[23bb004214] Collegebrief over startnotitie jaarrekeningproces 2023

Gemeente Rotterdam

Concern Auditing Middelen en Control Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Ronald Janssen Telefoon: 061869 5820 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk: M2306-300 23bo005886 Onderwerp: Startnotitie jaarrekeningproces 2023 Datum: B&W 20 juni 2023

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Op grond van de Controleverordening Rotterdam 2017 wordt uw Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) jaarlijks geïnformeerd over de startnotitie rondom het jaarrekeningproces. De startnotitie markeert het formele startmoment voor de controle van de jaarrekening door de organisatie, externe accountant (PwC) en de afdeling Financial Audit. In de startnotitie worden naast heldere werkafspraken en een planning tevens begrippen en toetsingskaders vastgesteld voor alle controledossiers. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: • Jaarrekeningproces. • Controleverordening Rotterdam 2017 Toelichting: De startnotitie is opgesteld in gezamenlijkheid met de externe accountant, PwC. In de Startnotitie jaarrekeningproces 2023 zijn de huidige inzichten van het lopende controleproces en verbeteringen in de interne beheersing verwerkt. De controleaanpak voor2023 is vastgesteld en daarnaast gaat vanaf verslagjaar 2023 de rechtmatigheidsverantwoording in. Hieronder staan de belangrijkste boodschappen uit de startnotitie 2023: 1. Er zijn verbeteringen in de interne beheersing van de financieel kritieke processen gerealiseerd mede voortkomend uit het verbeterplan 'bereiken optimale controleaanpak'.

De controleaanpak voor 2023 is bepaald op basis van de huidige inzichten in de staat van de interne beheersing. 2. De Rechtmatigheidsverantwoording is vanaf kalenderjaar 2023 van toepassing en heeft gevolgen voor de interne regelgeving, de inhoud van de controleverklaring door de accountant en de inhoud van de jaarstukken 2023. Het college geeft

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/2 20 juni 2023 M2303-4277

middels de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening aan of en in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. 3. De planning voor het jaarrekeningproces is ten tijde van het opstellen van de Startnotitie nog niet afgerond. De resultaten van de evaluatie van het jaarrekeningproces en het effect van de implementatie van GREAT op de publicatiedatum worden onderzocht.

Financiële en juridische consequenties/aspecten:

Niet van toepassing.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam,

Startnotitie 2023

Jaarrekening- en controleproces en interne beheersing 2023

Inhoud Aanleiding Belangrijke boodschappen 1.

Begrippen en toetsingskader

2.

Controle aanpak 2023

3.

Governance en communicatie

4. Planning en rapportages

3 4 5 10 13 14

Bijlagen A. Voortgang open acties beter jaarrekeningproces 18 B. Formele overlegstructuur C. Escalatielijnen

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

19 20

2

Aanleiding Op grond van de Controleverordening Rotterdam 2017 wordt jaarlijks de startnotitie rondom het jaarrekeningproces vastgesteld. De startnotitie markeert het formele startmoment voor de controle van de jaarrekening door de organisatie, de afdeling Financial Audit en de accountant (PwC). Het doel van de gezamenlijke startnotitie is om de werkzaamheden, communicatie en planning tussen de organisatie, FA en PwC optimaal te laten verlopen en om de controleaanpak vast te stellen. Deze startnotitie is op basis van nieuwe inzichten geactualiseerd voor het jaarrekeningproces 2023. De nieuwe inzichten vinden haar oorsprong in de input vanuit de controlebevindingen 2022, de stand van de verbeterplannen interne beheersing & procesverbeteringen, de eerste uitkomsten van de beoordeling van de opzet en bestaan van de beheersmaatregelen, de IT General Controls en nieuwe wetgeving rondom de rechtmatigheidsverantwoording.

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

3

Belangrijke boodschappen 1.

Er zijn verbeteringen in de interne beheersing van de financieel kritieke processen gerealiseerd mede voortkomend uit het verbeterplan ‘bereiken optimale controleaanpak’. De controleaanpak voor 2023 is bepaald op basis van de huidige inzichten in de staat van de interne beheersing. Het risico op het gebruik van generieke accounts voor Oracle en Apro is gewijzigd waardoor bij enkele processen niet meer gesteund kan worden op de IT beheersing1 en (aanvullend) gegevensgerichte werkzaamheden noodzakelijk zijn. Verbeteringen in de interne beheersing leiden niet altijd (direct) tot een wijziging in de controleaanpak.

2.

