[23bb002930] Collegebrief over Bewonersinitiatieven

Dienstverlening Haven, Economie, Horeca, Bestuur (wijken en kleine kernen) Robert Simons Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Internet: www.rotterdam.nl Van: Iris Bakker Telefoon: 14 010 E-mail: iaj.bakker@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk: M2304-3456 - 23bo4816 Onderwerp: Bewonersinitiatieven Datum: 8 mei 2023

Onderwerp: Subsidieregeling voor bewonersinitiatieven Op welke gronden deze brief? /Waarom nu voorgelegd? In 2022 hebben bewoners van Rotterdam de mogelijkheid gehad om te stemmen over het verdelen van de subsidies voor de bewonersinitiatieven. Signalen en onderzoek (zie bijlage 1) stelden dat deze manier van beoordelen niet goed werkte. Een werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van de Wijkraden, initiatiefnemers en Opzoomer Mee, is gevraagd om te adviseren over een toekomstbestendige wijze van de beoordeling van bewonersinitiatieven. Op 14 maart 2023 hebben wij dit advies ontvangen. De wijkraden hebben tot 21 april 2023 de gelegenheid gehad om te reageren op het advies van de werkgroep. In deze brief vindt u onze reactie en daaruit volgende wensen voor aanpassingen van de wijze beoordelen bewonersinitiatieven. Relatie met het coalitieakkoord/collegeprogramma/begroting/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Wethoudersbrief van 18 november 2023 over de bewonersinitiatieven (M2209-7509 22bo006728) Verordening op de Wijkraden 2022 Nadere regels Bewonersinitiatieven 2023 Toelichting Allereerst waardering en dank voor de leden van de werkgroep. Het resultaat is een advies (zie bijlage 2)dat op een breed draagvlak kan rekenen onder de wijkraden en goed uitvoerbaar is in de praktijk. Wij zijn van plan om het advies grotendeels over te nemen.

Reacties Wijkraden Wij hebben van 18 wijk- en dorpsraden een reactie ontvangen. In de bijlagen 3 en 4 kunt u deze reacties vinden en ons antwoord hierop. Samengevat onderschrijven 12 wijk- en dorpsraden het advies van de werkgroep volledig en hebben zij geen aanvullingen. De overige wijkraden onderschrijven grotendeels het advies en doen suggesties voor de uitwerking.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/4 8 mei 2023 M2209-7526

Uitwerking advies Samengevat heeft de werkgroep aangegeven dat de ruime mogelijkheden die bewonersinitiatieven bieden uniek is en behouden moet blijven. Bewonersinitiatieven zijn er voor alle bewoners qua leeftijd, cultuur, behoeften en belangstelling. De werkgroep heeft het advies uitgewerkt onder de volgende thema’s: 1. Besluitvorming grote en kleine initiatieven 2. Terugkerende evenementen 3. Subsidieplafonds en -rondes en maximaal bedrag 4. Ondersteuning en communicatie 5. Rol Mijn Rotterdam Hieronder gaan we per thema in op het advies van de werkgroep en onze reactie hierop. 1. Besluitvorming kleine en grote initiatieven Voor de besluitvorming adviseert de werkgroep om de snelheid in stand te houden om initiatieven tot en met € 2.500 door de wijkmanager te laten afhandelen, waarbij de wijkraad geïnformeerd wordt. Voor grote initiatieven, hoger dan € 2.500, is het advies dat de wijkraad eindverantwoordelijk wordt voor de besluitvorming. De werkgroep geeft daarbij aan dat er goede voorbeelden zijn (jury, actiedagen, duo netwerker/wijkraadslid, aanwijzen van specialisten) waarbij de wijkraad verantwoordelijk is voor het proces van besluitvorming zonder dat een bewoner het gevoel heeft voor een openbare verantwoording te staan. De werkgroep adviseert deze vormen actief aan te bieden. Reactie college Besluitvorming kleine en grote initiatieven Dit advies nemen wij over.

