22bb2375 Verslag vergadering COR 25 januari 2022.pdf

Agendapunt 3

22bb2375

Commissie tot Onderzoek van de Rekening Verslag van de overlegvergadering van 25 januari 2022 - Aanvang: 19.30 uur (Digitaal) De vergadering is per agendapunt en per spreker terug te kijken via het raadsinformatiesysteem via deze link. Aanwezige COR-leden Commissiegriffier Overige aanwezigen

Rozema, Koster, Postma, Tak (voorzitter) Jongsma Goldstein en Gerritsma (PwC), van Gilst (Financial Audit), Van Gils (wethouder), Lamers (concerncontroller)

Afwezig (met kennisgeving)

Lansink-Bastemeijer

1. Opening en mededelingen Tak opent de digitale vergadering en heet iedereen van harte welkom. Hij meldt dat de heer Lansink zich voor vanavond heeft moeten afmelden wegens andere bezigheden. Dan meldt hij dat de heer Panacho zich gemeld heeft om in te spreken over omissies bij de jaarrekeningcontrole. In beginsel kan de heer Panacho inspreken bij de voortgangsrapportage jaarrekeningcontrole. Hij komt ook mede namens “de klokkenluider” inspreken, waarvoor hij een schriftelijke machtiging heeft. De commissie stemt in met het inspreken door de heer Panacho. 2. Vaststelling agenda Vanwege het inspreken van de heer Panacho stelt de voorzitter voor om punt 4 (Startnotitie) en punt 5 (voortgangsrapportage) van de agenda om te draaien. Hier wordt mee ingestemd. 3. Vaststellen verslag 16 november 2021 Naar aanleiding van een toezegging uit de vergadering van 16 november hebben de CORleden vertrouwelijk een overzicht ontvangen met de belangrijkste fraude risico’s per cluster en de beheersmaatregelen. Daarnaast stonden er uit de vergadering van 16 november nog een paar vragen open en de voorzitter heeft via de griffier begrepen dat de heer van Gilst deze mondeling zal beantwoorden. Van Gilst merkt op dat de verkeerde toevoeging van € 11 mln ging om het bestemmingsresultaat 2020. Dit is bij de 10-maands hersteld (= technische omissie). Het gaat o.a.

om de bestemmingsreserve Wmo die gesplitst had moeten worden over 3 bestemmingsreserves. Voor wat betreft de vraag over de interne beheersing en de vertraging (slide 5 - 2e alinea) geeft van Gilst aan dat hij daarop terugkomt bij het agendapunt startnotitie. Van Gilst geeft voor wat betreft de vraag van de heer Lansink-Bastemeijer over cyber security aan, dat de afdeling IFFO naast dagelijks beheer ook maandelijks en jaarlijks onderzoek doet. Daarnaast wordt jaarlijks de ENSIA-verklaring afgegeven. 5. 3e voortgangsrapportage jaarrekeningcontrole 2021 De heer Panacho heeft ingesproken. Bij de voortgang is de actuele stand van de controle besproken.

pagina 1

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 25 januari 2022

Van Gilst geeft aan dat de peildatum van de rapportage 11 januari is en dat het proces en de bevindingen op groen staan en op dit moment wordt er een goedkeurende verklaring verwacht. Corona blijft wel een risico in de totale voortgang. Op p4 wijst hij op de toename van het aantal sisa-regelingen naar 57 en dat dit de komende jaren naar verwachting verder zal gaan toenemen. Dit zorgt voor extra druk op de controle in clusters, bij FA en bij PwC. Bij aanbesteden zijn er 4 extra dossiers die gecontroleerd moeten worden. Bij de Wmo is er een technisch issue over declaratieberichten. Dit is nu ingehaald, maar de planning voor Wmo blijft kritisch. Van Gilst gaat over op de inhoudelijke bevindingen. Er zijn met name bevindingen voor het dossier “Purchase to Pay” (P2P) en te coderen facturen. Hier is extra aandacht vanuit het cluster BCO opgezet (extra acties). Voor het proces aanbesteden is er een fout van 3,4 mln. Dit is een veel lagere fout dan voorgaande jaren. Voor wat betreft de BUIG zijn er nog geen bevindingen. Gerritsma geeft aanvullend aan dat zijn verhaal parallel loopt met het verhaal van van Gilst. Voor SISA is extra capaciteit nodig. Er is vertraging bij het proces betalingsorganisatie. Hier heeft een herplanning plaatsgevonden, maar omdat er vertraging was staat het proces toch op oranje. Voor wat betreft de bevindingen treft Gerritsma dezelfde conclusies als FA.