De Rechtmatigheidsverantwoording is vanaf kalenderjaar 2023 van toepassing en heeft gevolgen voor de interne regelgeving, de inhoud van de controleverklaring door de accountant en de inhoud van de jaarstukken 2023. Het college geeft middels de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening aan of en in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant neemt deze verantwoording mee in haar getrouwheidsoordeel.

3.

De planning voor het jaarrekeningproces is ten tijde van het opstellen van de Startnotitie nog niet afgerond. De resultaten van de evaluatie van het jaarrekeningproces en het effect van de implementatie van GREAT in relatie tot de opleverdatum wordt onderzocht. De planning wordt op een later moment met uw COR besproken.

1 ) Zie de Eindrapportage FA 2022 pagina 34 en Accountantsrapport PwC 2022, pagina 16

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

4

1. Begrippen en toetsingskader De belangrijkste kaders voor de accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeente Rotterdam zijn het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), de Controleverordening Rotterdam 2017 en de Kadernota accountantscontrole rekening 2017 e.v.. De jaarstukken bestaan op grond van het BBV uit meerdere onderdelen. De controle van de accountant heeft primair betrekking op het onderdeel ‘Jaarrekening’. Met ingang van verslagjaar 2023 stelt het college verplicht een rechtmatigheidsverantwoording op bij de jaarrekening. De externe accountant stelt de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording vast. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel komt te vervallen. • • • • • •

Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium

Oordeel getrouwheid door de externe accountant

• • •

Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Verantwoording door college van B&W. Getrouwheidsoordeel hierover door externe accountant

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

5

1. Begrippen en toetsingskader – Invoering Rechtmatigheidsverantwoording Eind 2022 is een wetsvoorstel aangenomen welke gevolgen heeft voor de verantwoording inzake rechtmatigheid. Vanaf controlejaar 2023 moet het college van B&W verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. In deze verantwoording verklaart het college dat fouten en onzekerheden in rechtmatigheid de verantwoordingsgrens niet overstijgen. Indien dit wel het geval is worden de fouten en onzekerheden benoemd. De verantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. Een toelichting op geconstateerde fouten boven de rapporteringsgrens wordt opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. De accountant geeft vanaf 2023 een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Het afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt te vervallen. Dit betekent dat rechtmatigheidsfouten en –onduidelijkheden, mits correct verantwoord in de jaarrekening, geen invloed meer hebben op de strekking van de controleverklaring. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft o.a. de volgende gevolgen voor de gemeente Rotterdam: • Vanaf verslagjaar 2023 wordt in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W opgenomen.

In de paragraaf bedrijfsvoering wordt een toelichting gegeven voor de rechtmatigheidsafwijkingen boven de rapportagetolerantie. • Het college van B&W baseert zich voor het afgeven van haar verantwoording op de bevindingen vanuit de controle door Financial Audit. Aangezien het onderdeel Rechtmatigheid al volledig onderdeel was van de controle door Financial Audit levert dit geen wijzigingen op. • De gemeenteraad stelt de verantwoordingsgrens vast waarboven fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden toegelicht. • De veranderingen in de externe wet- en regelgeving werken door in de door de gemeenteraad vastgestelde verordeningen. De van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder begrotingsrechtmatigheid, de Kadernota accountantscontrole 2017 e.v. wordt aangepast en ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd. • Afstemming van de inhoud van de rechtmatigheidscontrole door Financial Audit met de externe accountant PwC. PwC blijft voor haar getrouwheidsoordeel ook (zelfstandig) werkzaamheden verrichten. Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

6

1. Begrippen en toetsingskader - Toleranties De accountant hanteert een goedkeuringstolerantie bij het verstrekken van de controleverklaring. In het BADO is bepaald dat de goedkeuringstolerantie voor fouten in de gemeenterekening respectievelijk onzekerheden in de controle maximaal 1 procent respectievelijk 3 procent van de omvangsbasis bedraagt. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente, inclusief de mutaties in de reserves (en exclusief de verwachte erfpachtbaten). De gemeenteraad heeft in de kadernota accountantscontrole rekening 2017 e.v. vastgesteld dat de goedkeuringstolerantie uit het BADO wordt overgenomen. De rapportagetolerantie wordt berekend als 5% van de goedkeuringstolerantie (de rapportagetolerantie mag volgens de BADO tot 10% van de goedkeuringstolerantie bedragen). Sinds 2017 wordt een bedrag van € 1,7 mln. gehanteerd. Voorgesteld wordt om de Rapportagetolerantie in lijn met de omvang van de lasten te wijzigen van € 1,7 mln. naar 5% van de goedkeuringstolerantie. Deze aanpassing in de kadernota accountantscontrole 2017 e.v. wordt later dit jaar als voorstel aan de raad voorgelegd. In de tabel hiernaast is de omvangsbasis weergegeven en de daaruit voortvloeiende materialiteit en rapportagetolerantie, uitgaande van de begroting 2023. Met ingang van dit jaar is ook de verantwoordingsgrens voor Rechtmatigheid toegevoegd.