De nieuwe bevoegdheid voor de wijkraad om een besluit te nemen laten wij, nader uitgewerkt, terugkomen in de subsidieregeling voor bewonersinitiatieven en de verordening voor de wijkraden. Wij willen deze regeling 1 september in werking laten treden. Wij blijven inzetten op een goede samenwerking in de beoordeling tussen wijkraad, wijkorganisatie en initiatiefnemers. 2. Terugkerende evenementen De werkgroep vindt de jaarlijkse (grote) wijkevenementen, herdenkingen en vieringen belangrijk. Mits ze nog op voldoende draagvlak in de wijk kunnen rekenen. Tegelijkertijd zouden ze graag zien dat deze onder een andere regeling gehangen worden met een aanvullend en apart budget. Reactie college terugkerende evenementen Wij kunnen de redenering van de werkgroep volgen maar nemen wij dit onderdeel van het advies niet over. Wij zien geen mogelijkheden om boven op het huidige budget een aanvullend budget te creëren. Voor de start van een subsidiejaar krijgen de wijkraden de gelegenheid om een gedeelte van het beschikbare budget voor bewonersinitiatieven apart te houden voor financiering van de terugkerende evenementen, herdenkingen en vieringen. Dit budget wordt buiten de subsidieregeling voor bewonersinitiatieven gehouden. 3.

Subsidierondes, -plafonds en maximaal bedrag Om het budget gedurende het jaar optimaal te kunnen benutten voor initiatieven van bewoners geeft de werkgroep aan dat het wenselijk is om het budget te kunnen verdelen in ‘rondes’ in een jaar. Dit voorkomt dat het budget te snel is uitgegeven, vooral in kleine wijken. Als er tegen het einde van het jaar budget overblijft is het advies om het, op vrijwillige basis, over te kunnen hevelen naar andere wijken. Ook het meenemen van budgetten naar een volgend jaar wil de werkgroep makkelijker maken. Wat betreft de maximale aanvraag is het advies om dit terug te brengen tot € 10.000 euro..

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3/4 8 mei 2023 M2209-7526

Een lager maximaal budget geeft de mogelijkheid tot meer initiatieven. Daarbij wil de werkgroep de mogelijkheid creëren dat een wijkraad dit maximale bedrag verhoogt naar € 20.000 euro als het budget dit in een wijk toestaat. Reactie college Subsidierondes, -plafonds en maximaal bedrag Dit advies neemt ons college op één onderdeel na over. Na het bepalen van het budget voor de evenementen kan het resterende budget door de wijkraad voor de start voor het kalenderjaar worden verdeeld in 1 of meer subsidierondes in een wijk, inclusief de bijbehorende subsidieplafonds per ronde. Als het budget in een ronde niet volledig wordt benut, kan het worden meegenomen naar een volgende ronde in dat kalenderjaar. Ten tweede kan de wijkraad voor de start van het kalenderjaar bepalen wat de maximale hoogte wordt van een subsidieaanvraag: € 10.000 of € 20.000. Deze rol van de wijkraad wordt opgenomen in de subsidieregeling voor bewonersinitiatieven en de verordening voor de wijkraden. Dit vraagt om goede communicatie naar bewoners. Omdat de subsidieplafonds voor dit subsidiejaar al zijn vastgesteld, willen wij vanuit rechtszekerheid deze aanpassingen bij het volgende kalenderjaar laten ingaan. Het overhevelen van een budget naar een andere wijk willen wij alleen mogelijk maken als een wijkraad daar vrijwillig voor kiest.

