[23bb003764] Kort verslag COR 160523 tbv vergadering 270623

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam

Datum: Voorzitter: Aanwezigen: Commissiegriffier: Commissiesecretaris: Wethouder: Overige aanwezigen:

16 mei 2023 M. Biljoen J.G Rozema, T. Roskam, J.P. Lansink-Bastemeijer, F. Elbay E. Peterse A. Burger M. Struijvenberg M. Koedijk (Accountant PwC), A. Gerritsma (Accountant PwC), M. Lamers (concern control) en, M. van Gilst (Financial Audit)

Afwezig (m.k.):

Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 1.01. Opening en mededelingen De voorzitter opent de COR-vergadering om 18.04 uur en heet iedereen van harte welkom. Hij vermeldt dat het tweede deel van de vergadering, de CRR, niet aan de orde is, wegens het ontbreken van agendapunten. 1.02. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 1.03. Vaststellen verslag 18 april 2023 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 1.04. Planning Er zijn verder geen op- of aanmerkingen gemaakt over de bijgevoegde planning van de COR. 1.05. Accountantsverslag met collegereactie Mevrouw Koedijk geeft een toelichting op het verslag. De heer Rozema stelt vragen over de voorziening grex Schiekadeblok, de inzet van de derde lijn en dat er op hen veel gesteund wordt en wat er wordt gevonden van de collegereactie. De heer Lansink-Bastemeijer stelt een vraag over de latere indiening van de jaarrekening en wat de toename van de SISA- regelingen hiermee te maken had. De heer Elbay leest dat de programmaverantwoording duiding mist over de doelstellingen en reflectie van het college. Hij vindt dit een harde uitspraak en vraagt wat de wethouder hieraan kan doen om te verbeteren. Ook vraagt hij over de bevindingen die zijn gecorrigeerd.

In hoeverre steunt de accountant op de werkzaamheden van financial audit? Hij stelt eveneens een vraag over de verschillen in de Zorg uitgaven en declaraties en hoe vastgesteld wordt dat de zorgvragen zijn geleverd. 1.0.6. Eindrapport Financial Audit controlejaar 2022 De afdeling Financial Audit (FA) brengt jaarlijks na afloop van de jaarrekeningcontrole haar rapport met de bevindingen en aanbevelingen uit. Deze zijn vastgelegd in het

1

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Eindrapport FA controlejaar 2022, welke dit jaar voor het eerst ter bespreking in de COR is toegezonden. De heer Van Gilst heeft een korte toelichting gegeven. De heer Roskam stelde een vraag over de eerste lijn. In hoeverre is FA betrokken bij de inrichting van de processen. De heer Rozema heeft een vraag over grex en erfpacht bevinding 2, die onder taxatiewaarde is verkocht. Hij vraagt zich af of er beleid daaromtrent bestaat. Wordt het 4 ogen principe goed uitgevoerd? Wanneer is een wijziging groot genoeg om een nieuwe taxatie te doen? De heer Elbay stelt een vraag over in hoeverre er opvolging wordt gegeven aan de aanbevelingen; wordt dat in de gaten gehouden en hij vraagt om een controlematrix. De heer Roskam stelt dat Great uit de kosten loopt en vraagt zich af of er afstemming tussen de afdelingen is over de acceptatie van dit risico? 1.07. Verantwoordingsgesprek met wethouder Struijvenberg Jaarverslag 2022 Wethouder Struijvenberg is binnen het college verantwoordelijk voor Financiën, Organisatie, Dienstverlening en Grote Projecten. Doel van dit verantwoordingsgesprek was om een beeld te krijgen of we als Gemeente in control zijn. Er zijn daarom enkele onderwerpen uit zijn portefeuille gelicht om een gevoel te krijgen hoe er gestuurd wordt en of de wethouder in control is.

