[23bb001407] Bijlage behorende bij 23bb001406 over 4e voortgangsrapportage Jaarrekeningproces 2022

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022

Peildatum 14 februari 2023

Inhoud Voortgang controleproces 2022

Slide

Overzicht van de controle

3

Toelichting voortgang

4

Toelichting bevindingen

5&6

Vergelijking voorgaand jaar

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 14 februari 2023

7

2

Voortgang controleproces 2022 Overzicht van de controle Proces

Voortgang

Bevindingen

= realisatie ligt op planning = realisatie nagenoeg op planning = realisatie ligt niet op planning

= geen majeure issues = reële aandachtspunten, maar sturing / monitoring lopen = majeure knelpunten, directe actie benodigd

Voortgang controle (proces)

FA

Bevindingen (inhoud)

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

sept

nov

jan

mrt

sept

nov

jan

mrt

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie

5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 14 februari 2023

3

Toelichting voortgang Overall Door toename van de controlewerkzaamheden o.a. het aantal te controleren SiSa-regelingen (2021: 56 en 2022: 66), het laat bekend worden van het definitief aantal te verantwoorden regelingen, de afronding van de procescontrole en de controle van de balansdossiers staat de planning bij FA voor het tijdig kunnen afronden van de controle voor het correctieproces begin april onder druk. Door kritisch naar de uit te voeren werkzaamheden te kijken, maar ook door te sturen op tijdige en kwalitatief juiste dossiers en korte lijnen met de clusters en PwC over de planning voor het aanleveren van de dossiers en het beantwoorden van vragen, wordt actief gestuurd om dit risico te minimaliseren.

Proces Administratie & Verslaglegging Het aantal te verantwoorden SiSa-regelingen komt per peildatum uit op 66 regelingen, een toename van 10 t.o.v. 2021. (9 vervallen regelingen en 19 nieuwe regelingen). Per peildatum van 14 februari zijn er 62 SiSa- regelingen ter controle overgedragen aan FA, een deel van de regelingen later dan gepland. De resterende regelingen zijn nog onderhanden bij de clusters en BCO. De Definitieve Nota Verwachtingen Accountantscontrole 2022 (kader voor de accountantscontrole) is op 8 februari jl gepubliceerd. Dit is laat in het proces voor het opstellen van de dossiers bij de clusters en heeft daarmee ook effect op de voortgang van de controle. Ook staan nog enkele vragen vanuit de lijn uit bij het landelijke bureau IBI (interbestuurlijke informatievoorziening) hoe de verantwoording exact moet plaatsvinden.

Proces Verstrekte Subsidies en Bijdragen Conform de herziene startnotitie heeft FA in het controlejaar 2022 voor het eerst een deel van de subsidiecontrole systeemgericht uitgevoerd. Uit deze systeemgerichte controle blijkt bij één dossier in het 4e kwartaal dat de beheersmaatregelen onvoldoende hebben gewerkt om de risico’s op het verleningsproces af te kunnen dekken. Zo blijkt dat de subsidie ondanks de toegepaste 4-ogen principe is verstrekt o.b.v. onvoldoende bewijsstukken. Vanwege efficiency redenen en timing t.o.v. deadlines van de controle, kiezen we ervoor om de controle per direct gegevensgericht aan te pakken.

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 14 februari 2023

4

Toelichting bevindingen Proces Administratie & Verslaglegging P2P (Purchase to Pay) De steekproef op de restmassa van de opgenomen inkoopverplichtingen leidt tot een geëxtrapoleerde fout van € 2,3 mln.. De individueel beoordeelde P2P posten zijn onder handen als onderdeel van de balanscontrole.

Proces Inkopen De gegevensgerichte controle van de inkoopdossiers is nog niet volledig afgerond, maar leidt per peildatum tot een voorlopige fout van € 0,8 mln (geëxtrapoleerd € 2,5 mln) en tot een voorlopige onzekerheid van € 0,2 mln (geëxtrapoleerd € 6,2 mln).

Proces Aanbesteden De gegevensgerichte controle (steekproeven op de dossiers) leidt tot op heden tot een onrechtmatigheid van € 2 mln (geëxtrapoleerd € 3,7 mln) voor het jaar 2022. De onrechtmatigheid heeft voor € 1,4 mln betrekking op een (doorlopende) onrechtmatigheid vanuit voorgaande jaren. FA is momenteel bezig het bedrag van de onrechtmatigheid te herijken naar de bestedingen van het gehele jaar. Bij contracten met een ingangsdatum v.a. 1-1-2020 wordt gesteund op de interne beheersing. Uit de uitgevoerde systeemgerichte controle van de nieuwe marktbenaderingen en contractwijzigingen in UCM (Uniform Contract Managen) zijn door FA geen bijzonderheden geconstateerd. Van de contracten die geregistreerd zijn in UCM (Uniform Contract Managen), zijn er ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage drie nieuwe onrechtmatigheden gemeld door BCO. Cluster BCO monitort en rapporteert maandelijks over de omvang van de onrechtmatigheid op deze contracten. De lasten die samenhangen met de gerapporteerde 18 onrechtmatig gekwalificeerde contracten bedraagt €0,7 mln. Dit bedrag zal per jaareinde worden herijkt.

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 14 februari 2023

5

Toelichting bevindingen Proces Verstrekte Subsidies en Bijdragen In de 3e voortgangsrapportage is gerapporteerd over de geconstateerde rechtmatigheidsfout (na extrapolatie) van € 0,6 mln en een onzekerheid van € 2,7 mln n.a.v. de gegevensgerichte controle van de subsidievaststellingen. Deze bedragen zijn op peildatum ongewijzigd.

Proces Sociale Uitkeringen In de 3e voortgangsrapportage is gerapporteerd over de rechtmatigheidsfout van € 5,5 mln (na extrapolatie). Deze fout wordt per jaareinde o.b.v. de definitieve cijfers nog bijgewerkt. Daarnaast staan er nog een aantal dossiers in hoor en wederhoor bij het cluster, waaronder dossiers die betrekking hebben op het toepassen van de kostendelersnorm. Anticiperend op landelijke wetgeving (per 1-1-2023), heeft het college besloten om bij het verstrekken van de uitkeringen de leeftijd voor het toepassen van de kostendelersnorm al in de 2e helft van 2022 te verhogen naar 27 jaar. (raadsbrief 22bb2061). De geëxtrapoleerde fout met betrekking tot de kostendelersnormdossiers bedraagt ± € 6mln. Dit dossier is nog in afstemming met de lijn om de definitieve fout te bepalen.

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 14 februari 2023

6

Vergelijking 4e Voortgangsrapportage 2021 (peildatum 22 februari 2022) Evenals in 2021 zien wij het grootste risico op vertraging bij het proces A&V/ SiSa door toename van het aantal SiSa-regelingen. Ten opzichte van de 4e voortgangsrapportage 2022 m.b.t. het controlejaar 2021 zijn er bij meer processen bevindingen. Voor de processen A&V en Aanbesteden is dit vergelijkbaar met het controlejaar 2021. Bij de processen Inkoop en Sociale Uitkeringen zijn er in controlejaar 2021 geen fouten groter dan de goedkeuringstolerantie geconstateerd tijdens de controle, waar in de controle 2022 in de steekproef dossiers zijn gestoken die tot een fout leiden. De aard en omvang van de geconstateerde fouten geven nog geen aanleiding om te concluderen dat de interne beheersing bij deze processen verslechterd is.

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 14 februari 2023

7