[23bb003008] Bijlage behorende bij 23bb3007 - Financial Audit controlejaar 2022 ( met peildatum 26 april 2023 )

Eindrapport FA

Controlejaar 2022

Financial Audit

26 April 2023

Financial Audit

Eindrapport controlejaar 2022

Inhoudsopgave

Management samenvatting....................................................................................3 Overzicht Controlebevindingen.............................................................................. 5 1. Administratie & Verslaglegging........................................................................... 6 Bevindingen en aanbevelingen............................................................................ 6 Managementreactie door proceseigenaar.............................................................7 2. Inkopen............................................................................................................ 9 Bevindingen en aanbevelingen............................................................................ 9 Managementreactie door proceseigenaar........................................................... 10 3. Aanbesteden....................................................................................................12 Bevindingen en aanbevelingen...........................................................................12 Aanbeveling:.................................................................................................. 13 Managementreactie door proceseigenaar........................................................... 13 4.

Betalingsorganisatie........................................................................................ 14 Bevindingen en aanbevelingen...........................................................................14 Managementreactie door proceseigenaar........................................................... 14 5. Human Resources (HR)...................................................................................... 15 Bevindingen en aanbevelingen...........................................................................15 Managementreactie door proceseigenaar........................................................... 16 6. Verstrekte Subsidies en Bijdragen...................................................................... 17 Bevindingen en aanbevelingen...........................................................................17 Managementreactie door proceseigenaar........................................................... 18 7. Belastingen en Heffingen................................................................................... 19 Bevindingen en aanbevelingen...........................................................................19 Managementreactie door proceseigenaar........................................................... 19 8.

Sociale uitkeringen...........................................................................................20 Bevindingen en aanbevelingen...........................................................................20 Managementreactie door proceseigenaar........................................................... 21 9. Wmo/ Jeugd.....................................................................................................22 Bevindingen en aanbevelingen...........................................................................22 Managementreactie door proceseigenaar........................................................... 23 10. Vastgoed........................................................................................................24 Bevindingen en aanbevelingen.......................................................................... 24 Managementreactie door proceseigenaar........................................................... 25 11. Grondexploitaties & Erfpacht............................................................................ 26 Bevindingen en aanbevelingen...........................................................................26 April 2023

Definitief 1

Financial Audit

Eindrapport controlejaar 2022

Managementreactie door proceseigenaar........................................................... 28 12. Verkoop S Facturatie....................................................................................... 30 Bevindingen en aanbevelingen.......................................................................... 30 Managementreactie subproces Parkeren door proceseigenaar............................... 30 Managementreactie subproces Vervoer & Materieel door proceseigenaar................. 30 13. Ontvangen Subsidies S Bijdragen..................................................................... 31 Bevindingen en aanbevelingen.......................................................................... 31 Managementreactie subproces IBS door proceseigenaar....................................... 32 14. Treasury........................................................................................................ 33 Bevindingen en aanbevelingen.......................................................................... 33 Managementreactie door proceseigenaar........................................................... 33 15. IT General Controls (ITGC).............................................................................. 34 Managementreactie door proceseigenaar........................................................... 34

April 2023

Definitief 2

Financial Audit

Eindrapport controlejaar 2022

Management samenvatting De controle van de jaarrekening 2022 is afgerond. Ten opzichte van de oorspronkelijke planning van 21 april 2023 is de oplevering van de jaarstukken en daarmee ook de eindcontrole van FA enkele dagen vertraagd en afgerond op 26 april 2023. De controle is uiteindelijk afgerond met een goedkeurende verklaring van de externe accountant. Evenals voorgaande jaren zien we de aandacht voor de interne beheersing toenemen en wordt FA bij sommige processen eerder betrokken bij verantwoordingsvraagstukken zoals de Oekraïne regeling. Dit is een positieve ontwikkeling omdat dit ten goede komt aan een efficiënte controle. Daarentegen zien we bij een aantal processen, zoals verantwoording van complexere SiSaregelingen, het vervroegd toepassen van de gewijzigde kostendelersnorm en de uitgekeerde energietoeslag, dat de betrokkenheid van FA aan de voorkant meer gewenst is. Processen waarbij dit jaar concrete stappen zijn gemaakt in de aanpak van de controle zijn Vastgoed en GREX. De controle van het HR-proces toont ook goede ontwikkelingen t.o.v. voorgaande periodes. De hier doorgevoerde verbeteringen in de interne beheersing en invulling van de rol door de 2e lijn binnen het proces zorgt voor een efficiency slag in de controle. De inspanningen uit de afgelopen jaren worden nu effectief.

In de herziene startnotitie van juni 2022 is de controleaanpak voor de verschillende processen aangegeven. Bij het proces Verstrekte subsidies hebben we eind 2022 moeten besluiten om de systeemgerichte controle los te laten en alsnog de controle gegevensgericht uit te voeren. De beheersmaatregelen bij het verlenings- en het vaststellingsproces waren onvoldoende effectief, waardoor het risico op onrechtmatige besluitvorming onvoldoende werd afgedekt. Voor de overige processen hebben we de controle uitgevoerd conform de herziene startnotitie. Al enkele jaren nemen de controlewerkzaamheden van FA toe. Het meest zichtbare is de toename van het aantal SiSa- regelingen van 17 in 2019 naar 66 regelingen dit jaar. Maar ook de audit werkzaamheden voor de Corona organisatie, de Oekraïne regeling en de energietoeslag zorgen voor een extra druk gedurende het jaar maar zeker in de eindejaarscontrole. Deze extra werkzaamheden zijn vaak niet eenmalig maar lopen voor een langere periode door en raken een groot aantal van de 15 financieel kritieke processen. Versterking van de capaciteit ten laste van de beschikbare budgetten voor de uitvoeringskosten van deze regelingen is hiervoor noodzakelijk om deze werkzaamheden tijdig en op de juiste wijze te kunnen uitvoeren. Het aandeel first time right dossiers blijft een punt van aandacht.

Bij verschillende processen, waaronder A&V, BUIG, VSB en Inkoop moeten relatief veel dossiers teruggelegd worden bij de proceseigenaar, omdat de noodzakelijke informatie niet in het dossier is opgenomen. Daarnaast constateren we dat de kennis rond het BBV-proof verwerken van mutaties bij onder andere A&V en VSB verbeterd moet worden om de omvang van de fouten en correcties te verminderen en minder afhankelijk te zijn van de kennis binnen FA. Zeker bij het correctieproces en de oplevering van de jaarstukken is er dit jaar naar onze mening te veel geleund op de kennis van FA die feitelijk in de 1e en 2e lijn zelf aanwezig moet zijn. Hierdoor wordt FA steeds meer gebruikt als een soort van kwaliteitscontroleur in het proces (fouten worden er nog wel door FA uitgehaald) en komt de tijdige afronding van onze eigen werkzaamheden steeds meer onder druk te staan. In totaal zijn er 39 rechtmatigheids- en getrouwheidsfouten groter dan C 100K geconstateerd na het afsluiten van de boekhouding eind januari. Dit is nagenoeg gelijk aan 2021 (35 bevindingen). Na het corrigeren van de herstelbare fouten (C 108 mln) resteert een fout van C 44,3 mln gelijk aan 0,97% van de goedkeuringstolerantie. Opvallend hierbij is dat een aantal fouten, ondanks inspanningen in het jaar niet afnemen.

