[23bb002262] Powerpoint technische sessie MIP cie BOFV 060423

Technische sessie Opzet ICT-Monitor

Commissie BOFV | 6 april 2023

Programma • • • • • • •

Achtergrond Rol projectcontrol Proces Cie. BOFV 22 december 2022 Doorgevoerde wijzigingen Voorstel aanvullende wijzigingen Vragen aan de Commissie

Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

2

Achtergrond (1) Aanleiding In 2011 heeft het college van B&W besloten de monitoring van omvangrijke ICT-programma’s en -projecten te borgen via de Monitor ICT Projecten (MIP). Wat is de MIP De MIP geeft inzicht in de voortgang van de grootste en meest risicovolle ICT-programma’s en -projecten binnen de gemeente Rotterdam. Doelstelling van de monitor is het inzichtelijk maken van de voortgang en in beeld brengen van de risico´s verbonden aan de uitvoering van de in de rapportage opgenomen ICT-programma’s/-projecten. Eigenaarschap Ligt inclusief de daarbij bijbehorende coördinerende werkzaamheden bij Directie IIFO (BCO). Middelen en Control (projectcontrol) adviseert, toetst en beoordeelt of de in de MIP opgenomen programma’s en projecten in control zijn. Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

3

Achtergrond (2) Mandaat BCO/IIFO heeft de opdracht (en directeur IIFO dus het mandaat) gekregen om IT-programma’s en -projecten van andere clusters te monitoren en dit te verwoorden in een rapportage richting Concerndirectie (CD), college en raad. Frequentie De MIP-rapportage wordt momenteel 3 keer per jaar (4-maandelijks) opgesteld: Rapportage Rapportageperiode MIP01 Februari – mei MIP02 Juni – september MIP03 Oktober – januari Opname in de MIP Programma’s/projecten die o.b.v. het classificatiemodel als zwaar worden gezien komen in aanmerking voor opname in de MIP. Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

4

Achtergrond (3) De bestuurlijke verantwoordelijkheid is als volgt verdeeld: • Grote ICT-programma’s/-projecten hebben als bestuurlijk opdrachtgever de wethouder die verantwoordelijk is voor het beleidsveld waarbinnen het ICT-programma/-project zich afspeelt. • Wethouder Organisatie is daarom veelal opdrachtgever voor concernbrede ICTprogramma’s/-projecten, andere wethouders voor clusterspecifieke ICT-programma’s/projecten. • Wethouder Organisatie is tevens stelselverantwoordelijk voor ICT-programma’s/-projecten, inclusief de Monitor. Gedurende het MIP-proces is hij de coördinerend wethouder en ziet hij erop toe dat iedere wethouder zich laat bijpraten door het programma-/projectteam of de ambtelijk opdrachtgever van het bettreffende programma/project. Tijdens de behandeling van de MIP in de raad is hij namens het College het aanspreekpunt. • De ambtelijk opdrachtgever van het programma/project is verantwoordelijk voor het (tijdig) informeren van de bestuurlijk opdrachtgever over de inhoudelijke voortgang. Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

5

Rol projectcontrol •

Nieuwe IT-projecten of -programma’s die vermoedelijk een grote impact hebben en veel risico’s met zich meedragen worden door de Directie Middelen & Control (DMC) gevraagd een classificatiemodel in te vullen. Dit model toetst aan de hand van verschillende vragen de zwaarte van een project. Wanneer er een hoge score uitrolt wordt er een projectcontroller aangewezen en wordt het in de MIP opgenomen.

•

Gedurende elke MIP-ronde voert DMC gesprekken met de project- en programmamanagers van alle MIP-projecten en -programma’s. Deze gesprekken vinden plaats op basis van aangeleverde stukken en rapportages. De beheersaspecten geld, tijd, kwaliteit & risico’s staan in deze gesprekken centraal en worden gescoord. Hiernaast wordt ingezoomd op de genomen beheersmaatregelen en wordt vooruitgekeken.

•

Los van de MIP-rapportage staat Projectcontrol gedurende het hele jaar in contact met de project- en programmamanagers en ambtelijk opdrachtgevers, monitort de voortgang en de omgeving en adviseert op de GROTICK-aspecten.

Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

6

Proces Gedurende het complete traject vinden er, zowel binnen het ambtelijk deel als het bestuurlijk deel van het proces, diverse afstemmomenten plaats.

Doorlooptijden (gemiddeld): - Ambtelijk deel: 6-7 weken (na laatste dag rapportageperiode) - Bestuurlijk deel: 3-5 weken

Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

7

Commissie BOFV 22 december 2022 •

Vragen en opmerkingen n.a.v. MIP 2022-02.

•

Te bespreken in technische sessie begin ‘23 (o.a. opzet).

•

Enkele wijzigingen doorgevoerd (staf Financiën).

•

Uitvraag MIP 2022-03 medio december.

Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

8

Doorgevoerde wijzigingen (1) Eén beoordeling •

Eén oordeel vanuit de ambtelijke kant. Het advies en oordeel van DMC blijft bestaan, maar komt niet meer apart tot uiting in de rapportage richting de Raad. De rapportage bevat het oordeel van het programma-/projectteam. De rapportage en beoordeling worden gevalideerd door de betrokken projectcontrollers namens DMC.

•

Bij blijvend verschil van inzicht tussen project en DMC blijft escalatie één van de opties, maar op basis van het inhoudelijk gesprek kom je in de meeste gevallen er samen uit.

Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

9

Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

10

Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

11

Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

12

Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

13

Doorgevoerde wijzigingen (2) Aanpassing toelichting kleurcodering Om meer duidelijkheid te creëren over het hanteren van de kleuren en de betekenis ervan wordt nu de toelichting conform de Monitor Grote Projecten (MGP) gebruikt. Oud: Nieuw:

Gewijzigde lay-out

Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

14

Voorstel aanvullende wijzigingen •

Frequentie 2 maal per jaar (in lijn met P&C-cyclus, gelijk aan MGP).

•

Budget (initieel, bijgesteld, besteed, prognose).

•

Planning (initieel, bijgesteld, prognose).

•

Situatie vorige rapportage.

•

Toelichting indicatoren ook indien groen.

Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

15

Vragen aan de Commissie •

Wat vindt de Commissie van de nieuwe lay-out/opzet?

•

Is er behoefte aan aanvullende indicatoren?

•

Andere voorstellen, ideeën, opmerkingen?

Technische sessie Opzet ICT-Monitor | Commissie BOFV (6 april 2023)

16

Bedankt voor uw aandacht.