[23bb002960] Bijlage 1 behorende bij 23bb002959 over Brief over verbeteringen van het Feitenonderzoek door JBRR aan GRJR

Dagelijks Bestuur GRJR p/a mw. S. Hammer, secretaris-directeur per e-mail: s.hammer@rotterdam.nl

Datum

19 januari 2023

Betreft

Aanpak feitenonderzoek GRJR

Ref.nr.

2023.003 AK/LG

Bijlage Ref.nr

Geachte leden van het Dagelijks Bestuur, Zoals eerder toegezegd informeer ik u over de stand van zaken ten aanzien van het feitenonderzoek en de rapportage. In deze brief wordt achtereenvolgens ingegaan op de nulmeting die JBRR begin 2022 heeft verricht, de bevindingen van IGJ ten aanzien van het feitenonderzoek en de rapportage, en de aanpak van JBRR om het feitenonderzoek en de rapportage te verbeteren. Achtergrond Een kinderbeschermingsmaatregel heeft een grote impact op het leven van kinderen en ouders. Het is daarom van belang dat de besluiten die door kinderrechters, GI’s, de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) en Veilig Thuis worden genomen zorgvuldig zijn onderbouwd en op feiten zijn gebaseerd. Hiervoor biedt artikel 3.3 van de Jeugdwet de wettelijke grondslag. Ter ondersteuning van het feitenonderzoek is de richtlijn ‘Feiten volledig en naar waarheid aanvoeren’ opgesteld door het NJI (2016) en geactualiseerd in 2021 met input van cliënten. Nulmeting JBRR heeft in 2021 besloten een nulmeting te verrichten naar de kwaliteit van het eigen feitenonderzoek. Hierbij is van belang te benoemen dat er geen directe interne aanleiding was om dit onderzoek te verrichten.

De reden om de situatie bij JBRR te onderzoeken waren de landelijke zorgen over dit onderwerp, het aflopen van het landelijke Actieplan Verbetering Feitenonderzoek en de beperkte inhoudelijke opbrengst van dit Actieplan voor zowel GI’s als andere partijen in de jeugdbeschermingsketen. JBRR vond en vindt dit onderwerp van groot belang en wil haar handelen altijd kunnen verantwoorden naar de cliënt en de maatschappij. Deze nulmeting is in januari 2022 uitgevoerd, waarbij de vijf onderdelen van de richtlijn ‘Feiten volledig en naar waarheid aanvoeren’ (hierna: de richtlijn) het toetsingskader vormden. Deze vijf onderdelen zijn hieronder weergegeven.

Bestuur Dynamostraat 16

T 010 233 00 00

E bestuurssecretariaat@jbrr.nl

IBAN NL06INGB0664544002

3083 AK ROTTERDAM

F 010 478 20 07

www.jbrr.nl

KVK 24332597

1. Onderscheid harde/zachte gegevens (feiten/meningen): duidelijk moet zijn wat de feiten zijn, of alle betrokkenen het wel/niet eens zijn met deze feiten en wanneer het om een mening/visie/vermoeden gaat. 2. Bronvermelding en actuele gegevens: kenbaar moet zijn wat de bron van informatie is en hoe actueel de gegevens zijn. 3. Verifiëren verklaring van derden (niet zijnde de jeugdige of de met gezag belaste ouder): duidelijk moet zijn van wie de informatie afkomstig is, hoe en wanneer de informatie is verkregen. 4. Reactie cliënt: kenbaar moet zijn wat de reactie van de cliënt is op informatie. 5. Markeren onjuiste gegevens: als in rapportages, verzoekschriften e.d. informatie is opgenomen waarvan op een later moment blijkt dat deze niet juist is, moet dit duidelijk kenbaar in het dossier zijn en mag de onjuiste informatie niet verder worden verwerkt. Ten aanzien van ieder onderdeel van de richtlijn heeft op de volgende wijze toetsing plaatsgevonden: - Beoordeling door werkbegeleiders in hoeverre rapportage conform de richtlijn plaatsvindt, gebaseerd op de reguliere steekproeven van dossiers die zij bekijken. - Dossieronderzoek op basis van het meest recente gezinsplan in een zaak (n=10) van een mix van ervaren en minder ervaren jeugdbeschermers uit alle clusters en productspecialisaties binnen het dwangkader.

- Toetsing van de mate waarin het beleid van JBRR, de werkkaarten, training en schrijftoetsen aansluiten bij de richtlijn. Deze toetsing laat, per onderdeel, de volgende resultaten zien: 1. Onderscheid harde/zachte gegevens: de feiten worden over het algemeen correct weergegeven, maar in de meerderheid van de gevallen wordt in de rapportage onvoldoende expliciet onderscheid gemaakt tussen feiten en meningen, waardoor deze door elkaar lopen. Jeugdbeschermers weten dat feiten en meningen moeten worden gescheiden, maar hebben moeite om dit in de rapportage (gezinsplannen) ook altijd adequaat te doen. 2. Bronvermelding en actuele gegevens: bronvermelding vindt in ongeveer de helft van de dossiers correct plaats; in de meerderheid van de dossiers is te zien wanneer de informatie is verkregen. De wijze waarop met bronvermelding wordt omgegaan verschilt. Informatie die ouder is dan twee jaar blijft soms in gezinsplannen staan, waarbij niet altijd duidelijk is of deze nog actueel en relevant is. Bij twijfel over actualiteit en relevantie maken jeugdbeschermers vaak de keuze om oudere informatie te laten staan omwille van volledigheid van het dossier, waarbij ook meespeelt dat zij niet het risico willen lopen in een eventuele tuchtzaak het verwijt te krijgen onvolledig in de rapportage te zijn geweest. 3.

Verifiëren verklaring van derden: volgens de richtlijn dient mondeling verkregen informatie van derden schriftelijk gefiatteerd te worden. Dit vindt niet standaard

19 januari 2023

2

plaats. Bij lastige zaken of bij twijfel over de interpretatie vindt wel navraag plaats; waar dit niet het geval is, wordt vaak de afweging gemaakt dat verifiëren een te grote administratieve belasting vormt. Deze afweging wordt in het basisteam gemaakt. 4. Reactie cliënt: JBRR beschouwt het gezinsplan als een familiegroepsplan dat zo veel mogelijk samen met de cliënt en het systeem wordt opgesteld. In het gezinsplan wordt vastgelegd hoe de cliënt en het systeem zijn betrokken, en of de cliënt het plan heeft gezien en akkoord is. De reactie van de cliënt is in een minderheid van de onderzochte gezinsplannen niet terug te vinden, waarbij de meest genoemde reden is dat het plan wel is voorgelegd, maar de cliënt niet binnen de gestelde termijn van de wettelijke kpi (binnen 6 weken) heeft gereageerd. Mogelijk is er wel een reactie van de cliënt in WIJZ vastgelegd, maar hierin is ten behoeve van de nulmeting niet gekeken. In de meeste gevallen is de cliënt daadwerkelijk betrokken geweest bij het opstellen van het gezinsplan; in een minderheid van de gevallen is het gezinsplan alleen voor akkoord voorgelegd. 5. Markeren onjuiste gegevens: in geen van de onderzochte dossiers is een correctie van informatie zichtbaar. Dit kan erop duiden dat er geen onjuiste gegevens in deze dossiers hebben gestaan, of dat correcties niet zichtbaar zijn verwerkt.

