[23bb002933] Bijlage 2 behorende bij 23bb002930 over Advies werkgroep bewonersinitiatieven

Het college van burgemeester en wethouders. t.a.v. Robert Simons, wethouder wijken. Betreft: advies bewonersinitiatieven.

Rotterdam, 14 maart 2023

Geachte wethouder, U heeft ons gevraagd een advies uit te brengen. Hierbij voldoen wij aan dit verzoek. Wij zijn bijeen geweest in een viertal vergaderingen. En hebben gesproken met leden van de commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid. Onze groep bestond uit vertegenwoordigers van de wijkraden, initiatiefnemers en een vertegenwoordiger van Opzoomer Mee. De ambtelijke begeleiding kwam vanuit uw ondersteuning. Wij hebben kennis genomen van de huidige werkwijze bewonersinitiatieven en ambtelijke presentaties gehad over onderzoek naar bewonersinitiatieven en communicatie. Wij hebben deelgenomen op persoonlijke titel.

Uitgangspunt: bewonersinitiatieven zijn voor en door bewoners De regeling bewonersinitiatieven is nodig en gewenst. Waarbij het belangrijk is dat er altijd voor, door en met bewoners gedacht wordt. Bewonersinitiatieven zijn bedoeld om op een laagdrempelige manier initiatieven van bewoners te faciliteren en te stimuleren om de wijk leefbaarder te maken. Doelgroep van de regeling is volgens ons de ‘gewone’ Rotterdammer en niet de professionals. Dat wil niet zeggen dat professionele partijen geen plek hebben in deze regeling, zeker bij grotere projecten, maar altijd in samenwerking met en voor de bewoners in de wijken. Het basisdoel is immers bewoners te stimuleren zich in te zetten voor hun eigen buurt, wijk en stad. De ruime mogelijkheden die bewonersinitiatieven bieden is uniek en moet behouden blijven. Voor alle bewoners qua leeftijd, cultuur, behoeften en belangstelling. Dit uitgangspunt is door ons gewogen in al onze adviezen en antwoorden. Hebben bewoners de juiste middelen om het doel te bereiken? Wij vinden het dus belangrijk dat de gemeente een open stimulerende en faciliterende houding aan neemt tegen de Rotterdammer. Maak het makkelijk, niet moeilijk. Kort gezegd betekent dit dat wij u vooral adviseren om: 1. De regeling en aanvraagmogelijkheden beter bekend te maken bij de Rotterdammer. a.

Maak het zo toegankelijk en eenvoudig mogelijk en focus niet te veel op digitaal. Dan is het voor bewoners zonder computer ook mogelijk. Dat maakt dat alle bewoners kennis en toegang hebben tot deze en andere regelingen. b. De OpZoomermee campagne is voor ons een goed voorbeeld hoe een regeling stadsbreed bekend te maken en Rotterdammers te enthousiasmeren om mee te doen. 2. De nodige kennis en ondersteuning om een bewonersinitiatief laagdrempelig in te dienen beschikbaar te stellen. a. Denk daarbij ook aan een zogenaamde toolkit. Met voorbeelden, invulbare draaiboeken, informatie over het omgaan met vrijwilligers, enzovoorts. b. Aanspreekpunten en/of contactpersonen. Liefst ook periodiek aan te spreken op een fysieke plek in de wijk. c. Een checklist bewonersinitiatieven. Wat heb je nodig voor een aanvraag. Of is je aanvraag kansrijk? En als ze complex zijn. Passen ze ergens anders in budgetten of gemeentelijke organisatie? d. Een overzicht van welke subsidieregelingen er mogelijk nog meer zijn in de wijk. e. Regelmatig bijeenkomsten organiseren (initiatieven ophalen) om bewoners op een avond te informeren en te helpen met invullen, zodat ze direct een aanvraag kunnen indienen met als motto: “welk initiatief zou u willen nemen en wat kunt u zelf bijdragen”.

f.

Adressen database met leveranciers/dienstverleners: vrijwilligers verkeersregelaars, professionele verkeersregelaars, EHBO, verkeersmaatregelen, verhuur hekken/tenten/dixies etc, g. Initiatiefnemers hebben voor de uitvoering van hun initiatief veelal één of meerdere vergunningen nodig. Wij zouden ook graag zien deze regels eenvoudiger te maken om initiatieven makkelijker uit te voeren. Of tenminste de vergunning toekenning en de voorwaarden eerder vooraf kenbaar maken aan de uitvoerders van een initiatief. h. Organiseren van wijkoverstijgende ontmoetingen tussen initiatiefnemers. 3. De uit te voeren initiatieven zelf onder de aandacht brengen bij de Rotterdammer. Zet niet alleen grote, maar ook de kleine initiatieven in het zonnetje. Dit helpt het bereik van de initiatieven vergroten. a. Doe dit niet alleen digitaal, maar ook fysiek met wijkkranten.