April 2023

Definitief 3

Financial Audit

Eindrapport controlejaar 2022

Vooruitblik 2023

Het komende jaar zal een groot aantal processen in het teken staan van de voorbereiding op de invoering van GREAT. Beoogde invoeringsdatum is 1 januari 2024. FA is betrokken bij inrichtingsvraagstukken en de opzet van het conversiedossier. Vanuit de controle van de afgelopen jaren zijn er bij verschillende processen bevindingen die de controleaanpak raken. De proceseigenaar zal voor de startnotitie moeten aangeven welke verbeteringen ze nog in het huidig jaar gaan doorvoeren en welke doorschuiven naar de implementatie van GREAT. Daarna kan voor deze processen bepaald worden of de controle aanpak nog gewijzigd gaat worden of dat de controle conform 2022 uitgevoerd wordt. Ook voor de processen die niet door GREAT geraakt worden zal de controleaanpak 2023 bepaald worden. De verdere ontwikkeling van de afdeling FA, als onderdeel van het visietraject, zal in 2023 gecontinueerd worden. Invulling van de vacatures maar ook scherpe keuze in de knip van de werkzaamheden/verantwoordelijkheden moet een betere balans brengen in de uitvoering van de werkzaamheden en het blijven borgen van de onafhankelijke 3e lijns rol van FA. Dit vergt zowel een investering aan de kant van FA, maar zeker ook bij verschillende proceseigenaren. En tot slot mag natuurlijk niet de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023 onvermeld blijven.

In de 2e helft van 2022 zijn zowel de tweede als eerste kamer akkoord gegaan om de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023 te implementeren. De commissie BBV EN BADO (Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden) werken op dit moment de laatste verantwoordingsvraagstukken uit. Op basis van de huidige inzichten zal het effect op de controlewerkzaamheden van FA beperkt zijn. Met PwC zal nog de diepgang van de controle op dit onderdeel besproken worden. In de startnotitie 2023 wordt dit verder uitgewerkt. Wel is dit een goed moment om de verantwoording over het rapporteren over de stand van de interne beheersing en rechtmatigheidsfouten in de 1e lijn te versterken. Dit traject wordt vanuit DMC/Concerncontrol opgepakt.

Onafhankelijkheid

Bij het uitvoeren van onze (controle) werkzaamheden over 2022 zijn ons geen bedreigingen bekend ten aanzien van de onafhankelijkheid van de afdeling FA als geheel of van individuele personeelsleden, die van invloed zouden (kunnen) zijn op de in deze rapportage opgenomen bevindingen.

April 2023

Definitief 4

Eindrapport controlejaar 2022

Financial Audit

Overzicht Controlebevindingen In onderstaande tabel zijn de controleverschillen opgenomen. Dit zijn de controleverschillen groter dan C 100K na het sluiten van het grootboek op 26 januari 2023 (voor correctie). In april is door de organisatie tweemaal het correctieproces doorgevoerd voor het grootste deel van de herstelbare fouten (C 108 mln). Na het correctieproces resteert een fout van C 44,3 mln gelijk aan 0,97 % van de goedkeuringstolerantie en een onzekerheid van C 15,7 mln (0,35 % van de goedkeuringstolerantie). Proces 1. Administratie â Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen

Onzeker

Getrouwheid vóór correctie

Getrouwheid ná correctie

C 104.733

C 5.882

C 1.108

C 6.120

C4.878

C 7.225

3. Aanbesteden

Rechtmatigheid

C 13.670

4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen

C 10.188

C 10.188

7. Belastingen en heffingen

C 637

C 3.797

C 159

8. Sociale uitkeringen

C 8.303

9. Wmo/ Jeugd

C 2.856

C 69

C 1.737

C 327

C 3.617

C 181

10. Vastgoed 11. Grondexploitaties (inclusief Erfpacht) 12. Verkoop en Facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen

C 3.657

14. Treasury 15. ITGC č 129.291

Totaal

č 21.344

č 22.950

č 15.747

Bedragen in de tabel zijn x č1.000

April 2023

Definitief 5

Eindrapport controlejaar 2022

Financial Audit

1. Administratie Å Verslaglegging

Het proces bij de aanlevering van de balansdossiers is goed verlopen. De kwaliteit van enkele dossiers is niet verbeterd. De druk op het controleproces is ten opzichte van voorgaande jaren sterk toegenomen door de stijging van het aantal SiSa-dossiers en waarbij de controle in dezelfde periode valt als waarin de balansdossiers gecontroleerd worden. Bij het correctieproces en de oplevering van de jaarstukken is er dit jaar naar onze mening te veel geleund op de kennis van FA. Bevindingen (bedragen x C 1.000) Getrouwheid voor correctie

Getrouwheid na correctie

Rechtmatigheid

Fout

C 104.733

C 5.882

C-

Onzeker

C 1.108

C 1.108

C-

Bevindingen en aanbevelingen Bevinding 1: Materiële Vaste Activa (MVA)

Als gevolg van het langer afschrijven dan de voorgeschreven afschrijvingstermijnen en het afschrijven lager dan de boekwaarde, was eind 2022 een relatief grote correctie noodzakelijk. Verder hebben afwijkingen tussen de activeringsformulieren en de verantwoorde activeerbare uitgaven in de administratie tot vertraging in de controle geleid. Aanbeveling: Beide issues hebben tot veel afstemming tussen FA en de lijn geleid. Wij dringen eropaan in de toekomst: ^ tijdig en eenduidige standpunten in te nemen; ^ een controle in te bouwen op de aansluiting tussen verantwoorde lasten en het activeringsformulier; » direct na ingebruikname te activeren.

Bevinding 2: Purchase to Pay (P2P)

Het P2P-proces is nog niet in control. Evenals voorgaande jaren zijn door FJINK veel dossiers gecontroleerd maar blijven de door hen en FA geconstateerde fouten groot. Het controleren van meer dan 500 dossiers door FJINK en daarna door FA is een enorm tijdrovend proces, waaruit blijkt dat de effecten van de eerder genomen verbetermaatregelen lijken uit te blijven. Aanbeveling: Wij dringen eropaan dit proces voor 2023 en toekomstige jaren zodanig te verbeteren dat deze interne controles en de hieruit volgende correcties voorkomen kunnen worden. Het gaat dan met name om het juist vastleggen van de ontvangst, dat leidt tot de verplichting op balansdatum. Ons advies is om dit eerder op te pakken, zodat correcties al voor 1 januari van het volgende jaar doorgevoerd kunnen worden.

Bevinding 3: Overlopende activa/passiva overheidsmiddelen

Het dossier overlopende activa/passiva overheidsmiddelen is later opgeleverd dan gepland, doordat de verantwoordelijkheid voor de aanlevering van de aansluiting tussen de onttrekking aan de Rijksmiddelen en hetgeen volgens de SiSa-dossiers onttrokken mag worden dit jaar bij April 2023

Definitief 6

Financial Audit

Eindrapport controlejaar 2022

FJINK is gelegd. Bij het opstellen van de aansluiting door FJINK zijn bij meerdere regelingen verschillen geconstateerd, maar is opvolging van de effecten van deze verschillen achterwege gebleven. Betere beheersing op dit proces blijft noodzakelijk. Aanbeveling: Wij adviseren deze aansluiting per kwartaal uit te voeren, verschillen te analyseren en te corrigeren, zodat de druk op het jaarrekeningproces voorkomen kan worden.

Bevinding 4: Single information, Single audit (SiSa)

Evenals in voorgaande jaren is de organisatie ook dit jaar geconfronteerd met een stijging van te verantwoorden SiSa-regelingen. In totaal dient over 66 SiSa-regelingen verantwoording te worden afgelegd aan het Rijk. Voor 2022 zien wij een afname van 9 dossiers en een toename van 19 nieuwe dossiers. Een positief punt hierbij is dat een eerste controle op de aangeleverde dossiers vanuit de lijn door de SiSa-coördinatoren zijn uitgevoerd. Dit heeft voor FA geresulteerd in meer controles die zonder of met een beperkt aantal openstaande items afgewikkeld konden worden. Naar verwachting blijft de enorme hoeveelheid SiSa-regelingen de komende jaren een risico voor een tijdige afwikkeling van de jaarrekeningcontrole en dit vereist een grote inzet van zowel de lijn, FJINK en FA.

