[23bb002456] Afschrift brief wijkraad Dorpsraad Rozenburg over Reactie Dorpsraad Rozenburg - Advies werkgroep bewonersinitiatieven

Van: Dorpsraad Rozenburg Telefoon: 14 010 E-mail: GebiedRozenburg@rotterdam.nl Uw kenmerk: M2303-1764 Ons kenmerk: D2304-27738 Bijlage(n): 2 Retouradres: Postbus 70012, 3000 KP ROTTERDAM

Per email verzonden Aan het college van B en W Rotterdam t.a.v. wethouder Simons Postbus 70012 3000 KP ROTTERDAM

Onderwerp: Reactie Dorpsraad Rozenburg Advies werkgroep bewonersinitiatieven Datum: 12 april 2023

Geachte wethouder Simons, U heeft ons op 23 maart 2023 gevraagd om advies te geven over ‘advies werkgroep bewonersinitiatieven’ met referentienummer M2303-1764. De dorpsraad Rozenburg heeft dit advies 11 april 2023 vastgesteld. Ons advies is: Wij kunnen ons volledig vinden in het advies van de werkgroep Bewonersinitiatieven en zien geen dingen die ontbreken of aangepast zouden moeten worden. Wij danken de werkgroep Bewonersinitiatieven voor alle tijd en aandacht die zij hieraan besteed hebben en gaan er met hen vanuit dat het college dit advies zal overnemen en uitvoeren. Wij worden graag op de hoogte gehouden van verdere besluitvorming. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens de dorpsraad Rozenburg,

Léona Mes Voorzitter

David Kuiper Dorpsraadcoördinator

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/2 12 april 2023 111

Bijlage(n): M2303-1764 - Advies werkgroep bewonersinitiatieven Bijlage bij M2303-1764 - Advies werkgroep bewonersinitiatieven cc. Griffie

Van: Werkgroep Bewonersinitiatieven Aan: Het college van burgemeester en wethouders T.a.v.: Robert Simons, wethouder wijken

Rotterdam, 14 maart 2023

Betreft: advies bewonersinitiatieven Geachte wethouder, U heeft de Werkgroep Bewonersinitiatieven gevraagd een advies uit te brengen. Hierbij voldoen wij aan dit verzoek. Wij zijn bijeengekomen geweest in een viertal vergaderingen. En hebben gesproken met leden van de commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid. Onze groep bestond uit vertegenwoordigers van de wijkraden, initiatiefnemers en een vertegenwoordiger van Opzoomer Mee. De ambtelijke begeleiding kwam vanuit uw ondersteuning. Wij hebben kennisgenomen van de huidige werkwijze bewonersinitiatieven en ambtelijke presentaties gehad over onderzoek naar bewonersinitiatieven en communicatie. Wij hebben deelgenomen op persoonlijke titel.

Uitgangspunt: bewonersinitiatieven zijn voor en door bewoners Bewonersinitiatieven zijn bedoeld om op een laagdrempelige manier initiatieven van bewoners te faciliteren en te stimuleren om de wijk leefbaarder te maken. De regeling bewonersinitiatieven is nodig en gewenst, waarbij het belangrijk is dat er altijd voor, door en met bewoners gedacht wordt. De doelgroep van de regeling is volgens ons de ‘gewone’ Rotterdammer en niet de professional. Dat wil niet zeggen dat professionele partijen geen plek hebben in deze regeling, zeker bij grotere projecten hebben zij die wel, maar altijd in samenwerking met en voor de bewoners in de wijken. Het basisdoel is immers bewoners te stimuleren zich in te zetten voor hun eigen buurt, wijk en stad. De ruime mogelijkheden die bewonersinitiatieven bieden is uniek en moet behouden blijven. Voor alle bewoners qua leeftijd, cultuur, behoeften en belangstelling. Dit uitgangspunt is door ons gewogen in al onze adviezen en antwoorden. Hebben bewoners de juiste middelen om het doel te bereiken? Wij vinden het belangrijk dat de gemeente een open stimulerende en faciliteren1de houding aan neemt naar de Rotterdammer. Maak het makkelijk, niet moeilijk. Kort gezegd betekent dit dat wij u vooral adviseren om: 1. De regeling en aanvraagmogelijkheden beter bekend te maken bij de Rotterdammer. a.

