[22bb008410] Presentatie over Controleaanpak en interne beheersing COR 131222

Technische sessie -

Controleproces en interne beheersing

COR vergadering 13 december 2022

Agenda Slide 1.

Doel van de technische sessie

3

2.

Controleproces

4

3.

Optimale controleaanpak en interne beheersing

16

4.

Interne beheersing proces Verstrekte subsidies

18

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

2

Doelstellingen technische sessie -

De Commissie tot Onderzoek van de Rekening meenemen in de structuur en de belangrijke aspecten van het controleproces

-

Welke stappen zijn er op hoofdlijnen nog te zetten in de interne beheersing

-

Inzicht geven in de interne beheersing van het proces Verstrekte subsidies

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

3

Controleproces – het document • •

De COR houdt toezicht op techniek, betrouwbaarheid en rechtmatigheid De COR geeft advies aan de gemeenteraad

• • •

Het totale object van onderzoek zijn de jaarstukken Gaat om geldstromen Verenigbaarheid jaarverslag met de jaarrekening

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

4

Controleproces – het oordeel bij de jaarrekening Twee ‘oordelen’ van de externe accountant getrouwheid en rechtmatigheid

Getrouwheid • Getrouwheid zijn de baten, lasten en balansmutaties (in lijn met de verslaggevingsregels)

Rechtmatigheid • Rechtmatigheid: financiële transacties voldoen aan de regels van de gemeenteraad en externe wet- en regelgeving) • Aanvullende criteria vanuit rechtmatigheid: voorwaarde criterium, begrotingscriterium en Misbruik en Oneigenlijk gebruik • N.B. voor rechtmatigheid geldt dat vanaf 1 januari 2023 het college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid • De van toepassing zijnde wet- en regelgeving ligt vast in het normenkader Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

5

Controleproces – inrichten van de controle De controle wordt ingericht op basis van • Externe wet- en regelgeving; bijvoorbeeld het besluit accountantscontrole decentrale overheden en uitspraken commissie BBV • Controlestandaarden en voorschriften • Interne wet- en regelgeving; bijvoorbeeld normenkader, kadernota accountantscontrole 2017, de controleverordening en financiële verordening • Steunen op de werkzaamheden van de afdeling financial audit en eigen werkzaamheden voor significante risico’s • Kwaliteit interne beheersing en efficiënte inrichting van de controle

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

6

Controleproces – welke zekerheid en diepgang? Om te komen tot een oordeel spelen de volgende zaken van belang • De goedkeuringstoleranties (voorgeschreven vanuit BADO*) • Aard van het risico (significant of normaal)

•

Omvang lasten zijn aan een periode toegerekende uitgaven inclusief toevoegingen aan de reserves

•

Rapportagetolerantie is de grens waarboven fouten en onzekerheden worden gerapporteerd.

•

Cijfers in tabel zijn op basis van de begroting.

*) BADO: Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

7

Controleproces – sturing en toezicht door de COR • • • • • •

Opdrachtgever aan de externe accountant Startnotitie Auditplan Voortgangsrapportages Boardletter Accountantsverslag

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

8

Controleproces – de startnotitie Doel: komen tot heldere afspraken tussen organisatie, FA en externe accountant Onderwerpen in de startnotitie • Mijlpalenplanning • Controleaanpak financieel kritieke processen • Afspraken over rapportages • Escalatie Begrippen van de controle aanpak • Systeemgerichte controle; je steunt (gedeeltelijk) op de interne beheersmaatregelen binnen processen (handmatig en geautomatiseerd) • Gegevensgerichte controle; je steunt niet op deze beheersmaatregelen en verkrijgt zekerheid door steekproeven cijferanalyses etc. • Innovatie van de controle: data-analyse, continuous monitoring) • IT omgeving (IT general controls en application controls) Basis vraagstuk is: zijn we voor onze processen in control

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

9

Controleproces – de startnotitie • • • • •

Startnotitie van twee momenten naar 1 moment De controle door FA en PwC bestaat uit verschillende fasen en onderdelen. Werkplannen (planning, uit te voeren werkzaamheden, resultaten) Controle onderverdeeld in blokken Gemeente Rotterdam is gezien de omvang en complexiteit t.o.v andere gemeenten vroeg met haar controleverklaring in april