Er is geen interne instructie voor de wijze van omgang met het markeren van onjuiste gegevens – een constatering die overeenkomt met de bredere bevindingen van de IGJ (2022). Hierbij moet worden gedacht aan gegevens die door zorginstellingen zijn aangeleverd en achteraf onjuist blijken, of strafrechtelijke verdenkingen die niet bewezen worden verklaard, maar als verdenking in een dossier blijven staan. In de praktijk wordt afhankelijk van de situatie gehandeld, waarbij tenminste gezorgd wordt dat de juiste gegevens in processtukken worden gebruikt. Klachten van cliënten over fouten in rapportages komen overigens niet of nauwelijks voor. In de eerste maand na indiensttreding krijgen medewerkers in het primair proces een schrijftoets, die bestaat uit de onderdelen objectieve formulering en feiten of meningen. Bij een onvoldoende uitkomst van deze toets volgt de medewerker een aanvullende training kwalitatief rapporteren. Iedere medewerker, ongeacht het resultaat van de schrijftoets, heeft vaste gesprekken met de werkbegeleider waarin rapporteren een vast gespreksonderwerp is. Er zijn drie werkkaarten (geheugensteuntjes met tips en goede voorbeelden) beschikbaar voor medewerkers ter ondersteuning bij het rapporteren. Deze volgen de richtlijn, hoewel er in enkele gevallen sprake is van nuanceverschillen ten aanzien van definities en instructies.

JBRR heeft geconcludeerd dat op alle vijf de onderdelen van de richtlijn verbetering nodig is. Dat wil niet zeggen dat het feitenonderzoek slecht plaatsvindt, maar voornamelijk dat de jeugdbeschermers handvatten missen om de richtlijn volledig te kunnen uitvoeren. Op basis van de nulmeting heeft het bestuur van JBRR begin 2022 opdracht gegeven een plan van aanpak op te stellen om de toepassing van de richtlijn te verbeteren.

19 januari 2023

3

IGJ-onderzoek In juni 2022 heeft de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd het onderzoeksrapport Kwaliteit van feitenonderzoek rond de aanvraag van machtigingen voor uithuisplaatsingen gepubliceerd. Dit onderzoek richtte zich op de kwaliteit van het feitenonderzoek door de RvdK en de GI’s, specifiek bij eerste machtigingen voor uithuisplaatsingen in 2021. De scope van het onderzoek was daarmee beperkter dan de nulmeting van JBRR. Getoetst is aan het toetsingskader van IGJ, gebaseerd op verschillende richtlijnen, waaronder de richtlijn ‘Feiten volledig en naar waarheid aanvoeren’. De bevindingen ten aanzien van de vijf onderdelen van de richtlijn (beschreven in hoofdstuk 5) komen op hoofdlijnen overeen met de bevindingen uit de nulmeting van JBRR. Bij de conclusies schrijft IGJ: “De inspectie constateert dat professionals bij de RvdK en de GI’s hun werk met toewijding en deskundigheid uitvoeren. Toch wordt een beslissing tot (een aanvraag voor een machtiging tot een) gedwongen uithuisplaatsing niet altijd en niet in alle facetten op basis van zorgvuldig feitenonderzoek genomen.

In geen enkele casus was het feitenonderzoek volledig op orde.” In de aanbevelingen wordt benadrukt dat jeugdbeschermers (en raadsonderzoekers) moeten worden gefaciliteerd met voldoende mogelijkheden, professionele ruimte en tijd om bij de start van een traject elk gezin(slid) te leren kennen, volgens de richtlijnen te werken, om te doen wat in een casus nodig is en om te reflecteren op het handelen. Hierbij wordt aan de gemeenten en de stelselverantwoordelijken de oproep gedaan om de randvoorwaarden hiervoor op orde te brengen. Bovendien wordt een aantal aanbevelingen gedaan ten aanzien van het betrekken van cliënten (ouders en jeugdigen) bij het traject en wordt een aantal aanbevelingen gedaan die specifiek ingaan op uithuisplaatsingen. In paragraaf 8.1.1 wordt beschreven: “Bij de uithuisplaatsingen die de IGJ heeft onderzocht, is altijd sprake van meervoudige problematiek in het gezin op meerdere leefgebieden. De inspectie heeft geen voorbeeld gezien van een uithuisplaatsing van een kind op basis van enkelvoudige problematiek.

