[23bb000424] Raadsvoorstel over vaststellen van de wijziging Archiefverordening Rotterdam 2017
Tekst van het document
Gemeente Rotterdam
Dienstverlening Burgemeester
Van: Jacqueline Schuurman Hess Telefoon: 14 010 Ons kenmerk: M2212-794 - 23b0002686 Bijlage(n): 1 Onderwerp: Wijziging Archiefverordening Rotterdam 2017
Aan de gemeenteraad Datum: B&W 24 januari 2023
Gevraagd besluit: Vaststellen van de wijziging van de Archiefverordening Rotterdam 2017.
Waarom dit voorstel?/Waarom nu voorgelegd? De jaarlijkse verslaglegging over het archief- en informatiebeheer wordt gewijzigd van jaarlijks in tweejaarlijks, conform het interbestuurlijk toezicht (IBT) en de modelverordening van de VNG.
Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: N.v.t.
Toelichting: Eind 2021 is de nieuwe aanpak van het IBT binnen de provincie Zuid-Holland vastgelegd in een bestuursovereenkomst IBT 2022 en het Uitvoeringsprogramma IBT 2022 tussen de provincie en de gemeente. Het herinrichten van het uitvoeringsproces binnen de gemeente Rotterdam voor wat betreft het Archief- en informatiebeheer wijst uit dat er meer tijd nodig is om de volgende informatiebronnen vast te stellen: • Het KPI-verslag over het archief- en informatiebeheer van de gemeente; • Het verslag van de gemeentearchivaris, met daarin twee onderdelen: een onafhankelijk verslag over het uitgevoerde toezicht op het informatie- en archiefbeheer van de gemeente, en een KPI-verslag van de archiefbewaarplaats; • Verbeterplan van de gemeente. Zowel het IBT als de model Archiefverordening van de VNG hanteren de tweejaarlijkse frequentie voor het verslag uitbrengen aan burgemeester en wethouders en het informeren van de gemeenteraad. Om die reden is de verordening dan ook gewijzigd. Financiële en juridische consequenties/aspecten: Voorgestelde wijziging is getoetst en past binnen de geldende wet- en regelgeving. Er zijn geen financiële consequenties.
Blad: Datum: Ons kenmerk:
2/3 24 januari 2023 M2212-79,
Het bijbehorende ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.
Burgemeester en wethouders van Rotterdam,
Bijlage{n): Ontwerpbesluit
Wijziging van de Archiefverordening Rotterdam 2017 De Raad van de gemeente Rotterdam, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 januari 2023; gelet op artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995; overwegende, dat het wenselijk is de Archiefverordening Rotterdam 2017 te wijzigen in verband met het geactualiseerde interbestuurlijk toezicht;
besluit: Artikel I In de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefverordening Rotterdam 2017 wordt 'jaarlijks' vervangen door 'tweejaarlijks'.
Artikel II Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin het wordt geplaatst. Aldus vastgesteld in de vergadering van [DATUM] 2023. De griffier,
De voorzitter,
A. Aboutaleb
Toelichting Eind 2021 is de nieuwe aanpak van het interbestuurlijk toezicht (IBT) binnen de provincie Zuid-Holland vastgelegd in een bestuursovereenkomst IBT 2022 en het Uitvoeringsprogramma IBT 2022 tussen de provincie en de gemeente. Het herinrichten van het uitvoeringsproces binnen de gemeente Rotterdam voor wat betreft het Archief- en informatiebeheer wijst uit dat er meer tijd nodig is om de gevraagde informatiebronnen vast te stellen: • Het KPI-verslag over het archief- en informatiebeheer van de gemeente • Het verslag van de gemeentearchivaris, met daarin twee onderdelen: een onafhankelijk verslag over het uitgevoerde toezicht op het informatie- en archiefbeheer van de gemeente, en een KPI-verslag van de archiefbewaarplaats. • Verbeterplan van de gemeente Zowel het IBT als de modelverordening van de VNG noemen de tweejaarlijkse frequentie voor het verslag uitbrengen aan burgemeester en wethouders en het informeren van de gemeenteraad. Om die reden is de verordening dan ook gewijzigd.