Financieel kritieke processen

1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen

Start controle kalenderjaar

3. Aanbesteden

Opstellen werkplannen

4. Betalingsorganisatie

Toets 'opzet en bestaan'

Einde controle kalenderjaar

Opstellen planning

5. HR

Light en integrale controle A&V dossiers 1e interim

6. Verstrekte subsidies en bijdragen

2e interim

Procescontroles - toets 'werking' bij de kritieke processen

7. Belastingen en heffingen

Grex

8. Sociale uitkeringen

Controle A&V en jaarstukken Eindejaarscontrole

9. Wmo/ Jeugd

o

mei

10. Vastgoed

FA+PwC

jun

jul

Gezamenlijk proces

11. Grondexploitaties 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen

3e interim

FA

Processen FA

PwC

Processen PwC

aug o   u  u







sep

okt

nov

dec







uu

jan

feb

mrt

apr

Startnotitie Voortgangsrapportages (FA+PwC) Interim rapportages FA Eindrapportage FA Boardletters PwC Accountantsverslag PwC

14. Treasury 15. IT General Controls Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

10

Controleproces – het controleplan Opdrachtgever: de raad Doel: inzicht in de uitvoering van de opdracht van de externe accountant Onderwerpen in het controleplan • Uitgangspunt is de startnotitie • Significante risico’s op afwijkingen in de jaarrekening • Speerpunten van de raad voor de controle • Vernieuwing in de controleaanpak (zie ook startnotitie) • Invulling van de natuurlijke adviesfunctie

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

11

Controleproces – de externe accountant PwC Controleteam • partner + senior director + partner IT Audit • 5 managers • 9 (senior) accountants • 3 IT-auditors • 1 collega voor planning en ondersteunende werkzaamheden • o.a vastgoedspecialisten, SiSa-specialisten, WNT- specialist, • specifiek team voor dossiercontroles sociale zaken en sociaal domein Controleplanning • Verspreid over het jaar in drie vaste blokken. • Elke dinsdag aanwezig voor afstemming en specifieke vragen. • Elke vier weken overleg tussen DMC, FA en PwC (en intensiever tijdens jaareindecontrole). • Bijzondere dossiers worden voor jaareinde controle zoveel mogelijk afgestemd.

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

12

Controleproces – de afdeling Financial Audit Gevormd in 2016 • Basis vanuit de oude IC-afdelingen en Audit Services Rotterdam • Huidige afdeling circa 40 fte

Onafhankelijke positie FA binnen het concern • Geborgd in het audit charter • Indien noodzakelijk rechtstreekse lijn vanuit hoofd FA naar wethouder / college Vaste deelnemer in de COR • Toelichting op voortgang en bevindingen vanuit de controle door FA IIA - certificering in 2019 • Certificering voor IIA, NBA en NOREA • Dit jaar toetsing door het KOA (Kwaliteitsonderzoek overheidsauditors)

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

13

Controleproces – de afdeling Financial Audit Ontwikkeling FA in de afgelopen jaren • Robuust controleproces • Sterke professionaliseringslag • Toepassen moderniseringsmogelijkheden • Verhogen eigenaarschap in de eerste lijn

Van een optimale controleaanpak naar IN CONTROL

Visietraject 2025 → welke audit afdeling willen en moeten we zijn in 2025 • IT integratie in de controle • Natuurlijke adviesfunctie • Mensen en Kennis

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

14

Controleproces – hoofdlijnen controleproces FA Na afronding van de procescontrole en de controle van de totale jaarrekening start nieuw controlejaar Start controle kalenderjaar

Opstellen werkplan (t/m juni) • Risico analyse • Opzet en bestaan van interne beheersmaatregelen • Controleaanpak, planning en op te leveren deliverables aan PwC

Einde controle kalenderjaar

Opstellen werkplannen Toets 'opzet en bestaan' Opstellen planning Light en integrale controle A&V dossiers 1e interim

2e interim

Procescontroles - toets 'werking' bij de kritieke processen Grex

Eindejaarscontrole







sep

okt

nov

o

mei

Uitvoering procescontrole t/m medio februari • Toetsing op werking • Gegevensgerichte controle

3e interim Controle A&V en jaarstukken

FA+PwC

jun

jul

Gezamenlijk proces

FA

Processen FA

PwC

Processen PwC

aug o   u  u

dec







uu

jan

feb

mrt

apr

Startnotitie Voortgangsrapportages (FA+PwC) Interim rapportages FA Eindrapportage FA Boardletters PwC Accountantsverslag PwC

Light en integrale controle Administratie &Verslaglegging (A&V) dossiers t/m december Medio februari t/m medio april • Laatste punten procescontrole (bv WMO, subsidies, GREX) • Controle A&V / jaarstukken Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

15

Optimale controleaanpak en interne beheersing Van een optimale controleaanpak naar IN CONTROL • • •

Toezegging wethouder Vreugdenhil ten aanzien van het realiseren van de optimale controleaanpak Aan proceseigenaren is gevraagd inzicht te geven wat nog gerealiseerd moet worden met welke planning Bij de inrichting spelen kosten en baten een rol en focus op in control zijn verhoogt eigenaarschap

Op hoofdlijnen zijn de volgende verbeteracties te onderkennen om de kwaliteit van de interne beheersing te verhogen:

1. Vervanging van primaire systemen 2. Autorisatiebeheer en beheerst doorvoeren van veranderingen in applicaties (IT-beheersing) 3. Zichtbaar maken / verhogen van de kwaliteit van uitgevoerde controles in het primair proces 4. Het inrichten van kwaliteitsfunctie 5. Het aanvullend ontwerpen en implementeren van beheersmaatregelen

Interne beheersing is een continue proces Volwassenheid, adoptie en verandering Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

16

Optimale controleaanpak en interne beheersing • • • • • • • • • •

Structuur van (gedelegeerd) proceseigenaren en procesmanagers Procesbeschrijvingen Beheersmaatregelen in het primaire proces Kwaliteitsteams bij clusters Onafhankelijke interne auditfunctie (afdeling financial audit) Toetsen van processen / beheersmaatregelen door afdeling financial audit Toets op IT omgeving door afdeling financial audit Monitoring via maandgesprekken en sturingsgesprekken Monitoring via interim-rapportages van de afdeling financial audit Managementmeetings

Van een optimale controleaanpak naar IN CONTROL

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

17

Proces Verstrekte subsidies • •

Rol concernproceseigenaar : concernbreed aanspreekpunt Werkt nauw samen met concern proces manager

➢ Bevoegd om: - operationeel te sturen op de uitvoering van het proces (i.o.v. de hiërarchisch leidinggevende) - te escaleren wanneer nodig ➢ Verantwoordelijk voor: - stellen van kaders en randvoorwaarden voor de inrichting, wijziging en uitvoering van het proces - vaststellen van de prestatie indicatoren - controleren of het proces aan de eisen blijft voldoen Sturing middels managementmeetings, rapportages van Financial audit en PwC en sturingsgesprekken met gemeentesecretaris.

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

18

Proces Verstrekte subsidies: basis wet- en regelgeving …

Algemene Wet Bestuursrecht (AWB)

Subsidieverordening Rotterdam (SVR)

Nadere regels (subsidieregeling)

Nadere regels (subsidieregeling)

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

Nadere regels (subsidieregeling)

19

Proces Verstrekte subsidies: omvang …

JANUARI t/m DECEMBER 2021 Algemeen Beleid en Opdrachtgeverschap (B&O) Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) Bouw en Woningtoezicht (BWT) CityLab010 Duurzaam Economie Gebiedscommissie - Bew onersinitiatieven Jeugd en Jongerenloket Kunst en Cultuur Onderw ijs en Onderw ijshuisvesting Publieke Gezondheid, Welzijn en Zorg (PGW&Z) Sociaal Medische Indicatie (SMI) Sport Werk en Inkomen (W&I)

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

Totale w aarvan w aarvan w aarvan w aarvan productie aanvragen verleningen ingetrokken NIBN

94 1.061 142 393 375 1.030 932 226 904 3.225 492 623 2.015 889 763

w aarvan gew eigerd

w aarvan w aarvan vastst.verz. vastgesteld

34

31

1

3

0

9

16

354

329

5

2

49

133

189

50

42

1

0

0

24

25

132

114

10

12

10

23

92

151

75

2

2

97

25

23

340

340

6

8

103

48

185

294

315

1

12

60

23

227

78

79

4

2

6

12

45

217

316

4

12

38

119

198

1.060

1.070

9

5

307

183

591

137

143

0

1

8

91

112

211

207

2

0

40

82

81

677

674

3

0

199

0

462

284

305

1

2

17

51

229

257

259

2

22

4

2

217

13.164

4.276

4.299

51

83

938

825

2.692

100%

32%

33%

0%

1%

7%

6%

20%

20

Proces Verstrekte subsidies: aanvragen digitaal

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

21

Proces Verstrekte subsidies: subsidiecyclus

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

22

Proces Verstrekte subsidies: functiescheiding

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

23

Proces Verstrekte subsidies: ontwikkelingen 1 GEREALISEERD / CONTINU VERBETEREN/UITVOEREN • • • • •

Verbeteringen in subsidiesysteem Proces analyse Kwaliteitsgroep subsidies ‘Blauwdruk subsidies’ en werkinstructies/controlelijsten Subsidiecursussen

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

24

Proces Verstrekte subsidies: ontwikkelingen IN ONTWIKKELING • GREAT: Nieuw financieel administratief systeem, waaronder subsidiesysteem • Kenniscafe’s UITDAGING • Borging van kennis en uniforme werkwijze in de clusters, m.n. op financiële vlak

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

25

Proces Verstrekte subsidies – verbeteracties voor bereiken optimale controleaanpak (Sub-) proces

6a. Verstrekte subsidies

Werkelijke Controleaanpak 2022

Gegevensgericht en deels systeemgericht

Optimale Controleaanpak

Nog te realiseren beheersmaatregelen/ verbeteracties

Stappen (Smart)

Planning

Status/ voortgang

• Actualiseren controlelijsten en werkinstructies voor 1. 1. Actualiseren; medewerkers subs.administratie, 2. FR en 3. beleidsadviseurs 2. Afstemmen en akkorderen en kwaliteitscontroleurs

Oktober 2022

• Communiceren geactualiseerde controlelijsten en werkinstructies

1. Kenniscafe voor beleidsadviseurs, kwaliteitscontroleurs en FR medewerkers 2. Nieuwsbrief FR 3. Kwaliteitsgroep => beleidsadviseurs en kwaliteitscontroleurs

1 en 2. november 2022 ; Te starten 3. okt en dec 2022. Communicatie en bewustwording is bovendien een continu aandachtspunt

• Interne beheersing afgrenzing geboekte subsidielasten verbeteren

1. Kenniscafe voor beleidsadviseurs, kwaliteitscontroleurs en FR medewerkers 2. Nieuwsbrief FR 3. Kwaliteitsgroep => beleidsadviseurs en kwaliteitscontroleurs

1 en 2. november 2022 ; Te starten 3. okt en dec 2022. Communicatie en bewustwording is bovendien een continu aandachtspunt.

Systeemgericht

In uitvoering

• Taken ingebouwd in subsidiesysteem ter bevordering van Nieuwe taken geimplementeerd: 1. controleer of de juiste Eind juli 2022 gerealiseerd getrouw en rechtmatig verstrekken van subsidie. subsidievorm is geselecteerd en 2. geef aan of een tussentijdse rapportage wordt gevraagd (alleen getoond bij subsidiebedrag boven de € 100.000, conform SVR).

Gereed

• In beeld brengen van de stroom subsidies die niet via de systeemgerichte aanpak kunnen worden meegenomen.

1. In kaart brengen van de stroom 2. Gegevensgericht blijven controleren

Te starten

• GREAT: binnen het project worden de mogelijkheden onderzocht van het toevoegen van controlelijst/checklist (overzicht van te controleren aspecten) in het nieuwe subsidiesysteem.

Heden t/m dec 2023 wordt het nieuwe systeem Verwachte livegang op 1-1-2024. ontworpen, gebouwd en getest. Inrichten controls (o.a. checklist te monitoren subsidies)

Technische sessie Commissie tot Onderzoek van de Rekening

Eind 2022 gerealiseerd

In uitvoering

26