Voor het overhevelen van een budget naar een volgend kalenderjaar geldt het raadsbesluit uit 2015. Hiermee is het mogelijk om bij onderbesteding tot 10% van het oorspronkelijke budget van de wijken mee te nemen naar het eerstvolgende jaar. Mits uw raad daar positief over besluit. 4. Ondersteuning en communicatie De werkgroep doet diverse suggesties zoals spreekuren in de wijkhubs, een checklist voor het aanvragen van een bewonersinitiatief en het organiseren van bijeenkomsten. De werkgroep verwacht dat door betere communicatie bewoners eerder een initiatief voor de wijk indienen. Het Opzoomeren wordt als voorbeeld gezien. Speciale aandacht vraagt de werkgroep voor vergunningen. Het advies is deze eenvoudiger te maken en de vergunning toekenning en de voorwaarden eerder in het proces kenbaar maken aan de uitvoerders van een initiatief. Reactie college Ondersteuning en communicatie Dit advies neemt het college voor het grootse gedeelte over. Wij pleiten voor maatwerk. Wij willen dan ook met een menukaart (zie bijlage 6) werken waar de wijkraden, in samenwerking met de wijkorganisatie, gebruik van maken. Opzoomer Mee speelt een faciliterende rol. Dekking voor eventuele kosten voor gebruik van de menukaart, komen voor rekening van de wijkraden en kan gevonden worden in het budget voor participatie en representatie.

Regels voor vergunningen zijn voor iedereen gelijk en hier kunnen wij niet van afwijken. Wel kunnen we de informatie over de voorwaarden, procedure en kosten voor een vergunning verbeteren. 5. Rol Mijn Rotterdam Voor de website Mijn Rotterdam ziet de werkgroep meerwaarde in promotie van nieuween het zichtbaar maken van goedgekeurde initiatieven. Daarnaast geeft de site informatie en kunnen initiatieven eenvoudig worden aangemeld. De werkgroep pleit voor het beter zichtbaar maken van initiatieven op een kaart.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4/4 8 mei 2023 M2209-7526

Reactie college Rol Mijn Rotterdam Wij nemen dit advies over. Indienen van een initiatief op papier blijft mogelijk. De wijknetwerker is en blijft de eerste contactpersoon voor Rotterdammers voor het helpen bij het indienen van een aanvraag. Opzoomer Mee kan op de achtergrond, met de wijknetwerker, hulp bieden bij de voorbereiding en uitvoering van een bewonersinitiatief Het is belangrijk dat initiatieven laagdrempelige digitaal aangemeld kunnen worden en dat alle informatie over bewonersinitiatieven op Mijn Rotterdam goed te vinden is. Of dat via een kaart kan, hangt af van de financiële consequenties. De afhandeling komt bij Opzoomer Mee te liggen. In het verlengde hiervan krijgen de leden van de wijkraad weer toegang tot de CMS van Opzoomer Mee (zoals de leden van voorgaand gebiedscommissie ook houden) zodat alle betrokkenen direct inzage hebben in alle aanvragen. Vervolg en uitwerking Een afvaardiging van uw commissie heeft al gesproken met de werkgroep. Andere suggesties van uw raad nemen wij mee in de definitieve uitwerking in regelgeving. Per september dit jaar willen wij starten met de nieuwe wijze van beoordelen. De overige technische wijzigingen zoals subsidieplafonds en budgethoogtes gaan in per volgend kalenderjaar. Het voorgestelde beoordelingsproces is samengevat in bijlage 5, de procesplaat.

Wij hebben er vertrouwen in dat met deze aanpassingen het indienen, beoordelen en uitvoeren van bewonersinitiatieven verbeterd wordt. De voortgang wordt nauwgezet bijgehouden. Wij gaan in op het aanbod van de werkgroep in om volgend jaar met hen te bespreken hoe het gaat met de uitvoering van het advies.

Bijlage(n): 1. Definitieve evaluatie regeling bewonersinitiatieven 2. Advies werkgroep bewonersinitiatieven 3. Gebundelde ontvangen reacties wijkraden 4. Reactie van ons college op de ontvangen adviezen wijkraden 5. Procesplaat bewonersinitiatieven 6. Menuplaat bewonersinitiatieven