Antwoorden op uw vragen Naast ons bovenstaande algemene advies hebben wij ons ook gebogen over uw vragen. Met bovenstaand uitgangspunt komen wij tot de volgende aanbevelingen. 1. De rollen en/of bevoegdheden van de actoren in het beoordelings- en besluitvormingsproces. Wie is besluitvormend en wie adviserend? Zorg ervoor dat het voor aanvragers duidelijk is wie er besluit, wie er geïnformeerd wordt en wat er besloten is. Zorg er ook voor dat de wijkraden ons uitgangspunt van een bewonersinitiatief onderschrijven. Het moet makkelijker worden voor de bewoners om initiatieven aan te vragen en er kennis van te nemen. We doen het voor de wijk. Zorg in de besluitvorming dat het vierogenprincipe continu van toepassing is, vanuit de wijkorganisatie en de wijkraad. Zonder dat dit ten koste hoeft te gaan van snelheid en transparantie van de besluitvorming. Wij snappen het continueren van de snelle besluitvormingswijze voor initiatieven onder de 2500 euro door de wijkmanager. Daarbij is ons uitgangspunt dat dit zorgt voor snelheid en laagdrempeligheid die door de werkgroep als positief wordt ervaren. Wel willen wij waarborgen dat de wijkraad geïnformeerd wordt, initiatieven in lijn zijn met door hun gestelde doelen en wijkraden in de vergaderingen en bijeenkomsten aandacht vragen voor de initiatieven.

Boven de 2500, - zijn wij voorstander van een eindverantwoordelijke rol voor de wijkraad. Zij kunnen immers helpen het initiatief bekender, groter en waardevoller te maken. Ook kan de wijkraad helpen initiatiefnemers te verbinden aan anderen die sociaal, maatschappelijk betrokken zijn in de wijk. Die vanuit hun professie weten wat er speelt en van daar uit hun visie geven waar vooral behoefte aan is. Er zijn goede praktijkvoorbeelden (jury, actiedagen, duo netwerker/wijkraadslid, aanwijzen van specialisten) waarbij de wijkraad verantwoordelijk is voor het proces van besluitvorming zonder dat een bewoner het gevoel heeft voor een openbare verantwoording te staan. Maak van de openbare vergadering een feestje voor de goedgekeurde initiatieven. Bied deze vormen actief aan, met ondersteuning voor de wijkraden van gebiedsorganisatie en Opzoomer Mee. Organiseer ook een bijeenkomst of training voor de wijkraadsleden over het besluitvormingsproces bewonersinitiatieven. 2. Hoe zien de fases van dit proces en de bijhorende rollen eruit? Van aanvraag tot uitvoering. Beknopt zien wij dit als volgt • De wijkraad, wijknetwerk en bewoners signaleren behoefte/ideeën in een wijk. Of organiseren bijeenkomsten met informatie.

• • • • • •

Initiatiefnemers en wijkraadsleden wisselen ideeën en hulp uit. Kruisbestuiving, inspiratie. Wijkmanager of -netwerker begeleidt de initiatiefnemers en neemt input van de wijkraad mee. Getrapte besluitvorming: vooroverleg initiatiefnemers met wijknetwerker en vertegenwoordigers/specialisten wijkraad. Met bijstelling waar nodig en dan pas eventueel in wijkraad ter besluitvorming. Uitleg waarom een initiatief niet kan en proberen aanpassingen te doen zodat het wel kan worden gehonoreerd. Informeren over uitvoering en resultaten initiatieven. Laat de successen van initiatieven zien en spreek waardering uit. Zorgen voor een goede verantwoording.

