[23bb000322] Presentatie GREAT tbv COR 240123

Project

Gebruiksvriendelijke Rotterdamse Efficiënte Administratie voor de Toekomst

Welkom

24 januari 2023

Programma • • • • • • • • • • • •

Voorstellen Aanleiding van GREAT Een kleine historie De Scope van GREAT Projectstructuur De eisen rondom IT-general controls Kansen en uitdagingen voor interne beheersing Planning Begroting Verandermanagement Test en Acceptatie Risico’s 3

Even voorstellen.. Joris Buningh

Projectmanager GREAT Vanaf augustus 2022

Verbinder; Strateeg met oog voor de praktijk; Innovatief.

4

Aanleiding GREAT Oracle EBS (oude systeem) - end of life Op dit moment werken we, voor de ondersteuning van het concern in de bedrijfsvoering en concernadministratie, met Oracle EBS. Echter, Oracle EBS voldoet niet meer. Dit komt onder andere doordat Oracle EBS een end off life product is; support is eindig. Daarom vindt er doorontwikkeling plaats in nieuwste generatie software; Oracle Cloud. Oracle Cloud vervangt 3 systemen ​ racle EBS, LIAS en Eqili. O Oracle Cloud verbetert de gebruikerservaring Met een druk op de knop informatie ophalen, rapportages uitdraaien en antwoord geven op vragen vanuit management of bestuur. Oracle Cloud is altijd en overal toegankelijk op verschillende apparaten (laptop, telefoon of tablet). De gegevens worden direct gesynchroniseerd. Inloggen gaat eenvoudig. Rotterdam is de toekomst door naar de Cloud te gaan!

5

Een kleine historie

2018 De wens/behoefte naar het vervangen van het huidige Oracle eBS wordt steeds meer/duidelijker. De gemeente start hier een onderzoek naar. 2019 De gemeente moet en wil de systeemondersteuning van de gemeentelijke Financiën en Inkoop (FINK) bedrijfsvoeringprocessen en P&C cyclus moderniseren, professionaliseren en digitaliseren. De gemeente is daarom in 2019 begonnen met de aanbesteding voorbereiden.

2020 Gezien de omvang en complexiteit van het project is de Gemeente in juni 2020 een niet-openbare Europese aanbestedingsprocedure gestart. 2021 Voor de aanbesteding is gekozen voor een innovatieve aanpak: de concurrentiegerichte dialoog. Daarbij bespreek je met een aantal geselecteerde leveranciers de (on)mogelijkheden die zij kunnen bieden voor onze vraag. Naast de “wat-vraag” bespreken we ook de hoe/wat en waarom-aspecten. Een intensief proces dat augustus 2020 begon. Alles wat in de diverse dialoogrondes (van techniek tot juridische aspecten) werd besproken, is teruggekomen in de gunningsleidraad. Op basis van dit documenten konden partijen meedingen naar de opdracht. Uiteindelijk is in november 2021 gegund aan een Consortium met Deloitte als hoofdaannemer en met Oracle en Profource als partners. Daarna is er met hen overlegd en onderhandeld wat we wanneer en hoe gaan doen. 2022 Op basis van de gunningsleidraad en verdiepende gesprekken op deelonderwerpen is het implementatieplan gemaakt. In dit plan staat tot in detail hoe we zorgen dat het nieuwe systeem zo optimaal mogelijk kan worden geïmplementeerd. Vanaf februari zijn we begonnen met 6 het optuigen van de projectorganisatie. In april vond de officiële kick-off van Project GREAT plaats!

De scope van GREAT

De processen die onder GREAT vallen: Concernadministratie, P&C cyclus en het inkoopproces

7

Projectstructuur Bestuurlijke opdrachtgever Maarten Struijvenberg - Wethouder Financiën, Organisatie, Dienstverlening en Grote Projecten

Ambtelijke opdrachtgever Magda Chedi – van Hall – Directeur Financiën, Juridische Diensten en Inkoop en Aanbestedingszaken GREAT bestaat uit 15 inhoudelijke en technische sporen Elk spoor heeft een eigen procesmanager en deelprojectleider. Elke cruciale functie werkt samen met een counterpart van het consortium Stuurgroep Vertegenwoordiging uit elke cluster Betrokkenheid clusters Door middel van o.a. clusterambassadeurs en het ‘stimuleren’ van betrokken leiderschap. Bij project GREAT zijn er +/- 280 mensen dagelijks betrokken.

