[23bb000255] Bijlage behorende bij 23bb254 over 3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022

Peildatum 10 januari 2023

Inhoud Voortgang controleproces 2022

Slide

Overzicht van de controle

3

Toelichting voortgang

4

Toelichting bevindingen

5

Vergelijking voorgaand jaar

6

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 10 januari 2023

2

Voortgang controleproces 2022 Overzicht van de controle Proces

Voortgang

Bevindingen

= realisatie ligt op planning = realisatie nagenoeg op planning = realisatie ligt niet op planning

= geen majeure issues = reële aandachtspunten, maar sturing / monitoring lopen = majeure knelpunten, directe actie benodigd

Voortgang controle (proces)

FA

Bevindingen (inhoud)

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

sept

nov

jan

mrt

sept

nov

jan

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

VGR mrt PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 10 januari 2023

3

Toelichting voortgang Overall Door toename van de werkzaamheden bij o.a. de SiSa- regelingen, verzuim en het moeizaam kunnen invullen van vacatures (door krapte op de arbeidsmarkt) staat de planning bij FA voor het tijdig kunnen afronden van de controle voor het correctieproces begin april onder druk. Door kritisch naar de uit te voeren werkzaamheden te kijken, maar ook door te sturen op kwalitatief juiste dossiers en korte lijnen met de clusters over de planning voor het aanleveren van de dossiers en het beantwoorden van vragen, wordt actief gestuurd om dit risico te minimaliseren. Indien er vertraging in het controleproces van FA optreedt, werkt dit door in de planning van de werkzaamheden van PwC, waardoor een tijdige afwikkeling van de jaarrekeningcontrole onder druk komt te staan.

Proces Administratie & Verslaglegging Uit de interimcontrole door FA blijkt bij de SiSa-regelingen een verbetering in de kwaliteit van de aangeleverde dossiers. Ondanks deze positieve ontwikkeling heeft de interimcontrole tot relatief veel vragen en bevindingen en daarmee extra inzet van FA geleid. De verwachting is dat in de jaarrekening 2022 over 62 SiSa-regelingen (2021: 54) verantwoording moet worden afgelegd. Aandacht in de organisatie voor zowel de tijdigheid als volledigheid van de aan te leveren SiSa-dossiers is noodzakelijk om tijdig de controle af te kunnen ronden. Tevens is dit een aandachtpunt in de controle door PwC. De controle wordt uitgevoerd door een specialistisch team, indien hier uitval plaatsvindt door bijvoorbeeld zieken, komt de afwikkeling onder spanning te staan. Op dit moment wordt dit intern nader uitgewerkt door een strakke sturing en planning in combinatie met de controleteams.

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 10 januari 2023

4

Toelichting bevindingen Proces Administratie & Verslaglegging In de 1e voortgangsrapportage (VGR) heeft Financial Audit (FA) gerapporteerd over de omissie in de besluitvorming over het vormen van de bestemmingsreserve Fonds Vitale Kerngebieden ad. € 9 mln. In het Raadsvoorstel en het bijbehorende Raadsbesluit over vaststelling van de 2e herziening 2022 en de begroting 2023 dd. 10 november 2022 is deze omissie hersteld.

Proces Aanbesteden De gegevensgerichte controle (steekproeven op de dossiers) leidt tot op heden tot een onrechtmatigheid van € 2 mln (geëxtrapoleerd € 3,7 mln). De onrechtmatigheid heeft voor € 1,4 mln betrekking op een (doorlopende) onrechtmatigheid vanuit voorgaande jaren. Het bedrag van de onrechtmatigheid wordt door FA na jaarafsluiting herijkt naar de bestedingen van het gehele jaar. Bij contracten met een ingangsdatum v.a. 1-1-2020 wordt gesteund op de interne beheersing. Uit de uitgevoerde systeemgerichte controle van de nieuwe marktbenaderingen en contractwijzigingen in UCM (Uniform Contract Managen) tot en met Q3, zijn er geen bijzonderheden geconstateerd door FA. Van de contracten die geregistreerd zijn in UCM (Uniform Contract Managen), zijn er ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage geen nieuwe onrechtmatigheden gemeld door BCO. Cluster BCO monitort en rapporteert maandelijks over de omvang van de onrechtmatigheid op deze contracten. De rechtmatigheidsfout van de eerder gerapporteerde 15 onrechtmatig gekwalificeerde contracten bedraagt € 0,4 mln en zal per jaareinde worden herijkt.

Proces Verstrekte Subsidies en Bijdragen Conform de herziene startnotitie wordt in het controlejaar 2022 voor het eerst een deel van de subsidiecontrole systeemgericht uitgevoerd. Uit deze systeemgerichte controle op het deelproces van verlenen van subsidies blijkt tot dusver dat de beheersmaatregelen effectief zijn om het risico op de onrechtmatigheid af te dekken. De systeemgerichte controle wordt daarom voortgezet voor de resterende controlemaanden van 2022. De gegevensgerichte controle van de subsidievaststellingen heeft tot een rechtmatigheidsfout (na extrapolatie) van € 0,6 mln en een onzekerheid van € 2,4 mln geleid.

Proces Sociale Uitkeringen De gegevensgerichte controle op het proces Sociale uitkeringen over de periode t/m september heeft tot nu toe bij één dossier tot een rechtmatigheidsfout geleid, die na extrapolatie € 5,5 mln bedraagt.

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 10 januari 2023

5

Vergelijking 3e Voortgangsrapportage 2021 (peildatum 10 januari 2022) In de voortgang van de controle zien FA & PwC hetzelfde beeld ten opzichte van de voortgang gerapporteerd in januari 2022. Door de toename van het aantal SiSa- regelingen gecombineerd met personele uitval (verzuim) en de aanwezige vacatures, staat het proces van de afronding van de controle (proces A&V inclusief SiSa) onder druk. De omvang van de fout bij het proces Aanbesteden in deze rapportage ligt t/m Q3 qua omvang in lijn met voorgaand jaar. Bij het proces Sociale uitkeringen is vorig jaar vanuit de controle geen fout geconstateerd. In de huidige controle is één post als fout beoordeeld welke extrapoleert naar een bedrag van € 5,5 mln.

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 10 januari 2023

6