[23bb001718] Raadsvoorstel over Beleidskader Verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2023

Gemeente Rotterdam

Bestuurs- en Concernondersteuning Burgemeester

Van: 3. Oppelaar/Ĵ. Roon Telefoon: 14 010 Ons kenmerk: M2301-7418 - 23bo3723 Bijlage(n): 1 Onderwerp: Beleidskader Verstrekking

Aan de gemeenteraad

openbare en geheime informatie aan de raad 2023 Datum: B&W 14 maart 2023

Gevraagd besluit: Samenvattend stellen wij u voor het beleidskader ‘Verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2023' vast te stellen voor zover het uw bevoegdheden betreft. Waarom dit voorstelľ/Waarom nu voorgelegd? In december 2020 heeft uw raad het beleidskader'Verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2020' vastgesteld. Tijdens de behandeling heeft uw raad het amendement 'tussen jou en mij' aangenomen. Dit amendement is toen nog niet verwerkt omdat het toenmalig wettelijk regime het uitbreiden van de kring van de geheimhouders met fractiemedewerkers niet toestond. Onze burgemeester heeft daarover correspondentie met de minister gevoerd en uw raad hierover geïnformeerd.

Per 1 april 2023 wijzigt de Gemeentewet ten behoeve van een nieuw regime voor opleggen en opheffen van geheimhouding. Met dit voorstel willen wij u informeren over de wijzigingen in de Gemeentewet betreffende geheime informatie, hoe deze verwerkt zijn in een nieuw door uw raad en ons vast te stellen beleidskader en wat dit betekent in relatie tot eerder door uw raad genomen besluiten over de omgang met en toegang tot geheime stukken en het kunnen uitbreiden van de kring geheimhouders. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: - Beleidskader Verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2020 - Amendement 'Tussen jou en mij' (20bbl9195) - Afdoeningsvoorstel burgemeester toezegging 20bbl8391 (20bbl8897) d.d. 14 december 2020 - Burgemeestersbrief (21bb3255) d.d. 11 maart 2021 in relatie tot toezegging20bbl9261 - Raadsvoorstel over opheffing geheimhouding diverse stukken (22bb008095) - Reglement van Orde voor vergaderingen van de gemeenteraad 2022 Toelichting:

Uitgangspunten en veranderingen van de wet per 1 april 2023. Doel van de regering is een vereenvoudiging en verbetering van de regeling. Er wordt één centraal geheimhoudingshoofdstuk gevormd. Hiervoor gebruikt de wetgever de met de afschaffing van de deelgemeenten vrijgekomen artikelen 87-89 Gemeentewet. De regel wordt dat gemeentelijke bestuursorganen (ook de burgemeester) geheimhouding op kunnen leggen en deze geheime informatie kunnen delen met andere organen.

De geheimhouding geldt automatisch voor andere organen totdat het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd deze opheft. Belangrijk is het door de wetgever gehanteerde principe van het hoofdschap van de gemeenteraad. Zodra een orgaan geheime informatie deelt met de raad, is alleen de raad bevoegd deze geheimhouding op te heffen. Maar bij dit delen met de raad geldt geen bekrachtigingseis meer. Tevens is de raad bevoegd om 'regels' te stellen omtrent de kring van geheimhouders voor informatie die met hen gedeeld is. In onze gemeente worden deze regels door uw raad vastgelegd met dit beleidskader. Verder: *

»

« * »

Op mondelinge informatie die tijdens een besloten (commissie)vergadering wordt verstrekt, rust vanaf 1 april 2023 van rechtswege geheimhouding. Voor schríftelijke informatie geldt nog steeds dat geheimhouding expliciet moet worden opgelegd. Stukken waarop al vóór 1 april 2023 geheimhouding is opgelegd, blijven geheim. Als een commissie (raadscommissie, bestuurscommissie of overige commissie) waarin leden van de raad zitting hebben stukken onder geheimhouding verkrijgt, krijgt straks ook de gehele raad deze stukken. Dit is in onze gemeente al geruime staande praktijk. Bij een (Woo) verzoek tot verstrekking van geheime informatie die bij de raad berust, is de raad exclusief bevoegd de geheimhouding op te heffen. Een embargo (tijdelijk vertrouwelijk) blijft mogelijk. De raad krijgt de mogelijkheid om een raadslid dat de geheimhouding heeft geschonden voor de duur van maximaal drie maanden geen geheime informatie te verstrekken.

Het beleidskader verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2023 Bovenstaande wijzigingen zijn verwerkt in een nieuw beleidskader. Hierin zijn in samenspraak met de griffie enkele keuzes gemaakt die wij uw raad nu mede vragen vast te stellen. In het kader blijft het uitgangspunt van maximale transparantie en openbaarheid van informatie de regel en geheime informatie of informatie onder embargo de uitzondering. Wij hechten aan een open bestuursstijl. Dit geldt ook voor de actieve, tijdige en volledige informatieverstrekking aan uw raad ten aanzien de relevante besluitvormingsaspecten. Daarnaast wordt met dit beleidskader verder gegaan met de werkwijze zoals ons college ook heeft toegepast met een door uw raad op 15 december 2022 behandeld raadsvoorstel. Dit voorstel betrof een aantal criteria voor het toepassen van een herbeoordelingstermijn op geheime stukken en de criteria die wij bij opheffing daarvan gebruiken alvorens wij uw raad voorstellen geheimhouding op te heffen. Dit is belangrijk omdat zonder bekrachtigingseis u niet meer automatisch geheime stukken ter bekrachtiging op uw agenda terugziet, maar actief het opheffen van geheimhouding zult moeten agenderen. Wij stellen een vergelijkbare procedure voor zoals wij u met ons eerdere raadsvoorstel hebben gepresenteerd.

Ons college beoordeelt periodiek (jaarlijks) na het verstrijken van de herbeoordelingstermijnen de noodzaak tot geheimhouding van een document. Bij Woo verzoeken kan het zijn dat uw raad eerder wordt verzocht de geheimhouding op te heffen. Ook wanneer een project is afgerond, gaan wij binnen een jaar over tot een herbeoordeling van de geheime stukken. Op die manier borgen we dat de geheimhouding niet langer dan noodzakelijk duurt. Bij de griffie wordt een lijst bijgehouden van deze stukken.

Daarnaast is de belangrijkste nieuwe wijziging dat uw raad met dit beleidskader ook regels stelt voor het kunnen uitbreiden van de kring van geheimhouding. Ons college krijgt de ruimte om, zoals ook thans het geval is, geheime stukken te delen met anderen voor het benodigde bestuur van de gemeente en daarnaast krijgen burgercommissieleden en (beëdigde) fractiemedewerkers toegang tot voor hun onderwerpen relevante geheime informatie conform het destijds aangenomen amendement 'Tussen jou en mij'. Financiële en juridische consequenties/aspecten: Zie voor juridische aspecten ook de toelichting. Dit voorstel betreft de verwerking en consequenties van een wijziging van de Gemeentewet per 1 april 2023. In het Reglement van Orde voor vergaderingen van de gemeenteraad 2022 en de Commissieverordening 2022 zullen ook de nodige aanpassingen aan de gewijzigde Gemeentewet worden gepleegd en seperaat ter vaststelling aan uw raad worden voorgelegd. Dit afsprakenkader wordt na vaststelling door de raad ook beschouwd als een regel in de zin van artikel 88, lid 6, van de Gemeentewet.

De uitvoering van de werkwijze voorgesteld in het beleidskader past binnen de reguliere begroting van uw raad en ons college.

ietBShehorende ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam, De secretaris,

VJ.M. Roo

Bijlage(n): Ontwerpbesluit met vast te stellen beleidskader

De burgemeester,

- -Ä. Äboutaleb

Ontwerpbesluit Beleidskader verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2023

De Raad van de gemeente Rotterdam, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam en de burgemeester van de gemeente Rotterdam, elk voor zover het zijn bevoegdheden betreft, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van 14 maart 2023 (M2301-7418), raadsstuk nr....; overwegende dat: -

transparantie in het openbaar bestuur van groot belang is;

-

openbare informatie de regel is, geheime informatie de uitzondering;

-

het gewenst is met het oog op de recent gewijzigde Gemeentewet, de Wet Open Overheid en de Algemene Verordening Gegevens-bescherming een geactualiseerd beleidskader vast te stellen met betrekking tot het aanbieden van (geheime) informatie aan de raad door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;

-

dit afsprakenkader beschouwd wordt als een regel in de zin van artikel 88, lid 6, van de Gemeentewet.

gelet op artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht, de artikelen 87, 88, 89, 169 en 180 van de Gemeentewet, de Commissieverordening 2022 en het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad 2022; besluiten vast te stellen: Beleidskader verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2023 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Openbaarheid en informatieverstrekking 3. Verstrekking van niet openbare informatie 4. Embargo 5. Geheime informatie 6. Weigering van informatie 7. Algemene geheimhoudingsverplichting 8. Schending van de geheimhouding of het embargo

9. Werkwijze aanbieden niet openbare stukken 10. De kluis niet eeuwig sluiten 11. Technische sessies met ambtenaren

1. Inleiding

Overheidsinformatie is in beginsel openbaar.1 Alleen in door de wetgever aangemerkte gevallen kan worden afgeweken van de algemene stelregel van openbaarheid. Openbaarheid van informatie is daarbij de regel, geheime informatie de uitzondering. De Gemeentewet kent een actieve en passieve informatieplicht van het college en de burgemeester aan de raad.2 Zij geven de raad alle inlichtingen, mondeling of schríftelijk, die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Dit betekent dat de raad over alle relevante aspecten van het door het college en de burgemeester gevoerde bestuur wordt geïnformeerd. Om op een goede wijze invulling te geven aan de informatieplicht, kan het in voorkomende gevallen nodig zijn om informatie, die zich op juridische gronden (nog) niet leent voor openbaarmaking, onder geheimhouding (of embargo) te delen met de raad. Via de procedure van geheimhouding of embargo kan de raad kennisnemen van deze niet openbare informatie. De Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en de Wet open overheid geven hiervoor regels, maar ook de gemeentelijke regelgeving, zoals het reglement van orde voor vergaderingen van de raad en de commissieverordening. Per 1 april 2023 kent de Gemeentewet een nieuwe regeling omtrent het opleggen en opheffen van geheimhouding.

De regeling wordt nader geduid in een ministeriële circulaire.3 Om te waarborgen dat het aanbieden van geheime overheidsinformatie of informatie onder embargo zorgvuldig plaatsvindt, hebben de burgemeester, het college en de raad dit gezamenlijke afsprakenkader opgesteld. 2. Openbaarheid en informatieverstrekking

De gemeente Rotterdam staat voor transparantie in het openbaar bestuur. Dit betekent dat het Rotterdamse gemeentebestuur de volgende uitgangspunten hanteert: -

Een open bestuursstijl: zoveel mogelijk informatie is openbaar en gelijkelijk beschikbaar voor elk raadslid. De raad vergadert in de regel in het openbaar op basis van openbare stukken. De informatie wordt openbaar door plaatsing op het raadsinformatiesysteem.

-

Actieve, tijdige, volledige informatieverstrekking aan uw raad ten aanzien van de relevante besluitvormingsaspecten.4

1 Artikel 110 Grondwet. 2 Artikelen 169 en 180 Gemeentewet. 3 Circulaire, toelichting wijzigingen omtrent geheimhouding in de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur (staatsblad 2023, 444). 4 Het betreft hier o.a. informatie die inzicht biedt in de overwegingen van de burgemeester of het college, informatie over het beleid, de voorbereiding, uitvoering, naleving, handhaving en evaluatie.

-

Officiële besluiten en beleid worden via de officiële kanalen van de gemeente gepubliceerd. (Sociale) media is dus altijd aanvullend en nooit de primaire bron van officiële besluiten en beleid.5 Deze stukken worden eerst naar de raad gestuurd en daarna pas naar de (sociale) media.

-

Via het regime van geheimhouding en het embargo kan de raad kennisnemen van informatie die zich (nog) niet leent voor openbaarmaking. Het streven is en blijft om terughoudend om te gaan met het geheim verklaren van informatie.

-

(Geheime) informatie wordt aangeboden aan de (voltallige) raad. Geheimhouding rust alleen op dat wat echt geheim is.

-

De geheimhouding wordt gemotiveerd op grond van de Wet open overheid (Woo) en voorzien van een adviestermijn voor herbeoordeling van de geheimhouding.

-

Informatie blijft niet langer geheim dan noodzakelijk. Het college beoordeelt na afloop van de adviestermijn de informatie op openbaarheid en doet een voorstel aan de raad voor opheffen van de geheimhouding en openbaarmaking van de documenten.

-

De categorie 'embargo’ maakt het mogelijk dat uw raad eerder wordt geïnformeerd over kwesties die op dat moment als vertrouwelijk worden beschouwd.6

-

Als informatie geheim is, is het belangrijk dat die informatie niet op enigerlei manier in de openbaarheid geraakt. Met niet openbare informatie wordt prudent omgegaan. Een besluit tot geheimhouding veronderstelt een bestendige lijn ten aanzien van de geheimhouding waarop door alle betrokkenen vertrouwd mag worden.

-

De raad wordt voorzien in de informatie die hij nodig heeft voor de uitoefening van zijn controlerende, kaderstellende, budgettaire en volksvertegenwoordigende taken. Actieve informatieverstrekking vindt onder andere plaats bij: »

Vaststelling en wijziging van de begroting en jaarrekening;

*

Risicovolle projecten;

*

Urgente ontwikkelingen op bestuurlijk, juridisch of financieel vlak;

*

Ontwikkelingen die op korte termijn een ingrijpend besluit van het gemeentebestuur vereisen;

«

Onderwerpen waarvoor een brede maatschappelijke of politieke aandacht is.

Verder staan in de Gemeentewet enkele bevoegdheden van het college benoemd waarvoor een actieve informatieplicht geldt, indien bij uitoefening sprake is van ingrijpende gevolgen.7 5 Borging van de motie 'eerst de raad dan de media’ (20bb3456). De raad wordt geïnformeerd via brieven raadsvoorstellen, beantwoording van schríftelijke vragen en in het debat. 6 Borging van de motie 'Eerst de raad dan de media’ (20bb3456). 7 Het betreft o.a. besluiten als het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, het voeren van rechtsgedingen/bezwaarprocedures, de voorbereiding van de civiele verdediging, de instelling, wijziging en afschaffing van

3. Verstrekking van niet openbare informatie

De burgemeester en het college informeren de raad actief over het door hen gevoerde bestuur en zien er gezamenlijk op toe dat informatie zo veel mogelijk via de weg van de openbaarheid wordt aangeboden. De aanbieding van (nog) niet voor openbaarmaking geschikte informatie vindt altijd plaats op grond van de criteria uit de Wet open overheid (Woo).8 Verstrekking van niet openbare informatie aan de raad kan plaatsvinden via het regime van: - Embargo - Geheimhouding 4. Embargo

Stukken kunnen onder ‘embargo’ worden aangeboden aan de raad. De categorie ‘embargo’ maakt het mogelijk dat de raad eerder wordt geïnformeerd over kwesties die op dat moment als vertrouwelijk worden beschouwd. De burgemeester of (leden van het) college kunnen de (leden van de) raad onder embargo vertrouwelijk informeren (schríftelijk of mondeling). De categorie ‘embargo’ betreft een tijdelijke situatie. Om die reden geldt een minder stringent regime dan bij geheimhouding. Bij een embargo wordt aangegeven tot wanneer dit geldt. Hierna wordt de informatie openbaar. Burgercommissieleden en fractiemedewerkers mogen kennisnemen van informatie onder embargo. Met de categorie ‘embargo’ wordt uitvoering gegeven aan de motie ‘eerst de raad dan de media’. 5. Geheime informatie

De raad, de raadscommissies, het college en de burgemeester kunnen onder verwijzing naar (een van) de gronden van artikel 5.1, eerste en tweede lid, Woo op stukken geheimhouding leggen.9 Met de oplegging van geheimhouding wordt terughoudend omgegaan. De geheimhoudingsverplichting geldt voor iedereen (raadsleden, burgerleden van een commissie, bestuurders en ambtenaren) die van het behandelde of de stukken kennis neemt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft, dan wel bij informatie die aan de raad is overlegd, de raad haar opheft. Verstrekking geheime informatie aan de raad Raadsleden hebben een gelijk recht om over dezelfde informatie te kunnen beschikken. De burgemeester of het college overleggen geheime informatie aan de (volledige) raad. Ook indien een individueel raadslid hierom verzoekt.10 (jaar)markten. Verder geldt een actieve informatieplicht bij besluiten tot oprichting en deelneming in privaatrechtelijke rechtspersonen e.d. (artikel 160 en 169, vierde lid Gemeentewet). 8 Soms kent de wet een bijzondere openbaarheidsregeling (bijvoorbeeld artikel 61c Gemeentewet (her)benoeming burgemeester, de aanbestedingswet 2012 of de Wet politiegegevens). Ook zijn er andere organen die onder geheimhouding informatie aan de raad kunnen verstrekken bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling.

3 Een individuele wethouder kan geen geheimhouding opleggen. 10 Dit laat onverlet dat zich situaties kunnen voordoen waarin bijvoorbeeld de burgemeester vertrouwelijke informatie met enkele raadsleden wil bespreken, bijvoorbeeld in eeń presidium of met fractievoorzitters. De regering acht - gelet op het incidentele en casuïstische karakter van dergelijke overleggen - een generieke wettelijke regeling voor het opleggen van geheimhouding in die situatie niet noodzakelijk en niet wenselijk. In dergelijk situaties is geen sprake van het voldoen aan de verantwoordingsplicht. Niet alle inlichtingen van individuele raadsleden worden gevraagd met het oog op de

Opheffen geheimhouding Voor aan de raad overgelegde geheime stukken ligt het primaat tot opheffing van de geheimhouding bij de raad. Aangezien er geen bekrachtigingseis meer is, doet het college voor de opheffing van de geheimhouding aan de hand van de adviestermijnen voor herbeoordeling actief voorstellen aan de raad (zie paragraaf 10). Voordat de raad overgaat tot opheffing van de geheimhouding, wordt de burgemeester of het college geraadpleegd conform het Reglement van Orde voor de Raad 2022. Het raadplegen van het college of de burgemeester biedt de mogelijkheid voor een nader advies of om bij belanghebbenden zienswijzen in te winnen. Het college of de burgemeester geeft aan binnen welke termijn een reactie volgt. Samenloop Woo Het opheffen van de geheimhouding betekent niet dat daarmee documenten automatisch voor een ieder openbaar zijn.11 In dat geval dient ook (gelijktijdig) een openbaarmakingsbesluit te worden genomen op grond van de Woo en moet worden nagegaan of er redenen zijn om bepaalde delen van de informatie niet voor een ieder openbaar te maken. Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn wanneer belangen van derden of van de gemeente geschaad (kunnen) worden door openbaarmaking van de informatie (zoals gegevens betreffende de persoonlijke levenssfeer of bedrijfsmatige gegevens).

Dit kan leiden tot het onleesbaar maken van stukken en daarmee deels openbaar maken van informatie. Zienswijzen en twee weken termijn Op grond van de Woo kan informatie over derden niet zondermeer openbaar worden gemaakt zonder de belanghebbenden eerst te raadplegen of zij bezwaar zouden kunnen hebben tegen openbaarmaking (zienswijzenprocedure). Indien sprake is van mogelijke bezwaren van belanghebbenden kan feitelijke openbaarmaking pas twee weken na de bekendmaking van het raadsbesluit aan de belanghebbenden plaatsvinden. Belanghebbenden kunnen deze periode benutten om eventueel een voorlopige voorziening in te dienen om feitelijke openbaarmaking te voorkomen. Bespreking van geheime informatie of informatie met een embargo Bespreking van geheime informatie of informatie met een embargo vindt plaats in een besloten raads- of commissievergadering.12 Informatie die in een besloten vergadering wordt gewisseld is geheim, tenzij anders wordt besloten. Een verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.13 Een digitale bespreking van geheime informatie behoort wettelijk nog niet tot de mogelijkheden. Verstrekken geheime informatie aan anderen

verantwoordingsplicht (MvT, Kamerstukken II 19 403, nr. 2, p. 40-41). Dit is een uitzondering op de hoofdregel dat (alle) raadsleden een gelijke informatiepositie behoren te hebben. , 11 Ministeriele circulaire BZK d.d. 29 april 2016 over de wettelijke regeling inzake geheimhouding (kenmerk 2015-0000768814) en RvSt, 14-08-2013, nr. 201203788/1/A3, Gst. 2014/100, AB 2013Z370roo en AB 2014/147. 12 De aanwezigheid van anderen dan de leden van de raad, de leden van het college en de Griffier tijdens een besloten vergadering.is geregeld in het Reglement van orde van de gemeenteraad. Bij bespreking van embargo stukken mogen ook fractiemedewerkers aanwezig zijn en een ruimere kring van adviseurs van het college/burgemeester. 13 artikel 89, tweede lid, Gemeentewet.

Indien geheime informatie met de raad is gedeeld, is enkel de raad bevoegd die informatie met anderen14 te delen. De Gemeentewet laat echter ruimte om te bepalen dat ook het orgaan dat informatie geheim heeft verklaard, na het verstrekken van informatie aan de raad, alsnog zelf de kring van geheimhouders mag uitbreiden.15 De raad kan hiervoor in algemene zin regels stellen. Deze regels zijn opgenomen in dit door raad, college en burgemeester vastgestelde beleidskader en zijn: 1. Een burgercommissielid maakt deel uit van een raadscommissie. Zij kunnen kennisnemen van aan de commissie aangeboden geheime informatie.16 Een burgercommissielid kan slechts kennisnemen van aan de raad aangeboden geheime informatie, indien dit het aandachtsgebied betreft van de commissie(s) waarvan het burgercommissielid deel uitmaakt. 2. Fractiemedewerkers hebben toegang tot geheime informatie van de raad of aan de raad verstrekte geheime stukken indien zij beëdigd zijn.17 Zij kunnen kennisnemen van geheime informatie, indien dit het aandachtsgebied/beleidsveld betreft van de commissie(s) die zij ondersteunen. De griffie houdt dit bij. 3. Voor zover dit voor de werkzaamheden van de gemeenteraad18 noodzakelijk is, kan de gemeenteraad informatie waarop geheimhouding is opgelegd door het college, de burgemeester of een commissie, op grond van artikel 88, zesde lid, Gemeentewet ook delen met anderen. 4.

Voor zover dit voor de werkzaamheden van (leden van) het college of de burgemeester noodzakelijk is, kunnen zij informatie waarop door hen geheimhouding is opgelegd en welke verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen.19 Van de geheimhouding op de informatie wordt bij het verstrekken aan derden kennisgegeven. Mondelinge geheime informatie Het college of de burgemeester kunnen de raad mondeling informeren in een besloten raadsvergadering. In dat geval wordt de geheimhouding op de informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt in acht genomen totdat de raad haar opheft.20 De geheimhouding geldt dan van rechtswege tijdens een besloten vergadering. Informatie die al (eerder) openbaar bekend is gemaakt aan commissie of raad valt dan niet onder die geheimhoudingsplicht.

14 Bij deze anderen gaat het om anderen dan de organen van het gemeentebestuur, circulaire (staatsblad 2023, 444). 15 Artikel 88, zesde lid, Gemeentewet 16 Kennisneming van aan de raad aangeboden geheime stukken is volgens de Gemeentewet voorbehouden aan raadsleden. Artikel 87 Gemeentewet biedt een grondslag voor overleggen van geheime stukken aan een commissie. 17 Amendement 'tussen jou en mij?' 20bb19195 18 Met gemeenteraad wordt niet bedoeld individuele leden van de raad. 19 Bij het delen van informatie voor het benodigde bestuur met anderen kan gedacht worden aan (externe) bestuursorganen (rijk, provincie, gemeenschappelijke regelingen), deskundigen (advocaten, notarissen), rechters, externe adviseurs of partijen. Artikel 88 Gemeentewet geldt voor het delen van geheime informatie met organen van het gemeentebestuur en haar ambtenaren. 20 artikel 23, vierde lid, Gemeentewet.

6. Weigering van informatie

Slechts in uitzonderlijke situaties, te weten bij strijd met het openbaar belang, kan informatie aan de raad worden onthouden (artikel 169 Gemeentewet).21 Voorbeelden waarbij een openbaar belang aan de orde kan zijn: »

informatie die bij verstrekking de veiligheid van de staat of de openbare orde kan schaden;

»

informatie waarbij de belangen van Rijk, gemeente, provincie of het waterschap in het geding kunnen komen;

«

zaken die ‘onder de rechter’ zijn; of

»

informatie die onderdeel vormt van een strafrechtelijk onderzoek.

Een beroep op dit artikel wordt altijd gemotiveerd.22 7. Algemene geheimhoudingsverplichting

Artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht kent een algemene geheimhoudingsplicht voor een ieder die betrokken is bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt of heeft over informatie waarvan bekend is of waarvan men redelijkerwijs kan vermoeden dat deze informatie vertrouwelijk is. Bestuurders, medewerkers van fracties en burgercommissieleden vallen ook onder deze (vangnet)bepaling.23 De geheimhoudingsplicht geldt niet indien enig wettelijk voorschrift, zoals de Woo, verplicht tot het openbaar maken van bepaalde gegevens. Ambtenaren, medewerkers, collegeleden, raads- en commissieleden moeten er zich verder van bewust zijn dat het ontbreken van een besluit tot geheimhouding niet betekent dat informatie daarom zonder meer openbaar gemaakt mag worden. 8. Schending van de geheimhouding of het embargo

De raadsvoorzitter is - in afstemming met het presidium- belast met de handhaving en van de geldende normen en spelregels. De griffier brengt het kader bij de raad onder de aandacht. Schending van het embargo of de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld.24 Het is niet toegestaan om geheime documenten of documenten voorzien van een embargo langs digitale weg te verspreiden of een afdruk, in welke vorm dan ook, hiervan te maken. De raad heeft de mogelijkheid om een lid van de raad of van een door de raad ingestelde commissie die de geheimhouding schendt voor de duur van maximaal drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van geheime informatie. De raad kan dit ook besluiten voor fractiemedewerkers.

21 Kamerstukken II 1985/86, 19403, nr. 3, p.145-146. 22 Tegen een weigering om informatie te verstrekken staat geen beroep open bij de rechter. 23 Voor ambtenaren geldt de geheimhoudingsverplichting uit artikel 125a Ambtenarenwet. 24 Zie artikel 272 WvSr. Op stukken met een embargo is de geheimhoudingsregeling van artikel 2:5 Awb van toepassing. Dit houdt in dat een ieder die betrokken is bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, verplicht is tot geheimhouding van die gegevens. Schending van het embargo of geheimhouding kan leiden tot politieke consequenties, disciplinaire maatregelen of strafrechtelijke vervolging.

9. Werkwijze aanbieden niet openbare stukken

Werkwijze bij geheime stukken Aanbiedingsvorm De burgemeester en het college zijn verantwoordelijk voor de aanlevering van geheime stukken. Geheime informatie is voorzien van het stempel of watermerk ‘geheim’ en wordt aan de raad aangeboden via een openbare brief met de geheime informatie als bijlage. In de openbare brief wordt de geheime status van de informatie toegelicht en een adviestermijn gegeven voor de herbeoordeling van de geheimhouding. Soms is niet alle informatie uit een document geheim. In die gevallen kan worden volstaan met het aanbieden van een openbare bijlage waarin de geheime passages onleesbaar zijn gemaakt. In dat geval wordt aan de raad ook een niet openbare versie aangeleverd waarbij de geheime informatie wel leesbaar is voor raadsleden.25 Digitale kluis Om te borgen dat alleen personen voor wie de geheime informatie bestemd is hiervan kennis kunnen nemen, geldt de volgende procedure. Geheime informatie wordt niet in de openbare informatiesystemen opgenomen, maar in een digitale kluis. Dit is het deel van het raadsinformatiesysteem dat alleen toegankelijk is voor raadsleden, commissieleden en fractiemedewerkers.26 De digitale kluis is optimaal beveiligd. Hiertoe zijn (veiligheids)waarborgen ingebouwd op het niveau van de identiteit, de autorisatie en controleerbaarheid.27 .

Soms nog een fysieke kluis In het geval van extreem gevoelige informatie kunnen raad, het college of de burgemeester ervoor kiezen om de procedure van de fysieke kluis te volgen.28 Sommige typen informatie lenen zich vanwege de aard van de informatie niet voor een digitale kluis. Het betreft bijvoorbeeld: - Informatie betreffende de veiligheid of de openbare orde; -

Strafrechtelijke of politiële informatie;

-

Informatie betreffende de persoonlijke levenssfeer (integriteit I medische of gezondheidsinformatie I informatie over minderjarigen);

-

Informatie omtrent een (her)benoemingsprocedure van de burgemeester.

Werkwijze bij embargo

25 Dit kan aan de orde zijn indien het stuk afkomstig van een derde is (bijv. overeenkomst of een rapport). 26 Borging van de moties 'Digitale kluis’ en 'Met open vizier'. De inrichting van de digitale kluis is een aangelegenheid van de griffie. 27 Afdoening motie 'Digitale kluis' en motie ‘Met open vizier’ collegebrief d.d. 28 oktober 2020, kenmerk 3698879 28 De geheime stukken worden in dat geval opgeborgen in een fysieke kluis bij de griffie en kunnen aldaar worden ingezien onder toezicht van een griffiemedewerker. Er wordt een (handtekeningen)lijst bijgehouden van personen die kennis hebben genomen van de documenten. Het geheime document wordt door de griffiemedewerker na het inkijken opgeborgen in de kluis. Om de doorzoekbaarheid van informatie te vergemakkelijken kan de informatie ook via een beveiligde stand alone computer (laptop) worden aangeboden. De informatiedrager is niet verbonden met een netwerk, internet, bluetooth of de wifi. Alle toegangspoorten (usb, cd-rom, dvd) zijn uitgeschakeld. De laptop en de documenten (pdf) zijn beveiligd. De laptop wordt aan de griffie aangeboden voorzien van een envelop met gebruikersnaam en paswoorden.

Stukken onder embargo worden aan de raad, door tussenkomst van de griffier, aangeleverd en zijn voorzien van het stempel of watermerk vertrouwelijk/embargo. Ook wordt op het stuk vermeld tot wanneer het embargo geldt (datum en tijd). De embargo stukken worden pas na afloop van het embargo in de openbare informatiesystemen opgenomen. Werkwijze bij privacygevoelige gegevens Bij het aanbieden van documenten aan de raad worden privacygegevens van burgers (naam, telefoonnummers en email) onleesbaar gemaakt. Dit vindt niet plaats via het regime van embargo of geheimhouding maar vloeit voort uit de AVG/Woo. 10. De kluis niet eeuwig sluiten

Overheidsinformatie is in beginsel openbaar. Dit impliceert ook dat overheidsinformatie niet langer geheim wordt verklaard dan nodig.29 De geheimhouding rust op stukken zolang zij niet door de raad wordt opgeheven. Het is niet altijd nodig dat geheimhouding blijft voortduren. Zo kunnen stukken door tijdsverloop aan relevantie afnemen. Om te voorkomen dat documenten onnodig lang geheim worden verklaard en vanwege het vervallen van de bekrachtgingseis geldt het volgende:30 -

Het college en de burgemeester voorzien geheime stukken van een adviestermijn voor herbeoordeling van geheimhouding;

-

Door de griffie wordt een (openbaar) overzicht bijgehouden van de geheime stukken met daarop de datum van de aanbiedingsbrief en de adviestermijn voor herbeoordeling van de geheimhouding;

-

De standaard herbeoordelingstermijn is vijf jaar. Voor dossiers betreffende de persoonlijke levenssfeer geldt een standaard termijn van 10 jaar.31 Wetten kunnen bovendien andere termijnen van geheimhouding voorschrijven.32

-

In afwijking van de hiervoor genoemde herbeoordelingstermijn worden geheime documenten eerder beoordeeld: « Bij een Woo verzoek. Dan kan de raad via die weg om opheffing geheimhouding worden verzocht. * Voor afgeronde en/of gerealiseerde onderwerpen of dossiers vindt er binnen één jaar een herbeoordeling plaats.33 U

-

Alleen documenten met een herbeoordelingstermijn die is verstreken worden (her)beoordeeld. Dit vindt periodiek (jaarlijks) plaats. In dat geval kan: *

de raad de geheimhouding opheffen en het stuk al dan niet gedeeltelijk openbaar maken.

29 Borging van de motie 'de kluis niet eeuwig sluiten' d.d. 12 december 2019 30 Zie ook raadsvoorstel 22bb008095 31 Conform het zorgprotocol wordt de raad altijd meteen geïnformeerd bij incidenten. Dit betreft in de regel zwaar privacy gevoelige informatie waarvan het de vraag is of dat überhaupt ooit openbaar kan worden. 32 Soms is geheimhouding bij wet bepaald. Bekendste voorbeeld zijn documenten rondom de burgemeesters (her)benoeming (art. 61c Gemeentewet). 33 Het college bepaalt in overleg met de behandelend ambtenaar of een project als afgerond kan worden beschouwd.

m

de raad de herbeoordelingstermijn van de geheimhouding verlengen met 1,5, of 10 jaar omdat openbaarmaking nog niet mogelijk is.

-

Als de geheimhouding wordt opgeheven, worden persoonsgegevens (privacy/persoonlijke levenssfeer) weggelakt. Een Woo toets vindt plaats op gegevens die wel en niet openbaar gemaakt kunnen worden. Waar nodig worden zienswijzen ingewonnen bij derde belanghebbenden.

-

De raad besluit vervolgens, het college gehoord hebbend, over het opheffen van de geheimhouding en de openbaarmaking van informatie;

-

Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding en openbaarmaking van informatie is aangenomen plaatst de griffier de desbetreffende stukken (al dan niet deels gelakt) op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit;

-

Waar nodig wordt in verband met derde belanghebbenden de twee weken termijn voor feítelijke openbaarmaking aangehouden.

11. Technische sessies met ambtenaren

Staatsrechtelijk geldt de actieve informatieplicht tussen het college/burgemeester en de raad. Het komt echter voor dat ambtenaren presentaties geven, feitelijke informatie verstrekken aan raadsleden of een toelichting geven tijdens een commissievergadering. Technische sessies met ambtenaren worden gehouden volgens het principe ‘openbaar, tenzij’. Er kunnen redenen zijn om technische sessies besloten te houden: -

De veiligheid en bescherming van ambtenaren en derden.

-

De Woo stelt grenzen aan de openbaarheid van informatie. Niet alle informatie leent zich voor openbaarheid. Geheime en vertrouwelijke informatie wordt niet in het openbaar gedeeld.

-

Betrokkenen bepalen zelf of zij deelnemen aan een openbare technische sessie.

De afstemming over het openbaar zijn van een technische sessie vindt plaats in onderlinge afstemming tussen de raad en het college of de burgemeester. Intrekking Het beleidskader Verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2020 wordt ingetrokken. Inwerkingtreding Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin het wordt geplaatst. Citeertitel Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidskader verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van . .

De griffier,

De voorzitter,

Aldus vastgesteld in de vergadering van 14 maart 2023. De secretaris,

De burgemeester,

V.J.M. Roozen

A. Aboutaleb

Aldus vastgesteld door de burgemeester op 14 maart 2023. De burgemeester,

A. Aboutaleb