8

De eisen rondom IT-general controls IT Controls zijn de maatregelen die wij treffen om te zorgen dat Oracle Cloud betrouwbaar en integer is. Het adequaat beveiligen van de data is een cruciaal aspect van dit project. Een drietal activiteiten is hierbij van groot belang: 1. Adequate functiescheidingen 2. Opzetten van IT beheersmaatregelen 3. Integreren van bestaande controle raamwerk van de Gemeente in Oracle Cloud Functiescheiding: Binnen Oracle Cloud gaan we gebruik maken van de Advanced Access Controls module. Op basis van de huidige functiescheiding, best practices van Deloitte en inzichten van Financial audit is een functiescheidingsraamwerk opgesteld specifiek voor de gemeente. Op basis van dit raamwerk worden aanvullende controls genomen bij mogelijke conflicten. IT-beheersmaatregelen: Bestaande controls worden indien mogelijk ‘as is’ meegenomen binnen de diverse project stromen. De Governance, Risk & Compliance stroom zorgt voor de regie hierop door de status van de geïmplementeerde controls te monitoren. Controle raamwerk: De bestaande interne beheersraamwerken van de Gemeente vormen de basis. Daarnaast is er in samenwerking met Deloitte een analyse gemaakt van de impact en kansen die zich voordoen voor het Controleraamwerk door de implementatie van Oracle Cloud.

9

Kansen en uitdagingen voor interne beheersing Kansen

Mogelijkheid om analyses uit te voeren op de volledige populatie van transacties in het systeem.

Incident gestuurde monitoring van foutief toegekende rechten en mogelijk frauduleuze transacties door eerstelijnsmedewerkers, ondersteund door een nieuw opgezette tweede lijn.

Inzicht in bestaande gaten in het raamwerk voor interne beheersing. Mogelijkheid om risico-gestuurde rationalisatie van het controle raamwerk door te voeren.

Omschakeling in de denk- en werkwijze van de medewerkers van de gemeente Rotterdam: risicogestuurd i.p.v. procesgestuurd.

Meer verantwoordelijkheid binnen de business als het aankomt op de sturing en controle van het eigen bedrijfsonderdeel.

Rationalisatie van het rollenmodel, de relevante functiescheidingsconflicten en geformaliseerde ‘role based access provisioning’.

Uitdagingen

Afname in mogelijkheid tot het aanpassen van de applicatie op hele specifieke onderdelen (wel configureren, niet alles te bouwen). © 2022 Deloitte The Netherlands

Gebieden met veel maatwerk kunnen niet gemonitord worden met de nieuwe GRC modules.

10

De planning Hier zijn we nu

2020

2021

Aanbesteding

2022 Gunning

1-1-2024 Project

Proces Playback 1

Proces Playback 2

Live

Proces Playback 3

Testen & Training

Data, integraties, maatwerk en rapporten

Concernbreed trainingsprogramma

Integratie testen, functionele acceptatie, gebruikersacceptatie

11

Financiën: Begroting Oorspronkelijk: 16 miljoen

Post onvoorzien Intern : 1 miljoen Post onvoorzien Extern : 1 miljoen Gemeente Rotterdam (interne uren) 5 miljoen

Deloitte 9 miljoen

Huidige stand van zaken: Momenteel wordt de Business case herijkt. Na herijking van de Business Case is het actuele ‘financiële plaatje’ ook bekend. De herijking van de business case wordt besproken met de stuurgroep GREAT en daarna met de concern directie. De MIP-rapportage, waarin o.a. de actuele informatie over o.a. geld komt te staan, wordt midden maart met de commissie BOFV gedeeld. Er zijn zowel meer- als minderkosten. Deze worden duidelijk bij het uitwerken van de functionele ‘wat’ naar de technische ‘hoe’. Ook zijn er meerkosten voor het betrekken van meer collega’s. Onder dit budget vallen ook de kosten voor onder andere verandermanagement (opleidingen en communicatie ect), testen en procesbeschrijvingen.

12

Overzicht verandermanagementactiviteiten Hoe dichter bij live-gang, hoe meer en intensiever eindgebruikers betrokken zijn.

Communicatie plan Stakeholder map

communicatie behoeftes per

Waar impact?

stakeholder groep

Wie invloed?

Clusterplannen en

Trainen van Organisatie

Veranderdraaiboek

Opleiden van trainers en

Plan op basis van resultaten uit

gebruikers op basis van

voorgaande analyses en inzichten

leerbehoeftes

met per stakeholdergroep(en) veranderinterventies en planning.

