[23bb003964] Collegebrief over Collegereactie op COR rapport jaarrekening 2022

Gemeente Rotterdam

Concern Auditing Middelen en Control Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Ronald Janssen Telefoon: 06 1869 5820 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad Ons kenmerk: M2303-4277 23b0005741 Onderwerp: Collegereactie op COR rapport jaarrekening 2022 Datum: B&W 13 juni 2023

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Uw Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) heeft op 25 mei 2023 aan uw raad haar rapport uitgebracht over de Jaarrekening 2022 van de gemeente (23bb3454). Uw COR concludeert dat uw raad de jaarstukken kan vaststellen en adviseert daarbij de aanbevelingen van de COR over te nemen. Met dit schrijven ontvangt uw raad de reactie van ons college op het COR rapport. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Jaarrekeningproces. Toelichting: Met uw COR stelt ons college vast dat de gemeente Rotterdam een goedkeurende controleverklaring op getrouwheid en rechtmatigheid van de externe accountant heeft ontvangen. Uw COR heeft in haar rapport vijf aanbevelingen opgenomen. Hieronder geven wij onze reactie op de aanbevelingen weer. Aanbeveling1: Functioneren 1e lijn Heroverweeg een tussentijdse afsluiting (hard closure) en daarmee het verantwoordelijkheidsgevoel weer bij de le lijn c.q. de afdelingen en directies te krijgen in de gehele organisatie in de P&C-cyclus. Reactie college: Ons college herkent het beeld dat in het verantwoordelijkheidsgevoel van de eerste lijn nog diverse verbeteringen gerealiseerd kunnen worden. Hoewel de benodigde verbeteringen van proces tot proces kunnen verschillen.

De eerste lijn is primair verantwoordelijk voor het voldoen aan randvoorwaarden en kaders vanuit beleid en wet- en regelgeving en het treffen van beheersmaatregelen. De vorig jaar ingezette koers van optimale controleaanpak naar verbetering van de kwaliteit van interne

Blad:

2/3

Datum:

13 juni 2023

Ons kenmerk:

M2303-4277

beheersing sluit aan bij de wens dat meer verantwoordelijkheid wordt genomen in de eerste lijn. Binnen de P&C cyclus van de gemeente is er al een proces van maandafsluitingen waar per afsluiting onder andere specifieke thema's worden gecontroleerd. Via dit proces wordt de eerste lijn betrokken bij de afsluiting. Het proces van maandafsluitingen zal worden toegelicht in een technische sessie bij de commissie COR.

Aanbeveling 2: Grondexploitaties Het risicoprofiel van de grondexploitaties is verhoogd en de behoefte aan extra middelen aanstaande. Het rendement in bijvoorbeeld het aantal woningen is onduidelijk. Zorg voor een kader in prijzen, tijd en aantallen en de relatie met financiële instrumenten in het aanstaande grondbeleid. Reactie college: Ons college zal het kader voor de wijze van inzet van grondexploitaties en de hieraan gekoppelde financiële instrumenten opnemen in het op te stellen grondbeleid.

Aanbeveling 3: Grip op financiën Het voorspellende vermogen en daarmee de grip op financiën moet worden vergroot. De COR adviseert hierbij om ook in concept-raadsbesluiten duidelijker aan te geven wat de financiële consequentie is en wat er hierdoor in de begroting veranderd. Reactie college: Ons college deelt de aanbeveling van de COR dat bij concept-raadsbesluiten inzichtelijk moet zijn wat het verwachte effect is van een besluit op de begroting voor de baten en lasten van een programma. Dit sluit aan op de verbeterpunten die aan de COR zijn voorgesteld naar aanleiding van de interviews met raadsfracties over de nieuwe opzet van de begroting.

Aanbeveling 4: Krapte op arbeidsmarkt Veel gebruikt argument voor afwijkingen is het tekort aan arbeidskrachten. Denk na hoe zaken anders georganiseerd kunnen worden. Reactie college: Ons college herkent het beeld dat er voor bepaalde functies een schaarste is op de arbeidsmarkt. Deze kunnen invloed hebben op het behalen van doelstellingen en targets. Om de uitvoeringskracht van de organisatie op peil te houden worden gerichte inspanningen verricht om het juiste talent te vinden, te laten doorgroeien en worden extra inspanningen verricht waar de arbeidsmarkt knelt. Waar benodigd worden afwegingen gemaakt door het gericht inzetten van onze medewerkers en het prioriteren van taken en doelstellingen.

Aanbeveling 5: Structurele middelen voor structurele lasten Als tekorten op structurele lasten uit eenmalige middelen worden bekostigd, drogen de reserves op. De COR adviseert om het college opdracht te geven om bij de begroting 2024 per raadsprogramma inzichtelijk te maken waar knelpunten verwacht worden in de meerjarenbegroting en welke afwegingen de gemeenteraad daarbij kan maken. Reactie college: Ons college onderkent dat structurele lasten zoveel mogelijk uit structurele middelen moeten worden bekostigd. Uitgangspunt bij het opstellen van de begroting zijn reële

Blad:

3/3

Datum :

13 juni 2023

Ons kenmerk:

M2303-4277

aannames, actuele informatie en een sluitende begroting. Ontwikkelingen in de externe omgeving kunnen tijdelijk leiden tot bijstellingen van de lasten waarvoor geen structurele middelen beschikbaar zijn. In de begroting wordt toegelicht welke risico's zich kunnen voordoen. Afhankelijk van de kans en impact van een risico wordt de financiële begroting bijgesteld of wordt het risico betrokken bij de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit. De in het rapport opgenomen aanbevelingen worden meegenomen in het overzicht aanbevelingen accountant en COR, die periodiek in uw COR worden besproken.

Financiële en juridische consequenties/aspecten:

Niet van toepassing

Burgemeester en wethouders van Rotterdam,