[23bb002922] Wethoudersbrief Struijvenberg over opzet MIP naar aanleiding van technische sessie

Bestuurs- en Concernondersteuning Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten M.J.W. Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Yuri Pol Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid

Ons kenmerk: M2304-1747 -23bo004771 Onderwerp: Opzet MIP naar aanleiding van technische sessie Datum: 5 mei 2023

Beste commissieleden, Tijdens de vergadering van de commissie BOFV van 6 april 2023 bent u door middel van een technische sessie geïnformeerd over de achtergrond, het proces en de rollen rond de totstandkoming van de Monitor ICT-projecten (MIP). Het doel van deze sessie was om 1) de totstandkoming en het doel van de MIP verder toe te lichten en 2) om te inventariseren welke wensen er bij u leven om de MIP verder te verbeteren. Door informatie toe te voegen of op een andere manier weer te geven stellen we u in staat een nog beter beeld te vormen over de in de rapportage opgenomen programma’s en projecten. Ambtelijk zijn er enkele voorstellen gedaan voor wijzigingen in de opzet van de rapportage. Daarnaast bent u gevraagd suggesties te doen. De wijzigingen die ik op korte termijn wil doorvoeren zal ik verderop toelichten. Aanleiding voor deze technische sessie was de bespreking van de MIP-rapportage over de periode juni tot en met september 2022 in de Commissie BOFV van 22 december 2022. Het algemene beeld dat naar voren kwam tijdens deze vergadering was dat de commissie behoefte heeft aan meer informatie in de rapportage. Naar aanleiding hiervan heb ik toen aangegeven bereid te zijn een technische sessie te organiseren om verder door te praten over de opzet van de MIP-rapportage.

Op vergelijkbare wijze heeft eerder op 24 januari een technische sessie plaatsgevonden met als onderwerp het project GREAT. Begin dit jaar zijn direct al enkele wijzigingen doorgevoerd in de rapportage. Met ingang van de MIP over de periode oktober 2022 tot en met januari 2023 is er sprake van één ambtelijk oordeel en is de toelichting op de kleurcodering van de beheersaspecten verduidelijkt. Tegelijkertijd zijn – zoveel mogelijk in lijn met de Monitor Grote Projecten (MGP) – diverse aanpassingen doorgevoerd in de lay-out, waaronder een strakkere indeling in de huisstijl van de gemeente en een verbeterde doorklikbaarheid. Deze aanpassingen zijn op 6 april aan u toegelicht.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/4 5 mei 2023 M2304-1747

Wijzigingen die worden doorgevoerd Tijdens de technische sessie van 6 april zijn ter afsluiting van de presentatie een aantal suggesties ter verdere verbetering van de rapportage gedaan. Het betreft wijzigingen die met ingang van de MIP-rapportage over de periode juni tot en met september 2023 worden doorgevoerd: 

Frequentie naar 2 keer per jaar (vanaf september) De rapportage verschijnt met ingang van september van dit jaar in een cadans van twee keer per kalenderjaar (6-maandelijks). Dit is gelijk aan die van de Monitor Grote Projecten (MGP). Op de portal van de gemeente worden in de begroting/tweede herziening de belangrijkste projecten genoemd die ten behoeve van collegeprogramma’s worden uitgevoerd. In de huidige situatie wordt voor de voortgang op de MIPprogramma’s/-projecten verwezen naar een nog te verschijnen MIP-rapportage. Door de publicatie van de MIP parallel te laten lopen aan die van de planning- en control cyclus (en die van de MGP) wordt in de begroting voortaan naar actuele MIP-informatie verwezen. Indien hier aanleiding voor is, bijvoorbeeld bij grote (tussentijdse) mutaties in MIP-programma’s/-projecten, zal ik uw commissie tussentijds informeren.



Budget In de rapportage worden het initiële en het eventueel bijgestelde budget opgenomen. Afwijkingen ten opzichte van de vorige rapportage worden toegelicht. Op die manier wordt inzicht geboden in de financiële situatie van een programma/project.



Planning In de rapportage worden de initiële en de eventueel bijgestelde planning opgenomen. Afwijkingen ten opzichte van de vorige rapportage worden toegelicht. Zo wordt zichtbaar wat de verwachte c.q. reeds aangepaste planning is.



Situatie vorige rapportage Eerder is de wens geuit om de actuele stand van zaken rondom een programma of project te kunnen vergelijken met de vorige rapportage. Daarom wordt op het voorblad van een programma/project, naast het cirkeldiagram met de huidige beoordelingen, een kleiner diagram opgenomen met daarin de status van de vorige rapportage voor wat betreft de vier beheersaspecten (tijd, geld, risico’s en kwaliteit).



Toelichting bij groen beheersaspect Ook als een beheersaspect wordt beoordeeld met groen (bijsturing is niet noodzakelijk) wordt er voortaan een toelichting op de status opgenomen. Wanneer de score in de vorige periode oranje of rood was wordt zo inzichtelijk welke acties tot deze verandering hebben geleid.