Veranderbereidheid- en gereedheidanalyse Impactanalyse

Meten van de impact als input

meten van bereidheid en gereedheid tot veranderen

Uitvoeren Communicatie(plan) Alle groepen passend voorbereiden op verandering

voor alle activiteiten

Analyse leerbehoeftes &

Betrekken van Organisatie

opleidingsplan / curriculum

Leiders/ambassadeurs/… verandering laten begeleiden

13

Verandermanagement – 3 pijlers 1.

Opleidingen

a. c.

Train de trainer Opleidingsprogramma Materiaal

2.

Communicatie

a. c.

Binnen het project Binnen de gemeente Ondersteuning bij Opleidingen en Leiderschap

3.

Betrokkenheid en leiderschap

a.

Hoe helpen we teamleiders, managers, afdelingshoofden bij het laten landen van veranderingen? Ambassadeurs als belangrijke schakel tussen project en clusters Clusterspecifieke veranderaanpak

b.

b.

a. b.

14

Test en Acceptatie Er is in het testtraject van GREAT een heel aantal testen gedefinieerd, allemaal met hun eigen doel en aanpak, én afkorting. In het algemeen geldt dat alles wat wordt opgeleverd, een traject doorloopt van testen:

Wanneer de programmeur zijn code, rapport, integratie, of configuratie af heeft, wordt dit stukje functionaliteit getest in de unitttest (UT)

Zodra er meerdere van deze functionaliteiten opgeleverd zijn worden die samen getest in een systeemtest (ST). Hierbij kijkt het Consortium of alles voldoet aan de documentatie, daarna leveren ze de oplossing op aan de gemeente.

De gemeente gaat aan de slag met grote brokken opgeleverde functionaliteit tijdens de functionele (acceptatie-)test (FAT). De gemeente test dan vooral de processen.

Zodra een stroom helemaal is opgeleverd en functioneel getest, starten we met de gebruikersacceptatietest (GAT) waarbij door de gebruikers getest wordt of zij hun werk goed kunnen doen met het nieuwe systeem.

Wat moeten de tests uiteindelijk opleveren? - Een vrijgaveadvies waarin verslag wordt gedaan van de uitgevoerde testen, de kwaliteit van Oracle Cloud oplossing voor de gemeente, de openstaande punten en de daarmee verband houdende risico’s voor livegang en uiteindelijk een advies. - Een set tests in de Tosca Testtool die door de beheerorganisatie van Gemeente Rotterdam gebruikt gaat worden als regressieset in de beheerfase van de applicatie.

15

Risico’s (MIP-rapportage) MIP – Beheersaspecten d.d. oktober 2022 Oordeel Projectteam Oordeel Middelen & Control Kwaliteit

Groen

Groen

Geld

Rood

Rood

Tijd

Groen

Oranje

Risico’s

Groen

Oranje

MIP oktober 2022 Verschil in oordeel ligt niet in de analyse, maar over de mogelijkheid daar op te sturen MIP eerste kwartaal 2023 Op dit moment loopt het MIP proces, de volgende MIP ontvangt u in Maart.

16

Actuele risico’s en wat wij er aan doen Samenwerking Gemeente – Deloitte - Governance

• Altijd al intensief contact met Deloitte • Extra gesprekken met/over samenwerking, op diverse niveaus • Bijsturen op sturingsbehoefte zoals statusupdates

Planning - Beschikbaarheid personeel - Besluitvorming

• Sturen op ‘voor de zomer klaar, tenzij….’, waardoor er uitloop is • Gedetailleerde planning, inclusief bezetting. Wekelijks monitoren. • Tijdig escaleren en knelpunten snel naar personen met mandaat

Verandermanagement • Versterking van team verandermanagement - In project bij besluitvorming • Naast concernbrede gesprekken ook cluster specifieke gesprekken - Betrekken en trainen voor livegang • Betrekken o.a. MT’s en DT’s, voor deze verandering is iedereen nodig Geld - Overschrijding begroting - Dekking begroting - Aannames BC juni 2021 blijken anders te zijn.

• Sturen op uitgangspunten als ‘standaard, tenzij..’ en ‘passend binnen budget’ • Scherp monitoren van (interne) uren • Escalatiegesprekken met Deloitte over onduidelijkheden in contract

Kwaliteit - Functionaliteit - Interne beheersing

• Brede vertegenwoordiging in de diverse stromen • Uitgebreid testtraject • Specifieke aandacht voor behalen functionele en technische doelen en de borging en verbetering van de interne beheersing.

17

Vragen

Dank.