Maak het zo toegankelijk en eenvoudig mogelijk en focus niet te veel op digitaal. Dan is het voor bewoners zonder computer ook mogelijk. Dat maakt dat alle bewoners kennis en toegang hebben tot deze en andere regelingen. b. De Opzoomer Mee campagne is voor ons een goed voorbeeld hoe een regeling stadsbreed bekend te maken en Rotterdammers te enthousiasmeren om mee te doen. 2. De nodige kennis en ondersteuning om een bewonersinitiatief laagdrempelig in te dienen beschikbaar te stellen. a. Denk daarbij ook aan een zogenaamde toolkit. Met voorbeelden, invulbare draaiboeken, informatie over het omgaan met vrijwilligers, enzovoorts. b. Aanspreekpunten en/of contactpersonen. Liefst ook periodiek aan te spreken op een fysieke plek in de wijk.

c. Een checklist bewonersinitiatieven. Wat heb je nodig voor een aanvraag? Of is je aanvraag kansrijk? En als ze complex zijn. Passen ze ergens anders in budgetten of gemeentelijke organisatie? d. Een overzicht van welke subsidieregelingen er mogelijk nog meer zijn in de wijk. e. Regelmatig bijeenkomsten organiseren (initiatieven ophalen) om bewoners op een avond te informeren en te helpen met invullen, zodat ze direct een aanvraag kunnen indienen met als motto: “welk initiatief zou u willen nemen en wat kunt u zelf bijdragen”. f. Adressen database met leveranciers/dienstverleners: vrijwilligers verkeersregelaars, professionele verkeersregelaars, EHBO, verkeersmaatregelen, verhuur hekken/tenten/dixies etc, g. Initiatiefnemers hebben voor de uitvoering van hun initiatief veelal één of meerdere vergunningen nodig. Wij zouden ook graag zien deze regels eenvoudiger te maken om initiatieven makkelijker uit te voeren. Of tenminste de vergunning toekenning en de voorwaarden eerder vooraf kenbaar maken aan de uitvoerders van een initiatief. h. Organiseren van wijkoverstijgende ontmoetingen tussen initiatiefnemers. 3. De uit te voeren initiatieven zelf onder de aandacht brengen bij de Rotterdammer. Zet niet alleen grote, maar ook de kleine initiatieven in het zonnetje. Dit helpt het bereik van de initiatieven vergroten. a. Doe dit niet alleen digitaal, maar ook fysiek met wijkkranten.

Antwoorden op uw vragen Naast ons bovenstaande algemene advies hebben wij ons ook gebogen over uw vragen. Met bovenstaand uitgangspunt komen wij tot de volgende aanbevelingen. 1. De rollen en/of bevoegdheden van de actoren in het beoordelings- en besluitvormingsproces. Wie is besluitvormend en wie adviserend? Zorg ervoor dat het voor aanvragers duidelijk is wie er besluit, wie er geïnformeerd wordt en wat er besloten is. Zorg er ook voor dat de wijkraden ons uitgangspunt van een bewonersinitiatief onderschrijven. Het moet makkelijker worden voor de bewoners om initiatieven aan te vragen en er kennis van te nemen. We doen het voor de wijk. Zorg in de besluitvorming dat het vierogenprincipe continu van toepassing is, vanuit de wijkorganisatie en de wijkraad, zonder dat dit ten koste hoeft te gaan van snelheid en transparantie van de besluitvorming. Wij snappen het continueren van de snelle besluitvormingswijze voor initiatieven onder de 2500 euro door de wijkmanager. Daarbij is ons uitgangspunt dat dit zorgt voor snelheid en laagdrempeligheid die door de werkgroep als positief wordt ervaren. Wel willen wij waarborgen dat de wijkraad geïnformeerd wordt, initiatieven in lijn zijn met door hun gestelde doelen en wijkraden in de vergaderingen en bijeenkomsten aandacht vragen voor de initiatieven.

Boven de 2500 euro zijn wij voorstander van een eindverantwoordelijke rol voor de wijkraad. Zij kunnen immers helpen het initiatief bekender, groter en waardevoller te maken. Ook kan de wijkraad helpen initiatiefnemers te verbinden aan anderen die sociaal, maatschappelijk betrokken zijn in de wijk en die vanuit hun professie weten wat er speelt en van daar uit hun visie geven op datgene waar vooral behoefte aan is. Er zijn goede praktijkvoorbeelden (jury, actiedagen, duo netwerker/wijkraadslid, aanwijzen van specialisten) waarbij de wijkraad verantwoordelijk is voor het proces van besluitvorming zonder dat een bewoner het gevoel heeft voor een openbare verantwoording te staan. Maak van de openbare vergadering een feestje voor de goedgekeurde initiatieven. Bied deze vormen actief aan, met ondersteuning voor de wijkraden van gebiedsorganisatie en

