob (Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) heeft tot doel om de integriteit van de overheid te beschermen. De wet heeft een preventief karakter en is bedoeld om te voorkomen dat de overheid ongewild criminele activiteiten faciliteert door bijvoorbeeld vergunningen of subsidies te verstrekken of vastgoedtransacties aan te gaan. Hiermee wordt de concurrentiepositie van bonafide ondernemers beschermd. Op grond van de Wet Bibob is het mogelijk om diepgaand onderzoek te doen naar de achtergrond van een persoon of marktpartij waarmee de overheid een vastgoedtransactie wil aangaan. De gemeente kan dit onderzoek zelf doen, maar kan ook advies vragen aan het Landelijk Bureau Bibob (het Bureau).

Dit kan zij voorafgaand aan de vastgoedtransactie doen of als zij een wijziging in een vastgoedcontract wil doorvoeren. Maar ook als de overeenkomst al is gesloten, kan de gemeente nog een advies vragen aan het Bureau en zo nodig de overeenkomst ontbinden. Daartoe wordt in iedere nieuwe huurovereenkomst een beëindigingsclausule opgenomen. Een advies van het Bureau is niet bindend. Het is aan de gemeente om af te wegen of een risico dat het Bureau heeft vastgesteld, zo zwaarwegend is dat de gemeente de vastgoedtransactie moet afblazen of de huurovereenkomst moet opzeggen/ontbinden. In de Beleidslijn Toepassing Wet Bibob Rotterdam 2015 is vastgelegd hoe we als gemeente met de wet Bibob omgaan. Bibob-beleid bij verkoop In het Rotterdamse Bibob-beleid staat dat de gemeente bij verkoop van vastgoed eerder overgaat tot een Bibob-onderzoek als er sprake is van een of meer van de volgende indicatoren: • De hoogte van de aankoopsom/bieding is ongebruikelijk vergeleken met de waardering van het vastgoedobject. • De partij die het object wil kopen, beschikt over een snelgroeiende vastgoedportefeuille. • De partij die het object wil kopen, is recent opgericht, al dan niet met een opmerkelijke of verdachte exploitatie. • De verkoop betreft bedrijfsmatig onroerend goed. • De verkoop betreft meerdere objecten.

Bibob-beleid bij verhuur In het Rotterdamse Bibob-beleid staat ook dat de gemeente eerder overgaat tot een Bibobonderzoek als het gaat om de verhuur van vastgoed in een van de volgende risicobranches of wijken:

Datum 2 juni 2023

Pagina 19 van 49

• horeca- en seksinrichtingen, coffeeshops en speelautomatenhallen; • smart-, head- en growshops; • sportscholen en fitnesscentra; • wellnessbranche (massage- en beautysalons, nagel- en zonnebankstudio’s); • autobranche (autohandel, garages, lease- en verhuurbedrijven en autodemontage); • opkopers en handelaren in gebruikte of ongeregelde goederen en belwinkels; • verblijfsinrichtingen (bijvoorbeeld hotels, kamerverhuur); • woonwagenterreinen; • terreinen voor kermisexploitanten; • de Spaanse polder. Er kunnen ook nog andere risicocategorieën worden aangewezen. Daarnaast kunnen signalen die binnenkomen bij het Kenniscentrum Bibob (bijvoorbeeld een tip van het OM), aanleiding geven om een Bibob-onderzoek te starten bij de verkoop of verhuur van vastgoed. Ad 2: Kredietwaardigheidstoets De kredietwaardigheidstoets is een interne of externe toets die draait om de vraag: kennen we de huurder of koper en zo ja, wat zijn onze ervaringen? In het kader van deze toets vraagt de afdeling Vastgoed een uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel op en controleert zij de identiteit. Daarnaast vraagt de afdeling eventueel jaarrekeningen en bedrijfsplannen op om de financiële stabiliteit van de ondernemer te beoordelen. Daarbij beoordeelt de afdeling met name of er voldoende liquiditeit wordt gegenereerd om de huur te kunnen betalen.

Het risico op wanbetaling wordt (gedeeltelijk) afgedekt door de gevraagde waarborgsom. Er kan ook een externe kredietwaardigheidstoets worden gedaan. Deze is verplicht bij een huursom van meer dan 2000 euro per maand (peildatum 2021). Ook is de toets verplicht als de gemeente investeringen voor de huurder aangaat, die verrekend worden in de huursom.

