[23bb001005] Brief van MRHD over stand van zaken uitwerking aanbevelingen tweede tussenevaluatie Gemeenschappelijke Regeling MRDH

Mh>~. METROPOOLREGIO ROTTERDAM DEN HAAG

Postbus21012 3001 AA Rotterdam Telefoon0885445 100 E-mail: informatie@mrdh.nl Internet:www.mrdh.nl

Aan de 21 gemeenteraden

KvK nummer:62288024 Bankrekeningnummer NL96 BNGH 0285 1651 43 contactpersoon Esther Westerbeek e-mail e.westerbeek@mrdh.nl

Datum

25 januari 2023

telefoonnummer 0885445 225 uw kenmerk

Onderwerp

Stand van zaken uitwerking aanbevelingen tweede tussenevaluatie Gemeenschappelijke Regeling MRDH

ons kenmerk 988866 projectnummer

aantalbijlage(n) 1

Geachte raadsleden,

Op 11 maart 2022 heeft het algemeen bestuurde rapportage van de tweede tussenevaluatieGR MRDH vastgesteld. In deze rapportage zijn zes aanbevelingen opgesteld om mee aan de slag te gaan. Met deze brief informeerthet algemeen bestuuru graag over de stand van zaken van de uitwerking van de aanbevelingen. Achtergrond

In de Gemeenschappelijke Regeling is afgesproken dat de regeling periodiek wordt geëvalueerd. De tweede tussenevaluatieborduurtvoortopde eerste tussenvaluatievan 2017 en het doel van deze evaluatie was om te bezien hoe de regeling functioneert en aanbevelingen te benoemenom het functioneren van de regeling te verbeteren. De tussenevaluatierichtte zich opdrie thema ’s: 1) terugblik opde aanbevelingen van de eerste evaluatie, 2) eigen inbreng in de MRDH en 3) helderheid van het governancemodel van de MRDH. De conclusievan de tweede tussenevaluatieis dat over het algemeen de aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatieopeen goede manier zijn opgepakten er waardering is voorde doorgevoerde verbeteringen. Zo is de governancezoals vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling duidelijker geworden. De besluitvormingscyclusen informatievoorziening zijn ooksterk verbeterd, De aanbevelingen van de tweede tussenevaluatiezijn:

Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Delft, Den Haag, Krimpenaan den IJssel, Lansingerland, Leidschendam-Voorburg, Maassluis, MiddenDelfland, Nissewaard, Pijnacker-Nootdorp,Ridderkerk, Rijswijk, Rotterdam, Schiedam, Vlaardingen, Voorneaan Zee, Wassenaar, Westland en Zoetermeer.

Thema

Aanbeveling

Terugblik opde aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatie

Aanbevolenwordt om via de herijking van de Strategische Agenda het verhaal van de MRDH verder te versterken én het gesprek over de betrokkenheid van de MRDH bij belendende beleidsvelden te voeren. Aanbevolenwordt om, met vertegenwoordigers van de betrokken gemeenten, de stukkenstroomen besluitvormingscyclusgoed te beschouwenen te bekijken welke mogelijkheden er zijn om een betere balans te vinden tusseninformatievoorzieningen behapbaar houden van de informatie. Daarbij kan ookworden gekeken naar meer visuele vormenvan informatievoorzieningen vernieuwingvan de agendaposten. Gedegen besluitvormingblijft daarbij het uitgangspuntgelet opde grote bedragen die aan de orde zijn en de noodzaak tot zorgvuldige en herleidbare publiekebesluitvorming. Aanbevolenwordt om actief met gemeenten het gesprek te voeren om de MRDH meer onder de aandacht van de gemeenteraden te brengen en het gesprek te voerenover de wijze van betrokkenheid en invloed. De komende verkiezingen zijn daarvoor een mooi moment. Aanbevolenwordt de al eerder gedane aanbeveling om best practices te delen opte pakkenom zo met elkaar te bezien hoe gemeenten hun eigen inbreng verder kunnenversterken. Aanbevolenwordt om, zodra de nieuweAdviescommissies zijn gestart, het gesprek opgang te brengen over de positioneringen rollenvan de Adviescommissie en de rol van de werkorganisatie MRDH hierin.

Dit gesprek zal ookplaatsvinden met de nieuwe vertegenwoordigers in de Bestuurscommissiesomdat zij (eveneens) een belangrijke rol spelenin de betrokkenheid van gemeenteraden. Hoewel het governancemodel helder is, wordt geadviseerd om met name kritisch te kijken opdoel, reikwijdte en nuten noodzaak van de diverse aanvullende bestuurlijketafels en waar mogelijk de aan het AB-gerelateerde commissies terugbrengen naar het AB. Aanbevolenwordt de werking van deze commissies met enige regelmaat te evalueren.

Eigen inbreng in de MRDH

Helderheid van het governancemodel van de MRDH

Stand vanzakenuitwerkingaanbevelingen tweedetussenevaluatie

In de bijlage is een totaaloverzicht toegevoegd die de stand van zaken weergeeft van de uitwerking van de zes aanbevelingen. Een aantal aanbevelingen is inmiddels voortvarend opgepakt. De afgelopen maanden is gewerkt aan de vernieuwing en versterking van het regionale verhaal, door middel van de vernieuwingvan de Strategische Agenda. Deze ligt nu ookbij u voorter zienswijze. Daarnaast wordt er inmiddels ooknagedacht over hoe de Strategische Agenda, na vaststelling in mei 2023, daadwerkelijk tot uitvoeringkan worden gebracht. Hiermee wordt werk gemaakt van de aanbeveling om de MRDH zichtbaarder te maken voorgemeenten en hun inwoners(aanbeveling 1). Verder wordt er opdit momentmet gemeenten gewerkt aan voorstellen om de besluitvormingscyclus(aanbeveling 2) te gaan verbeteren. Kern is dat een vernieuwde agendapost (format voorde besluitvorming/advisering) voorzowel het algemeen bestuur,de Bestuurscommissiesals de Adviescommissies daarbij cruciaal is. Daarbij wordt aansluiting gezocht bij de nieuweStrategische Agenda. Daarmee wordt invullinggegeven aan deze aanbeveling.

2

Na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022 heeft de MRDH in veel gemeenteraden een presentatiegegeven over de MRDH en het belang van regionale samenwerking op het gebied van bereikbaarheid en economie.Hiermee is een eerste stap gemaakt in het versterken van de relatie met de gemeenteraden (aanbeveling 3). Deze bijeenkomstenhebben mooiegesprekken opgeleverd en zijn een goede start vooreen sterker en intensievercontactmet gemeenteraden over belangrijke onderwerpenzoals de begroting, de Strategische Agenda, enzovoorts.Een aanbeveling die in het verlengde hiervan nog opgepaktgaat worden is het gesprek over het functioneren van de Adviescommissies. Nu de eerste vergaderingen plaats hebben gevonden zal gezocht worden naar een momentom dit gesprek opgang te brengen. In de voorbereiding daarop zal ookhet gesprek tussende voorzittersvan de Adviescommissies en de Bestuurscommissies worden georganiseerd. Al met al is een groot gedeelte van de aanbevelingen inmiddels opgepakt. Het algemeen bestuur zal in de vergadering van juli 2023 nader geïnformeerd worden over de stand van zaken, waarna u ookweer geïnformeerd wordt door middel van een raadsinformatiebrief.

Namens het algemeen bestuur,

3

Dashboarduitwerkingenaanbevelingen tweedetussenvaluatie Gemeenschappelijke RegelingMRDH d.d. 17.11.2022

Aanbeveling uitevaluatierapport

Aanbevolenwordt om via de actualisatie van de Strategische Agenda het verhaal van de MRDH verder te versterken én het gesprek over de betrokkenheid van de MRDH bij de belendende beleidsvelden te voeren.

Aanbevolenwordt om, met vertegenwoordigers van de betrokkengemeenten, de stukkenstroomen besluitvormingscyclusgoed te beschouwenen te bekijken welke mogelijkheden er zijn om een betere balans te vinden tussen informatievoorziening en behapbaar houden van de informatie.Gedegen besluitvorming blijft daarbij het uitgangspuntgelet opde grote bedragen die aan de orde zijn en de noodzaak tot zorgvuldige en herleidbare publiekebesluitvorming. Daarbij kan ookworden gekeken naar meer visuele vormenvan informatievoorziening en vernieuwingvan de agendaposten.

Voorgestelde uitwerking uit plan Voortgang + planning van aanpak maart 2022 / toezeggingen uit reactiebrieven Op dit momentis de eerste fase van Op dit moment bevindt de de herijking van de Strategische actualisatie van de Strategische Agenda afgerond (een terugblik op Agenda zich In de 3e fase: de afgelopen periode) en is gestart besprekenen maken van met de voorbereiding van de beleidskeuzes in sessies met volgende fase. In die fase wordt de raadsleden en bestuurders. In Strategische Agenda daadwerkelijk september zijn er drie sessies herijkt, in dat verband wordt ookhet georganiseerd voorbestuurders en gesprek over de betrokkenheid van raadsleden. Daarnaast vinden er de MRDH bij belendende ooksessies met stakeholders plaats. beleidsvelden gevoerd. Om dit gesprek goed te voerenwordt zowel Op 16 december geeft het AB de SA gebruik gemaakt van het vrij voorzienswijze, wanneer inwerkprogramma en worden vaststelling op26 mei plaatsvindt. heidagen georganiseerd voorzowel het AB, DB als de Bc's. Het voorstelis om deze aanbeveling Op 10 mei jl. is het planvan aanpak uit te werken met een delegatie van van de uitwerking van de zes onze23 gemeenten.

Daarbij kunnen aanbevelingen in het een aantal stappenworden coördinatorenoverleg,met daarbij onderscheiden: het voorstelom aanbeveling 2 a) Inventariserenwelke (besluitvormingsprocedure)en informatiebestuurders en aanbeveling 4(best practices) in raadsleden nodig hebben gezamenlijkheid opte pakken. Een vooradvisering en werkgroep is opgericht om hier besluitvorming; verder invullingaan te geven. b) Bezien of er verbeteringen mogelijk zijn in de De werkgroep heeft geconstateerd agendaposten (bijvoorbeeld dat met betrekking tot het verbeteren door een vergelijking te van de besluitvormingsprocedure maken met voorstellenen/of (punta en b) het gaat om drie opleggers van andere zaken: gemeenten) o Behapbaarheid en c) Zodra de Ac’s en Bc's op duidelijkheid van de stukken. sterkte zijn met de voorzittersbezien hoe de

Status

Loopt

Loopt

Dashboarduitwerkingenaanbevelingen tweedetussenvaluatie Gemeenschappelijke RegelingMRDH d.d. 17.11.2022

informatievoorziening en besluitvormingverbeterd kan worden. d) Er is al afgesproken dat we raadsinformatiebrieven voortaanzelf na 5 werkdagen ookverzenden naar leden Ac's na verzoek/advies vanuitAc's. Met ambtelijke vertegenwoordigers zal deze aanbeveling nader worden uitgewerkt.

o

o

Zichtbaarheid en volgbaarheid van de besluitvormingsprocessen, Tijdigheid van stukken.

Aan de hand van dit overleg wordt gekeken welke mogelijkheden er zijn om de duidelijkheid van de stukken te verbeteren via de agendapost. Hierbij zal ookgekeken worden met aansluiting opde actualisatie van de Strategische Agenda. Daarnaast is opbasis van dit overleg een nieuwe planningvan de MRDH opgesteld om de volgbaarheid van processen te verbeteren. Met betrekking tot puntc is hier nog geen afspraak vooringepland aangezien de voorzittersde bestuurscommissiesnog niet bekend waren. Wel heeft een kennismakingtussende voorzitters Ac en de Bc plaatsgevonden. Puntd is geïmplementeerd in de werkwijze van de MRDH.

Aanbevolenwordt om actief met gemeenten het gesprek te voeren om de MRDH meer onder de aandacht van de gemeenteraden te brengen en het gesprek te voeren over de wijze van betrokkenheid en Invloed. De komende verkiezingen zijn daarvoor een mooimoment.

Het organiserenvan een griffiersbiieenkomst De eerste actie om de MRDH meer onder de aandacht te brengen is gestart met het opstellenvan een inwerkprogramma voornieuwe raadsleden. Daarnaast heeft de MRDH organisatie proactiefhet aanbod gedaan om aan de nieuwe raden een toelichting te geven opde rol en positievan de MRDH.

Deze staat gepland op1 december 2022 Bij de eerste vergaderingen van de adviescommissies en de Rekeningcommissiewas voorafgaand een introductiebijeenkomst.Daarnaast is de MRDH bij 12 gemeenten op bezoek geweest om aan te sluiten aan de inwerkprogramma's van de gemeenteraden. Bil de zienswijzen

Loopt loopt

Dashboarduitwerkingenaanbevelingen tweedetussenvaluatie Gemeenschappelijke RegelingMRDH d.d. 17.11.2022

Aanbevolenwordt de al eerder gedane aanbeveling om best practices van de deelnemende gemeenten te delen opte pakken om zo met elkaar te bezien hoe gemeenten hun eigen inbreng verder kunnen versterken.

Aanbevolenwordt om, zodra de nieuweAdviescommissies zijn gestart, het gesprek opgang te brengen over de positioneringen rollenvan de Adviescommissie en de rol van de ambteiijke organisatie MRDH hierin. Dit gesprek zal ook plaatsvinden met de nieuwe

In het procesom te komentot de tussenevaluatiehebben meerdere gemeenten aangegeven hun eigen positiein de MRDH te willen versterken. Daarnaast hebben meerdere gemeenten in hun reactie aangegeven tevreden te zijn over hun inbreng. Het voorstelis om deze goede voorbeelden nader uit te werken met de betreffende gemeenten en deze voorbeelden op ambtelijk en bestuurlijkniveaumet elkaar te delen. Daarnaast kan de MRDH ervoorzorgen dat de gemeenten onderling beter met elkaar in verbinding komenom zo van elkaar te leren. Dit met als doel om zo de inbreng van de 23 gemeenten te versterken. Eerste stap is na elke AC ruimte te bieden aan gemeenten een lokaal vraagstuk te adresseren en te bespreken.

Voorzowel de Ac's als de Bc's zijn heidagen en introductiebijeenkomsten voorzienin de maanden mei en Juni. Naast een kennismaking met de inhoudelijke taken van de MRDH is dit ookeen uitgelezen mogelijkheid om aan nader gesprek opgang te brengen

van de Strategische Agenda zal de MRDH ookproactiefaanbieden dal ondersteuningvanuitde MRDH mogelijk is bij behandeling van de zienswijze in de raad. In het coördinatorenoverlegvan 10 Loopt mei jl. is besprokenom de aanbeveling gezamenlijk opte pakken. Met de werkgroep en vervolgens met de coördinatorenis besproken: o Dat er behoefte is aan een contactpersonenlijst. o Er steunis voorhet voorstel om in het coördinatorenoverleghet onderwerp‘best practices: hoe betrek je de raden bij de MRDH en hoe vindt terugkoppelingnaarde raden plaats? te agenderen. Dit voorstel wordt nader uitgewerkt. Deze acties worden opgepakt. Daarnaast wordt bij de coördinatorenagenda standaard het onderwerptoegevoegd Vragen aan collega’s, zodat er elke vergadering de mogelijkheid is het voorhet delen van kennis/ best practices. • introductiebijeenkomsten en heidag hebben plaatsgevonden. • Gesprek voorzittersBc’s, Ac’s en ambtelijke ondersteuningheeft nog niet plaatsgevonden. Dit kan

Loopt

Dashboarduitwerkingenaanbevelingen tweedetussenvaluatie Gemeenschappelijke RegelingMRDH d.d. 17.11.2022

vertegenwoordigers in de Bc’s omdat zij (eveneens)een belangrijke rol spelenin de betrokkenheid van gemeenteraden.

Hoewel het governancemodel helder is, wordt geadviseerd om met name kritisch te kijken opdoel, reikwijdte en nulen noodzaak van de diverse hulpstructurenen waar mogelijk de aan het AB-gerelateerde commissies terugbrengen naar het AB. Aanbevolenwordt de werking van deze commissies met enige regelmaat te evalueren.

over de positioneringen rol van de Ac’s. Daarnaast is het voorstelom, zodra de nieuweBc’s compleetzijn, een gesprek te organiseren tussen de voorzittersvan de Bc’s, Ac’s en de ambtelijke ondersteuning.Dit gesprek gaat onder meer over de onderlinge rolverdeling en de verwachtingen over en weer. Daarbij kan ookde uitwerking van de aanbeveling onder 2 aan de orde komen Agendering bij adviescommissies van ervaringen andere regio’s

Het voorstelis om ais eerste stap een goede inventarisatiete maken van de tafels en overleggen die aanvullend opde in de GR vastgelegde gremia zijn ingesteld. Het gaat dan zowel om tafels die door de MRDH zijn ingesteld als tafels waar de MRDH aan deelneemt. Deze inventarisatie moet inzicht geven in het doel, de reikwijdte en de noodzaak van de tafels. Vervolgens kan opbasis van deze notitieeen nader gesprek worden gevoerd over de vraag ofde betreffende tafel nog relevant is (waar het gaat om tafels die door de MRDH worden gefaciiiteerd) dan wel ofdeelname van de MRDH aan de tafel zinvolis en past bij de taken van de MRDH (waar het gaat om tafels van andere partijen).

ingepland worden nubeide bestuurscommissies compleetzijn.

Deze bijeenkomstwordt voorbereidt en zal ingericht worden in de vorm van een webinar. Een datum wordt nopingepland. De afgelopen periode lag de focus nog opde vorming van de nieuwe colleges en de invullingvan de gremia. Deze zijn nucompleeten is nuhet goede momentom dit opte starten.

Loopt.

Nog niet opgestart.

Dashboarduitwerkingenaanbevelingen tweedetussenvaluatie Gemeenschappelijke RegelingMRDH d.d. 17.11.2022

Daarnaast wordt aanvullend geadviseerd om met de nieuwe presidia een gesprek te voerenover samenstelling, taken en rollenvan de presidia. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van de eerdere evaluerende gesprekken die door de presidia zelf zijn gevoerd. Dit met als doel om in de nieuwe bestuursperiodede rol van de presidia te verduidelijken en gelijksoortig te krijgen en te houden.

Dit wordt opgestart nude presidia verdeling compleetis.