Rozema is blij met de duidelijke verbetering van het aanbestedingsdossier. Hij vraagt of dit te danken is aan het contractenregister of dat er meer besef is ingedaald in de organisatie of dat het een combinatie van beiden is? Van Gilst geeft in reactie aan dat het een combinatie van beiden is. Het tijdig aangaan van aanbestedingen en contracten en het volgen van nieuwe ontwikkelingen heeft veel aandacht in de organisatie. Van de fout van 3,4 mln. is 2,4 mln. afkomstig vanuit oude dossiers. 1 mln. is afkomstig vanuit het contractenregister. Postma heeft drie vragen. Hij vraagt (1) naar Corona en het risico daarvan op de totale voortgang en of dit te maken heeft met de Personele capaciteit (ziekte/besmettingen door Corona)? (2) Door de controle op afstand en de digitalisering van de controle werden er volgens de accountant vorig jaar aanwijzingen gemist voor de “soft controls”. Hoe kijkt de accountant daar nu tegenaan? (3) Voor wat betreft slide 4 van de voortgangsrapportage vraagt hij naar het risico van de sisa-regelingen. Had de stijging van het aantal naar 57 niet eerder voorzien kunnen worden? Van Gilst geeft in reactie op de vragen van Postma aan dat de personele inzet door besmettingen/quarantaine en opvang van kinderen inderdaad moeilijker is en dat dit dus een risico met zich meebrengt op vertraging.

De SISA-regelingen zagen ze aankomen, maar de enorme stijging is vooral de laatste maanden pas duidelijk geworden en ook de verantwoordingsprotocollen zijn soms pas vrij laat bekend. De komende jaren zal het aantal regelingen nog verder toenemen. Hier wordt in de lijn van de clusters nu reeds op voorgesorteerd. Goldstein vindt het een goede vraag over soft controls. Zowel PwC en de gemeente zijn de afgelopen 2 jaar meer bedreven geraakt in het op afstand controleren, maar dit vervangt niet volledig het rondlopen in de organisatie. Hierdoor wordt er toch iets minder waargenomen in de gang van zaken bij de gemeente. De opmerking van vorig jaar blijft dus valide. Postma geeft in reactie op de accountant aan dat het hopelijk dit jaar weer meer mogelijk wordt om elkaar te ontmoeten en dat de controle minder op afstand hoeft plaats te vinden. Hij vraagt aanvullend aan de accountant of dit een inhaalslag vereist?

pagina 2

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 25 januari 2022

Goldstein antwoord hier bevestigend op. Het elkaar fysiek opzoeken gaat opgepakt worden. Dit is ook echt nodig voor de natuurlijke adviesfunctie van de accountant. Postma vraagt tot slot hoe, en op welke manier, de toename van het aantal sisa regelingen vastgelegd wordt met de clusters en ook richting de COR? Van Gilst geeft in reactie aan dat dit valt onder A&V. Dit vergt een andere planning om meer tijd te hebben voor SISA. Het past wel binnen de reguliere controleplanning. De detaillering krijgt een plek in de werkplannen en krijgt mogelijk een plek in de herziene startnotitie. In reactie op een vraag van Tak geeft van Gilst aan dat iedere SISA-regeling een ander verantwoordingsprotocol heeft. Wel is de organisatie bezig om te kijken naar een andere insteek richting het Rijk. Tak beaamt in reactie hierop dat er ruimte is voor innovatie. Lamers geeft aanvullend aan dat er in de organisatie extra informatiebijeenkomsten over de SISA-verantwoording georganiseerd worden. De opbrengsten van kleinere regelingen moeten afgewogen worden tegen opbrengsten en de administratieve lastendruk. Zij heeft zorgen over deze ontwikkeling die moeilijk te keren is. Digitalisering en vereenvoudiging van de verantwoording is ook onderwerp van gesprek met de VNG en de G4. Aan de andere kant geeft ze aan dat de organisatie er wel aan went en dat er ook lerend vermogen is binnen de organisatie.