2.8

Informatievoorziening en verantwoording De juiste informatie vormt de basis voor een goede strategie en sturing op de omvang en beoogde kwaliteit van de vastgoedportefeuille. Daarom besteedt de gemeente veel aandacht aan databeheer. Data op orde Databeheer en juiste gegevensregistraties zijn van groot belang voor de kwaliteit van het werk van de afdeling Vastgoed. Naast het vastleggen van de administratieve en financiële gegevens, wordt het steeds belangrijker om de gebouwen en hun kenmerken op de juiste manier te registreren. Het uitgangspunt is dat de registratie van gebouwen plaatsvindt in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). De BAG is, als landelijke voorziening, leidend gemaakt en de administratieve en financiële registraties in Oracle Property Manager (OPM) zijn hierop aangepast. De indeling van de BAG is de basis voor de indeling van OPM. Met de BAGregistratie is het mogelijk om: • informatie te delen met andere systemen; Datum 2 juni 2023

Pagina 20 van 49

• • • • •

de betrouwbaarheid van oppervlaktegegevens te vergroten; belastingaanslagen eenvoudig te koppelen aan objecten (via de BAG-nummers); bij verkoop duidelijk aan te geven over welk (onderdeel van een) gebouw het gaat; het dasboard maatschappelijke voorzieningen te gebruiken; deel te nemen aan de Benchmark Gemeentelijk Vastgoed voor gemeenten.

De assetmanager van het betreffende vastgoed binnen Vastgoed is er verantwoordelijk voor dat de financiële gegevens (die gerelateerd zijn aan contracten en investeringen) en de object- en VHE-gegevens juist en volledig zijn en blijven. Benchmark Gemeentelijk Vastgoed Om transparantie, inzicht, verantwoording en datakwaliteit te verbeteren, participeert de gemeente Rotterdam in de Benchmark Gemeentelijk Vastgoed. Hiermee worden de gemeentelijke vastgoedprestaties jaarlijks vergeleken met data van andere gemeenten en wordt de maatschappelijke meerwaarde inzichtelijk gemaakt. De benchmark helpt bij het maken van keuzes in vastgoedbeleid en moet daarnaast bijdragen aan de interne doelstelling om in 2030 de beste gemeentelijke vastgoedinstelling van Nederland te worden. Klanttevredenheid Het gemeentelijk vastgoed is er voor gebruikers. Met een tweejaarlijkse peiling wordt gemeten hoe tevreden onze huurders zijn. Op deze wijze houden we gevoel met onze klanten en ontvangen we input voor de evaluatie, verantwoording en potentiële verbeterpunten in beheer, onderhoud en serviceverlening.

Datum 2 juni 2023

Pagina 21 van 49

3

Onderhoud van het vastgoed

3.1

Onderhoudsniveau Met al het gemeentelijk vastgoed onder één dak, mag van de gemeente ook eenduidigheid worden verwacht over het onderhoudsniveau van haar panden. De gemeente hanteert voor de borging van de kwaliteit van haar panden de NEN-2767-systematiek (conditiemeting). Deze beoordeelt objecten op drie indicatoren: functionaliteit, veroudering en basiskwaliteit. De kwaliteitsnorm zelf is vervolgens ingedeeld in zes condities, waarbij een gebouw met conditie 1 de beste kwaliteit heeft en met conditie 6 de slechtste. De afdeling Vastgoed hanteert voor al haar vastgoed gemiddeld conditie 3 als norm. De gemeente voert het onderhoud van haar panden uit op basis van de objectvisies met de daarbij behorende condities en risicoprofielen. De objectvisie bepaalt de mate van onderhoud van het betreffende pand. Een pand dat gesloopt gaat worden, hoeft minder goed in conditie te zijn dan een pand dat nog geruime tijd onderdeel blijft uitmaken van de portefeuille. Dat betekent dat er bij het eerste pand minder onderhoud zal plaatsvinden. Uitgangspunt bij het onderhoud is om zo veel mogelijk te voorkomen dat: • gebruikers overlast ondervinden van gebreken aan het pand; • er vervolgschade ontstaat als gevolg van gebreken; • er door de gebreken risico’s zijn voor veiligheid en gezondheid.

