[23bb000320] Afdoeningsvoorstel wethouder Kasmi toezegging 22bb007993 over bouwstenen aanbesteding advisering cultuurplan 2025-2028

Maatschappelijke Ontwikkeling Onderwijs, Cultuur, Evenementen S. Kasmi Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Internet: www.rotterdam.nl Van: R. Gerritsen Telefoon: 0628489192 Ons kenmerk: M2211-9163 -23bo002818

Aan de commissie Zorg, Welzijn, Cultuur en Sport

Onderwerp: Afdoeningsvoorstel toezegging 22bb007993 – bouwstenen aanbesteding advisering cultuurplan 2025-2028 Datum: 19 januari 2023

Beste commissieleden, Tijdens uw vergadering van 23 november jl. heb ik met u gesproken over de invulling van advisering voor het cultuurplan 2025-2028. Ik heb u laten weten dat ik daartoe een aanbesteding zal doen en toegezegd dat ik de bouwstenen voor die aanbesteding aan uw commissie zal sturen voordat deze uitgezet wordt (22bb007993). Met deze brief informeer ik u daarover. Wat we aan een extern bureau gaan vragen: - Het opleveren van het cultuurplanadvies 2025-2028, binnen het daarvoor gestelde tijdkader; - Dit advies bevat de beoordeling van alle aanvragen van culturele instellingen die in het kader van het Rotterdamse Cultuurplan 2025-2028 worden ingediend inclusief een integraal oordeel ten behoeve van het advies over de besteding van het hiervoor bestemde budget; - Het daartoe – op basis van de door ons voorgeschreven richtlijnen in deze uitvraag – uitvoeren, inrichten en organiseren van een adequate en transparante werkwijze v.w.b. de advisering en het ten uitvoer brengen van dit adviesproces - Het daartoe formeren van een pool van deskundige commissieleden, zogenoemde experts uit het veld, die in staat zijn te adviseren over de naar schatting 120-150 aanvragen uit uiteenlopende disciplines. Deze commissieleden zullen d.m.v. een openbare werving aangetrokken worden en vervolgens worden geselecteerd op basis van criteria die in de uitvraag zullen worden opgenomen.

Naast een aantal discipline-gebonden commissies zal het bureau worden gevraagd een integrale commissie samen te stellen. Daarin hebben tenminste de voorzitters van de disciplinegebonden commissies zitting, alsmede een aantal specifiek deskundigen. Werkwijze - Het bureau zal zich primair bezighouden met: de invulling van secretarieel/administratieve taken, het selecteren van de commissieleden en de uitvoering van een financieel-bedrijfsmatige analyse van ingediende aanvragen.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/3 19 januari 2023 M2211-9163

-

-

De organisatie van het bureau zal nadrukkelijk geen eigen beleid formuleren, of de adviezen van de commissies eigenstandig inhoudelijk aanpassen. Dat betekent dat de rolverdeling tussen bureau en commissies scherper is gescheiden dan voorheen; het is niet het bureau dat een advies geeft over de verdeling van het budget. In gezamenlijke vergaderingen van de integrale commissie en de voorzitters van de inhoudelijke commissies zal het totaaladvies over de hoogte van de subsidies worden afgestemd. De commissies zullen de aanvragen beoordelen langs criteria die in een afzonderlijke inhoudelijke adviesopdracht geformuleerd worden, op basis van de Uitgangspuntennota, die uw raad naar verwachting voor de zomer van 2023 vaststelt.

Selectie van het bureau - Zorgvuldigheid staat voorop, daarom nemen wij (volgens de daarvoor geldende en gebruikelijke planning) de tijd tot mei 2023 voor de uitvraag, vragenrondes, beoordeling en selectie van een bureau. - Deze selectie zal plaatsvinden via een Meervoudig Openbare Aanbestedingsprocedure, onder de SAS-regels (Sociale en Andere Speciale diensten). Deze methodiek is door onze juristen voorgesteld en door de juristen van inkoop geaccordeerd. - Vanwege dezelfde zorgvuldigheid zal voornamelijk geselecteerd worden op de kwaliteit van de inschrijvingen van de bureaus (boven de prijs). Tevens zal gelet worden op referenties, weerstandsvermogen, belangenverstrengeling (ook bij moeder/dochterbedrijven), etc. - Voordat de geselecteerde bureaus worden aangeschreven zal een openbare vooraankondiging worden gedaan: “Wij zijn voornemens om deze bureaus een aanvraag te versturen”. De markt heeft vervolgens 20 dagen de tijd om hierop te reageren; dat impliceert dat zij in een later stadium niet meer het contract kunnen openbreken, indien zij vinden dat zij ook een aanvraag hadden moeten krijgen. Planning Hieronder treft u het tijdspad aan van de verschillende processtappen (reeds bij u bekend). De stappen waar een rol is weggelegd voor uw raad, zijn geel gemarkeerd. Wanneer januari 2023

Stap Openbare vooraankondiging, Via het Nederlandse aanbestedingsplatform Tenderned Aanbestedingstraject extern bureau

Wie Wh/afd. Cultuur

februari 2023 Vacaturestelling commissieleden (door de gemeente, om tijd te winnen; de selectie wordt later door het bureau gedaan) februari-april 2023 Opstellen Uitgangspuntennota 25-28 met input sector, werkgroep commissie ZWCS mei 2023 UPN in College

Afd. Cultuur

februari - mei 2023

juni 2023

UPN en financieel kader vaststellen

Afd. Cultuur

Afd. Cultuur College Gemeenteraad

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3/3 19 januari 2023 M2211-9163

september 2023

medio 2024

Inhoudelijke adviesaanvraag aan extern bureau Vaststellen geactualiseerde Handleiding subsidieaanvragen Indienen subsidieaanvragen, beoordeling Totaaladvies Cultuurplan 2025-2028

na de zomer van 2024

Vaststelling Cultuurplan

oktober 2023 eerste helft 2024

eind 2024 Vaststelling begroting, inclusief stemming Cultuurplan

College College Extern bureau/ commissies Extern bureau/ commissies College Gemeenteraad

Afdoening toezegging Ik ga ervan uit dat ik met deze brief gevolg heb gegeven aan toezegging 22bb007993 met betrekking tot de aanbesteding van een extern bureau zoals gedaan in de commissievergadering van 23 november 2022 en stel u voor deze als afgedaan te beschouwen. Met vriendelijke groet,

S. Kasmi Wethouder Onderwijs, Cultuur, Evenementen