[23bb002016] 8.3 Motie 3 Inbox (0) (aangenomen)
Tekst van het document
2\02e0
GEMEENTERAA D
rotterdam
Vergadering van
Motie: Inbox (0) De gemeenteraad van Rotterdam, in vergadering bijeen op 23 maart 2023 ter bespreking van agendapunt 8.3 Het voorstel tot wijziging van de Archiefverordening Rotterdam 2017. Constaterende dat: •
•
•
De Archiefwet 1995 gemeenten verplicht om archiefbescheiden in adequate, geordende en toegankelijke staat te brengen en bewaren en zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden; Grote hoeveelheden gemeentelijke data (bijvoorbeeld oude e-mails en bestanden) in een cloudomgeving worden bewaard en opgehaald, wat een constant verbruik van stroom met zich meebrengt en bijdraagt aan de CO-,-uitstoot van de gemeente; In het coalitieakkoord 'Eén Stad' te lezen is dat dit college erkent dat de energietransitie en klimaatadaptatie alle sectoren raakt.
Overwegende dat: •
•
•
De gemeente Rotterdam zich inzet om de stad weerbaarder te maken voor klimaatverandering en daarbij ook haar eigen dienstverlening zo duurzaam mogelijk dient in te richten; Grote hoeveelheden gemeentelijke data die in cloudomgevingen worden bewaard niet altijd onder de Archiefwet 1995 vallen en überhaupt niet altijd bewaard hoeven worden als daar geen expliciete verplichting toe bestaat, en het bewaren ervan bijdraagt aan klimaatverandering, wat onwenselijk is; Het Green Archiving Model' een goede manier is om het gebruik van elektriciteit voor het opslaan van gegevens binnen organisaties te verminderen.
Verzoekt het college: •
Gemeentelijke bestanden, e-mails en andere data die conform de Archiefwet 1995 niet bewaard hoeven te worden periodiek permanent te verwijderen uit het cloudsysteem of cloudsystemen waar deze zijn opgeslagen;
Van Bussel, G-J., Smit, N., & van de Pas, J. (2015). "Digital archiving, green IT and environment: deleting data to manage critical effects of the data deluge", Electronic journal of information systems evaluation, 18(2): 187-198. 1
•
• •
Binnen de gehele gemeentelijke organisatie een cultuur te stimuleren waarin e-mails en andere data die niet langer relevant zijn voor de gebruikers ervan én niet onder de Archiefwet 1995 vallen, zo snel mogelijk te verwijderen uit het cloudsysteem waar deze data wordt opgehaald; Te onderzoeken in hoeverre het Green Archiving Model binnen de gemeente Rotterdam geïmplementeerd kan worden; Hierover te rapporteren aan de raad.
En gaat over tot de orde van de dag.
Ingrid van Wifferen D66 Rotterdam
Fatih Elbay D66 Rotterdam