Bedragen x € 1.000 Door u vastgestelde materialiteit in %

Omvang lasten (inclusief reservemutaties) Materialiteit Getrouwheid Rapportagetolerantie Getrouwheid

Fouten

Onzekerheden

1%

3% € 4.223.412

€ 42.234

€ 126.702 € 2.112

Bedragen x € 1.000 Daarnaast kan de accountant ook een kwalitatieve Fouten en onduidelijkheden rapportagetolerantie hanteren. Indien de accountant een Verantwoordingsgrens Rechtmatigheid € 42.234 tekortkoming constateert die de kwantitatieve rapportageRapportagetolerantie Rechtmatigheid € 2.112 tolerantie niet overschrijdt, kan de accountant dit opnemen in zijn verslag van bevindingen. Dat is in het geval als de accountant dit van belang acht om te rapporteren aan de raad.

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

7

1. Begrippen en toetsingskader – Voortgang lopende trajecten en nieuwe ontwikkelingen Verbetering jaarrekening- en controleproces De afdeling Financial Audit haalt middels haar controleproces veel fouten uit de (jaar)cijfers. Deze fouten ontstaan onder andere door verkeerde verantwoording van posten op de balans, onrechtmatige aanbestedingen, er niet wordt voldaan aan voorwaarden die subsidiegevers hebben gesteld of doordat lasten in een verkeerd boekjaar worden verantwoord. Een belangrijke voorwaarde om dit in de toekomst te voorkomen is dat eigenaarschap en kennis in de clusters worden verhoogd en dat procedures worden nageleefd. Er wordt door Concern Auditing een onafhankelijke evaluatie van het jaarrekeningproces 2022 uitgevoerd. Doel is om te leren van zaken die goed of minder goed zijn gegaan en om het samenspel van de 1e, 2e, 3e lijn en de externe accountant te verbeteren.

Focus op interne beheersing Het afgelopen jaar is gestart met een nieuw overleg genaamd Portefeuille Overleg Interne Beheersing. Hieraan nemen vertegenwoordigers van de verschillende clusters deel met als doel de samenwerking en de interne beheersing binnen de processen en de organisatie als geheel te verbeteren. De deelnemers zijn tevens ambassadeur binnen hun cluster. Onderwerpen die in het Portefeuilleoverleg aan de orde komen zijn o.a.: - Verbeteren van de kwaliteit van de interne beheersing - Samenwerking Clusters, BCO en Control Vanuit het proces ‘Naar een beter en modern jaarrekeningproces’ zijn diverse procesverbeteringen geïmplementeerd. Over de niet afgeronde items wordt gerapporteerd in de Startnotitie. De voortgang op de laatste items is vanuit de 1e lijn aangeleverd en wordt weergegeven in bijlage A.

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

8

1. Begrippen en toetsingskader – verbeteringen interne beheersing In 2022 zijn voor alle processen waar de optimale controleaanpak nog niet was gerealiseerd verbeterplannen opgesteld. De nog benodigde acties om de interne beheersing te verbeteren en de optimale controleaanpak te bereiken zijn uitgewerkt door de vertegenwoordigers van de kritieke financiële processen in samenwerking met business control en doorgesproken met Financial Audit. Hieronder zijn de belangrijkste ontwikkelingen benoemd:

Bij de volgende processen zijn verbeteringen in de interne beheersing gerealiseerd: -

Inkopen: verzorgen van trainingen, opleidingen en uitdragen handboek. Borging correcte prijs en hoeveelheid in Oracle is afgerond.

-

Aanbesteden: oprichting van het team die de borging van de gegevens van Negomatrix naar Oracle controleert.

-

Betalingsorganisatie: analyse voor centraal onderbrengen betalingen uit ONS gereed. Controls voor de GRC module zijn in kaart gebracht. HR: de beslisboom en conflictenmatrix zijn ingebed in het proces, monitoring regressietesten is verbeterd. De gunning van het mobiliteitsplatform is afgerond. Verstrekte subsidies: taken in subsidiesysteem ingebouwd ter bevordering van getrouw en rechtmatig verstrekken van subsidies.

-

WMO: er is gestart met Kwaliteit in Control (KiC). De verbeteringen moeten in de komende controleperioden duidelijk worden. Sociale uitkeringen: het vooronderzoek en een kostenbatenanalyse ten aanzien van verbreden/ professionaliseren KiC heeft plaatsgevonden. Grex: de staatssteuntoets is (met enkele maanden vertraging) in Xential opgenomen.

-

V&F - Vervoer en Materieel: het systeem Carwise is begin 2023 conform planning live gegaan.

-

V&F - Parkeren: het systeem Parksaver is geïmplementeerd. Ontvangen subsidies en bijdragen - IBS: de procesbeschrijving is gereed en vastgesteld.

Bij de volgende processen is de planning bijgesteld: - Inkopen: de GRC module wordt opgepakt na de livegang van GREAT. -

Aanbesteden: jaarlijkse berekening van de onrechtmatigheid op aanbesteden is nog niet gestart en verschuift naar 2024. Verstrekte subsidies: communiceren actuele werkinstructies is vertraagd, evenals de inventarisatie van de subsidies die niet systeemgericht zijn te controleren.

-

Sociale uitkeringen: besluit over verbreding/ professionalisering KiC volgt Q2/begin Q3, uitvoeren pilot Q4. Bij positief besluit blijft de planning verder ongewijzigd. WMO: de implementatie van Sorga loopt door in 2023, planning was 2022. Hierdoor tevens vertraging in Uniform werken in GIDSO.

-

Vastgoed: het opstellen van het plan van aanpak voor het nieuwe vastgoed managementsysteem is met een jaar vervroegd naar 2023. Grex: de beheersmaatregelen zijn nog niet door FA getoetst, i.v.m. prioriteit aan het jaarrekeningproces. Ontvangen subsidies en bijdr. - IBS: Oracle Cloud biedt geen mogelijkheid voor het registreren van aanvragen. Borging volledigheid wordt onderzocht.

9

2. Controle aanpak 2023 – Controle aanpak en steunen op werkzaamheden afdeling FA Afhankelijk van de inschatting van de kwaliteit van de interne beheersing en efficiëntie afwegingen wordt per proces een controleaanpak gekozen. De keuze voor de controleaanpak is afhankelijk van de opzet, bestaan en werking van interne beheersingsmaatregelen (systeemgerichte controle). Bij het ontbreken van beheersmaatregelen wordt dit (deels) aangevuld met gegevensgerichte controlewerkzaamheden óf leidt dit tot een volledig gegevensgerichte controle. De controleaanpak is onder andere afhankelijk van de mate van transacties, de complexiteit van transacties, de effectiviteit van de ITGC en de mogelijkheid tot de inzet van data-analyse. In de tabel op slide 12 is per proces, op basis van de huidige inzichten, de controleaanpak 2023 opgenomen. Wijzigingen in de controleaanpak komen door: • Aan het einde van de controle 2022 is de risico inschatting op het gebruik van de generieke accounts op de Oracle database en Apro gewijzigd omdat onder andere het gebruik niet wordt gelogd en gemonitord (eindrapportage FA 2022 pagina 34, Accountantsrapport PwC 2022, pagina 16). Hierdoor kan niet op de IT beheersing worden gesteund voor die processen die ondersteund worden door Oracle en Apro en zijn (aanvullende) gegevensgerichte werkzaamheden noodzakelijk.

• Verbeteringen in de interne beheersing waardoor er meer op gesteund kan worden. Verbeteringen in de interne beheersing leiden niet altijd direct tot een aanpassing in de voorgestelde controleaanpak omdat de verbetering een deel van het totale proces raakt en de primaire controle richting daarmee hetzelfde blijft maar op onderdelen al wel kan wijzigen. Ook moet FA verbeteringen in de interne beheersing toetsen voordat hierop gesteund kan worden bij de controle. Inzet van data analyse in de controle zal verder worden ontwikkeld. Naast specifieke data analyse binnen de eigen werkzaamheden van FA zal dit samen met de processen worden opgepakt waarbij het uitgangspunt is om dit zoveel als mogelijk in de lijn te beleggen zodat FA en PwC hier in de controle op kunnen steunen. De in de afgelopen jaren opgedane ervaringen bij o.a. het HR proces worden meegenomen in de ontwikkeling bij andere processen zoals A&V, Inkoop, BUIG en Vastgoed. De specifieke controleaanpak wordt door FA per proces in een werkplan uitgewerkt, waarin ook een risicoanalyse is opgenomen en een planning wanneer welke informatie vanuit het cluster benodigd is en wanneer welke rapportages vanuit de afdeling FA mogen worden verwacht.

In het werkplan wordt aangegeven welke werkzaamheden worden verricht ten behoeve van de controle op de getrouwheid en welke werkzaamheden betrekking hebben op rechtmatigheid en in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen gaan worden. Het werkplan wordt met PwC afgestemd en vormt de basis voor de op te leveren dossiers. De afdeling FA stelt uiteindelijk het werkplan vast. In de planning wordt de oplevering van de producten uit het werkplan nader gespecificeerd. PwC is verantwoordelijk voor zijn eigen controleaanpak. Uitgangspunt hierbij is dat PwC zoveel mogelijk steunt op de beschikbare producten (verrichte werkzaamheden) van de afdeling FA. PwC bepaalt de omvang, aard en tijdfasering van haar werkzaamheden op basis van de gedeelde risico-inschattingen en controleaanpak. Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

10

2. Controle aanpak 2023 – Significante en verhoogde risico’s Uit de organisatorische en zakelijke ontwikkelingen hebben we de significante en andere hogere risico’s binnen uw organisatie gefilterd die naar onze mening een impact kunnen hebben op uw jaarrekening, die we in onze controle zullen bespreken. Deze analyse gaat uit van inherente risico’s, dus zonder rekening te houden met beheersmaatregelen die in de organisatie zijn getroffen om deze risico’s te adresseren. In deze situaties voert PwC altijd zelfstandig eigen controlewerkzaamheden uit om voor dat proces(onderdeel) tot een oordeel te komen, ongeacht de kwaliteit van de afdeling FA: • Als sprake is van een proces(onderdeel) waarbij een significant risico bestaat op een materiële afwijking (bijvoorbeeld als gevolg van complexiteit van wet- en regelgeving); • Als sprake is van een materieel inherent frauderisico (management override of controls); • Processen waarbij sprake is van een groot schattingselement. Voor jaarrekening 2023 betreft dit de processen Administratie en Verslaglegging, Aanbesteden, Vastgoed, Grondexploitaties. Significante risico’s

Type risico

1

Doorbreken van beheersingsmaatregelen door het management

frauderisico

2

Aanbesteden – Europese aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen

frauderisico

3

Aanbesteden – de gemeente voldoet niet aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen

rechtmatigheid

4

FVA - risico op onjuiste waardering financiële vaste activa (deelnemingen)

schattingsrisico

5

Grondexploitaties/ vastgoed – risico op niet zakelijke transacties bij grondverkopen

frauderisico

6

Grondexploitaties – verschuivingsgevaar tussen verlieslatende en winstgevende grondexploitaties

frauderisico

7

Grondexploitaties – risico op onjuiste waardering

schattingsrisico

Verhoogde risico’s

Type risico

8

Vastgoed – risico op onjuiste waardering van vastgoed

schattingsrisico

9

Inkomende subsidies – risico op het niet juist verantwoorden en niet voldoen aan subsidievoorwaarden

rechtmatigheid

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

11

2. Controle aanpak 2023 – Controleaanpak per proces Op basis van de risico-inschatting en de bespreking van de interne beheersing wordt gekozen voor de volgende controleaanpak per proces voor 2023. Nr. Kritiek proces

Controleaanpak 2023

Nr. Kritiek proces

Controleaanpak 2023

1a. Administratie & Verslaglegging (A&V proces)

Systeemgericht

10. Vastgoed*

Gegevensgericht

1b. Administratie & Verslaglegging (A&V waardering / balans)

Gegevensgericht

11a. Grondexploitaties - overige beweringen

Gegevensgericht en deels Systeemgericht

2.

Inkopen

Gegevensgericht

11b. Grondexploitaties - waardering

Systeemgericht en deels Gegevensgericht

3.

Aanbesteden*

Gegevensgericht en deels Systeemgericht

11c. Erfpacht

Gegevensgericht

4.

Betalingsorganisatie

Systeemgericht en deels Gegevensgericht

12. Verkoop en Facturatie

Gegevensgericht

5.

Human Resources (HR)

Gegevensgericht

13a. Ontvangen subsidies en Bijdragen gemeentefonds

Gegevensgericht

6a. Verstrekte subsidies

Gegevensgericht

13b. Ontvangen subsidies en Bijdragen IBS

Gegevensgericht

6b. Verstrekte bijdragen

Gegevensgericht

14a. Treasury - kort geld

Systeemgericht

7.

Belastingen en Heffingen

Systeemgericht

14b. Treasury - lang geld

Gegevensgericht

8.

Sociale uitkeringen

Gegevensgericht

15a. ITGC - Concernbreed

Gegevensgericht en deels Systeemgericht

9.

Wmo/ Jeugd

Gegevensgericht

15b. ITGC - Clusterspecifiek

Gegevensgericht en deels Systeemgericht

* bij dit proces wordt er gebruik gemaakt van de database voor Oracle. Vanuit de controle ITGC zijn er bevindingen die van invloed zijn op de controleaanpak.

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

12

3. Governance en communicatie Regie en Coördinatie Sinds controlejaar 2021 worden de managementmeetings per proceseigenaar gehouden in plaats van per cluster. De concernbrede thema’s, ook die niet direct de verantwoording raken, worden voor een regulier voortgangsoverleg of de CD geagendeerd. De voortgang van de controle wordt periodiek gemonitord via het reguliere PwC overleg. In bijlage B is de overleg structuur nader uitgewerkt. Concerncontrol, FA en PwC hebben nadere afstemming over controle- en verslaggevingsvraagstukken. Eventuele verschillen van inzicht zijn, zoveel mogelijk, voor half december 2023 afgestemd. Uitzonderingen hierop betreffen onderwerpen betrekking hebbend op gebeurtenissen na balansdatum. De wijze waarop escalatie plaatsvindt bij bijzonderheden en of vertragingen is in bijlage C uiteengezet. Bestuurlijke informatie Zowel de afdeling FA , zoals vastgelegd in de controleverordening 2017, als PwC hebben onverkort toegang tot alle informatie. Alle bevindingen en informatie die naar aanleiding van de controle beschikbaar komt, wordt door de accountant eerst ter kennis gebracht aan de ambtelijke organisatie en het college alvorens deze informatie met de Gemeenteraad wordt gedeeld. Dit om een zorgvuldige procedure van hoor- en wederhoor mogelijk te maken.

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

13

4. Planning en rapportages – Jaarrekeningproces 2023 De planning voor het jaarrekeningproces is ten tijde van het opstellen van de Startnotitie nog niet afgerond. De evaluatie van het controle proces 2022 door Concern Auditing loopt. CA zal deze voor het zomerreces afronden. Aanbevelingen hieruit moeten een plaats krijgen in de planning van het nieuwe controleproces. Ook zijn veel medewerkers die een rol hebben in het Jaarrekeningtraject tevens betrokken bij het project GREAT. In verband met de geplande go-live van GREAT per 1 januari 2024 en de benodigde inzet van sleutelspelers wordt de doorlooptijd en publicatie van de jaarstukken een grote uitdaging. De impact van GREAT op de planning van het jaarrekeningproces wordt in de komende maanden nader onderzocht. Zodra de uitkomsten uit deze processen duidelijk zijn zullen we de mijlpalenplanning met uw COR bespreken. Voortgangsrapportages (VGR) FA en PwC dragen zorg voor een constante informatievoorziening over de voortgang en de inhoudelijke bevindingen vanuit het controleproces aan de COR. De actualiteit van deze informatie wordt geborgd middels een periodieke voortgangsrapportage die in de COR-vergadering wordt besproken. FA en PwC geven ieder invulling aan de informatie in de Voortgangsrapportage.

Als gevolg van de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording en de wijziging in de controle door de externe accountant worden de bevindingen op het gebied van Getrouwheid en Rechtmatigheid apart in de VGR weergegeven. Gedurende het jaar en tijdens het jaarrekeningproces zal de COR worden geïnformeerd over de voortgang en bevindingen uit de controles en het jaarrekeningproces. De voortgangsrapportages kennen input van de afdeling Financial Audit en PwC. Dit zal plaatsvinden in de COR bijeenkomsten van: 1e VGR: Sep-23 planning en uitkomsten opzet en bestaan 2e VGR: Nov-23 3e VGR: Jan-24

planning en eerste uitkomsten controle planning en vervolg uitkomsten controle

4e VGR: Mar-24 planning en vervolg uitkomsten controle Voorts zal de COR in haar vergadering van april 2024 over de voortgang worden geïnformeerd indien de stand van zaken hiertoe aanleiding geeft.

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

14

4. Planning en rapportages – Rapportages Financial Audit Rapportages financial audit Naar aanleiding van de uitgevoerde controles en de uitkomsten van de managementmeetings met de proceseigenaren worden de volgende rapportages uitgebracht ten behoeve van de Concerndirectie. Deze zullen ook worden gedeeld met het college en de COR: Interimrapportage (september 2023) Eindrapportage (april 2024) Indien de controle of ontwikkelingen daartoe aanleiding geven kan een 2e Interimrapportage worden opgesteld. FA zal ten behoeve van het college een rapportage uitbrengen bij de rechtmatigheidsverantwoording. De exacte vorm en het moment van oplevering worden in het komende jaar verder uitgewerkt als onderdeel van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

15

4. Planning en rapportages – Rapportages PwC Controleblokken PwC De controleblokken van PwC zijn voor het controlejaar 2023 als volgt: 1e blok: 26 juni 2023 - 21 juli 2023 (planningsfase) 2e blok: 11 september 2023 – 29 september 2023 (interimcontrole 1 en deel gegevensgerichte werkzaamheden) 3e blok: 30 oktober 2023 – 17 november 2023 (interimcontrole 2 en deel gegevensgerichte werkzaamheden) 4e blok: interim 3 en jaarrekening controle 2023. Periode nog te bepalen, afhankelijk van tekendatum Rapportages externe accountant In de Controleverordening Rotterdam 2017 is vastgelegd via welk tijdpad en aan welke organen en gremia de accountant zijn rapportages aanbiedt. Er wordt minimaal één boardletter uitgebracht, in het najaar van 2023. Indien vanuit de controle het noodzakelijk is door bevindingen vanuit de controle of andere relevante ontwikkelingen kan een tweede boardletter in het 1e kwartaal 2024 uitgebracht worden. Dit is aanvullend op de informatieverstrekking via de VGR. Daarnaast bestaan de rapportages en de presentaties van de accountant minimaal uit: • De presentatie(s) met bevindingen uit de interimcontroles, opgesteld ten behoeve van managementmeetings met de proceseigenaren; • • • •

Een boardletter voor college en de raad; Een controleverklaring bij de jaarstukken; Een accountantsverslag aan de raad; De presentatie(s) met bevindingen uit de eindejaarscontrole (2023) opgesteld ten behoeve van managementmeetings voor zover er relevante bevindingen per proces zijn.

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

16

Bijlagen

Bijlagen Startnotitie 2023

Bijlage A. Voortgang verbeteracties ‘Naar een beter en modern jaarrekeningproces’ Status acties uit ‘Naar een beter en modern jaarrekeningproces’ Actie

Cluster Betreft

Status

Toelichting

ITGC Primaire systemen BUIG

W&I

BUIG: Toewerken naar systeemgerichte controle aanpak (inclusief data-analyse)

Afgerond

BUIG: De processen rond het toekennen, muteren en verwijderen van reguliere gebruikersaccounts zijn op orde. Er zijn verbeteringen doorgevoerd ten aanzien van Change Management. De opzet en bestaan is beoordeeld en er is vastgesteld dat op adequate wijze invulling is gegeven aan het beheerst doorvoeren van wijzigingen.

ITGC Primaire systemen GOUW/ONS

DV

GOUW/ONS: Access management & Change management proces

Afgerond

Er zijn named users accounts ingeregeld waarmee het punt van de generieke accounts ondervangen is. Door verschillende bugs en afhankelijkheden van Oracle is het proces vertraagd. Inmiddels is de werking van de software in de acceptatieomgeving gedemonstreerd en aangetoond. De performance moet goed onderzocht worden alvorens het naar productie gaat. Naar verwachting medio juli.

Beheersmaatregelen IBS en SO toets FA

Doorvoeren beheersmaatregelen proces Inkomende Bijdrage & Subsidies en toets door FA

Afgerond

De formatie-uitbreiding is gerealiseerd en financieel-administratieve beheersmaatregelen (waaronder functiescheiding) zijn geïmplementeerd. Daarnaast is de procesbeschrijving IBS geactualiseerd. Verdere procesverbeteringen worden opgepakt via de verbeteractie ‘Bereiken optimale Controle aanpak’.

Continuous Monitoring memorialen

Invoering Continuous Monitoring bij memorialen A&V

Wordt Uit analyses in voorgaande jaren is naar voren gekomen dat een GRC-module niet geschikt is voor meegenomen continuous monitoring omdat deze achteraf zaken vaststelt daar waar dit juist vooraf (bij aanlevering/ bij inrichting opstelling) zou moeten gebeuren. Great Bij de invoering van Great wordt, m.i.v. 2024, een workflow-proces ingericht waardoor memorialen niet meer aangeleverd/verwerkt kunnen worden als niet aan de uitgangspunten van de inrichting van de administratie wordt voldaan. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de diverse beveiligings-/controleregels die bij de inrichting van Great worden vastgesteld. Daarnaast zorgt dit workflowproces ervoor dat menselijke handelingen voor de verwerking van de aangeleverde memorialen in basis tot een minimum beperkt worden.

BCO

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

18

Bijlage B: Formele overlegstructuur Overleg

Frequentie (*)

Deelnemers (*)

Inhoud overleg en opmerkingen

Voortgangsoverleg PwC

1 maal per 7 weken

Eindverantwoordelijke externe Ontwikkelingen binnen de organisatie, accountant, (Senior) Director externe procesoverstijgend. Ook externe ontwikkelingen accountant, Concerncontroller, Hoofd (bv SDG/ESG) worden hier geagendeerd. Concerncontrol, directeur BCO-FJINK en Hoofd FA

Managementmeetings minimaal 1 maal per jaar, per financieel kritiek waar nodig 2 keer per jaar. proces

Proceseigenaar en procesmanager (uitvoerder), de clustercontroller, controleleider FA, coördinator FA en PwC

Minimaal 1 maal per jaar per financieel kritiek proces. Indien vanuit bevindingen uit de controle of andere ontwikkelingen het toegevoegde waarde heeft worden een 2e of 3e meeting voor dat proces ingepland.

PwC overleg

1 maal per 4 weken, tijdens afronden controle 1 maal per 2 weken

Afdelingshoofd Concerncontrol, Hoofd Overleg over voortgang controle, startnotitie, FA, coördinator FA, concerncontrol, PwC concept boardletter, bestuurlijke planning.

CD (bij boardletter en accountantsverslag)

3 maal per jaar

Eindverantwoordelijke externe accountant, (Senior) Director externe accountant, Hoofd FA

Boardletter en eindrapport bespreken in CD, samen met rapportages FA. Startnotitie als hamerstuk. Vanuit voortgangsoverleg kunnen specifieke punten in de CD geagendeerd worden.

(*) voor alle onderdelen geldt dat wanneer het noodzakelijk is, er een extra rapportage of bijeenkomst ingepland kan worden of gasten bij het overleg kunnen aansluiten om onderwerpen toe te lichten.

Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

19

Bijlage C: Escalatielijnen PwC en de organisatie melden tijdig alle mogelijke vertragingen of bijzonderheden tijdens de controlewerkzaamheden onverwijld aan het afdelingshoofd Concerncontrol, zodat direct maatregelen genomen kunnen worden om te voorkomen dat doorlooptijd en/of aard van de verklaring in het geding komen. Het afdelingshoofd Concerncontrol informeert de concerncontroller. Mochten de afdelingshoofd Concerncontrol en Concerncontroller geen toereikende acties (kunnen) nemen, vindt eerst escalatie plaats naar de portefeuillehouder Financiën en zo nodig naar de voorzitter van de COR. In situaties waarin een verschil van inzicht blijft bestaan tussen PwC en de organisatie, worden achtereenvolgens de volgende escalatielijnen doorlopen: niveau escalatieladder externe accountant 1

Uiteraard vindt escalatie pas plaats na een hoor- en wederhoorfase.

Situatie waarin sprake is van een

In geval van een (op handen zijnde) escalatie wordt de concerndirectie

persoonlijk geschil tussen externe accountant en directie/ college

geïnformeerd en desgewenst om advies gevraagd. De escalatielijn kan ingeroepen worden door zowel de gemeente als PwC.

2

3

4 Klantrelatie-partner op

Situatie waa

PwC-kantoor Rotterdam persoonlijk Voorzitter COR

accountant

Eindverantwoordelijke Situatie waarin de planning of het oordeel van de controoleverklaring in gevaar zijn

Voorzitter COR

Situatie waa v an inzicht

Eindverantwoordelijke externe accountant Portefeuillehouder financiën

Situatie waarin sprake is van een verschil van inzicht met de directie

Situatie waarin sprake is van een verschil van inzicht met de organisatie

Situatie waa v an de cont

externe accountant

Situatie waa v an inzicht

(Senior) Director externe accountant Concerncontroller/ Afdelingshfd Concerncontrol 1

2

3

4

niveau escalatieladder Rotterdam Startnotitie 2023 | Gemeente Rotterdam | Juni 2023

20