[23bb002763] Voorstel tot wijziging van het Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2022 en de Commissieverordening 2022

Rotterdam, 4 mei 2023.

23bb002763

Aan: de gemeenteraad

Onderwerp: Wijziging van het Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2022 en de Commissieverordening 2022.

Gevraagd besluit: Het Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2022 en de Commissieverordening 2022 wijzigen.

Waarom dit voorstel?/Waarom nu voorgelegd? Dit voorstel is noodzakelijk vanwege een wijziging van de Gemeentewet met betrekking tot de bepalingen rondom geheimhouding.

Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Niet van toepassing.

Toelichting: Per 1 april 2023 kent de Gemeentewet een nieuwe regeling omtrent het opleggen en opheffen van geheimhouding. Hierdoor is het noodzakelijk een aantal bepalingen in het Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2022 (RvO) en de Commissieverordening 2022 aan te passen.

Portefeuillehouder: voorzitter raad Stellers: Arie de_Bondt / Vincent Lorijn

raadsvergadering van 11 mei 2023 raadsstuk 23bb002763 pagina 1

Om te waarborgen dat het aanbieden van geheime overheidsinformatie of informatie onder embargo zorgvuldig plaatsvindt, hebben de burgemeester, het college en de raad een gezamenlijke afsprakenkader opgesteld. Dit beleidskader 'Verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2023' heeft uw raad op 13 april 2023 vastgesteld. Voorts heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in haar circulaire behorende bij de inwerkingtreding van de nieuwe geheimhoudingsbepalingen aangegeven dat het mogelijk is dat de raad de kring van degenen die toegang hebben tot geheime informatie uitbreidt. Daarmee wordt tegemoetgekomen aan de eerder door uw raad geuite wens om ook fractiemedewerkers onder bepaalde voorwaarden toegang te geven tot geheime informatie. Daaruit vloeit rechtstreeks voort dat deze fractiemedewerkers besloten vergaderingen van commissies kunnen bijwonen voor zover daar onderwerpen worden behandeld die direct verband houden met de werkzaamheden waarvoor zij zijn aangewezen. Fractiemedewerkers die daarvoor in aanmerking komen, kunnen door de voorzitter van de fractie of groepering worden aangewezen omdat zij werkzaamheden verrichten voor een of meer leden van die fractie op beleidsterreinen van een of meer benoemde commissies.

Ook dient de voorzitter van de fractie of groepering te verklaren dat de medewerker een dienstverband heeft en dat de medewerker geen nevenfuncties vervuld waarbij sprake kan zijn van (de schijn van) belangenverstrengeling doordat men toegang heeft tot bepaalde geheime informatie. Eveneens dient de medewerker een verklaring omtrent het gedrag met screeningsprofiel informatie te overleggen, zoals dat ook geldt voor alle medewerkers van de griffie en de gemeente Rotterdam. Voordat de toegang tot de geheime informatie en de besloten vergaderingen van de desbetreffende commissie(s) wordt verkregen, dient de fractiemedewerker de eed of de belofte af te leggen. Dit gebeurt in handen van de voorzitter van de raad of de voorzitter van een commissie tijdens een openbare vergadering. Hiervan wordt aantekening gemaakt in de notulen of de besluitenlijst van die vergadering.

Financiële en juridische consequenties/aspecten: Niet van toepassing.

Presidium van de raad van de gemeente Rotterdam,

de voorzitter,

I.C.M. Broeders

Portefeuillehouder: voorzitter raad Stellers: Arie de Bondt / Vincent Lorijn

raadsvergadering van 11 mei 2023 raadsstuk 23bb002763 pagina 2

ONTWERPBESLUIT A

Wijziging van het Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2022

De Raad van de gemeente Rotterdam, gelezen het voorstel van het presidium van 4 mei 2023, inzake de wijziging van het Reglement van orde voor vergaderingen van de raad en de Commissieverordening, 23bb002763; gelet op de artikelen 16, 23, 82, 87, 88, 89 en 147 van de Gemeentewet; overwegende dat: op 1 april 2023 hoofdstuk Va Geheimhouding van de Gemeentewet in werking is getreden; de bepalingen van het Reglement van Orde 2022 voor vergaderingen van de raad 2022 hiermee in overeenstemming dienen te zijn;- de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties de 'Circulaire - toelichting wijzigingen omtrent geheimhouding in de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur heeft vastgesteld; de raad op 13 april 2023 voor zover het zijn bevoegdheden betreft het beleidskader 'Verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2023' heeft vastgesteld; besluit: Artikel I Het Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2022 wordt als volgt gewijzigd:

"2 , Ji-

Geressoreraaa

Ge me e nte Ro tterd a m

Portefeuillehouder: voorzitter raad

raadsvergadering van:

11mei 2023

raadsstuk 23bb002763

pagina 1

A. Artikel 16 wordt als volgt gewijzigd: - het derde lid komt te luiden: 3. Tegelijkertijd met de oproep maakt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering en de agenda openbaar. De agenda en de daarbij behorende voorstellen, met uitzondering van geheime informatie, worden tegelijkertijd met de oproeping op elektronische wijze gepubliceerd. - het vierde lid komt te vervallen onder vernummering van het vijfde tot en met het zevende lid tot het vierde tot en met het zesde lid. - in de toelichting wordt 'Geheime stukken zijn voor de leden van de raad beschikbaar in de 'digitale kluis' en op aanvraag in de fysieke kluis. Van het inzien van de geheime documenten wordt een (elektronisch) register bijgehouden.' vervangen door Geheime informatie is voor de leden van de raad beschikbaar in de 'digitale kluis' en op aanvraag in de fysieke kluis. Van het inzien van de geheime informatie wordt een (elektronisch) register bijgehouden.' B. In de toelichting op artikel 20 wordt de passage 'De agenda is' tot en met 10. Sluiting' vervangen door: De agenda is meestal opgebouwd uit de volgende onderdelen: 1. Opening, in memoriam en beëdiging nieuwe leden, mededelingen (incl. indienen initiatieven); Vaste huishoudelijke punten (vaststelling agenda, notulen, lijst van ingekomen

2.

stukken); 3. Hamerstukken; 4. Interpellatiedebatten; 5. Reguliere debatten naar aanleiding van een commissieadvies en/of reguliere debatten naar aanleiding van een verzoek van een of meer raadsleden; 6. Tweeminutendebatten: debatten na behandeling van een onderwerp in een commissievergadering of als actualiteit 7. 8.

Benoemingen; Indiening motie vreemd aan de orde van de dag;

9. Stemvenster; 10. Sluiting.

C. Artikel 23 wordt als volgt gewijzigd: - het eerste lid komt te luiden: 1. Bij de raad ingekomen stukken, voor zover deze niet geheim zijn aangemerkt, worden op een lijst geplaatst. De griffier adviseert ten aanzien van elk stuk op welke wijze het desbetreffende stuk procedureel wordt behandeld. De lijst wordt beschikbaar gesteld via het raadsinformatiesysteem. - het zesde lid komt te vervallen.

Geseraaa

2

,

2

Ge m e e nte Rotte rda m

Portefeuillehouder: voorzitter raad

raadsvergadering van:

11mei 2023

raadsstuk 23bb002763

pagina 2

D. In de toelichting op artikel 34 wordt de passage 'De eindrapportage is openbaar. Het is mogelijk dat de commissie naast een openbare rapportage ook een vertrouwelijke rapportage aan de raad aanbiedt wanneer bijvoorbeeld privacygevoelige of financiële informatie in de rapportage staat.' vervangen door: 'De eindrapportage is openbaar. Het is mogelijk dat de commissie naast een openbare rapportage aanvullend op de openbare rapportage een (deel van de) rapportage onder geheimhouding aan de raad aanbiedt wanneer bijvoorbeeld privacygevoelige of financiële informatie in de rapportage staat.' E. Artikel 60 komt te vervallen. F. Artikel 61 komt te luiden: Indien de raad op grond van artikel 89 van de Gemeentewet het voornemen heeft om de geheimhouding op te heffen, wordt het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd in de gelegenheid gesteld hierop te reageren. G. De toelichting op artikel 61 komt te luiden:

Toelichting artikel 61 Om te waarborgen dat het aanbieden van geheime overheidsinformatie of informatie onder embargo zorgvuldig plaatsvindt, hebben de burgemeester, het college en de raad het beleidskader 'Verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2023' opgesteld. Uitgangspunt van het beleidskader is dat zo min mogelijk stukken het predicaat 'geheim' krijgen, hooguit onderdelen in de stukken. Informatie dient zo veel als mogelijk openbaar te zijn. Stukken waarin geheime informatie is opgenomen kunnen door raadsleden via de 'digitale kluis' worden ingezien, of in voorkomende gevallen via de fysieke kluis op de griffie. In beide gevallen wordt geregistreerd dat het betreffende lid de stukken heeft ingezien. De raad kan 'onder embargo' worden geïnformeerd over kwesties die op dat moment als vertrouwelijk worden beschouwd. De categorie 'embargo' betreft een tijdelijke situatie. Bij een embargo wordt aangegeven tot wanneer dit geldt. Burgercommissieleden van raadscommissies en medewerkers van fracties mogen kennisnemen van informatie onder embargo. Embargo-stukken worden in principe via het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem ter beschikking gesteld. Bij schending van geheimhouding kan de voorzitter van de raad of het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, besluiten om aangifte te doen bij de politie.

De raad heeft de mogelijkheid om een lid van de raad of van een door de raad ingestelde commissie die de geheimhouding schendt voor de duur van maximaal drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van geheime informatie.

Geseaaa

e"2 , Gem eente

JI Rotterdam

Portefeuillehouder: voorzitter raad

raadsvergadering van:

11 mei 2023

raadsstuk 23bb002763

pagina 3

H. Artikel 62, derde lid, komt te luiden: 3. De notulen worden met inachtneming van artikel 23, vierde en vijfde lid, van de Gemeentewet, door de voorzitter aangeboden aan de raad en zonder beraadslaging vastgesteld in een volgende openbare raadsvergadering. Indien het wenselijk is over de inhoud van het verslag het woord te voeren, dan worden deze pas vastgesteld in de eerstvolgende besloten vergadering. I. In de toelichting op artikel 62 komt de passage 'De voorzitter biedt de notulen van een besloten vergadering met toepassing van artikel 25 van de Gemeentewet aan de raad aan. In de eerstvolgende openbare vergadering wordt de geheimhouding bekrachtigd en vervolgens worden de notulen in openbaarheid vastgesteld. Indien het wenselijk is over de inhoud van de notulen het woord te voeren, dan worden deze pas vastgesteld in de eerstvolgende besloten vergadering' te vervallen.

Artikel II Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin het wordt geplaatst. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van De griffier,

De voorzitter,

I.C.M. Broeders

A. Aboutaleb

"2I-,

Gesoerase

Ge m e ente Rotte rda m

Portefeuillehouder: voorzitter raad

raadsvergadering van:

11 mei 2023

raadsstuk 23bb002763

pagina 4

ONTWERPBESLUIT B

Wijziging van de Commissieverordening 2022

De Raad van de gemeente Rotterdam, gelezen het voorstel van het presidium van 4 mei 2023, inzake de wijziging van het Reglement van orde voor vergaderingen van de raad en de Commissieverordening, 23bb002763; gelet op de artikelen 82, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet; overwegende dat: op 1 april 2023 hoofdstuk Va Geheimhouding van de Gemeentewet in werking is getreden; de bepalingen van de Commissieverordening 2022 hiermee in overeenstemming dienen te zijn; de raad op 17 december 2020 het amendement-Van Wifferen e.a. 'Tussen jou en mij' heeft aangenomen om te bewerkstelligen dat beëdigde fractiemedewerkers toegang krijgen tot geheime informatie en de Gemeentewet sinds 1 april mogelijk maakt om de kring van geheimhouders uit te breiden; de raad kennis heeft genomen van de 'Circulaire - toelichting wijzigingen omtrent geheimhouding in de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur' van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties; het wenselijk is dat door de fractie aangewezen medewerkers die raadsleden ondersteunen bij hun werkzaamheden als woordvoerder op een of meer beleidsterreinen onder bepaalde voorwaarden toegang krijgen tot bepaalde geheime informatie die dient ter voorbereiding van de bespreking in de commissies en de raad; het wenselijk is dat de door de fractie aangewezen medewerkers vooraf in een openbare vergadering worden beëdigd;

besluit: Artikel I De Commissieverordening 2022 wordt als volgt gewijzigd:

Gereererasa

2

,

JI

Ge me e nte Ro tterda m

Portefeuillehouder: voorzitter raad

raadsvergadering van:

11mei 2023

raadsstuk 23bb002763

pagina 1

A. Artikel 12 wordt als volgt gewijzigd: Het vierde lid komt te luiden: Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de commissie anders beslist, rekening houdend met wettelijke bepalingen. Het verslag van een besloten vergadering wordt in de volgende openbare vergadering ter vaststelling aangeboden zonder beraadslaging. Indien het wenselijk is over de inhoud van het verslag het woord te voeren, dan worden deze pas vastgesteld in de eerstvolgende besloten vergadering. Het vijfde lid komt te luiden: Indien met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. Het zesde lid komt te luiden: 6. De raad, het college, de burgemeester of een commissie kunnen informatie ten aanzien waarvan zij een verplichting tot geheimhouding hebben opgelegd, verstrekken aan de commissie. Van de geheimhouding wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat de raad dit opheft.

B. Na artikel 12 wordt een nieuw artikel ingevoegd, luidende: 'Artikel 12a Toegang tot geheime informatie en besloten bijeenkomsten van de commissie door fractiemedewerkers 1. Fractiemedewerkers hebben toegang tot geheime informatie van de raad of aan de raad verstrekte geheime stukken en het bijwonen van vergaderingen met gesloten deuren indien zij beëdigd zijn. Zij kunnen enkel kennisnemen van geheime informatie die tot het aandachtsgebied/beleidsveld behoren van de commissie(s) die zij ondersteunen en indien zij zijn aangewezen door de voorzitter van een fractie of 2.

groep. De voorzitter van een fractie of groep die is vertegenwoordigd in de gemeenteraad kan een of meer medewerkers, die belast zijn met de beleidsmatige ondersteuning van een of meer leden van die fractie of groep, aanwijzen om kennis te nemen van geheime informatie en het bijwonen van vergaderingen met gesloten deuren voor zover deze betrekking heeft op de beleidsvelden van de commissie(s) die zij ondersteunen. De voorzitter van een fractie of groep geeft daarbij aan: a. op welke beleidsvelden van de commissie(s) de medewerker ondersteunt; b. de medewerker geen andere functies vervuld waarbij mogelijk sprake kan zijn van (de schijn van) belangenverstrengeling doordat men toegang verkrijgt tot bepaalde

3.

geheime informatie. De griffie houdt hiervan een lijst bij. Medewerkers als bedoeld in het eerste lid dienen voordat zij toegang krijgen tot geheime informatie en het bijwonen van vergaderingen met gesloten deuren; a. te beschikken over een verklaring omtrent het gedrag met het screeningsprofiel 'Informatie'; Ge «eeoraas

>"2 , Gem eente

JI Rotterdam

Portefeuillehouder: voorzitter raad

raadsvergadering van:

11 mei 2023

raadsstuk 23bb002763

pagina 2

b.

4.

in handen van de voorzitter van de raad of de voorzitter van een commissie in een openbare vergadering de eed of belofte af te leggen, welke luidt als volgt: "Ik zweer (verklaar) dat ik, om als fractiemedewerker toegang te hebben tot geheime informatie en besloten bijeenkomsten van een commissie, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in deze functie te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als fractiemedewerker in relatie tot het gebruik van geheime informatie van een commissie naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig! (Dat verklaar en beloof ik!)" De toegang tot de geheime informatie en het bijwonen van vergaderingen met gesloten deuren vervalt als: a. de voorzitter van een fractie of groep schriftelijk mededeling doet aan de griffier dat de aanwijzing wijzigt of komt te vervallen; b. het dienstverband van de desbetreffende fractiemedewerker is beëindigd; c. het presidium van de raad mededeelt dat de fractiemedewerker niet langer toegang wordt verschaft tot de geheime informatie. d.

de zittingsperiode van de raad eindigt of de commissie waarvoor de aanwijzing geldt wordt opgeheven; e. het beleidsveld waarop ondersteuning wordt geboden is gewijzigd.

Artikel II Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin het wordt geplaatst. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van. De griffier,

De voorzitter,

1.C.M. Broeders

A. Aboutaleb

>2 , jg

Geeetr aa

Ge me e n te Ro tterd a m

Portefeuillehouder: voorzitter raad

raadsvergadering van:

11 mei 2023

raadsstuk 23bb002763

pagina 3