Bevinding 5: First time right dossiers

Het aandeel first time right dossiers blijft een punt van aandacht. Bij meerdere door FJINK aangeleverde dossiers moeten relatief veel vragen worden gesteld aan de proceseigenaar, omdat de noodzakelijke informatie niet in het dossier is opgenomen. Veel van deze informatie moest vanuit de 1e lijn (clusters) worden aangeleverd bij FJINK voor de volledigheid van het dossier. Daarnaast constateren we dat de kennis rond het BBV-proof verwerken van mutaties verbeterd moet worden om de omvang van de fouten en correcties te verminderen en minder afhankelijk te zijn van de kennis binnen FA. Zeker bij het correctieproces en de oplevering van de jaarstukken is er dit jaar naar onze mening te veel geleund op de kennis van FA die feitelijk in de 1e en 2e lijn zelf aanwezig moet zijn. Hierdoor wordt FA steeds meer gebruikt als een soort van kwaliteitscontroleur in het proces (fouten worden er nog wel door FA uitgehaald) en komt de tijdige afronding van onze eigen werkzaamheden steeds meer onder druk te staan.

Managementreactie door proceseigenaar Managementreactie op bevinding 1: Materiële Vaste Activa (MVA) De bevinding met betrekking tot het langer afschrijven dan de voorgeschreven afschrijvingstermijnen en het afschrijven lager dan de boekwaarde worden herkend. Met de livegang van Carwise per februari 2023 worden niet alle issues opgelost. Op dit moment wordt er gewerkt aan een work around om dit op te lossen. De vertraging als gevolg van afwijkingen tussen de activeringsformulieren en in de administratie verantwoorde activeerbare uitgaven wordt herkend. Met name de controle op de jaaractiveringen heeft onnodig veel tijd gekost. Door een misvatting in de overdrachtsformulieren is het totaal aan geactiveerde bedragen gedurende het gehele jaar opgenomen en niet wat nog aanvullend geactiveerd moest worden. In 2023 wordt hier extra aandacht voor gevraagd. Als beheersmaatregel wordt momenteel een document bijgehouden van de jaaractiveringen, gekoppeld aan de balansrekening.

Managementreactie op bevinding 2: Purchase to Pay (P2P)

De bevinding wordt herkend. Ondanks verschillende investeringen de afgelopen periode (kick-off, uitbreiden handboek prestatieverklaringen met voorbeelden ed.) heeft dit nog niet tot het gewenste resultaat geleid en blijven de fouten groot (in lijn met controle 2021). De vraag is daarom ook of de clusters niet een te grote verantwoordelijkheid hebben gekregen binnen dit proces. De aanbeveling om de ontvangsten eerder te laten boeken en de controle eerder op te pakken is niet mogelijk.

April 2023

Definitief 7

Financial Audit

Eindrapport controlejaar 2022

Voor prestaties welke hebben plaatsgevonden aan het einde van het jaar zal er enkel einde jaar/ begin van het nieuwe jaar zicht zijn op hoe hoog deze daadwerkelijk waren. Leveranciers sturen hun facturen laat in, er worden eindafrekeningen verwacht ed. Procesverbeteringen kan enkel plaatsvinden als de ontvangstregistratie bij de clusters verbeterd. Vanuit Accounting Centraal wordt een notitie geschreven met diverse voorstellen hoe dit verbeterd kan worden. Hierbij kan gedacht worden aan het meer in positie brengen van de benoemde procesverantwoordelijke per cluster en deze de verantwoordelijkheid te geven het proces binnen de clusters te verbeteren, onderzoeken of het mogelijk is om een goedkeuring hiërarchie te koppelen aan het boeken van een ontvangst, de groep ontvangers binnen de clusters zodanig te beperken dat een onafhankelijke groep experts per clusters worden wordt opgeleid (bestelteams). Diverse clusters zijn hier al mee bezig. Of de keuze om mutaties met grote financiële effecten op een andere manier in te regelen en niet te beleggen bij de clusters zelf, maar bijvoorbeeld bij Financiën.

Managementreactie op bevinding 3: Overlopende activa/passiva overheidsmiddelen

De bevinding rondom de aansluiting tussen de overlopende activa/passiva overheidsmiddelen en SiSa wordt herkend. Het oppakken van de aanbeveling vergt echter een periodieke vastlegging (van de SiSa-informatie) en tijdige onttrekking aan fondsmiddelen, waarmee een grote tijdsinvestering gepaard gaat. Wel zal, om een verbetering te realiseren, bij de interimcontrole een gedetailleerde aansluiting verricht worden om knelpunten voor jaareinde te signaleren en op te lossen.

Managementreactie op bevinding 4: Single information, Single audit (SiSa)

De bevindingen rond SiSa worden herkend. De grote hoeveelheid SiSa-dossiers blijft een grote inzet van collega's eisen. Het proces met de eerste controle door SiSa-coördinatoren bij de jaarstukken en de steekproeven en deelwaarnemingen door FA bij de interim-controle heeft positieve resultaten opgeleverd. Wel blijft de tijdige aanlevering van SiSa-dossiers door de aanspreekpunten bij de lijn en bij de decentrale FR-teams in een aantal gevallen een aandachtspunt.

Managementreactie op bevinding 5: First time right dossiers

Dat het controleproces dit jaar voor de gehele keten uitdagingen kende onderschrijven wij. We betreuren het echter dat er nu slechts een van de oorzaken benoemt wordt. Ons voorstel is dit controleproces goed met alle ketenpartners te evalueren en feitelijk te onderbouwen. De zaken die we dan in de breedte constateren kunnen we dan oppakken en verbeteren.

April 2023

Definitief 8

Eindrapport controlejaar 2022

Financial Audit

2. Inkopen

De financiële impact van de geconstateerde fouten en onzekerheden tijdens de uitgevoerde controlewerkzaamheden 2022 zijn t.o.v. 2021 toegenomen. Dit betreft vooral fouten in tarieven. De onzekerheden hebben betrekking op de prestatieverklaringen en of door fouten in gefactureerde tarieven. Door FJINK is aangeven dat zij reeds bezig zijn met de nodige en mogelijke verbeterpunten in het inkoopproces en het aanleveren van complete dossiers.

Bevindingen (bedragen x C 1.000) Getrouwheid voor correctie

Getrouwheid na correctie

Rechtmatigheid

Fout

C 6.120

C 4.878

C-

Onzeker

C 7.225

C 7.225

C-

Bevindingen en aanbevelingen Algemeen:

Uit de jaarrekeningcontrole 2021 bleken er twee specifieke aandachtspunten: 1. het correct vergelijken van overeenkomsten en geleverde prestaties op niveau van items, tarieven en overige contractvoorwaarden; 2. de kwaliteit van prestatieverklaringen.

Tijdens de jaarrekeningcontrole 2022 is gebleken dat dit nog steeds verbeterpunten zijn. Geconstateerd is dat leveranciers niet altijd de contractvoorwaarden en - tarieven hanteren. In de aangeleverde dossiers door FJINK wordt onvoldoende gemotiveerd, waarom er akkoord is gegaan met afwijkende tarieven.

Bevinding 1: controle van de steekproefposten

We hebben facturen boven de C 1,3 mln (inclusief BTW) integraal gecontroleerd. Doorgaans is de dossiervorming hiervan vlot en compleet aangeleverd en dat bespoedigde het vaststellen van getrouwheid en rechtmatigheid van de bijbehorende bestedingen. Door middel van een steekproef zijn de posten van een kleinere omvang geselecteerd voor de controle. Gedurende het jaar is gebleken dat het voor dergelijke uitgaven aanzienlijk meer tijd vergt om gevraagde informatie en documentatie te verkrijgen enerzijds. Anderzijds lijkt het erop dat hierbij items op de factuur niet nauwgezet worden vergeleken met oorspronkelijke overeenkomsten. Een voorbeeld hiervan zijn de geconstateerde afwijkingen in uurtarieven en we zien dat vergoedingen worden gefactureerd, die niet expliciet of niet nadrukkelijk lijken te zijn afgesproken. Navraag leidt vervolgens tot verheldering met aanvullende documentatie en waar nodig herstel. Aanbeveling: Aanbevolen wordt om: ^ meer bewustwording te creëren rondom het belang van adequate dossiervorming; ^ vooruitblikkend op de implementatie van een nieuwe financiële administratie (GREAT) te overwegen welke aspecten verder geautomatiseerd kunnen worden;

April 2023

Definitief 9

Financial Audit

^

Eindrapport controlejaar 2022

te stimuleren eerder schriftelijk vast te leggen (1) hoe en waarom gefactureerde zaken afwijken van overeenkomsten en (2) met welke afspraken dit toch aanvaardbaar en rechtmatig is.

FJINK heeft reeds aangegeven naar deze aspecten te kijken en deze te verbeteren voor het aankomend controlejaar

Bevinding 2: de kwaliteit van prestatieverklaringen

Specifiek hebben wij prestatieverklaringen getoetst op de gefactureerde goederen en diensten. Een belangrijk aandachtspunt is daarbij dat voor de ontvangst van dergelijke goederen of diensten verklaard dient te worden waarmee en waarom men prestaties van derden goedkeurt. Uit onze observaties blijkt (net als in voorgaande jaren) dat dossiervorming diepgang mist en het interne handboek voor prestatieverklaringen niet correct wordt toegepast. Het handboek is eind 2021 verduidelijkt met voorbeelden, maar feitelijk is hier het aandachtspunt handhaving en bewustwording door gebruikers. Voor een significante hoeveelheid facturen is na de 2e uitvraag voldoende informatie en documentatie verkregen, die rechtvaardigt dat bestedingen terecht zijn betaald. Aanbeveling: Aanbevolen wordt om kwaliteitsverbetering van prestatieverklaringen na te streven door meer bewustwording te creëren in het toepassen van het handboek

Managementreactie door proceseigenaar Managementreactie op bevinding 1: controle van de steekproefposten Voorgaand jaar zijn dezelfde bevindingen gedeeld wat betreft de controle op de inkoopdossiers. 1. In de tussentijd zijn de clusters betrokken geweest bij het opstellen van de inkoopdossiers. Er zijn hiervoor kick-off meetings gegeven om de controlepunten toe te lichten en het belang te benadrukken. Om de controlepunten onder de aandacht te brengen is er ook een Quick Reference Card opgesteld en is de E-Learning ontvangsten geüpdatet. Daarnaast is het handboek prestatieverklaringen aangevuld met voorbeelden. Dit jaar worden er specifieke clustervoorbeelden toegevoegd aan het handboek prestatieverklaringen. 2.

De controlepunten zijn ook onder de aandacht gebracht bij GREAT. Hiervoor zijn de controlepunten ingebracht aansluitend op de controlepunten van Financial Audit. Helaas zijn de punten niet verder meegenomen in het proces, omdat het technisch niet haalbaar is. De punten zijn wel meegenomen in de GRC-module en worden binnenkort gebouwd. Dit zijn echter controles achteraf en waarborgen niet de juiste invoer van de facturen in de administratie conform contract.

3.

Momenteel wordt er ingezet op nog meer bewustwording binnen clusters. De clusters zijn zelf actief aan de slag gegaan om bijvoorbeeld intern presentaties en/ of cursussen te geven. Ondanks alle investeringen is het gewenste effect afgelopen jaar niet behaald en zijn er nog steeds materiële fouten. De vraag is daarom ook of de clusters niet een te grote verantwoordelijkheid hebben gekregen in dit proces. De aanbevelingen gaan daarom naar onze mening niet leiden tot de gewenste resultaten. Procesverbeteringen kan enkel plaatsvinden als de ontvangstregistratie bij de clusters verbeterd. Vanuit accounting Centraal wordt een notitie geschreven met diverse adviezen hoe dit verbeterd kan worden. Hierbij kan gedacht worden aan het meer in positie brengen van de benoemde procesverantwoordelijke per cluster en deze de verantwoordelijkheid te geven het proces binnen de clusters te verbeteren, onderzoeken of het mogelijk is om een goedkeuring hiërarchie te koppelen aan het boeken van een ontvangst, de groep ontvangers binnen de clusters zodanig te beperken dat een onafhankelijke groep experts per clusters worden wordt opgeleid (bestelteams). Diverse clusters zijn hier al mee bezig. Of de keuze om mutaties met

April 2023

Definitief 10

Financial Audit

Eindrapport controlejaar 2022

grote financiële effecten op een andere manier in te regelen en niet te beleggen bij de clusters zelf, maar bijvoorbeeld bij Financiën. 4. De massa van de steekproefposten is te groot qua omvang waardoor geconstateerde fouten tot onevenredig hoge extrapolatieposten leiden. Het dient de aanbeveling om in samenspraak met FA te onderzoeken hoe de massa verdeeld kan worden in deelmassa's. Dit is in 2022 al geconstateerd, maar in samenspraak met FA onder andere door uitval van de data analist geparkeerd. In 2023 is een overleg ingepland om alsnog te onderzoeken hoe deelmassa's benoemd kunnen worden.

Managementreactie op bevinding 2: de kwaliteit van prestatieverklaringen

Zie bovenstaande managementreactie bij bevinding 1, punt 1 en 3.

April 2023

Definitief 11

Eindrapport controlejaar 2022

Financial Audit

3. Aanbesteden

In 2022 is het proces Aanbesteden net als in afgelopen jaren deels systeemgericht en deels gegevensgericht gecontroleerd. De gerapporteerde onrechtmatigheidsfout heeft voor C 0,6 mln betrekking op de massa systeemgericht. De fout uit de gegevensgerichte controle van de contracten vóór 1-1-2020 en de bestedingen zonder contract bedraagt C 5,0 mln. De fout uit de reguliere controle door FA komt uit op C 5,7 mln (2021 C 6,1 mln). Ondanks dat de fout (licht) gedaald is in 2022 ten opzichte van 2021, is het belangrijk dat de organisatie tijdig acteert op opdrachten die de EU-drempel dreigen te overschrijden. Buiten de reguliere controle van FA heeft FJINK, 3 onrechtmatige casussen aan FA gemeld, waarvan 1 casus een onrechtmatigheid kent van C 7,9 mln in 2022. De onrechtmatigheid van de overige 2 casussen zal een impact hebben op de jaarrekening 2023. Bevindingen (bedragen x C 1.000) Getrouwheid voor correctie

Getrouwheid na correctie

Rechtmatigheid

Fout

C-

C-

C 13.670

Onzeker

C-

C-

C-

Bevindingen en aanbevelingen Algemeen

Voor de werking van het proces worden contracten met een ingangsdatum vanaf 1-1-2020 systeemgericht gecontroleerd. Voor de systeemgerichte controle van de nieuwe marktbenaderingen en contractwijzigingen hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd en kunnen we steunen op de het proces zoals dat door FJINK is ingericht. De contracten die geregistreerd zijn in UCM (Uniform Contracten Managen) en die per 31 december 2022 als onrechtmatig zijn gekwalificeerd (18 dossiers) door FJINK leiden tot een rechtmatigheidsfout van C 0,7mln. De hoogte van de onrechtmatigheid is door FA bepaald. Daarnaast hebben wij in 2022 net als in 2021 aanvullend gegevensgerichte werkzaamheden verricht om de juistheid van de contractregistratie vast te stellen op contracten waarbij in 2022 geen wijziging heeft plaats gevonden. Uit deze aanvullend gegevensgerichte werkzaamheden zijn geen onjuiste contractregistraties geconstateerd.

Bevinding 1: de gegevensgerichte controle

De gegevenscontrole op aanbesteden is in 2022 verdeeld over onderstaande deelmassa's; - Leveranciers die in 2021 als onrechtmatig zijn bestempeld - Contracten vóór 2020 gesplitst in contracten die Europees zijn aanbesteed, contracten voor Werken en overige contracten - Bestedingen zonder contract excl. Vervoer & Materieel - Bestedingen Vervoer & Materieel

De fout die wij in de gegevensgerichte controle over het boekjaar 2022 hebben geconstateerd is ten opzichte van de fout in 2021 (C 4,5 mln) gestegen naar C 5,0 mln (geëxtrapoleerde fout), maar is nog altijd substantieel lager dan de fout in 2020 (C 14 mln). Van de fout in 2022 wordt 4^ (C 2,1 mln) veroorzaakt door de doorloop van de onrechtmatigheid uit voorgaande jaren. De overige April 2023

Definitief 12

Eindrapport controlejaar 2022

Financial Audit

59% van de fout (C 2,9 mln) betreft nieuwe onrechtmatigheden door het overschrijden van de EAdrempel vanwege niet aan contracten gekoppelde bestedingen.

De onderverdeling van de onrechtmatigheid op clusterniveau. Uitsplitsing fouten per cluster 2022 *Gegevensgericht Gegevensgericht Gegevensgericht Totaal **Systeemgericht Totaal cluster doorlopende fout nieuwe fout nieuwe fout gegevensgericht geëxtrapoleerd SO Hoekse Lijn MO SB SO BCO SB V&M SO/MO

C C C C C C C

247.842,68 315.447,92 485.636,79 601.908,47 191.377,96 215.819,67 -

C C C C C C C

Totaal

c

2.058.033,49 rc

280.852,02 147.131,75 240.352,00 111.596,79

C C C

577.470,71

C

87.931,31

C C C C C C C

C 280.852,02 rC 1.405.108,21 rC 240.352,00 rC C C 1.065.749,34 C

247.842,68 596.299,94 1.890.745,00 842.260,47 191.377,96 215.819,67 1.065.749,34

779.932,56 c

2.992.061,57 C

5.050.095,06 C

C 247.842,68 C 596.299,94 C 2.468.215,71 C 842.260,47 C 279.309,27 C 215.819,67 C 1.065.749,34

665.402,02 c 5.715.497,08

* doorlopende fout voorgaande jaren extrapoleert niet ** systeemgerichte fout extrapoleert niet

Aanbeveling: In de meeste gevallen zijn de nieuwe onrechtmatigheden veroorzaakt doordat bestedingen (niet gekoppeld aan contracten) gedurende het jaar de EA-drempel overschrijden. FA adviseert deze bestedingen beter te monitoren en tijdig hierop te anticiperen, voordat de opdrachten de EAdrempel dreigen te overschrijden.

Managementreactie door proceseigenaar De afdeling I&A (BCO) herkend dat de fout van de nieuwe posten uit de reguliere controle goeddeels wordt veroorzaakt door (losse) opdrachten die bij elkaar opgeteld de EU-drempel overschrijden. In Oracle is weliswaar zichtbaar of er onlangs eerdere soortgelijke opdrachten zijn verstrekt maar in hoeverre deze opdrachten met elkaar samenhangen is soms lastiger te bepalen. De toetsers kunnen een opdracht voorleggen aan het Juridisch Escalatie Overleg (JEO) wat ook veelvuldig wordt gedaan. Desondanks wordt het soms toch nog te laat opgemerkt dat de EU-drempel voor Leveringen en Diensten wordt overschreden. In de Jaarrekening 2022 zijn er 4 nieuwe dossiers geconstateerd. Na constatering vanuit de jaarrekeningcontrole zijn deze 4 dossiers alsnog teruggelegd bij de lijnorganisatie om deze alsnog te agenderen voor het JEO. Naast de (soft) controls die er vanuit I&A (BCO) zijn ingericht ligt hier ook een zeer belangrijke rol vanuit de lijnorganisatie om tijdig te starten en vooraf goed in te schatten wat de (totale) opdrachtwaarde is.

April 2023

Definitief 13

Eindrapport controlejaar 2022

Financial Audit

4. Betalingsorganisatie

Dit proces is als gevolg van procesverbeteringen dit controlejaar deels systeemgericht gecontroleerd. De controle heeft niet tot bevindingen geleid, behoudens de aandachtspunten in de interne beheersing, die al in de interim- rapportage zijn gecommuniceerd. Het cluster verwacht dat de aandachtspunten met de invoering van GREAT worden opgelost. Bevindingen (bedragen x C 1.000) Getrouwheid voor correctie

Getrouwheid na correctie

Rechtmatigheid

Fout

e-

e-

e-

Onzeker

e-

e-

e-

Bevindingen en aanbevelingen Geen

Managementreactie door proceseigenaar Geen aanbeveling, om deze reden wordt er ook geen managementreactie gegeven.

April 2023

Definitief 14

Eindrapport controlejaar 2022

Financial Audit

__________ 5. Human Resources (HR)___________

De controle leidt niet tot te rapporteren fouten of onzekerheden. Afgezien daarvan zijn er aandachtspunten die in de toekomst kunnen leiden tot omvangrijke bevindingen. Het cluster werkt momenteel aan de optimalisatie van de interne beheersmaatregelen om een systeemgerichte controle mogelijk te maken. Bevindingen (bedragen x C 1.000) Getrouwheid voor correctie

Getrouwheid na correctie

Rechtmatigheid

Fout

C-

C-

C-

Onzeker

C-

C-

C-

Bevindingen en aanbevelingen Bevinding 1:

De controleaanpak was overeenkomstig de herziene startnotitie 2022 een gegevensgerichte controle. Geconstateerde fouten en onzekerheden waren van beperkte omvang (laag bedrag) en zijn veroorzaakt door onder andere: ^ het overlappen van 2 mutaties van dienstverband (i.e. detachering en salarisverhoging); ^ berekening van functioneringstoelage percentueel en niet het absolute bedrag; ^ fout in de berekening van pensioengrondslag van vakantiekracht. Aanbeveling: De controles die door het cluster worden uitgevoerd, zijn in potentie belangrijke beheersmaatregelen, die FA kan gebruiken bij een systeemgerichte controle. Om die reden adviseert FA het explicieter vastleggen van de doorlopen stappen bij het uitvoeren van de interne beheersmaatregelen en bij het vaststellen van de betrouwbaarheid van de datalijsten in gebruik. We adviseren daarnaast om de processen aan te scherpen, zodat genoemde aandachtspunten niet tot omvangrijke bevindingen leiden in de toekomst.

Bevinding 2:

We hebben geconstateerd dat een looncomponent gekoppeld was aan zowel een balansrekening als aan een exploitatierekening met als gevolg een financiële fout van C 30k. Ondanks dat het verschil van kleine omvang is, impliceert deze bevinding, dat geen periodieke controle achteraf wordt uitgevoerd op de koppeling tussen looncomponenten en grootboekrekeningen. Bij het aanmaken van nieuwe looncomponenten geeft FR aan bij welke grootboekrekening(en) die gekoppeld mogen worden. FJINK controleert vervolgens de balansposten en FR de salarislasten. De juistheid van de koppeling zelf wordt daarentegen vooralsnog door niemand gecontroleerd. Dit is een leemte in de interne beheersing die in de toekomst kan leiden tot omvangrijke bevindingen. Aanbeveling: Om het risico op omvangrijke bevindingen in de toekomst te mitigeren adviseren we het proces zodanig in te richten, dat ook achteraf een periodieke controle (per kwartaal) plaatsvindt op de juistheid van de gekoppelde looncomponenten. Maak concrete afspraken en stel een werkinstructie op waaruit duidelijk blijkt wie deze werkzaamheden uitvoert, zodat hier geen onduidelijkheid over bestaat.

April 2023

Definitief 15

Financial Audit

Eindrapport controlejaar 2022

Managementreactie door proceseigenaar HRO heeft kennisgenomen van de bevindingen en gegeven adviezen. Wij onderschrijven de gedeelde boodschap dat omvangrijke bevindingen voorkomen moeten worden. Op basis van de gesprekken met FR en FA is verdere context verkregen over de bevindingen en de gegevens adviezen. Dergelijke zaken zijn eerder met elkaar besproken en worden opgepakt en geborgd in de AO/IC op het personeelsbeheer. Met betrekking tot de controle achteraf op de koppeling tussen de looncomponenten en de grootboekrekeningen deel ik graag dat HRO het change proces volgt zoals is beschreven in het Beheerplan MijnHR. In de procesbeschrijving over verwerking van mutaties in de salarisrun hebben we de beheersmaatregelen in afstemming met Financiën vastgelegd. HRO zal in overleg met Financiën de procesbeschrijving doorlopen en waar nodig de beheersmaatregelen herijken.

