[23bb001300] Verslag COR 240123 tbv 070323

Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Datum: Voorzitter: Aanwezigen: Commissiegriffier: Commissiesecretaris: Overige aanwezigen:

24 januari 2023 M. Biljoen J.G Rozema, T. Roskam, J.P. Lansink-Bastemeijer, F. Elbay E. Peterse A. Burger M. Koedijk (Accountant PwC), A. Gerritsma (Accountant PwC), M. Struijvenberg (wethouder financiën) en M. Lamers (concerncontrol), M.van Gilst (Financial Audit), P. Oostveen (concerncontrol), C. Meijer (concerncontrol), R. Janssen (concerncontrol); J. Buningh (pl GREAT); M. Le Clercq (DMC GREAT).

Afwezig (m.k.):

Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 1..1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de COR-vergadering van 13 december en heet iedereen van harte welkom, de leden van de commissie, wethouder Struijvenberg, de ambtelijke ondersteuning van de wethouder; mevrouw Lamers en de heer van Gilst en namens onze accountant; mevrouw Koedijk en de heer Gerritsma. De Rekenkamer heeft voor deze agenda geen punten ter bespreking. 1.2. Vaststelling agenda Er is een inspreker; Dhr Panacho, zijn inspraak bijdrage wordt aan de agenda toegevoegd. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 1.2.1 Inspreker: Dhr. Panacho; betoogt over fraude binnen de gemeente Rotterdam en het ontbreken van een paragraaf over integriteit. Dit kan leiden tot vorderingen vanuit de belastingdienst en of vanuit Europa. Dat dit nu niet kan worden gevolgd en dat een toevoeging van een paragraaf over fraude daarin belangrijk is. 1.3. Vaststellen verslag 15 november 2022 Dhr. Van Gilst staat niet als aanwezige, dit zal worden toegevoegd, het verslag wordt verder ongewijzigd vastgesteld. 1.4. Planning Op basis van de P&C-cyclus is een voorzet voor de te bespreken onderwerpen voor 2023 gemaakt welke als bijlage aan deze vergadering is toegevoegd. De planning wordt niet naar aanleiding van dit overleg gewijzigd. 1.5.

Regeling Risicovolle Projecten Op dit moment zijn er twee projecten binnen de gemeente aangewezen onder de regeling risicovolle projecten; Museum Boijmans en Feyenoord City. De regeling is uit 2012 en voor beide projecten is maatwerk toegepast in de manier van rapporteren. Het rapporteur schap en wat dit precies inhoudt en wat je mag verwachten en moet doen als rapporteur

1

is niet geheel duidelijk blijkt uit feedback richting de Griffie. In de tweede helft van dit jaar (2023) gaat de Rekenkamer een onderzoek doen naar dit instrument van de Raad en de rapportage is volgens planning ergens in de eerst helft van 2024. De vraag aan de COR is of er vooruitlopend op het Rekenkamerrapport door de griffie gewerkt gaat worden aan het verduidelijken van het rapporteur schap binnen de regeling risicovolle projecten. Wachten tot medio 2024 is wat lang. De leden stellen voor om op basis van de onderzoeksopzet en advies van de directeur Rekenkamer te kijken wat er vooruitlopend op het onderzoek al gedaan kan worden met betrekking tot het rapporteur schap.

1.0.6.

3e Voortgangsrapportage jaarrekening controle

Dhr. van Gilst geeft een toelichting op de 3e rapportage met als peildatum 10 januari. De voortgang om tijdig op te kunnen leveren op 21 april staat op oranje bij zowel de accountant als bij FA. Dit is te relateren aan krapte in het personeelsbestand door vacatures en leegloop bij het detacheringsbureau dat gebruikt wordt, naast ziekte verzuim. Ook wordt aandacht gevraagd (pagina 4) voor het aantal Sisa regelingen, het zijn er op dit moment 64 waarvan 18 nieuwe, wat een toename is ten opzichte van vorig jaar. Bij de bevindingen is er bij verstrekte subsidies een bevinding geconstateerd die resulteert in een extrapolatie van 5,5 miljoen Euro. De 4e VGR is op 7 maart waarvoor de peildatum 1 week eerder zal zijn dan gebruikelijk i.v.m. het voorjaarsreces. Dhr. Gerritsma bevestigt het beeld van dhr. Van Gilst. Dhr. Lansink vraagt door op het aspect van de krapte op de arbeidsmarkt voor het jaarrekening proces en hoe hier ook ziekteverzuim een rol in speelt. Daarnaast vraagt hij door op de fout constatering van 1 fout die door extrapoleert naar 5,5 miljoen. Dhr. Elbay vraagt door op het subsidiedossier in de zin of meer gegevens gerichte controle tot meer comfort zou kunnen leiden en een toelichting op de extrapolatie op 1 dossier. Dhr. Biljoen vraagt in hoeverre de tijdige levering van de controle onder druk staat op dit moment. Dhr.

van Gilst licht toe waar de personele druk vandaan komt en dat hij denkt dat de planning gehaald kan worden. De bevinding die hier is geëxtrapoleerd is te relateren aan een maand verschil waardoor er een terugbetaling noodzakelijk is. De extrapolatie is binnen de marge waardoor verder onderzoek niet noodzakelijk is. Omdat de bevinding boven de 1,7 miljoen is zal er in het uiteindelijke rapport een duidelijke toelichting worden gegeven (het betreft nu een voortgangsrapportage). Er is nu een optimale combinatie van gegevensgericht en systeemgerichte controle en het lijkt op dit moment de optimale mix voor een goede controle. Dhr. Gerritsma licht de kleur oranje verder toe op voortgang, waarbij hij aangeeft dat de deadline gehaald kan worden, maar dat de rek eruit is. Dhr. Lansink vraagt een verdere toelichting op de steekproef die erg in het nadeel werkt. Dhr. Gerritsma ligt toe dat hij niet verwacht dat dit tot een materiële bevinding gaat leiden die groter is dan de norm en ook niet tot extra controle werk. Mevr. Koedijk licht verder toe dat de verwachting is gebaseerd op het verleden. Dhr. Elbay licht de vraag verder toe met betrekking tot het vormgeven van de steekproef en hoe deze wordt bepaald. Dhr. van Gilst licht toe dat de steekproef soms bepaald wordt door de massa en soms door

2

hoogte/volume en dat daar statistisch mee om wordt gegaan. Dhr. Gerritsma geeft aan dat hier de euro-rang methode voor het grootste gedeelte wordt gebruikt. 1.0.7. Rechtmatigheidsverantwoording Op 25 mei 2022 is het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers in de Tweede Kamer behandeld, waarvan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Invoering staat voor vanaf het jaarverslag van 2023 in 2024. Wethouder Struijvenberg licht toe dat het in de eerste kamer is besproken en dat het voorstel is dit in de COR vergadering van juni (red. 27 juni 2023) nader te bespreken. 1.0.8. Technische sessie Great Aan de hand van een Powerpoint presentatie wordt door Joris Buningh (Projectmanager) het project GREAT uitgelegd. Door de leden van de COR worden er vragen gesteld over AVG/privacy, the Cloud, maatwerk, financiën en planning. Uit de antwoorden blijkt verder dan dat is terug te vinden in de presentatie dat er een privacy officer betrokken is in het proces, dat we de eerste gemeente zijn die the Cloud in gaan, dat wat vroeger vaak maatwerk was nu configureren heet, dat wat we willen grotendeels kan in het nieuwe pakket, dat men verwacht de planning te halen, dat de totale kosten uiteindelijk ongeveer 20 miljoen zullen zijn (volgt bij voorjaarsnota). Oracle EBS blijft beschikbaar als de planning niet gehaald wordt.

Daarnaast wordt ook het verschil in perceptie tussen het project en project control uitgelegd zoals weergegeven in de MIP (monitor ICT Projecten). Het is juist een check and balances, Mevr. Lamers geeft aan hoe er iets consequenter kan worden gewerkt op dit vlak ook in vergelijk met de regeling risicovolle projecten. Dhr. Elbay vraagt hoe het project in de boeken komt. Dhr. Van Gilst licht toe dat er vaste jaarlijkse kosten zijn; het deels zal worden geactiveerd en deels directe kosten. Dhr. Van Gilst licht de verhouding tussen het project en FA toe, waarbij hij aangeeft dat ze wel betrokken zijn maar toch ook voldoende afstand hebben om kritisch te zijn en hoe de software de controles kunnen ondersteunen (meer systeemgericht). Ook zijn ze apart betrokken bij de conversie zodat deze zuiver kan plaatsvinden. Verwachting is wel dat het in het begin tot meer werk zal leiden. 1.9 Rondvraag en sluiting Dhr. Biljoen bedankt iedereen voor zijn/haar bijdrage en wenst iedereen een fijne avond.

3