Vraag : Uit het accountantsverslag blijkt dat de betrouwbaarheid van de jaarrekening te veel afhankelijk is van de derde lijn. In het jaarrekeningtraject heeft de auditfunctie een omvangrijk bedrag aan controleverschillen (€117 miljoen) vastgesteld, waarvan €98 miljoen is gecorrigeerd in de definitieve versie. De aard van de correcties geeft aan dat de kwaliteit van de (administratieve) processen en het challengen van de uitkomsten daarvan door de tweede lijn moet worden verstevigd, bijvoorbeeld door het versterken van de kennis en door heldere (boekings)instructie rondom afgrenzing. De accountant adviseert te heroverwegen of dit onderdeel moet zijn van een tussentijdse afsluiting, waarmee ook de kennis (en routine) in de eerste lijn kan worden verbeterd. Aan de wethouder wordt gevraag wat zijn bevindingen en ideeën zijn in dezen? De wethouder zegt toe een presentatie te organiseren over de controlewerkzaamheden. De heer Elbay stelt dat de structurele fouten eerder worden opgemerkt bij bijvoorbeeld meermaals periodieke afsluitingen. De heer Lansink-Bastemeijer vraagt zich af hoe de fouten gereduceerd kunnen worden. Vraag: Het aantal SiSa regelingen is in de COR vaker onderwerp van gesprek geweest. Dit jaarverslag waren het er 66 (19 nieuw, 9 eraf). Eerder heeft de wethouder aangegeven via de VNG het gesprek aan te gaan met het Rijk.

De wethouder wordt gevraagd wat hiervan de status quo is en wat hij ervan verwacht. De heer Rozema vraagt of de verantwoordingsprotocollen op tijd geleverd kunnen worden. Waarop wordt aangegeven dat dat voor enkele zeer laat was. Vraag: In de voortgangsrapportages over de voortgang van de controle op de jaarrekening is een aantal maal aangegeven dat een aantal processen op het kritieke pad te maken hadden met schaarste als het gaat om personele inzet (oranje gekleurd risico).

2

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Op lange termijn zal personeel een schaarste goed zijn, zie ook het accountant verslag op pagina 31. De wethouder wordt gevraagd hij dit ziet en wat zijn voorstel is om hier mee om te gaan. De heer Rozema vraagt n.a.v. de onder uitputting bij Wmo of er pogingen worden ondernomen om gebrek aan personeel op te lossen. Oplossingen zoals efficiënter gaan werken en minder inhuur van derden zijn die uitvoerbaar. De heer Roskam vraagt zich af of een efficiëntere werkwijze ook onderdeel is van de nieuwe cao. Ten slotte vraagt de heer Rozema of personele tekorten gevolgen hebben voor de dienstverlening. De wethouder wordt gevraagd een reactie te geven op wat er is gebeurd bij de grondexploitaties, de lagere gerealiseerde lasten Wmo en Jeugd – ZIN en PGB (persoonsgebonden budgetten), de overschrijding van lasten bij het programma belastingen van 10%; het geeft aan hoe belangrijk het is om goed te kunnen voorspellen. De onrechtmatigheid bij Europese aanbestedingen is toegenomen. Buiten de reguliere controle van aanbestedingen zijn er drie aanbestedingscasussen gemeld vanuit de clusters die onrechtmatig blijken te zijn. Het bedrag aan onrechtmatigheid in 2022 is hier vastgesteld op €7,9 miljoen.

De wethouder wordt gevraagd welke drie aanbestedingen dit zijn en welke acties hij heeft uitgezet om de trend te keren. De heer Rozema vraagt hoe de wethouder de afweging maakt tot doelmatigheid en/of rechtmatigheid. De heer Elbay vraagt zich af in hoeverre het raadzaam is om vooraf de gemeenteraad te betrekken bij bewust onrechtmatig handelen. De voorzitter vraag hoe de wethouder stuurt en wanneer vindt de wethouder het weerstandsvermogen te hoog. De heer Roskam stelt dat de structurele lasten stijgen en de baten incidenteel zijn en vraagt hoe de wethouder meerjarig in control is. 1.08 Rondvraag en Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 19.43 uur.

2.

Commissie Rekenkamer Rotterdam (CRR)

Er zijn dit keer geen onderwerpen geagendeerd voor dit onderdeel van de agenda.

3