[23bb004563] Afdoeningsvoorstel motie Kind ea over maak optimaal gebruik van online platform MijnRotterdam 22bb007562

Gemeente Rotterdam

Dienstverlening Haven, Economie, Horeca, Bestuur (wijken en kleine kernen) Robert Simons Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Iris Bakker Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Uw kenmerk: 22bb007562 Ons kenmerk: M2211-6139 -- 23b0006020 Onderwerp: Maak optimaal gebruik van online platform MijnRotterdam Datum: B&W 27 juni 2023

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Tijdens de bespreking van het voorstel tot vaststelling van de tweede herziening van de begroting 2022 en de begroting 2023 op 8 en 10 november 2022 heeft uw raad een motie aangenomen van het raadslid T. Kind (Volt): Maak optimaal gebruik van online platform MijnRotterdam (22bb007562). De motie verzoekt het college om: In de doorontwikkeling van Mijn Rotterdam zoveel mogelijk in te zetten op het toegankelijk, transparant en open communiceren over gemeentelijk beleid op wijkniveau; Hier de informatiebehoefte en wensen van bewoners in mee te nemen; In het tweede kwartaal van 2023 terug te koppelen over de plannen ten aanzien van de doorontwikkeling van MijnRotterdam; Hierbij ontvangt u een voorstel voor de afdoening van deze motie. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Motie Geen hipster platform (21bb13008) Toelichting: De motie vraagt om het verkennen van een nieuwe ontwikkeling: Mijn Rotterdam inzetten als plek om te communiceren over gemeentelijk beleid op wijkniveau en hier de informatiebehoefte van bewoners in mee te nemen. De wijkraadsleden zijn hierin een belangrijke samenwerkingspartner. Stand van zaken, de cijfers Het platform Mijn Rotterdam is ruim een jaar in de lucht.

In de periode 1/3/20221/5/2023 hebben ruim 100.000 bewoners er gebruik van gemaakt en zijn er 261 projecten geplaatst, door de 320 ambtenaren die na het voltooien van de e-learning een account hebben gekregen.

Blad:

2/4

Datum:

27 juni 2023

Ons kenmerk:

M2211-6139

Daarnaast zijn er 446 bewonersinitiatieven ingediend door actieve bewoners en hebben de wijkraden in 36 wijken Mijn Rotterdam gebruikt om input vanuit de wijk op te halen voor hun wijkakkoord. Onderzoek en bevindingen Om te zorgen dat het platform, zowel functioneel als qua gebruiksgemak, aansluit op de behoeften en verwachtingen van gebruikers, voeren we doorlopend gebruikerstesten (UX testen) uit onder bewoners en ambtenaren. De bevindingen gebruiken we om het platform te verbeteren. Bijvoorbeeld vanuit de wens om in minder clicks bij je doelpagina te komen, het makkelijker vinden van onderwerpen en een goede lay-out op verschillende devices, zoals telefoon, tablets en desktop. In de periode november 2022 tot mei 2023 is op verschillende manieren getoetst of de behoeften die in de motie worden beschreven, breed gedeeld worden en hoe een oplossing voor Mijn Rotterdam eruit zou kunnen zien. Er is uitvraag gedaan bij leden van de wijkraden door middel van een enquête en poll op Mijn Rotterdam, een uitlegvideo met wat er nu al mogelijk is, gesprekken, een workshop en bij het Leernètwerkevenement op 13 mei en konden wijkraadleden hun wensen, vragen en verbeterpunten bespreken. Hierbij kwam de volgende top drie naar voren: • Wijknieuws/digitale nieuwsbrief • Wijkgids met voorzieningen in de wijk/Sociale kaart. Wie is wie in de wijk.

