[23bb004532] Afdoeningsvoorstel Motie Van de Peppel over alle overheidsinformatie in het archief 23bb002011

'=

4

-

Gemeente Rotterdam

Bestuurs- en Concernondersteuning Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Bernie Goedhart Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Uw kenmerk: 23bb002011 Ons kenmerk: M2303-4589 23b0005889 Onderwerp: Alle overheidsinformatie in het archief Datum: B&W 27 juni 2023

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Op 23 maart 2023 is in uw raad, bij de bespreking van het voorstel tot wijziging van de Archiefverordening Rotterdam 2017 de motie 'Alle overheidsinformatie in het archief' (23bb002011)aangenomen. Het college wordt verzocht bij een eerstvolgende herziening van de gedragscode voor medewerkers van de gemeente Rotterdam de noodzaak tot overdracht van overheidsinformatie op de eigen gegevensdragers ter archivering expliciet te benoemen;

Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: We gaan actief aan de slag met de Wet open overheid (Woo). Uitgangspunt is dat gemeentelijke data waar mogelijk open en herbruikbaar (FAIR-principes) wordt aangeboden. De motie 'Inbox (0)' (23bb002016). Het college wordt middels deze motie verzocht om: Gemeentelijke bestanden, e-mails en andere data die conform de Archiefwet 1995 niet bewaard hoeven te worden periodiek permanent te verwijderen uit het cloudsysteem of cloudsystemen waar deze zijn opgeslagen. Daarnaast binnen de gehele gemeentelijke organisatie een cultuur te stimuleren waarin e-mails en andere data die niet langer relevant zijn voor de gebruikers ervan én niet onder de Archiefwet 1995 vallen, zo snel mogelijk te verwijderen uit het cloudsysteem waar-deze data wordt opgehaald. Tot slot te onderzoeken in hoeverre het Green Archiving Model binnen de gemeente Rotterdam geimplementeerd kan worden. Toelichting: De gedragscode voor de medewerkers van de gemeente Rotterdam stamt uit 2016. Momenteel wordt de gedragscode volledig herzien in het licht van het werken als

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/2 27 juni 2023 M2303-4589

ambtenaar in het digitale tijdperk. Het streven is om 31 december 2023 een nieuwe moderne gedragscode op te leveren. Uiteraard wordt de centrale ondernemingsraad betrokken. Gemeente Rotterdam stimuleert actief het gebruik van gemeentelijke gegevensdragers in plaats van privéapparatuur. Zo is het merendeel van de vaste medewerkers voorzien van een mobiele telefoon voor het werk. Ter illustratie: de gemeente Rotterdam heeft momenteel 16.700 medewerkers en 15.941 mobiele telefoons op naam. Medewerkers zonder telefoon zijn over het algemeen medewerkers met tijdelijke contracten/aanstellingen, denk aan inhuur en stagiaires, waarbij er een dusdanig verloop is dat uitgave van devices zeer arbeidsintensief is en beperkt toegevoegde waarde heeft. De regels voor het gebruik van ICT-middelen (computers, tablets, smartphones, etc.) en gemeentelijke informatie zijn vastgelegd in de Regeling ICT en informatiegebruik- RIO (rotterdam.nl). Deze regeling maakt onderdeel uit van het personeelshandboek. De gemeente Rotterdam hanteert daarin als principe dat ambtenaren met alle devices verplicht op een veilige manier op het bedrijfsnetwerk (thuiswerk, mail) inloggen en werken, via onze Mobile Device Management omgevingen. In de vernieuwde gedragscode zal duidelijk verwijzing zijn opgenomen naar deze regeling met betrekking tot het gebruik (inclusief archivering) van diverse devices.

Wij stellen u voor om de motie 'Alle overheidsinformatie in het archief' (23bb002011) als afgedaan te beschouwen.

Financiële en juridische consequenties/aspecten:

Het aanpassen van de gedragscode past in de huidige begroting en formatie. Uitv ering geven aan de Archiefwet 1995 en Wet Openbare Overheid.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam,