[23bb000209] Verslag COR 131222 tbv vergadering 240123

Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Datum: Voorzitter: Aanwezigen: Commissiegriffier: Commissiesecretaris: Overige aanwezigen:

Afwezig (m.k.):

13 december M. Biljoen J.G Rozema, T. Roskam, J.P. Lansink-Bastemeijer, F. Elbay E. Peterse A. Burger M. Koedijk (Accountant PwC), A. Gerritsma (Accountant PwC), M. Struijvenberg (wethouder financiën) en M. Lamers (concerncontrol), M.van Gilst (Financial Audit), P. Oostveen (concerncontrol), Mevr. van Asselt, Dhr. Wils C. Meijer (concerncontrol)

2. Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 1.0.1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de COR-vergadering van 13 december en heet iedereen van harte welkom, de leden van de commissie, wethouder Struijvenberg, de ambtelijke ondersteuning van de wethouder; mevrouw Lamers en de heer van Gilst en namens onze accountant; mevrouw Koedijk en de heer Gerritsma. 1.0.2. Vaststelling agenda De voorzitter geeft aan dat er vanavond een agenda in gelijke format als alle andere commissies is en hij vraagt of er iemand nog iets heeft over de vaststelling daarvan. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 1.0.3. Vaststellen verslag 15 november 2022 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 1.0.4. Planning Op basis van de P&C-cyclus is een voorzet voor de te bespreken onderwerpen voor 2023 gemaakt welke als bijlage aan deze vergadering is toegevoegd. De planning wordt niet naar aanleiding van dit overleg gewijzigd. 1.0.5. Evaluatie begroting 2023 Op 8 en 10 november jl. is de begroting behandeld in de Raad. Dit document en het proces zullen worden geëvalueerd. Vandaag focussen we op het proces met betrekking tot de evaluatie van het document. Mevrouw Kurstjens van Concern Auditing Middelen en Control bespreekt de doelen en de mogelijkheden zie 22bb008293. De leden van de COR spreken zich uit in een voorkeur voor een interview per fractie. 1.0.6.

Planning Optimale controle aanpak (n.a.v. toezegging wethouder Vreugdenhil) De wethouder verontschuldigt zich vanaf dit punt met toestemming van de COR. Dit is een technisch agendapunt. De betekenis hiervan is dat er vooral naar proces en techniek wordt gekeken en dat we met elkaar het goede gesprek over de inhoud hebben

1

op hoofdlijnen. Kerndoelstelling hierbij is wat de organisatie doet om in Control te zijn. Verder is een punt van aandacht het proces rondom de startnotitie (van twee naar één moment). De presentatie (22bb008410) wordt gegeven door de externe accountant, dhr. Gerritsma en vanuit de gemeente geven mevrouw Lamers, de heer van Gilst en de heer Oostveen een toelichting. In het laatste deel wordt ingegaan op het proces verstrekte subsidies door de proceseigenaar dhr. Hadziavdic en de gedelegeerd procesmanager mevr. Slot. In de basis is de boodschap dat als het concern “in control is” de processen in de eerste lijn, c.q. in de basis van de processen, staan als een huis en ook digitaal worden ondersteunde de werkzaamheden van FA en de externe accountant behapbaar blijven. De zwaarte van de kwaliteit wordt verschoven naar het primaire proces. Een van de processen is verstrekte subsidies, waarbij het “eigenaarschap” verder vorm is gegeven wordt in detail besproken. 1.0.7. Rondvraag Dhr. Rozema geeft een terugkoppeling van een vergadering van de MRDH waar hij namens de gemeenteraad van Rotterdam aan deelneemt. Deze gemeenschappelijke regeling heeft een adviescommissie met de naam rekeningcommissie welke advies geeft op de jaarstukken en wordt stil gestaan bij bestuur rapportages, verantwoordingen en boardletters, welke openbaar zijn. Dhr.

Rozema heeft zitting in deze rekeningcommissie waarvan de vergadering deze keer het quorum niet haalde. 2.

Commissie Rekenkamer Rotterdam (CRR)

2.0.1 & 2.0.2 worden gecombineerd behandelt (evaluatie stemkastsessie nieuwe stijl en onderzoek agenda 2023 Er wordt een toelichting gegeven op het onderzoeksprogramma van de Rekenkamer Rotterdam 2023 (22bb008145) en is er een nieuwe werkwijze voor het selecteren van onderwerpen. De Presentatie wordt gegeven door de directeur Rekenkamer Mevrouw van Asselt. In de presentatie wordt het gehele proces besproken waarbij het opvolgingsonderzoek en de lijn om tot een onderzoek te komen extra aandacht krijgen. In de bedrijfsvoering van de Rekenkamer vraagt de directeur extra aandacht voor de verhoudingen met de 5 randgemeenten welke een relatie hebben met de Rekenkamer Rotterdam. De samenwerking hierin staat zowel inhoudelijk (competenties Rekenkamer Rotterdam en financieel) als procesmatig (aantal en type onderzoeken) onder druk. Dhr. Lansink-Bastemeijer houdt een pleidooi om als COR in dezen, de samenwerking met de 5 randgemeenten, achter de directeur Rekenkamer in haar voorstel te gaan staan en hier ook de gehele raad bij te betrekken middels een raadvoorstel. De andere COR leden (unaniem) steunen dit voorstel en geven de griffie hiervoor de opdracht te naar de Raad te brengen. Dit voor het gesprek met de randgemeenten ergens begin 2023. De COR onderschrijft de werkwijze van de Rekenkamer in de selectie van onderwerpen voor onderzoeken.

2.0.3 Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.

2