Het maatschappelijke beeld dat uithuisplaatsingen voornamelijk (jonge) kinderen betreffen, die door een enkele aanleiding bij hun ouders worden weggehaald en in een instelling terechtkomen, wordt met de uitkomsten van dit onderzoek genuanceerd.” Hoewel het niet expliciet in dit rapport is opgenomen, bevestigde hoofdinspecteur Angela van der Putten in een rondetafelgesprek dat op 3 november in de Tweede Kamer plaatsvond, dat er in het onderzoek geen aanwijzingen zijn gevonden voor onterechte uithuisplaatsingen: “U vroeg: zijn de feitenonderzoeken niet op orde, zijn de uithuisplaatsingen dan wel of niet terecht? We hebben in ons onderzoek geen aanwijzingen gevonden dat die uithuisplaatsingen niet terecht waren. We hebben wel gezien, want zo’n rapport moet heel zorgvuldig en breed worden opgebouwd, met heel

19 januari 2023

4

veel aspecten, en we zien dat niet altijd alle aspecten worden beschreven in het onderzoek en in de rapporten. Wat we wel hebben gezien is dat er soms informatie best is, dat bijvoorbeeld die informatie in een mondelinge setting wordt gebracht, we hebben ook wel gezien dat er altijd wel een multidisciplinair overleg plaatsvindt; een besluit wordt niet zomaar genomen. De professionals gaan echt met elkaar wikken en wegen van wat is nou het beste voor een kind. Dus we hebben daar geen onderbouwing voor 1 gevonden.” Ook hoogleraar en kinderrechter Mariëlle Bruning bevestigde in dit gesprek dat zij geen aanwijzingen had dat kinderen onterecht uit huis worden geplaatst. Verbeterplan In oktober 2022 heeft JBRR een verbeterplan ten aanzien van feitenonderzoek en rapportage vastgesteld op basis van zowel de eigen nulmeting als het IGJ-onderzoek. Dit verbeterplan kent vijf doelstellingen: 1. Jeugdbeschermers zijn gemotiveerd om de richtlijn feiten volledig en naar waarheid aanvoeren in hun werk te gaan toepassen. 2. Jeugdbeschermers, gedragswetenschappers en werkbegeleiders kennen de richtlijn ‘feiten volledig en naar waarheid aanvoeren’ en passen de richtlijn toe in hun dagelijks werk. 3. Cliënten voelen zich gehoord en geïnformeerd over het (proces van) feitenonderzoek en besluitvorming. 4.

De manager heeft de kwaliteit van feitenonderzoek geborgd in zijn managementactiviteiten (sturen en bijsturen). 5. JBRR heeft zicht op de kwaliteit van feitenonderzoek en rapportage (waar we staan). Doelstelling 1 Reeds in aanloop naar dit verbeterplan is gestart met het periodiek voeren van het lerende gesprek over feitenonderzoek en kwaliteit van rapportage in het basisteamoverleg en in het driehoeksoverleg (jeugdbeschermer, werkbegeleider en gedragswetenschapper), aangevuld met een jurist. In aanvulling hierop worden nog dit jaar en in het begin van 2023 dialoogsessies met de keten (Veilig Thuis, RvdK en GI’s) opgezet en worden er gesprekken met cliënten georganiseerd waarin zij uitleggen wat het doet met de cliënt en met diens relatie met de jeugdbeschermer als er zaken niet kloppen in rapportages. Als alternatief hiervoor worden filmpjes opgenomen waarin cliënten hierover vertellen. Doelstelling 2 De feitenonderzoek- en rapportagevaardigheden van de medewerkers worden in kaart gebracht; afhankelijk van hun leerbehoefte nemen zij deel aan de landelijke training ‘feiten in de keten’ en/of de training ‘kwalitatief rapporteren’ (Q1 2023). In ieder cluster wordt een verplichte bijeenkomst georganiseerd over feitenonderzoek en rapportage (Q4 1

Op het moment van schrijven is het verslag van dit gesprek nog niet beschikbaar. Deze tekst betreft een eigen transcriptie van de videoregistratie van dit gesprek.

19 januari 2023

5

2022, Q1 2023). Er worden nieuw voorbeeldmateriaal en nieuwe onderleggers ontwikkeld voor de jeugdbeschermers en er wordt periodiek via intranet aandacht besteed aan dit thema. Het inwerkprogramma wordt op dit punt herzien en het beleid ten aanzien van het verifiëren van mondelinge informatie van derden wordt herzien, aangezien de huidige praktijk niet in overeenstemming is met de richtlijn. Doelstelling 3 Er wordt beleidsmatig uitgewerkt hoe cliënten beter betrokken kunnen worden bij het besluitvormingsproces. Er wordt een pilot gestart (Q1 2023) met het werken met praatplaten voor het betrekken van cliënten, in samenwerking met Jeugdbescherming West. Deze wordt in Q2 2023 geëvalueerd en, indien succesvol, organisatiebreed geïmplementeerd. Positieve ervaringen van cliënten ten aanzien van het betrekken van hen bij feitenonderzoek en besluitvorming worden, in samenwerking met de Cliëntenraad, doorlopend opgehaald en gedeeld in de organisatie. Doelstelling 4 Er wordt uitgewerkt wat clustermanagers nodig hebben om continu zicht te houden op de kwaliteit van feitenonderzoek en rapportage, en op de leerbehoefte van jeugdbeschermers (Q1 2023). Managers krijgen de opdracht om te sturen op zowel de processtappen als op het resultaat. Doelstelling 5 In Q2 2023 zijn de genoemde maatregelen geïmplementeerd en wordt op procesniveau geëvalueerd.

Ook worden dan de ervaringen van jeugdbeschermers en cliënten opgehaald. In Q3 2023 vindt een herhaling van het dossieronderzoek plaats om te objectiveren in hoeverre de maatregelen tot verbetering hebben geleid. Op basis hiervan wordt in Q3 2023 een borgingsplan opgesteld, waarin wordt geëvalueerd in hoeverre verdere acties nodig zijn om het gewenste niveau van feitenonderzoek en rapportage te bereiken, en op welke wijze er permanente aandacht voor dit onderwerp blijft. Ten slotte Hoewel in de uitkomsten van de nulmeting en van het IGJ-onderzoek geen aanwijzingen worden gevonden dat de situatie bij JBRR wezenlijk afwijkt van de situatie bij andere GI’s en bij de RvdK en Veilig Thuis, en er geen aanwijzingen zijn dat het feitenonderzoek leidt tot onterecht opgelegde maatregelen, is het bestuur van JBRR – in navolging van IGJ – van mening dat verbetering ten aanzien van het feitenonderzoek noodzakelijk is. Binnen de context van werkdruk en arbeidsmarktkrapte heeft JBRR een ambitieus verbeterplan vastgesteld waarmee systematisch wordt gewerkt aan verbetering van de bevindingen. Evaluatie vindt plaats op procesniveau, belevingsniveau en dossierniveau en is na de zomer van 2023 gereed. Een kortere doorlooptijd is niet realistisch, gezien het aantal getroffen verbetermaatregelen en de tijd die het kost om het effect van deze maatregelen te zien.

19 januari 2023

6

Ik begrijp dat uw dagelijks bestuur deze ontwikkelingen met grote belangstelling volgt, zeker gezien de publieke en politieke reacties op het IGJ-rapport. JBRR stelt daarom voor om na afloop van de evaluatie, in het najaar van 2023, uw dagelijks bestuur opnieuw te informeren over de stand van zaken. Indien zich in de tussentijd relevante ontwikkelingen op dit dossier voordoen, zullen wij u hierover via het reguliere ambtelijke overleg berichten.

Met vriendelijke groet,

Arina Kruithof Bestuurder JBRR

19 januari 2023

7