De afdeling Vastgoed bepaalt samen met de beleidsclusters het gewenste kwaliteitsniveau van al het vastgoed. Vervolgens worden de onderhoudskosten die daarmee samenhangen, in de huur doorberekend. Daarbij is het noodzakelijk om keuzes te maken. De uitvoering van het onderhoud wordt uitgezet in de markt. Een belangrijk aandachtspunt bij het verstrekken van de opdracht is de veiligheid tijdens de werkzaamheden. Daarom moeten de marktpartijen in hun offertes aangeven hoe ze bij hun werkzaamheden rekening houden met de wettelijke eisen op het gebied van veiligheid en gezondheid. Deze wettelijke eisen zijn terug te vinden in de Arbeidsomstandighedenwet, het Arbobesluit en de Arboregeling. Bij een aantal onderdelen van de portefeuille wordt de uitvoering van het onderhoud belegd bij de huurders. Zo is het onderhoud van een deel van de sportportefeuille (ca. 210 objecten) belegd bij het Sportbedrijf. De afdeling Vastgoed blijft eigenaar van de objecten en geeft deze tegen een kostendekkende prijs in gebruik aan het Sportbedrijf. In de huurovereenkomst is vastgelegd hoe wordt omgegaan met onvoorziene risico’s voor de kosten die niet zijn opgenomen in de meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s). Ook staan in de huurovereenkomst afspraken over de periodieke monitoring van het onderhoud.

3.2

(Duurzame) meerjarenonderhoudsplannen Voor het opstellen van meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) en de daaruit voortvloeiende begrotingen, geldt een inspectieleidraad. Deze komt voort uit een standaard Programma van Eisen (PvE) voor MJOP’s. Het doel van de leidraad is dat de MJOP’s voor de afzonderlijke objecten op een uniforme wijze met dezelfde kwaliteit worden opgesteld. Uitgangspunt is dat een MJOP maximaal vier jaar oud mag zijn. De gemeente monitort de

Datum 2 juni 2023

Pagina 22 van 49

onderhoudskwaliteit van het object door elke vier jaar een conditiemeting uit te voeren volgens de NEN-2767-systematiek. Op basis van deze conditiemeting wordt het MJOP geactualiseerd. Het gemeentelijke vastgoed draagt bij aan de verduurzaming van de stad. Daarom is het logisch om bij de bestaande vastgoedobjecten verduurzamingsmaatregelen te koppelen aan de onderhoudsmaatregelen in het MJOP. Om de MJOP’s te verduurzamen, worden duurzaamheidsambities vertaald naar ingrepen. Op basis daarvan worden dan Duurzame meerjarenonderhoudsplannen (DMJOP’s) opgesteld. Deze omschakeling gaat onderdeel uitmaken van de eerdergenoemde inspectieleidraad. De komende jaren zal bij een actualisatie van een MJOP direct een DMJOP worden opgesteld. Met deze aanpak zullen de MJOP’s binnen vier jaar allemaal zijn verduurzaamd. Uiteraard moeten de verduurzamingsmaatregelen nog uitgevoerd worden.

3.3

Zelfbeheer van onderhoud De onderhoudskosten maken onderdeel uit van de kostendekkende huren. Om op die huurkosten te besparen, verzoeken huurders of gebruikers soms om zelf diverse vastgoedtaken, zoals onderhoudswerkzaamheden, uit te voeren. Een dergelijke vorm van burgerparticipatie wordt bestuurlijk in Rotterdam gestimuleerd (‘Right to Challenge’). Wel geldt er een aantal voorwaarden voor dit zelfbeheer. De reden hiervoor is dat de gemeente als eigenaar moet kunnen borgen dat haar vastgoed veilig en van goede kwaliteit is. Deze voorwaarden zijn: • De afdeling Vastgoed blijft zelf het onderhoud uitvoeren van ten minste het casco en alle onderdelen van het pand, waarvoor de gemeente een juridische aansprakelijkheid/zorgplicht heeft of waarbij de veiligheid in het geding is. • De huurder gaat akkoord met een standaard beheermodel waarin duidelijk is vastgelegd wie voor welk onderhoud verantwoordelijk is. De gemeente heeft dit model ontwikkeld met als doel om zelfbeheer mogelijk te maken, maar daarbij wel het kwaliteitsbehoud van het vastgoed te borgen. • Bij objecten met meerdere huurders is zelfbeheer alleen mogelijk als deze huurders zich verenigen in één juridisch aanspreekbare entiteit. De reden hiervoor is dat het ondoenlijk is om beheerafspraken te maken met individuele huurders en vervolgens die afspraken te handhaven en af te dwingen.

De afspraken over het zelfbeheer worden schriftelijk vastgelegd met de huurder. De vraag naar zelfbeheer treedt voornamelijk op in de sport- en recreatieportefeuille. Voor deze portefeuille heeft de gemeente Rotterdam standaard beheermodellen ontwikkeld om zo tegemoet te komen aan deze maatschappelijke wens. Ook bij verhuur aan professionele organisaties die zelf een professionele vastgoedafdeling hebben, zoals hogescholen, wordt van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Uiteraard is het belangrijk dat de waarde en de veiligheid van het vastgoed gewaarborgd blijven. Dit betekent dat bij zelfbeheer gegarandeerd moet zijn dat het onderhoud op een kwalitatief toereikend niveau gebeurt. Gebeurt dat niet, dan daalt de waarde van het object en betaalt de gemeente uiteindelijk de rekening in de vorm van achterstallig onderhoud, handhavingskosten en/of een lagere verkoopopbrengst. Daarom wordt ook bij objecten die onder een vorm van zelfbeheer vallen, de vierjaarlijkse conditiemeting volgens de NEN2767-systematiek uitgevoerd. Daarnaast controleert de gemeente de onderhoudskwaliteit ook tussendoor steekproefsgewijs. Blijkt bij zo’n controle dat het onderhoudsniveau Datum 2 juni 2023

Pagina 23 van 49

slechter is dan afgesproken, dan spreekt de gemeente de huurder daarop aan. Komt de huurder zijn verplichtingen niet na, dan kan de gemeente het beheermodel eenzijdig ontbinden.

Datum 2 juni 2023

Pagina 24 van 49

4

Verhuren van vastgoed

4.1

Huurprijs- en exploitatiebeleid De gemeente Rotterdam heeft een aanzienlijke vastgoedportefeuille, waarmee in de maatschappelijke behoefte moet worden voorzien. Een deel van die portefeuille wordt verhuurd. Daarvoor geldt een aantal regels. Zo moet de toedeling van het vastgoed aan huurders gebeuren via een transparant proces, waarbij objectieve, toetsbare en redelijke criteria worden gehanteerd. Ook moet de opbouw van de huurprijs transparant en duidelijk zijn. Dit is immers een belangrijke kostenpost voor de huurders. Daarnaast is de voorspelbaarheid van de huur van groot belang voor het organiseren van een goede bedrijfsvoering van organisaties, ook op de langere termijn. En tot slot zijn er afspraken nodig over het toegestane gebruik van het object, de verdeling van de onderhoudskosten en de ontwikkeling van de huurprijs. Deze afspraken worden vastgelegd in het huurcontract. Het gemeentelijk vastgoed is ondergebracht in twee portefeuilles: de kernportefeuille en de niet-kernportefeuille. In dit hoofdstuk gaan we in op de verhuur van de panden in deze twee portefeuilles.

4.2

Verhuur maatschappelijk vastgoed (kernportefeuille) Bij de verhuur van vastgoed voor een maatschappelijke bestemming draagt de huurder met zijn activiteiten bij aan een van de beleidsdoelstellingen van de gemeente. De verantwoordelijke beleidsdirectie vraagt de afdeling Vastgoed om hiervoor gemeentelijk vastgoed ter beschikking te stellen. Deze directie selecteert de huurder die het meest geschikt is om de betreffende beleidsdoelstelling te verwezenlijken. De afdeling Vastgoed verhuurt het betreffende vastgoed vervolgens aan die huurder tegen een kostendekkende huur. We onderscheiden in de maatschappelijke portefeuille drie verschillende huur- en verhuurconstructies: • directe verhuur • directe verhuur met compensatie (compensatieportefeuille) • indirecte verhuur via collectieve huurovereenkomsten (CHO’s) Hieronder lichten we deze constructies nader toe.

4.2.1

Directe verhuur Bij directe verhuur verhuurt de afdeling Vastgoed het object, op aangeven van een beleidsdirectie, rechtstreeks aan de huurder (eindgebruiker) tegen een kostendekkende huur. Wanneer geen geschikt pand voorradig is, wordt er ruimte gezocht. In dat geval beoordeelt de afdeling Vastgoed de vraag van de beleidsdirectie. Daarna stelt de afdeling samen met de directie een Programma van Eisen (PvE) op voor nieuwbouw, verbouw, aankoop of aanhuur op de markt. Op basis van dit PvE spreekt de afdeling met de beleidsdirectie een investeringsbedrag af. In dit bedrag zijn de kosten opgenomen van de aankoop of aanhuur van het object, (her)ontwikkeling en van het afzet- en exploitatierisico. Aan de hand van dit bedrag bepaalt de afdeling Vastgoed samen met de beleidsdirectie de kostendekkende huur. De beleidsdirectie dekt vervolgens het deel van het bedrag dat niet door de eindgebruiker kan worden betaald. Dit betekent dat de beleidsdirectie, binnen de Datum 2 juni 2023

Pagina 25 van 49

kaders van het PvE, de kosten dekt van de aankoop of aanhuur, het afzetrisico en het exploitatierisico. Buiten deze kaders ligt het risico bij de afdeling Vastgoed.

Figuur: Directe verhuur van maatschappelijk vastgoed 4.2.2

Compensatieportefeuille Voor een deel van de gemeentelijke vastgoedportefeuille geldt dat de kostendekkende huren te hoog zijn voor de maatschappelijke organisaties die de panden gebruiken. In deze gevallen krijgen de gebruikers een subsidie in de vorm van een huurkorting, die met de kostendekkende huur wordt verrekend. De beleidsdirectie compenseert de afdeling Vastgoed voor die huurkorting, door het kortingsbedrag aan de afdeling over te maken. De gemeente heeft deze handelswijze verankerd in het Besluit Algemeen belang vaststelling Wet Markt & Overheid (2 oktober 2014).

4.2.3

Indirecte verhuur Bij indirecte verhuur huurt een beleidsdirectie een object van de afdeling Vastgoed via een collectieve huurovereenkomst (CHO). De beleidsdirectie verhuurt het object op haar beurt door aan een maatschappelijke partner. In dit geval ligt het aankoop- en afzetrisico bij de afdeling Vastgoed, maar dit risico is nihil. Het exploitatierisico, waaronder het leegstandsrisico, ligt bij de beleidsdirectie. Over de leegstandrisico’s zijn afspraken gemaakt met de beleidsdirecties (zie ook paragraaf 2.5 Kostendekkend verhuren). Deze indirecte verhuur geldt ook voor de huisvesting van de gemeente zelf. De afdeling Vastgoed verhuurt via een CHO de benodigde panden aan BCO Concernhuisvesting en deze stelt de panden vervolgens ter beschikking aan de clusters van het concern.

Datum 2 juni 2023

Pagina 26 van 49

Figuur: indirecte verhuur van maatschappelijk vastgoed

4.3

Verhuur niet-kernportefeuille en strategische objecten (kernportefeuille) In de kernportefeuille zitten, naast maatschappelijk vastgoed, ook objecten met een strategisch belang. Deze worden, net als de objecten in de niet-kernportefeuille, zo veel mogelijk (tijdelijk) verhuurd om kostenverlies en leegstand tegen te gaan. Hiervoor brengt de gemeente, volgens de richtlijn Staatssteun, markthuren in rekening. De afdeling Vastgoed is namens de gemeente verantwoordelijk voor deze verhuur. Ook is de afdeling, binnen de gestelde en de nog te stellen beleidskaders, verantwoordelijk voor het aangaan en beheren van huurovereenkomsten en ligplaatsvergunningen voor de waterportefeuille. De gemeente zorgt voor een openbare, transparante verhuurprocedure. Dit betekent dat het beschikbare huuraanbod voor alle geïnteresseerden inzichtelijk is. De huurders worden geselecteerd aan de hand van objectieve, toetsbare en redelijke criteria, die vooraf bekend zijn gemaakt. Deze criteria kunnen samenhangen met brancheringsbeleid van de gemeente, bijvoorbeeld het voorkomen van een te eenzijdig winkelaanbod. Het doel van de verhuur is ook om leegstand te voorkomen. Door de verhuur wordt de beschikbare ruimte optimaal benut en verval voorkomen. Dit is goed voor het object en heeft een positief effect op de buurt en de wijk.