Tijdens de sessie bent u in de gelegenheid gesteld op deze voorstellen te reageren en aanvullingen te doen. De volgende suggesties van uw kant worden direct doorgevoerd.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3/4 5 mei 2023 M2304-1747



Beoogde effecten project De resultaten c.q. effecten (ook wel: outcome) van de programma’s/projecten worden reeds benoemd in het onderdeel van doel/omschrijving in de rapportage. Deze worden in het vervolg visueel duidelijker onderscheiden van de omschrijving van het programma/project.



Aandacht voor verander-/changemanagement Voor het slagen van IT-programma’s en -projecten is de menselijke kant minstens zo belangrijk als de techniek. Tijdens de afgelopen gespreksronde met de projecten en programma’s is hier door Directie Middelen en Control (DMC), naar aanleiding van de eerder gestelde vraag hierover, verder op doorgevraagd. Ook in de komende gespreksrondes zal dit gebeuren.



Trends binnen MIP Tijdens de technische sessie werd duidelijk dat u graag ook een algemener beeld krijgt van de rode draden en trends/ontwikkelingen over de breedte van de MIPprogramma’s/-projecten. In de inleiding van de rapportage wordt voortaan een toelichting gegeven op dergelijke ontwikkelingen.



Algemene trends Daarnaast hebben we te maken met ontwikkelingen op ICT-gebied die van invloed zijn op de informatievoorziening binnen gemeente Rotterdam (bijvoorbeeld de effecten van schaarste aan ICT-personeel). In de inleiding van de rapportage wordt voortaan een toelichting gegeven op dergelijke ontwikkelingen.



Kostenopbouw Er zijn door u ook vragen gesteld over het benoemen van specifieke kostencomponenten. Met de bovengenoemde wijziging om meer inzicht te geven in het initiële en het eventueel bijgestelde budget verwacht ik dat u al een beter beeld zal krijgen van de budgettaire ontwikkelingen. Indien een kostencomponent eruit springt en deze voor significante risico’s zorgt, zal dit in de tekst worden benoemd.

Punt voor verdere uitwerking Onderstaande suggestie vraagt om verdere uitwerking en leidt om die reden nog niet tot een wijziging in de rapportage. 

Belangrijkste aandachtspunten markeren In de inhoudsgave worden de belangrijkste aandachtspunten voor de lezer gemarkeerd (bijvoorbeeld door het toevoegen van een uitroepteken). We zullen gezamenlijk moeten bepalen op basis van welke criteria deze aanduiding wordt geplaatst.

Punten die (nog) niet worden doorgevoerd Tot slot zijn er suggesties gedaan door uw commissie die om de onderstaande redenen niet doorgevoerd zullen worden. 

Verkorten ambtelijk deel van proces Tijdens de presentatie is een toelichting gegeven op het volledige MIP-proces. De diverse gremia waarin de rapportage wordt besproken en de termijn voor het aanleveren van de stukken leiden tot een lange totale doorlooptijd.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4/4 5 mei 2023 M2304-1747

Het verkorten van het ambtelijk deel van dit proces is niet mogelijk en niet wenselijk, aangezien elke stap een belangrijk onderdeel vormt van het proces om tot een integrale rapportage te komen Afstemmen met wethouder schrappen Er is gesuggereerd het bestuurlijk deel van het MIP-proces in te korten door de stap van het afstemmen met de wethouder te schrappen. U zult begrijpen dat ik die niet wenselijk acht, aangezien ik bestuurlijk opdrachtgever ben van het merendeel van de MIP-programma’s/-projecten en daarnaast stelselverantwoordelijk ben voor het geheel inclusief de monitor zelf. 

Resultaten haalbaarheidstoets opnemen Het opnemen van de resultaten van de haalbaarheidstoets die voorafgaand aan een programma/project wordt uitgevoerd in de rapportage is (in ieder geval op korte termijn) niet mogelijk. Aan de opzet van deze toets wordt nog gewerkt en om die reden zijn er op dit moment geen programma’s/projecten die deel uitmaken van de MIP en die op die wijze getoetst zijn. Daarnaast zal de haalbaarheidstoets vooral een instrument zijn bij de start en niet zozeer voor monitoring.



Terugblik voorgaande rapportages Zoals hierboven toegelicht wordt de rapportage uitgebreid met de status van de vorige rapportage voor wat betreft de vier beheersaspecten. Een verdere terugblik qua beoordeling in kleuren zodat de trend op langere termijn inzichtelijk wordt is niet wenselijk vanwege onoverzichtelijkheid. Daarnaast voldoen we aan wens voor meer inzicht in trends en lange termijn ontwikkelingen door het doen van de andere bovengenoemde wijzigingen.



Inzicht ambtelijke capaciteit Dit betreft meer specifiek het inzichtelijk maken van de druk op de ambtelijke capaciteit (de reguliere werkzaamheden) veroorzaakt door de inzet op programma’s/projecten. Dit effect doet zich slechts in beperkte mate voor. Hoewel project- en programma-activiteiten tijdelijk van aard zijn, zijn er continu projecten en programma’s waarop medewerkers kunnen worden ingezet. Tegelijkertijd wordt er gebruik gemaakt van medewerkers die het erbij doen, dit aandeel is echter beperkt.

Ik vertrouw erop u voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet,

M.J.W. Struijvenberg Wethouder Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten