[23bb000426] Collegebrief over Verslag archief- en informatiebeheer 2021

Gemeente Rotterdam

Dienstverlening Burgemeester

Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Internet: www.rotterdam.nl Van: J. Steenhuis Telefoon: 010 267 55 00 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk: M2211-7430 - 23b0002712 Onderwerp: Verslag archief- en informatiebeheer 2021 Datum: B&W 24 januari 2023

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Op grond van artikel 17 van de Archiefverordening Rotterdam 2017 doet het college jaarlijks verslag aan de raad over hetgeen is verricht ter uitvoering van de wettelijke zorg voor archiefbescheiden van de gemeente. In het kader van de vernieuwing van het interbestuurlijk toezicht (IBT), waartoe de provincie in 2021 een nieuwe bestuursovereenkomst met de gemeente heeft afgesloten, toetst de provincie niet langer alleen aan de hand van het zogenaamde KPI-verslag, maar toetst de provincie eveneens of het college de gemeenteraad informeert en of het college daadwerkelijk uitvoering geeft aan de in het inspectieverslag van de gemeentearchivaris genoemde verbeterpunten. De informatiebronnen die de provincie daartoe voor het domein Archief- en informatiebeheer opvraagt zijn: - het inspectieverslag van de gemeentearchivaris; - het KPI-verslag over het archief- en informatiebeheer van de gemeente; - het verbeterplan van de gemeente (indien het inspectieverslag daar aanleiding toe geeft).

Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Coalitieakkoord 2022 - 2026 Eén Stad.

Toelichting: De gemeentearchivaris van Rotterdam brengt op grond van de artikelen 15 en 16 van de Archiefverordening Rotterdam 2017 jaarlijks verslag uit aan het college over het beheer van de archiefbewaarplaats en het uitgevoerde toezicht op de nog niet overgebrachte informatie in het concern. Het verslag schetst een beeld van de mate waarin de gemeente Rotterdam voldoet aan de vereisten van de Archiefwetgeving. Het verslag richt zich op het jaar 2021. Dat betekent dat in 2022 bereikte resultaten en nieuwe ontwikkelingen niet zijn meegenomen. Na vaststelling legt het college het verslag voor aan de raad, waarna het college het verslag voor het IBT aanbiedt aan de provincie.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/4 24 januari 2023 M2211-7430

Door de wijzigingen in het IBT heeft het opstellen en afstemmen van de hierboven genoemde verslagen meer tijd genomen dan verwacht. Het KPI-verslag over het archiefen informatiebeheer van de gemeente is door BCO/IIFO/PBI (Procesmanagement Beheer Informatiehuishouding) opgesteld en op 21 september jl. in de Concerndirectie behandeld. Het KPI-verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats en over het uitgevoerde toezicht is door de gemeentearchivaris opgesteld en op 30 november 2022 in de Concerndirectie behandeld. Er is een verbeterplan opgesteld door de gemeente, maar deze behoeft aanscherping. De verwachting is dat zulks in het volgend verslagjaar het geval zal zijn. Doel De gemeente dient in het kader van transparantie, juridische geschillen en verantwoording moeiteloos in staat te zijn over de juiste informatie te beschikken op het juiste moment. Dit is niet het geval. De vindbaarheid en volledigheid van de stroom aan digitale (en deels nog papieren) informatie bij de gemeente vraagt onverkort aandacht. Dit bijsturen is een urgente en complexe opgave. De gemeentelijke organisatie is verantwoordelijk voor het voeren van een professioneel en adequaat ingerichte gemeentelijke informatiehuishouding.

Alle partijen dienen ieder vanuit de eigen rol en verantwoordelijkheid in samenwerking bij te dragen aan het op orde brengen en houden van het informatiebeheer, in samenhang met privacybescherming en informatiebeveiliging. De aanschaf, bouw en inrichting van ICT-middelen is daar onderdeel van. Evenals bewustwording bij alle managers en medewerkers. Het uitgevoerde toezicht op het informatiebeheer in 2021 De archiefinspectie heeft net als vorige jaren geconstateerd dat de informatiehuishouding van de gemeente niet op orde is, maar dat het onderwerp binnen de gemeente Rotterdam meer en meer aandacht krijgt, zoals op het intranet RIO, via het serviceportaal (Digitale) informatie en de e-learning informatiebeheer op Sofie. Ook binnen de clusters, via presentaties over het volwassenheidsmodel en het concerndashboard, wordt er meer bekendheid aan gegeven. Dit is een goede aanzet tot de verbetering van het informatiebeheer, maar het doel is nog niet in zicht. Managers en medewerkers melden desgevraagd dat ze onvoldoende op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden en taken op het gebied van (duurzaam toegankelijk) informatiebeheer die zij behoren uit te voeren en hierin onvoldoende worden gefaciliteerd. Medewerkers geven pas daadwerkelijk gevolg aan digitale archivering als ze goed worden geïnstrueerd, daarin worden ondersteund en de leidinggevende erop stuurt.

Het is daarom een goede eerste stap dat in 2022 informatiebeheer en de Wet open overheid (Woo) deel uitmaken van de sturingsgesprekken tussen de gemeentesecretaris en de concerndirecteuren (concerndashboard). De gemeentearchivaris constateert dat het informatiebeheer van Rotterdam niet in control is en onduidelijk is wanneer dat wel het geval zal zijn, ondanks al het goede en vele werk van PBI. In vergelijking met bedrijfsvoeringsfuncties als Financiën en HR wordt het informatiebeheer stiefmoederlijk behandeld, terwijl het belang en de impact daarvan fors is gegroeid. Op zich is de geringe aandacht voor informatiebeheer niet verwonderlijk bedenkende dat voor het digitale tijdperk het archiefbeheer relatief weinig aandacht nodig had van managers en medewerkers. Papier was geduldig en het beheer ervan werd verzorgd door professionals. Digitale informatie is evenwel niet geduldig.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3/4 24 januari 2023 M2211-7430

Digitaal informatie- en archiefbeheer kan niet achteraf op orde worden gebracht. Het moet, net als privacy, openbaarheid en beveiliging, 'by design' dus van tevoren worden ingericht bij: het implementeren van nieuwe wetgeving, zoals de Omgevingswet; concepten als Anders Werken of Datagedreven werken; de aanschaf en inrichting van informatiesystemen, zoals GREAT; het beschrijven van processen en het opstellen van werkinstructies. In het digitale tijdperk zijn de risico's van informatieverlies vele malen groter dan in het papieren tijdperk, net zoals de impact daarvan op de overheid en de samenleving. Informatieverlies is kostbaar en beschadigt het imago van een open en transparante overheid. Dat bewustzijn is de afgelopen jaren gegroeid, maar ondanks een steeds grotere inzet van menskracht en middelen heeft dit nog niet geleid tot de gewenste situatie, want ook de komende jaren zal de gemeente nog niet in control zijn. Daarvoor is de situatie te complex, zijn de achterstanden te groot en gaan de wettelijke en technologische ontwikkelingen te snel. Het hele ambtelijke apparaat staat hiervoor aan de lat, want het is niet alleen de verantwoordelijkheid van de clusterdirecteuren en BCO/IIFO/PBI In het afgelopen jaar is hard gewerkt aan (meerjarige) verbeterplannen per cluster.

Met het programma Rotterdam Transparant, het volwassenheidsmodel en opname in het dashboard wordt gewerkt aan verbetering binnen de gemeentelijke organisatie. Ook de uitvoering van de in de uiteindelijke Wet open overheid (mei 2022) opgenomen inrichting van de rol van informatiecontact-functionaris, welke ook is belegd binnen Rotterdam, kan aan de voorkant worden ingesprongen om de vraag om transparantie en informatieverstrekking te kanaliseren en coördineren binnen de gemeente De gemeentesecretaris onderschrijft het belang van goed informatiebeheer voor een transparante en betrouwbare Rotterdamse overheid. Daarbij onderkent hij het belang van een integrale aanpak. Hij heeft aangegeven met voorrang het initiatief te zullen nemen tot een plan van aanpak waarin ook de Wet open overheid, privacybescherming, informatiebeveiliging, open data en andere relevante onderdelen van de gemeentelijke Igovernance worden meegenomen, met het doel om binnen een afzienbare en realistische termijn het informatiebeheer van het concern Rotterdam op orde te brengen. Het uitgevoerde toezicht op het beheer van de archiefbewaarplaats De conclusie van de collegiale toetsing van de archiefbewaarplaats van Rotterdam is dat het beheer daarvan voor een belangrijk deel voldoet aan de eisen van de vigerende archiefwet- en regelgeving.

Er is echter ook ruimte voor verbetering, en wel op de volgende onderdelen: 1. Het project wegwerken van achterstanden in het toegankelijk maken en materieel verzorgen van particuliere archieven en collecties. 2. De doorontwikkeling van hete-depot om de toegankelijkheid voor de burger mogelijk te maken. 3. Het creëren van bewustzijn bij Vastgoed (SO Bestaande Stad) en Concernhuisvesting (BCO/IIFO) van de gemeente Rotterdam dat het stadsarchief een andere aanpak vraagt dan een standaard kantoorgebouw. 4. Het vaststellen van een hotspotmonitor.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4/4 24 januari 2023 M2211-7430

De gemeentearchivaris constateert dat alle genoemde zaken die aandacht behoeven met voorrang zijn opgepakt:

1. 2.

3.

4.

Het project wegwerken achterstanden is opgenomen in het Coalitieakkoord 2022 -2026 Vanaf 1 januari 2024 is hiervoor€ 1 mln per jaar beschikbaar. De doorontwikkeling van hete-depot krijgt meer focus door hete-depot onder te brengen in het nieuwe team e-depot en digitale innovatie, dat 1 januari 2023 van start gaat. Binnenkort start de werving van een teamleider. De adviseur digitale informatie is inmiddels aangesteld. Het overleg met Concernhuisvesting inzake het beheer van de archiefbewaarplaats is geïntensiveerd. Hoofd CHV en de gemeentearchivaris spreken elkaar op regelmatige basis. De wettelijk verplichte hotspotmonitor is nog niet vastgesteld omdat de capaciteit voor actieve acquisitie ontbreekt. Deze wordt als claim ingediend bij de voorjaarsnota van 2023.

Financiële en juridische consequenties/aspecten: n.v.t.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam,

Bijlagen: 1) KPI-verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats 2) Verslag van de gemeentearchivaris over het uitgevoerde toezicht in 2021 3) KPI-verslag informatiehuishouding 2021