Opzoomer Mee. Organiseer ook een bijeenkomst of training voor de wijkraadsleden over het besluitvormingsproces bewonersinitiatieven. 2. Hoe zien de fases van dit proces en de bijhorende rollen eruit? Van aanvraag tot uitvoering. Beknopt zien wij dit als volgt • De wijkraad, wijknetwerk en bewoners signaleren behoefte/ideeën in een wijk. Of organiseren bijeenkomsten met informatie. • Initiatiefnemers en wijkraadsleden wisselen ideeën en hulp uit. Kruisbestuiving, inspiratie. • Wijkmanager of -netwerker begeleidt de initiatiefnemers en neemt input van de wijkraad mee. • Getrapte besluitvorming: vooroverleg initiatiefnemers met wijknetwerker en vertegenwoordigers/specialisten wijkraad. Met bijstelling waar nodig en dan pas eventueel in wijkraad ter besluitvorming. • Uitleg waarom een initiatief niet kan en proberen aanpassingen te doen zodat het wel kan worden gehonoreerd. • Informeren over uitvoering en resultaten initiatieven. Laat de successen van initiatieven zien en spreek waardering uit. • Zorgen voor een goede verantwoording. 3. Hoe kunnen initiatiefnemers zo goed mogelijk worden gefaciliteerd? Zie onze eerdere suggesties aan het begin van dit advies. Dit is voor ons een belangrijk onderdeel. • Publiciteit via diverse media zoals kranten, t.v.

en sociale media; • Informatieavonden op buurtniveau: “wat kunt u zelf bijdragen?” • Wijkwerkers, wijkraden, Opzoomer Mee en wijknetwerkers geven informatie en bieden ondersteuning; • Bijeenkomsten met bewoners die initiatieven willen nemen en ter plaatse afspraken maken. 4. Voorstellen voor aanpassingen van de nadere regels bewonersinitiatieven en de hoogte van de gehanteerde bedragen (kleine initiatieven tot en met 2500 euro en max grote 20.000 euro). Hoe bepalen wij de budgetplafonds en wie krijgt daar mandaat over? Als wij kijken naar het belang van de initiatieven als door en voor wijkbewoners is het ons advies om het maximale aan te vragen bedrag terug te brengen tot 10.000 euro. Boven de 10.000 euro komen minder aanvragen vanuit bewoners en is de betrokkenheid van bewoners bij uitvoering en organisatie doorgaans geringer. Een lager maximaal budget geeft ook de mogelijkheid tot meer initiatieven. Daarbij willen de optie bieden dat een wijkraad dit maximale bedrag verhoogt naar 20.000 euro als het budget dit in een wijk toestaat. Om te voorkomen dat het budget te snel op gaat is ons advies om dit te verdelen in ‘seizoenen’. Verschillende delen. Om diezelfde reden adviseren wij ook overheveling budget tussen wijken in een rayon en het meenemen van budgetten naar een volgend jaar makkelijker te maken. Zo blijft het geld beter beschikbaar voor initiatieven en de bewoners.

Uitgangspunt moet zijn dat initiatiefnemers ook een eigen bijdrage in de vorm van tijd of inspanning verricht en dat het initiatief draagvlak heeft en past binnen de maatschappelijke

ambities van het wijkakkoord. En te werken met cofinanciering als het om een sociaal ondernemer gaat. 5. De rol van Mijn Rotterdam in relatie tot bewonersinitiatieven. De meerwaarde van Mijn Rotterdam zit vooral in promotie en het zichtbaar maken van goedgekeurde initiatieven, zodat wijkbewoners weten wat er gebeurt. En daarnaast is er een rol als loketfunctie voor digitale aanmelding en informatie (frontoffice). Wij hopen ook op het zichtbaar maken van de initiatieven op een kaart. Met kleurtjes per thema bijvoorbeeld. Zorg dat de aanmeldprocedure van Mijn Rotterdam zo eenvoudig mogelijk is en bied aanvragers daarnaast de mogelijkheid ook op andere wijze in te dienen. Zorg bij vragen ook voor een persoonlijk contact achter Mijn Rotterdam in plaats van 14010 of een emailadres. Benut echter ‘achter de schermen’ voor de advisering, administratieve afhandeling en zaken als registratie, archivering, financieel overzichten (backoffice) het systeem van Opzoomer Mee, wat vanaf 2014 gebruikt wordt door alle betrokken partijen. 6. Hoe passen kleine wijkgebonden en vaak jaarlijks terugkerende evenementen nog in deze regeling? Wij respecteren de jaarlijkse (grote) wijkevenementen, herdenkingen en vieringen. Mits ze nog op voldoende draagvlak in de wijk kunnen rekenen. Maar zouden graag zien dat deze onder een andere regeling gehangen worden. Met apart budget.