April 2023

Definitief 16

Eindrapport controlejaar 2022

Financial Audit

6. Verstrekte Subsidies en Bijdragen

Dit controlejaar is een deel van de subsidies voor het eerst systeemgericht gecontroleerd. Uit deze controle bleken de beheersmaatregelen van het verlenings- en het vaststellingsproces onvoldoende effectief om het risico op de onrechtmatigheid af te dekken. Uit efficiency oogpunt en vanwege timing (opleveringsdeadlines) heeft FA besloten de subsidieverleningen en -vaststellingen over heel 2022 alsnog gegevensgericht te controleren. Bevindingen (bedragen x C 1.000) Getrouwheid voor correctie

Fout

Onzeker

Getrouwheid na correctie

Rechtmatigheid

C 10.188

C 10.188

C 637

C 260

C 260

C 3.537

Bevindingen en aanbevelingen Bevinding 1:

FA heeft ten aanzien van de beheersing van de rechtmatigheid het volgende geconstateerd: ^ De kwaliteitsmedewerker/productmedewerker keurt in het kader van het vierogen principe een subsidie niet altijd af, als niet voldaan is aan de vereisten van subsidieverordening en kadernota accountantscontrole. ^ Als de kwaliteitsmedewerker/productmedewerker een subsidie heeft goedgekeurd op grond van nadere overwegingen, aanvullende informatie en onderbouwingen, dan is de toelichting hiervan veelal niet vastgelegd in het subsidiedossier. De controle door FA is daardoor vrij arbeidsintensief. ^ Bij het proces van subsidie vaststellen zijn financiële fouten en onzekerheden aangemerkt, omdat het kortingsbedrag niet juist is berekend of omdat onvoldoende zekerheid is verkregen over prestatielevering of lastenrealisatie. Daarnaast hebben we een aantal procedurele fouten aangemerkt, omdat korten van een subsidie niet mogelijk is door het ontbreken van afrekenbare prestaties bij de verlening. Als laatste is er sprake van een procedurele opmerking omdat de vaststellingsbeschikking niet is voorzien van de motivering om geen korting toe te passen op basis van een weloverwogen beslissing. ^ Bij het proces van subsidie verlenen zijn procedurele opmerkingen gemaakt over het ontbreken van toereikende begroting en check op staatssteun in het subsidiedossier.

Daarnaast zijn in de verleningsbeschikkingen geen afrekenbare prestaties vermeld en zijn niet de juiste verantwoordingseisen gesteld. Aanbeveling: Versterk de effectiviteit van de beheersmaatregelen die de rechtmatigheid moeten waarborgen door de kennis over kritieke procesonderdelen nog breder en intensiever te delen met de betrokken medewerkers. Intensiveer trainingen zo nodig. Onderzoek of project GREAT mogelijkheden biedt om de juiste uitvoering van kritieke beheersmaatregelen af te dwingen en ook controleerbaar vast te leggen. Controleerbare vastlegging is vooral belangrijk voor systeemgerichte controle en voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (in 2023). Voer een analyse uit op de risico's i.v.m. staatssteun en vertaal dit voor alle relevante dossiergroepen naar een vast te leggen toets per subsidiedossier.

Bevinding 2:

Bij het onderdeel getrouwheid zijn over 2022 getrouwheidsfouten- en onzekerheden door FA aangemerkt. Deze fouten en onzekerheden zijn veroorzaakt door het niet of niet juist aanpassen

April 2023

Definitief 17

Financial Audit

Eindrapport controlejaar 2022

van de lasten 2022 naar aanleiding van ontvangen meldingen, tussentijdse rapportages en verstuurde wijzigingsbeschikkingen in 2022. Aanbeveling: Intensiveer het delen van kennis over boekhoudregels, die toegepast moeten worden bij subsidiewijzigingen met relevante beleidsmedewerkers. Leg op basis van bijvoorbeeld de financiële omvang per dossiergroep een risico-inschatting vast van de dossiers waar de afdeling de afgrenzing van subsidielasten vóór het einde van het boekjaar moet analyseren (eventueel met vierogen principe). Maak afspraken met FJINK over door te voeren lastenmutaties, nadat het grootboek is afgesloten en voer op basis hiervan (indien nodig) een correctieboeking uit bij de laatste correctieronde van het boekjaar.

Managementreactie door proceseigenaar Inmiddels heeft de Subsidieadministratie twee Kenniscafe's georganiseerd voor beleidsadviseurs en andere belanghebbenden. In december 2022 stond het thema staatssteun centraal. Tijdens de presentatie is verwezen naar de contactpersonen bij wie beleidsmedewerkers terecht kunnen voor advies bij het beoordelen over staatssteun. Daarnaast wordt een vraag over staatssteun aan het beoordelingsformat toegevoegd. Met de invoering van het nieuwe subsidiesysteem (GREAT) moet per aanvraag in het systeem verplicht worden aangegeven of sprake is van staatssteun. In het huidige systeem is dit veld er ook al, maar invullen kan momenteel niet worden afgedwongen. Het thema van het 2e kenniscafe in maart 2023 was subsidieverantwoording en verdeling van budget over juiste jaren. Dit stond in het teken van het kiezen van de juiste subsidievorm met bijbehorende verantwoordingsdocumenten tijdens het beoordelen van de subsidieaanvraag en opstellen van de beschikking. Daarnaast ook het juist verdelen van het budget over de subsidieperiode, en tussentijdse bijsturing via tussentijdse rapportage. Deze onderwerpen zijn bewust gekozen, omdat ze een aantal keer zijn teruggekomen in de FA bevindingen van de afgelopen twee jaar. De planning is om de Kenniscafé's een structureel karakter te geven en per kwartaal te houden.

Via een enquête is aan de beleidsmedewerkers gevraagd aan welke onderwerpen er behoefte is, om gerichter op de behoeftes aan te haken. Het maken van SMART prestatieafspraken in de verleningsbeschikking, zodat ze een houvast bieden bij de verantwoording en vaststelling blijft een continu punt van aandacht. In werkinstructies, maar ook in de subsidietrainingen en kenniscafe's komt dit standaard terug. In het huidige subsidiesysteem is tevens een extra taak opgenomen om beleidsadviseurs te verplichten te kiezen of er een tussenrapportage nodig is bij subsidies vanaf C 100.000. Hiermee wordt er vanuit het proces gerappelleerd tot het aanleveren van de tussenrapportage waardoor de subsidie, indien van toepassing, tussentijds gewijzigd wordt en de juiste boekhoudregels worden aangepast. Hier wordt tevens op gehamerd in de Kwaliteitsgroep, teamoverleg van de Subsidieadministratie en de eerdergenoemde kenniscafe's. Met de invoering van het nieuwe subsidiesysteem (GREAT) kunnen controlelijsten worden toegevoegd voor de controlerende taken. Wanneer een controle wordt afgekeurd moet de reden daarvan aangegeven worden.

April 2023

Definitief 18

Eindrapport controlejaar 2022

Financial Audit

_________ 7. Belastingen en Heffingen_________ De controle leidt tot twee (lichte) bevindingen.

1. Voor de volledigheid van de aanslagoplegging 2020 is sprake van een financiële onrechtmatigheid. 2. Vanuit de IT-controle wordt aandacht gevraagd voor de werking (vastlegging) van Change management. Bevindingen (bedragen x C 1.000) Getrouwheid voor correctie

Getrouwheid na correctie

Rechtmatigheid

Fout

C-

C-

C 159

Onzeker

C-

C-

C-

Bevindingen en aanbevelingen Bevinding 1: de volledigheid van de aanslagoplegging 2020

De definitieve aanslag dient binnen drie jaar na het tijdstip waarop de belastingplicht is ontstaan te worden opgelegd. Voor de aanslag over 2020 betekent dit voor eind 2022. Het onderzoek heeft uitgewezen dat de volledigheid van de aanslagoplegging 2020 intensief door Belastingen is gemonitord. Dit heeft geleid tot een vrijwel volledige aanslagoplegging 2020. Per jaar einde resteert een bedrag aan niet meer op te leggen aanslagen van C 159k. Dit wordt aangemerkt als een financiële onrechtmatigheid.

Bevinding 2: de vastlegging van Change management (ITGC)

Het functioneel beheerteam van cluster DV heeft de governance rond het doorvoeren van wijzigingen verder geprofessionaliseerd door het aanstellen van een onafhankelijke Change Manager die het releaseproces coördineert en wijzigingsverzoeken beoordeelt. Vanuit ITauditperspectief onderschrijven we het belang hiervan, maar wij constateren dat deze aanpassing nog verder verbeterd kan worden. Hiermee wordt bedoeld de vastleggingen bij de behandeling van individuele changes. Aanbeveling: Verbeter de dossiervorming rond het behandelen en testen van wijzigingen in lijn met de organisatorische aanpassing. De bevinding heeft niet geleid tot fouten/onzekerheden en heeft verder geen invloed gehad op de controlewerkzaamheden.

Managementreactie door proceseigenaar Wij herkennen ons in de bevindingen en nemen de aanbeveling over.

April 2023

Definitief 19

Eindrapport controlejaar 2022

Financial Audit

8. Sociale uitkeringen

De gegevensgerichte controle aanpak voor 2022 heeft tot een aantal bevindingen geleid. Eén van de financiële fouten heeft betrekking op één afzonderlijke steekproefpost die extrapoleert. Daarnaast is er een fout i.v.m. de populatie van statushouders jonger dan 27 jaar, de fout als gevolg van het vervroegd toepassen van de gewijzigde kostendelersnorm en de te laag verantwoorde lasten en baten voor uitgekeerde energietoeslag. De dossiervorming ter onderbouwing van de juiste toekenning van uitkeringen vereist eveneens de nodige aandacht. De onzekerheid heeft betrekking op de uitgekeerde energietoeslagen.

Bevindingen (bedragen x C 1.000) Getrouwheid voor correctie

Getrouwheid na correctie

Rechtmatigheid

Fout

C-

C -

C 8.303

Onzeker

C-

C-

C 3.617

Bevindingen en aanbevelingen Bevinding 1:

Bij een fors aantal dossiers ontbreekt in eerste instantie de informatie waarmee de rechtmatigheid vastgesteld kan worden. Na hoor en wederhoor is het merendeel van de onduidelijkheid weggenomen. Aanbeveling: Wij adviseren zorg te dragen voor goede en eenduidige dossiervorming waaruit de rechtmatigheid van toegekende uitkeringen in één oogopslag blijken.

Bevinding 2:

Bij één steekproefpost is na het doorlopen van het hoor en wederhoor proces alsnog een financiële fout geconcludeerd. Deze fout is inmiddels hersteld door het cluster maar omdat er sprake is van een steekproef extrapoleert de fout tot C 5,7 mln. De fout betreft een onrechtmatigheid als gevolg van het uitkeren van de bijstand in een maand waarin ook studiefinanciering is uitbetaald. Aanbeveling Wij adviseren het cluster de effectiviteit van de beheersmaatregelen te evalueren die de tijdige, juiste en volledige verrekening van inkomsten waarborgen. Het cluster heeft al beheersmaatregelen ingebouwd in het proces. Deze beheersmaatregelen hebben echter niet effectief gewerkt in deze casus.

Bevinding 3:

Anticiperend op landelijke wetgeving (per 1-1-2023), heeft het college besloten om bij het verstrekken van de uitkeringen de leeftijd voor het toepassen van de kostendelersnorm al in de 2e helft van 2022 te verhogen naar 27 jaar (raadsbrief 22bb2061). De fout die aan deze groep wordt toegerekend is C 2,4 mln. De controle van deze wijziging heeft veel inzet van zowel de lijn als FA gevergd om de juiste omvang van de fout te kunnen bepalen. Aanbeveling In geval van dergelijke (bewuste) besluiten om af te wijken van geldende wet- en regelgeving adviseren wij FA eerder te betrekken bij de besluitvorming. Door FA eerder te betrekken kan de April 2023

Definitief 20

Financial Audit

Eindrapport controlejaar 2022

controle efficiënter en effectiever ingestoken worden, waardoor bevindingen in een eerder stadium bekend zijn.

Bevinding 4:

Het college heeft er bewust voor gekozen om de verplichte zoektermijn van 4 weken niet aan te houden voor jonge statushouders (tot 27 jaar). De uitkering aan deze groep wordt voor deze periode als onrechtmatig aangemerkt. De fout voor 2022 is bepaald en vastgesteld op C 0,2 mln. Aanbeveling De fout in 2022 is door FA zelf bepaald, omdat het cluster de betrouwbaarheid van haar aanlevering niet kon onderbouwen. We treden graag op korte termijn in overleg met het cluster over de minimale eisen waaraan dergelijke overzichten moeten voldoen. Met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording (2023) is het namelijk essentieel dat het cluster over dergelijke informatie beschikt.

Bevinding 5:

Bij de steekproef op de controle van energietoeslag is sprake van een geëxtrapoleerde onzekerheid in de rechtmatigheidssfeer. De onzekerheid in de rechtmatigheidssfeer is C 3,6 mln, en is ontstaan door het ontbreken van documentatie bij één dossier voor de juistheid van de toegepaste norm voor huishouden. Voor deze post geldt dat de bevinding niet uniek is, waardoor het over de hele populatie extrapoleert. De gerapporteerde fout voor energietoeslag is veroorzaakt doordat de lasten voor C 3,9 mln en de baten voor C 1,6 mln te laag waren verantwoord in de administratie 2022. De correctie op de baten en lasten zijn inmiddels verwerkt in de jaarrekening. Naast de genoemde onzekerheid en fouten hebben we in één geval geconstateerd dat de gemeente een burger onterecht niet heeft toegerekend aan de ontvangen gift van Stichting de Verre Bergen (SdVB). Omdat de gemeente heeft bevestigd geen nieuwe declaratie meer te zullen indienen bij SdVB, wordt er geen financieel bedrag gekoppeld aan deze bevinding. Daarentegen moeten we echter concluderen dat de gemeente onnodig te weinig baten in rekening heeft gebracht en hierdoor onnodig opbrengsten misloopt. Aanbeveling Wij adviseren zorg te dragen voor goede dossiervorming omtrent de energietoeslag zodat dergelijke onzekerheden in de toekomst voorkomen worden.

Managementreactie door proceseigenaar Bevinding 1: het zorgdragen voor een goede en eenduidige dossiervorming waaruit de rechtmatigheid blijkt is een blijvend aandachtspunt en heeft intern continu de aandacht. Bevinding 2: er is in de betrokken afdeling nogmaals gewezen op het goed toepassen van de proces- en werkinstructies. Binnen de eigen interne controle door kwaliteitsmedewerkers wordt hier tevens aandacht aan gegeven om dergelijke fouten te voorkomen. Bevinding 3: deze rechtsmatigheidsfout is inherent aan het collegebesluit om vooruit te lopen op een landelijke wetswijziging. Door de wijziging in de Participatiewet per 1 januari 2023 is de uitvoering in Rotterdam weer in lijn met de landelijke wetgeving en is er geen sprake meer van een onrechtmatigheid. Bevinding 4: we zijn ons bewust dat deze onrechtmatigheid is ontstaan doordat geen volledige data is aangeleverd. We hebben inmiddels actie ondernomen om ervoor te zorgen dat de informatie ten behoeve van rechtmatigheidsverantwoording 2023 op orde is. Bevinding 5: de energietoeslag is een tijdelijke maatregel die met spoed is opgezet om te voorkomen dat de Rotterdammers met een laag inkomen in financiële problemen zouden komen. Het betreft een speciale regeling voor de jaren 2022 en 2023.

In 2023 wordt nogmaals een Energietoeslag verstrekt aan de burgers, waarbij de aandacht uitgaat naar verbeteringen in zowel de norm als in de processen en werkwijze in de dossiervorming bij de toekenning van de energietoeslag. April 2023

Definitief 21

Eindrapport controlejaar 2022

Financial Audit

9. Wmo/ Jeugd

De controle van PGB huisbezoeken, doelgroepenvervoer, financiële aansluiting tussen Sorga en Oracle en de definitieve productieverantwoordingen leiden tot een aantal fouten en onzekerheden in de getrouwheid en rechtmatigheidssfeer. Uit onze risicoanalyse blijken daarnaast een aantal aandachtspunten die we in eerdere rapportages hebben benoemd. Bevindingen (bedragen x C 1.000) Getrouwheid voor correctie

Fout

Onzeker

Getrouwheid na correctie

Rechtmatigheid

C 2.856

C 69

C 181

C-

C-

C-

Bevindingen en aanbevelingen Bevinding 1:

In de jaarrekeningcontrole 2022 zijn meerdere sociale voorzieningen gecontroleerd van zorg in natura (ZIN) tot persoonsgebonden budgetten (PGB). De controle heeft plaats gevonden op onder meer de toekenning, juistheid van de tarieven en de rechtmatigheid van de verstrekte voorziening. Uit de controle is gebleken dat voorzieningen over het algemeen rechtmatig en getrouw zijn toegekend. FA merkt op dat het aantal procedurele opmerkingen bij steekproefdossiers ten opzichte van vorig jaar verder is toegenomen tot 44 posten (vorig jaar: 38 posten). Een voorbeeld van een procedurele bevinding is het niet expliciet of concreet benoemen van de toegekende voorziening in het ondersteuningsplan. O.b.v. de omschrijving is af te leiden om welke voorziening het gaat. Met betrekking tot de PGB huisbezoeken, ziet FA ook dit jaar dat de lijn zich voldoende bewust is van de risico's op fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik bij deze voorziening. Aanbeveling: De bevindingen van procedurele aard duiden op het niet uniform toepassen van instructies en procedures. Het niet op dezelfde wijze uitvoeren van processen kan leiden tot daadwerkelijke getrouw- en rechtmatigheidsrisico's op termijn. FA adviseert de cluster om de procedures verder aan te scherpen, zodat risico's in de toekomst vermeden worden.

Bevinding 2:

Sinds april 2022 is de BetaaltoolSorga (BTS) in combinatie met de subadministratie Sorga in gebruik. De volledige overgang en migratie van data van Socrates naar Sorga loopt echter niet soepel en vormt een risico voor de gemeentelijke verantwoording en bedrijfsvoering van de cluster. FA heeft daarnaast gemerkt dat er gedurende het jaar correcties zijn geweest via memorialen om te zorgen dat Oracle de juiste informatie toont. Per jaareinde was er een aansluitverschil van C 0,6 mln geconstateerd tussen BTS/ Sorga en Oracle (i.e. financiële fout voor te hoog verantwoorde lasten hulpmiddelen). Dit verschil kwam door een eerdere verkeerde correctie op kostendragers. We hebben daarnaast opgemerkt dat er nog geen formele afspraken zijn gemaakt over wie verantwoordelijk is voor de periodieke aansluiting tussen BTS/ Sorga en Oracle. De laatste maanden van 2022 vond deze aansluiting plaats door FR. Aanbeveling: FA adviseert om de focus te leggen op een tijdige opvolging van de aandachtspunten die in onze interim- rapportage gerapporteerd zijn. Op basis van de eindejaarswerkzaamheden wil FA de volgende aanbeveling uit de interim benadrukken: April 2023

Definitief 22

Financial Audit

^

Eindrapport controlejaar 2022

Zorgdragen voor juiste registratie van lasten en betalingen in Oracle vanuit Sorga. Hiervoor dient een maandelijkse aansluiting tussen BTS en Oracle door de lijn zo snel mogelijk gerealiseerd te worden.

Bevinding 3:

Bij de controle van het doelgroepenvervoer, heeft FA meerdere verschillen (financiële fout van C 0,9 mln en financiële onzekerheden van C 56k) geconstateerd tussen de berekende lumpsum en lasten in Oracle. De financiële fout is inmiddels per jaareinde gecorrigeerd. Voor toekomstige jaren is het van belang dat de huidige rapportagemodule (Concern dashboard) de informatie verstrekt met betrekking tot het aantal gereden, maar niet geïndiceerde ritten zodat rechtmatigheidsfouten in beeld gebracht kunnen worden. Het huidig dashboard is nog niet aangepast aan de ontvlechting van Socrates en Sorga in 2022. Dit leidt tot een financiële onzekerheid van C 0,3 mln. Daarnaast heeft FA de verwachte verrekeningen voor het doelgroepenvervoer over 2022 niet kunnen beoordelen, omdat er geen onderbouwing is ontvangen. Er is ook geen stelpost opgenomen voor deze afrekening. Dit leidt ook tot een financiële onzekerheid van C 0,3 mln. Aanbeveling: FA adviseert om de focus te leggen op een tijdige opvolging van het volgende: ^ formaliseer de berekeningsmethodiek van jaarlijkse lumpsum d.m.v. een addendum op de overeenkomst; ^ leg de jaarlijkse controle van de opgave leerlingenaantallen zichtbaar vast en documenteer het.

FA heeft namelijk opgemerkt dat voor 2020 de aantallen niet bewaard zijn door de cluster terwijl dit de basis is voor de berekening van de lumpsum; ^ geef opdracht aan de instellingsaccountant van de leverancier van doelgroepenvervoer om de juistheid van rittenaantallen elk boekjaar vast te stellen. Leg dit ook vast in het controleprotocol.

Managementreactie door proceseigenaar Bevinding 1: in 2022 hebben de kwaliteitsmedewerkers een start gemaakt met het gebruik van KIC voor verbetering van uniforme toepassing van instructies en procedures. Het gebruik van KIC is nog in ontwikkeling. Op regelmatige basis zijn er gesprekken hoe het gebruik van KIC geoptimaliseerd kan worden. Hoe vollediger de registratie, de opvolging van bevindingen, hoe efficiënter de kwaliteitsmedewerkers kunnen sturen op de kwaliteit van het dossier, ook de opvolging van procedures en het organiseren van themabijeenkomsten die af te leiden zijn uit de input van KIC. Bevinding 2: intern zal nagekeken worden welke formele afspraken er zijn gemaakt - of gemaakt moeten worden - over wie verantwoordelijk is voor de periodieke aansluiting tussen BTS en Oracle. Recent is hier projectcontroller bij betrokken, die de Sorga-voortgangsberichten ontvangt en ook periodiek aansluit bij overleggen. Bevinding 3: we zullen in gesprek gaan met contractbeheer over de jaarlijkse lumpsum en implementatie van de aanbevelingen.

April 2023

Definitief 23

Eindrapport controlejaar 2022

Financial Audit

10. Vastgoed

Vastgoed heeft gedurende 2022 de ingeslagen weg rond de risicobeheersing vervolgd en is meer in control gekomen en gegroeid in de uitvoering hiervan. De constructieve samenwerking tussen het Kwaliteitsteam van Vastgoed en FA heeft in 2022 verder bijgedragen tot het efficiënter en planmatig uitvoeren en afstemmen van de controles op de subprocessen Verhuur, Verkoop en Extern property management bij zowel Vastgoed en FA.

Bevindingen (bedragen x C 1.000) Getrouwheid voor correctie

Getrouwheid na correctie

Rechtmatigheid

Fout

C-

C-

C-