3. Hoe kunnen initiatiefnemers zo goed mogelijk worden gefaciliteerd? Zie onze eerdere suggesties aan het begin van dit advies. Dit is voor ons een belangrijk onderdeel. • Publiciteit via diverse media zoals kranten, t.v. en sociale media; • Informatieavonden op buurtniveau: “wat kunt u zelf bijdragen?” • Wijkwerkers, wijkraden, Opzoomer Mee en wijknetwerkers geven informatie en bieden ondersteuning; • Bijeenkomsten met bewoners die initiatieven willen nemen en ter plaatse afspraken maken. 4. Voorstellen voor aanpassingen van de nadere regels bewonersinitiatieven en de hoogte van de gehanteerde bedragen (kleine initiatieven tot en met 2500 euro en max grote 20.000 euro). Hoe bepalen wij de budgetplafonds en wie krijgt daar mandaat over? Als wij kijken naar het belang van de initiatieven als door en voor wijkbewoners is het ons advies om het maximale aan te vragen bedrag terug te brengen tot 10.000 euro. Boven de 10.000 euro komen minder aanvragen vanuit bewoners en is de betrokkenheid van bewoners bij uitvoering en organisatie doorgaans geringer. Een lager maximaal budget geeft ook de mogelijkheid tot meer initiatieven. Daarbij willen de optie bieden dat een wijkraad dit maximale bedrag verhoogt naar 20.000 euro als het budget dit in een wijk toestaat. Om te voorkomen dat het budget te snel op gaat is ons advies om dit te verdelen in ‘seizoenen’. Verschillende delen.

Om diezelfde reden adviseren wij ook overheveling budget tussen wijken in een rayon en het meenemen van budgetten naar een volgend jaar makkelijker te maken. Zo blijft het geld beter beschikbaar voor initiatieven en de bewoners. Uitgangspunt moet zijn dat initiatiefnemers ook een eigen bijdrage in de vorm van tijd of inspanning verricht en dat het initiatief draagvlak heeft en past binnen de maatschappelijke ambities van het wijkakkoord. En te werken met cofinanciering als het om een sociaal ondernemer gaat. 5. De rol van Mijn Rotterdam in relatie tot bewonersinitiatieven. De meerwaarde van Mijn Rotterdam zit vooral in promotie en het zichtbaar maken van goedgekeurde initiatieven. Zodat wijkbewoners weten wat er gebeurt. En daarnaast is er een rol als loketfunctie voor digitale aanmelding en informatie (frontoffice). Wij hopen ook op het zichtbaar maken van de initiatieven op een kaart. Met kleurtjes per thema bijvoorbeeld.

Zorg dat de aanmeldprocedure van Mijn Rotterdam zo eenvoudig mogelijk is en bied aanvragers daarnaast de mogelijkheid ook op andere wijze in te dienen. Zorg bij vragen ook voor een persoonlijk contact achter Mijn Rotterdam in plaats van 14010 of een emailadres. Benut echter ‘achter de schermen’ voor de advisering, administratieve afhandeling en zaken als registratie, archivering, financieel overzichten (backoffice) het systeem van Opzoomer Mee, wat vanaf 2014 gebruikt wordt door alle betrokken partijen. 6. Hoe passen kleine wijkgebonden en vaak jaarlijks terugkerende evenementen nog in deze regeling? Wij respecteren de jaarlijkse (grote) wijkevenementen, herdenkingen en vieringen. Mits ze nog op voldoende draagvlak in de wijk kunnen rekenen. Maar zouden graag zien dat deze onder een andere regeling gehangen worden. Met apart budget. Bijvoorbeeld activiteiten of evenementen die meerdere jaren achtereen hebben plaatsgevonden in het kader van bewonersinitiatieven. Nu gaat een gedeelte van het budget bewonersinitiatieven naar deze bijeenkomsten. En dit gaat ten koste van de mogelijkheden voor wijkbewoners. Wij danken u voor deze geboden kans en wij gaan er van uit dat u ons advies, waar wij veel tijd en aandacht voor hebben gehad, zult overnemen en uitvoeren.

Ook zien wij graag een rol in het beter maken van de uitvoering van ons geadviseerde systeem om eventuele weeffouten eruit te halen. De Werkgroep Bewonersinitiatieven. Ingeborg Absil, wijkraad Agniesebuurt/ Provenierswijk Henk Alblas, initiatiefnemer Louis van Ditshuizen, initiatiefnemer Marijke Fontijn, wijkraad Hoogvliet Martha Harel, wijkraad Oude Noorden Martin den Hartog, Opzoomer Mee Jan Kluiters, initiatiefnemer Rens van Overdam, wijkraad Kralingen Viktoria Pompa, initiatiefnemer Joke Schot, initiatiefnemer Quinten Smith, initiatiefnemer/ sociaal ondernemer Johan Verbeek, wijkraad Groot-IJsselmonde en Oud-IJsselmonde Peter Vermeegen, wijkraad Nesselande Rini Vermeulen-Vermaat, wijkraad Bospolder-Spangen-Tussendijken