Het glas is wat haar betreft half leeg en half vol. Postma vraagt aan de wethouder hoe het gesprek met het Rijk en de VNG plaatsvindt? Tak wil aanvullend meegeven dat hij vindt dat de regeling erg ouderwets en analoog is ingestoken. Van Gils geeft in reactie op Postma en Tak aan dat “Het Rijk” niet bestaat. Bij incidentele regelingen gaat het vaak om een sector/departement. De bewerkelijkheid is soms groter dan het bedrag wat er mee gemoeid is. Hij is druk met de VNG en Financiën/BZK om de regeldruk terug te dringen. Het is heel veel “Old School”. Hij gaat met de VNG en de departementen in gesprek om er een betere vorm in te krijgen, maar dit gaat niet van de ene op de andere dag. Tegendruk in Den Haag moet wel op de juiste plek gelegd worden. Er is nog werk aan de winkel voor hem, maar ook voor zijn opvolger. 4. Startnotitie jaarrekeningcontrole 2022 De startnotitie jaarrekeningcontrole 2022 heeft tot doel een nadrukkelijke en heldere startpositie van de jaarrekeningcontrole te realiseren, door een formeel moment in te stellen waarop de jaarrekeningcontrole wordt gestart. Van Gilst geeft een toelichting. Hij wijst op slide 4 van de startnotitie. Er is een nieuwe opzet van de startnotitie. Deze is vereenvoudigd, dubbels zijn weggehaald en de notitie is beter leesbaar.

Bij 3 processen vinden verbeteringen plaats in de controle-aanpak (Verstrekte Subsidies, ontvangen subsidies en bij de betalingsorganisatie). Daarnaast zijn er diverse verbeteringen in de interne beheersing. Verder zal met de proceseigenaren bepaald worden hoe de optimale controleaanpak bereikt kan worden. Daarnaast wijst hij op de vervanging van Oracle. Bij Purchase to Pay (P2P) wordt het werk verminderd en de kans op fouten kleiner gemaakt. Daarnaast moet de nieuwe aanpak er voor zorgen dat het dossier eerder opgeleverd wordt. Ook wordt er gewerkt aan een verbetering van de Grex afwikkeling. Ook de overlegstructuur wordt efficiënter ingericht. Goldstein geeft aan dat het voor hem een bijzonder moment is, omdat 2021 zijn laatste jaar is als eindverantwoordelijke voor de controle van Rotterdam. Zijn opvolgster heeft al meegekeken op de startnotitie en zal later dit jaar, kort na afronding van de controle 2021,

pagina 3

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 25 januari 2022

ook bij de COR geïntroduceerd worden. Haar naam is Martine Koedijk. Anton Eelco blijft in ieder geval voorlopig nog aan om de continuïteit van het controleteam te waarborgen. Gerritsma geeft aanvullend op van Gilst nog aan dat voor de herziening de peilstok nog een keer goed in de organisatie gestoken moet worden om de laatste informatie mee te kunnen nemen in de herziene startnotitie. Rozema heeft drie vragen. Hij vraagt naar de 3 verbeterde processen (Verstrekte Subsidies, ontvangen subsidies en bij de betalingsorganisatie). (1) Hoe draagt dit bij aan een lagere inspanning van FA en PwC aan de verantwoording? (2) Is er een model rechtmatigheids- verantwoording, bijvoorbeeld van de VNG? (3) Welke risico’s heeft het recente DIDAM-arrest voor de Grondexploitaties? Tak haakt aan bij de vraag over de controle-aanpak. Hij heeft de startnotitie van vorig jaar er nog even bijgepakt en de aanpak is nagenoeg hetzelfde als die van vorig jaar. Van Gilst geeft in reactie aan dat de pijltjes in de startnotitie zijn afgezet tegen de herziene startnotitie. Er wordt toegewerkt naar de optimale controleaanpak en dit gaat op langere termijn bijdragen aan meer efficiëntie. Sommige processen zijn en blijven overigens efficiënter om gegevensgericht te blijven doen. De controletoleranties kunnen door de raad zelf worden vastgesteld, maar er wordt uitgegaan van een bepaalde standaard.

Voor de rechtmatigheidsverklaring wordt uitgegaan van het model van de commissie BADO. Tak valt op dat de punten die we vorig jaar wilden doen nu weer hetzelfde zijn. Hij maakt zich zorgen over het tempo. Dit wilden we begin vorig ook doen. Gerritsma gaat in op de risico’s van het arrest DIDAM. Met name schattingsrisico’s zullen wat gevolgen hebben. Met name het onzekerheidselement. Het is belangrijk hoe de gemeentelijke organisatie daarop inspeelt. Het arrest heeft geen effect op de frauderisico’s. Voor wat betreft de kwalitatieve tolerantie en wanneer de accountant dit inzet geeft hij aan dat een fout misschien klein kan zijn, maar dat deze toch kwalitatief gewogen kan worden voor het oordeel. Vervolgens is dan de vraag wat dat doet met het beeld van de jaarrekening. Postma vraagt waar we de verbeteringen in gaan terugzien qua tijd, geld en kwaliteit. Lamers geeft aan dat er wel degelijk is gekeken om vooraan in het controleproces te komen. De kwaliteitstoets bespaart uiteindelijk FA en Accountant tijd en daarmee ook geld. Op korte termijn zal dit nog minder effect hebben. Dit zijn realistische verbeteringen voor dit controlejaar. Processen en sturing strakker, mate van volwassenheid groter, afspraken tijdig tussen 1e , 2e en 3e lijn. Voor de lange termijn gaat dit meer opleveren.

Van Gilst geeft aan dat de kwaliteitstoets betrekking heeft op “first time right” en dat een dossier dus direct goed aangeleverd wordt. De controle kan nog wat efficiënter ingericht worden en bij P2P wordt echt een kwaliteitsimpuls gegeven. Verbeteringen zijn niet altijd direct een verbetering in controleaanpak, maar zorgen soms wel voor een rustiger verloop van het controleproces. Ook kan het bijdragen om nog meer aan het begin van het controleproces komen, waardoor meer rust en voorspelbaarheid ontstaat.

pagina 4

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 25 januari 2022

6. Planning PLANNING 2022 Dinsdag 8 februari

16.30 – 17.30 uur (Digitaal)

Tak brengt de technische toelichting op het rapport van de Rekenkamer over de collegetargets onder de aandacht van de commissie op dinsdag 8 februari van 16.30 – 17.30 uur. Deze sessie is digitaal via het vergadersysteem van de gemeenteraad. Er is voor deze sessie een raadsbrede uitnodiging verzonden. In deze sessie geeft de directeur Rekenkamer Rotterdam, Marjolein van Asselt, een toelichting op het rapport Collegetargets en kunt u haar vragen stellen over het rapport. Het rapport zal op donderdagmiddag 3 februari gepubliceerd worden via het raadsinformatie systeem en bij het evenement. Het rapport zal na de technische sessie direct betrokken worden bij de raadsvergadering van 24 februari (verantwoordingsdebat collegeperiode 2018 – 2022).

Dinsdag 8 maart

19.00 – 21.00 uur

Woensdag 16 maart Dinsdag 19 april Dinsdag 17 mei Dinsdag 28 juni Dinsdag 20 september

19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur

COR-vergadering o.a. concept overdrachtsdossier Wij verzoeken de organisatie en de accountant om hun punten voor het overdrachtsdossier uiterlijk eind februari bij de griffier aan te leveren. GEMEENTERAADSVERKIEZINGEN COR-vergadering o.a. overdrachtsvergadering o.a. bespreking rapport van bevindingen accountant o.a. bespreking jaarverslag rekenkamer Rotterdam Voorafgaand aan deze vergadering is er een sessie over de onderzoeksprogrammering Rekenkamer Rotterdam 2023

Dinsdag 15 november Dinsdag 13 december

19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur

7. Rondvraag en sluiting Tak sluit om 20.27 uur de vergadering

pagina 5