Bijvoorbeeld activiteiten of evenementen die meerdere jaren achtereen hebben plaatsgevonden in het kader van bewonersinitiatieven. Nu gaat een gedeelte van het budget bewonersinitiatieven naar deze bijeenkomsten. En dit gaat ten koste van de mogelijkheden voor wijkbewoners. Tot slot Wij danken u voor deze geboden kans en wij gaan er van uit dat u ons advies, waar wij veel tijd en aandacht voor hebben gehad, zult overnemen en uitvoeren. Ook zien wij graag een rol in het beter maken van de uitvoering van ons geadviseerde systeem om eventuele weeffouten eruit te halen. De Werkgroep Bewonersinitiatieven. Ingeborg Absil, wijkraad Agniesebuurt/ Provenierswijk Henk Alblas, initiatiefnemer Louis van Ditshuizen, initiatiefnemer Marijke Fontijn, wijkraad Hoogvliet Martha Harel, wijkraad Oude Noorden Martin den Hartog, Opzoomer Mee Jan Kluiters, initiatiefnemer Rens van Overdam, wijkraad Kralingen Viktoria Pompa, initiatiefnemer Joke Schot, initiatiefnemer Quinten Smith, initiatiefnemer/ sociaal ondernemer Peter Vermeegen, wijkraad Nesselande

Dienstverlening Haven, Economie, Horeca, Bestuur (wijken en kleine kernen) Robert Simons Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl

Retouradres: Postbus 70012, 3000 KP Rotterdam

Aan de Wijkraden

Van: Rob van den Bos Telefoon: 14010 E-mail: informatiehuishouding_CRDBCO@rotterdam.nl Ons kenmerk: M2303-1764 Onderwerp: Advies werkgroep bewonersinitiatieven Datum: 23 maart 2023

Geachte leden van de Wijkraden, Op 8 december 2022 is in de commissie BOFV gesproken over de subsidieregeling voor de bewonersinitiatieven n.a.v. de wijziging die in 2022 zijn doorgevoerd. Tussen 2014 en 2022 waren de bevoegdheden tot besluiten op bewonersinitiatieven gedelegeerd (overgedragen) aan de gebiedscommissies. In 2022 is gewerkt met twee categorieën: initiatieven tot en met 2500 euro die direct worden besloten door de wijkmanager en initiatieven boven de 2500 euro waar de wijkraad een rol speelt en de bewoners van de betreffende wijk konden stemmen welke initiatieven binnen het per wijk vastgestelde subsidieplafond werden gehonoreerd. Dit kon via het platform Mijn Rotterdam of door het invullen van een stemformulier. Op basis van diverse signalen, onder andere van de wijkraden, zijn we per 1 januari 2023 gestopt met het stemmen op de bewonersinitiatieven. Voor initiatieven boven de 2500 euro werken we met een adviesrol voor de wijkraad die als afwijzingsgrond voor de wijkmanager kan worden gebruikt. Daarnaast heb ik een werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van de Wijkraden, initiatiefnemers en Opzoomer Mee, gevraagd om te adviseren over een toekomstbestendige wijze van beoordeling en besluitvormen voor bewonersinitiatieven groter dan 2500 euro. Hierover bent u via uw wijkraadscoördinator op 12 januari 2023 geïnformeerd.

Samengevat heb ik de volgende vragen aan de werkgroep gesteld: 1. Het advies beschrijft de rollen en/of bevoegdheden van de actoren in het beoordelings- en besluitvormingsproces. Wie is besluitvormend en wie adviserend? 2. Hoe zien de fases van dit proces en de bijhorende rollen eruit? Van aanvraag tot uitvoering. 3. Hoe kunnen initiatiefnemers zo goed mogelijk worden gefaciliteerd? 4. Voorstellen voor aanpassingen van de nadere regels bewonersinitiatieven en de hoogte van de gehanteerde bedragen (kleine initiatieven tot 2500 euro en max

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/2 23 maart 2023 M2303-1764

5. 6.

grote 20.000 euro). Hoe bepalen wij de budgetplafonds en wie krijgt daar mandaat over? De rol van Mijn Rotterdam in relatie tot bewonersinitiatieven. Hoe passen kleine wijkgebonden en vaak jaarlijks terugkerende evenementen nog in deze regeling?

De werkgroep heeft op 14 maart 2023 het advies aan mij overhandigd. In de bijlage kunt u het advies vinden. Voordat ik het advies ga wegen en bespreken met de commissie BOFV wil ik u de gelegenheid geven om te reageren op het advies van de werkgroep. Wij verzoeken u uiterlijk 21 april 2023, indien nodig, een reactie te geven op het advies. Als u zich niet kunt vinden in het advies, zijn mijn vragen aan u: 1) Welk punt ontbreekt er in het advies? 2) Wat wilt u aanpassen in het advies? Vervolgens zal ik op basis van het advies en uw mogelijke inbreng een voorstel maken om op 25 mei 2023 met de commissie BOFV te bespreken. Op basis van de inbreng van de commissie neemt het college voor de zomer een definitief besluit. Dit zal leiden tot een al dan niet aangepaste versie van de nadere regels bewonersinitiatieven. Met vriendelijke groet,

Robert Simons Wethouder Haven, Economie, Horeca, Bestuur (wijken en kleine kernen)

Bijlage: Advies werkgroep bewonersinitiatieven 14 maart 2023