• Wijkkalender Er blijkt breed behoefte aan één plek om wijkgericht te communiceren. Dit signaal nemen wij serieus. Op dit moment zoeken wij uit wat de beste plek is voor deze wijkgerichte communicatie en hoe wij dit met schaarse middelen zo goed mogelijk kunnen inrichten. Om hier vorm aan te geven, starten de afdelingen Communicatie, Participatie en de wijkorganisaties samen een pilot Wijkcommunicatie. Vervolg: pilot Wijkcommunicatie We onderzoeken wijkpagina's voor drie pilotwijken op drie verschillende platformen. Na het zomerreces zal per deelnemende wijk een wijkpagina ingericht worden en gedurende een half jaar worden uitgeprobeerd. Op dit moment wordt de pilot voorbereid, inclusief selectie van de drie wijken die zullen deelnemen. Hierbij wordt gelet op dat de drie pilotwijken goed verspreid zijn over de stad en al gebruik maken van het platform dat in hun wijk wordt getest: 1.

Een wijkpagina op Mijn Rotterdam gericht op participatie in de wijk, de aanvraag voor bewonersinitiatieven de wijkakkoorden en de voortgang daarvan; 2. Een wijkpagina op Rotterdam.nl. Daar staat informatie en nieuws over de stad. Hier zijn al pagina's aangemaakt over de 39 wijken, al zijn die nog statisch van aard. 3. Een social media wijkkanaal, bij voorkeur Facebook. Hier staat informatie, nieuws en activiteiten van de wijk, worden berichten gedeeld en is er interactie. Aan alle drie de opties zitten plussen en minnen. We onderzoeken per platform in hoeverre wijknieuws hier eenvoudig toegevoegd kan worden en of Rotterdammers en wijkraden dat een logische, gemakkelijk vindbare plek vinden. Bovendien onderzoeken we wat technisch mogelijk is en welke financiële en personele capaciteit dit vraagt. In de pilot verkennen we ook verschillende opties voor beheer en slimmere samenwerking binnen en buiten de gemeente. Vervolgens evalueren we samen met verschillende groepen gebruikers de uitkomsten. Hierbij zijn we scherp op de valkuil van veel ICT projecten om een te ingewikkeld systeem te maken, waar teveel functionaliteiten bij elkaar komen.

Blad:

3/4

Datum :

27 juni 2023

Ons kenmerk:

M2211-6139

De verwachting is de evaluatie en het advies eind Q1 2024 aan het college ter besluitvorming voor te leggen. Ontwikkelingen Mijn Rotterdam Gebruik Mijn Rotterdam door wijkraden De leden van wijkraden missen een centraal platform waarop zij met hun wijkbewoners kunnen communiceren. Ze willen beter zichtbaar en vindbaar zijn. Op dit moment hebben 8 wijkraden een eigen website. Aan de ene kant staat het de wijkraden vrij om dit te doen, maar aan de andere kant is het niet kosten efficiënt als alle wijkraden hun eigen platforms laten bouwen. Verder is er geen zicht op naleving van de privacy en security eisen die wel gelden voor gemeentelijke sites. Daarnaast zijn veel wijkraden actief op Facebook, Instagram en Whatsapp. Dit zorgt voor een groot bereik, maar sluit ook bewoners uit die dat niet kunnen of willen gebruiken of niet worden uitgenodigd. De wens om zelf berichten te kunnen plaatsen op Mijn Rotterdam ipv via de wijkraad coördinatoren wordt meegenomen in de pilot wijkcommunicatie. Voor één wijkraad wordt een startpagina ingericht op Mijn Rotterdam en getoetst of dit goed werkt. Toegankelijk, transparant en open communiceren over gemeentelijk beleid en projecten in de wijken Er zijn veel verschillende (digitale) vindplaatsen voor informatie over de wijk.

Dit zijn zowel digitale vindplaatsen die door de gemeente zelf worden beheerd als om sites van keten partners, buurtverenigingen, welzijnsorganisaties en wijkraden. Idealiter is deze informatie op één plaats te plaatsen en te vinden. Het is niet wenselijk om dezelfde informatie op meerdere plaatsen te beheren (arbeidsintensief en foutgevoelig) en niet realistisch om alle informatie over de 39 wijken op één plaats te beheren (veel verschillende bronnen en eigenaars). Wat wel kan, is op een startpagina per wijk inrichten met handige links naar de sites van partners. Het wordt dan een soort digitale wijkhub. De ontwikkelkosten zijn beperkt, maar het moet wel eenmalig worden ingericht en worden bijgehouden door een community manager. Dit wordt meegenomen in de pilot wijkcommunicatie in drie wijken. Wijkakkoorden Om op een makkelijk vindbare plek de vastgestelde wijkakkoorden te delen en de voortgang van de jaaractieplannen te communiceren, worden de wijkakkoorden en jaaractieplannen op Mijn Rotterdam geplaatst. In de pilot Wijkcommunicatie testen wij uit wat de beste plek is voor nieuws over de voortgang van de plannen. Bewonersinitiatieven De werkgroep Bewonersinitiatieven adviseerde om Mijn Rotterdam in te richten als centrale digitale ingang en als communicatie platform voor goedgekeurde bewonersinitiatieven.

Inmiddels is geregeld dat vanaf 1 februari zowel kleine als grote bewonersinitiatieven aangevraagd kunnen worden op Mijn Rotterdam. Alle goedgekeurde initiatieven die digitaal zijn ingediend, zijn nu zichtbaar op het platform. Hierdoor kunnen meer initiatiefnemers Mijn Rotterdam gebruiken voor de communicatie over hun plan. Vanaf februari is het daarbij mogelijk bewonersinitiatieven die niet digitaal zijn ingediend als activiteit te publiceren. Hierdoor is het ook voor mensen die hun initiatief op papier, per mail, etc. hebben ingediend mogelijk om via Mijn Rotterdam aandacht te vragen voor hun plan. In Q3 en Q4 van 2023 wordt Mijn Rotterdam in samenspraak met wijknetwerkers, OpzoomerMee, leden van wijkraden en bewoners aangepast om de regeling Bewonersinitiatieven die per 1/1/2024 in gaat, te faciliteren.

Blad:

4/4

Datum:

27 juni 2023

Ons kenmerk:

M2211-6139

De nadruk ligt hierbij op het makkelijker digitaal kunnen indienen van initiatieven en het platform in te zetten als communicatiekanaal.

Kalender met de wijkprogrammering Er is behoefte is aan een centrale activiteitenkalender per wijk. Bijvoorbeeld met activiteitenplannen van welzijnsorganisaties, campagnes, programmering van huizen van de wijk en evenementen vanuit bewonersinitiatieven. Verkenning van deze bevinding levert de volgende uitkomsten: Het technisch ontwikkelen van een activiteitenkalender per wijk kost in totaal ongeveer €25K. De grootste kosten zitten echter in het structureel vullen en beheren van deze 39 kalenders. Deels zou dat kunnen worden geautomatiseerd (tegen hogere ontwikkelkosten), maar er moet toch redactie op worden gevoerd en het proces met keten partners gecoördineerd; Voor een bewoner is de betrouwbaarheid en actualiteit van een kalender cruciaal. Het gaat om programmering van binnen en buiten de gemeente. Als gemeente kunnen wij niet afdwingen dat bijv. welzijnsaanbieders hun programmering plaatsen en voor Rotterdam.nl is het technisch niet mogelijk een externe partij toegang te geven. Hoewel de behoefte aan een wijkkalender breed gedragen wordt, nemen we vanwege bovenstaande redenen deze niet mee in de pilot. De mogelijkheden voor

een wijkkalender worden verder verkend nadat uit de pilot blijkt welk platform er wordt gekozen om door te ontwikkelen voor wijkcommunicatie.

Financiële en juridische consequenties/aspecten: De huidige inzet heeft geen financiële dan wel juridische consequenties. Gelet op bovenstaande stellen wij u voor om de motie Maak optimaal gebruik van Mijn Rotterdam (22bb007562) als afgedaan te beschouwen.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam,