[22bb008285] Verslag COR 151122 tbv 131222

Commissie tot Onderzoek van de Rekening Datum: Voorzitter: Aanwezigen: Commissiegriffier: Commissiesecretaris: Overige aanwezigen:

Afwezig (m.k.):

15 november M. Biljoen J.G Rozema, T. Roskam E. Peterse A. Burger M. Koedijk (Accountant PwC), A. Gerritsma (Accountant PwC), M. Struijvenberg (wethouder financiën) en C. Meijer (concerncontrol), J. Renes (directie ICT) P.J.P. Lansink-Bastemeijer, F. Elbay en M. Lamers (concerncontrol)

1. Opening en mededelingen Biljoen opent de COR-vergadering van 15 november en heet iedereen van harte welkom, de leden van de commissie, wethouder Struijvenberg die vanavond voor het eerst officieel als wethouder financiën in ons midden is, de ambtelijke ondersteuning van de wethouder; mevrouw Meijer en de heer van Gilst en namens onze accountant; mevrouw Koedijk en de heer Gerritsma. 2. Vaststelling agenda Biljoen geeft aan dat er vanavond een agenda is en hij vraagt of er iemand nog iets heeft over de vaststelling daarvan. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Vaststellen verslag 20 september 2022 Het verslag wordt vastgesteld met de wijziging dat de heer van Gilst niet aanwezig is en ook geen toelichting op de VGR heeft gegeven maar dat door mevrouw Lamers is gedaan. 4. 2e VGR-jaarrekeningproces 2022 Dhr. van Gilst merkt op dat het de 2e voortgangsrapportage betreft met als peildatum 1 november 2022. De voortgangsrapportage is gebaseerd op informatie vanuit de afdeling Financial Audit en de externe accountant, PwC. Alles staat op groen, waarmee er geen achterstanden zijn. Bij bevindingen (Slide 5) Fonds Vitale Kerngebieden is inmiddels wel juist verwerkt. P2P blijft wel een punt van aandacht. Bij aanbestedingen is het aantal geconstateerde fouten lager dan voorgaande jaren en in lijn met de verwachtingen, blijft ook punt van aandacht.

Bij verstrekte subsidies is men grotendeels terug gestapt naar gegevensgerichte controle naar aanleiding van bevindingen in het lijnproces. Naar aanleiding van de vraag van de COR is er een vergelijking met voorgaand jaar gemaakt en dit geeft geen bijzonderheden. Dhr. Rozema heeft een vraag over de overstap naar gegevensgerichte controle bij subsidies, wat de beheersmaatregelen precies betekenen en daarnaast een vraag naar het aantal SiSa dossiers en wanneer de aantallen bekend zijn. Dhr. van Gilst geeft op de gegevensgerichte controle als antwoord dat niet alle dossier stukken in de dossiers zitten, maar dat ze er wel zijn (vastlegging niet volledig in dossier). Het SiSa dossiers aantal is 64 op dit moment en in januari weten we dat pas definitief. Er zijn weer best wat ingewikkelde regelingen bijgekomen met een zeer korte doorlooptijd om 21 april te

1

kunnen halen. De wens wordt gedeeld om dit eerder in beeld te hebben en daarin lopen trajecten bij het Rijk. De 1e lijn ontbeerde eerder de kennis en daar is verbetering in zodat de first time controle steeds completer is. Wethouder Struijvenberg gaat het onderwerp SiSa richting VNG commissie-financiën (waar hij nu nog niet in zit) meenemen om daar richting het Rijk te lobbyen voor minder dossiers. Rotterdam wordt regelmatig door het Rijk benadert om mee te denken over de verantwoordingslasten bij deze regelingen. Dhr. Roskam stelt de vraag hoe een dossier digitaal gesloten kan worden als niet alle stukken digitaal aanwezig zijn. Dhr. Van Gilst geeft aan dat het lopende dossiers zijn en dat dus inderdaad de checklist ontbreekt waardoor men niet kan beoordelen of alles aanwezig is en men overstapt op gegevensgerichte controle. Dhr. Gerritsma licht op de voortgangscontrole toe dat het oranje voor wat betreft de planning van PWC een signaal af te geven dat er iets vertraging is ontstaan door uitval van een collega. Men verwacht de planning te halen. Nog niet alle dossiers zijn door PWC ontvangen. In de bevindingen nog geen verrassingen. Dhr. Biljoen vraagt hoe wordt gewaarborgd dat de capaciteit op orde blijft door uitval en bezuinigingen. Dhr. van Gilst geeft aan dat het een punt van aandacht zal blijven.

Wethouder Struijvenberg vult aan dat vanuit de begroting, ondanks de doelstelling, het niet de gedachte is dat wat moet dan niet meer kan. Dhr. Gerritsma vult ten aanzien van de SiSa dossiers nog aan dat de beroepsgroep van de accountants ook druk op het Rijk wordt uitgeoefend. 5.

1e Boardletter PWC (+ collegereactie op Boardletter) & te benoemen speerpunten in de controle Mevr. Koedijk licht voor de eerst keer haar boardletter toe. Iets wat haar opvalt is dat men voor de accountant in controle wil zijn en minder voor zichzelf. Ze stelt een perspectiefvoorstel voor om het meer voor jezelf te doen vanuit de 1e lijn. Daarnaast vraagt ze aandacht voor Great. Dit grote project verwacht naast software ook een verandering van de processen en dat dit in het project moet worden meegenomen. Ook vraagt ze aandacht voor de recessie en wat dat bijvoorbeeld doet met grondexploitaties. Dhr. Gerritsma vraagt aandacht voor de klimaatdoelstellingen en geeft aan dat het koppelen van wat je al doet in andere projecten met klimaatdoelstellingen c.q. SDG’s best wat kan opleveren, omdat je waarschijnlijk al heel veel doet. PWC gaat hierover met de organisatie in gesprek, dit ook vanuit de trend dat steeds wordt verlangd over ESG’s te communiceren en dat zich zal ontwikkelen naar een duurzaamheidsverslag over een paar jaar. Daarnaast vraagt hij aandacht voor frauderisicobeheersing en geeft het advies om het niet als iets bijzonders te zien maar als een onderdeel van de P&C-cyclus. Als laatste geeft hij aan dat de samenwerking met FA goed loopt en dat men gaat onderzoeken of data gedreven onderzoek iets kan opleveren. Dhr.

Roskam stelt de vraag met betrekking tot duurzaamheidsafspraken of SDG’s juridisch afdwingbaar zijn en of zicht is op alle verordeningen die ten grondslag liggen aan het proces? Mevr. Koedijk licht toe dat SDG’s vooral een taal zijn waarmee je met elkaar erover praat en je stelt jezelf doelstellingen. Dhr. Gerritsma licht ten aanzien van de verordeningen toe dat het altijd aan de Raad is om verordeningen aan te passen, maar de suggestie om ze na te gaan neemt hij ter harte. Dhr. Rozema vraagt ten aanzien van de SDG’s of niet ook gemeenten met elkaar vergeleken kunnen worden, daarnaast verschuift met Great veel informatie naar de “Cloud” en of dit juridisch goed is dichtgelegd is en daarmee cyberveilig. Over de SiSa regeling wil hij graag weten hoe de recent bekend geworden regeling voor vluchtelingen, welke verantwoording de overheid hierin verlangt. Over frauderisicobeheersing wil hij

2

weten of data naast elkaar wordt gelegd en of het Afwegingskader nevenactiviteiten bekend is bij de accountant. Aan de wethouder vraagt hij gezien het feit dat alle punten van de accountant worden erkent, of en zo ja welke maatregelen hierop volgen. Dhr. Gerritsma geeft aan dat er een proces (zoektocht) gaande is maar dat nog niet duidelijk is hoe in de toekomst met SDG’s zal worden omgegaan, ook in relatie tot te BBV en andere gemeenten. Recent vastgestelde regelgeving uit Europa ondersteunt dit proces. Wethouder Struijvenberg geeft aan dat fraudebeheersing al onderdeel is van de P&C-cyclus en dat actie ondernemen hem goed lijkt. Dhr. Renes geeft aan dat er in de Cloud vele varianten zijn ten aanzien van opslag van data en dat bij de inkoop het maximale wordt gedaan met betrekking tot de veiligheid. De bij GREAT gevraagde certificering verlangt van inschrijvers een constante ontwikkeling op trends in de wereld. Dhr. Roskam vraagt of dat gevraagde alleen op software is of ook op hardware en waar de hardware staat. Dhr. Renes geeft aan dat bij alles rekening gehouden wordt hoe de VNG e.d. hier mee omgaan. Dhr. van Gilst antwoord dat er systemen naast elkaar worden gelegd zoals bijvoorbeeld een check bij subsidies op KvK-nummers. Dhr. Gerritsma geeft aan ten aanzien van nevenfuncties nog geen kennis heeft genomen van de nieuwe richtlijnen.

Bij de SiSa regeling gaat het over hoeveel (vluchteling)plaatsen en de werkelijk gemaakte kosten en dat de gestelde eisen zullen worden ingebed in het proces. Speerpunten voor de jaarrekening 2022 Dhr. Biljoen geeft namens de COR de volgende punten op, welke mede gebaseerd zijn op de begroting 2023 en breed gedeeld zijn vanuit de Raad, waarna een verduidelijkende dialoog volgt. Erfpacht (hoe is de verandering gegaan) Subsidies (hoe is het proces is ingericht, over de clusters heen, ingericht ook in relatie tot rechtmatigheid (in verhouding tot de materialiteit) Great (project en proces) Inflatie (waardering en voorspellend vermogen bv bij grondexploitaties en vastgoed) Financiële positie gemeente (komt is controleverslag PWC terug) 6. Opvolging aanbevelingen Accountant & COR (peildatum 1 okt) Dhr. Van Gilst geeft een toelichting op de tabel in de stukken 22bb007365. Dhr. Rozema vraagt aandacht voor het punt dat er naast techniek ook aandacht moet zijn voor ambities van mensen en hoe zij zichzelf zouden kunnen overschatten. Daarnaast vraagt hij of het mogelijk is de motie 22bb006886 “Overheveling door verevening” hierbij te betrekken. Mevr. Meijer licht toe dat bij punt 5 doorontwikkeling organisatie er geen aanleiding is om de begroting aan te passen. Dhr.

Gerritsma geeft aan dat bij het verslag op de rekening wederom het punt zal verschijnen hoe de begroting zich tot de realisatie verhoudt; hoe is in de reguliere organisatie het voorspellend vermogen. Dhr. Van Gilst geeft nog aan dat het een overzicht is waar sommige punten via reguliere commissies zullen worden afgedaan.

3

7.

Planning

Resterende PLANNING 2022

Dinsdag 13 december

19.00 – 21.00 uur

o.a.

•

• •

Planning Optimale controle aanpak (n.a.v. toezegging wethouder Vreugdenhil) - presentatie vanuit Financial Audit Hoe te komen tot een organisatie die ‘in Control’ is, hierbij de startnotitie te betrekken (1). Onderzoek agenda 2023 Rekenkamer Rotterdam (CRR) Evaluatie stemkastsessie nieuwe stijl (CRR)

(1)Dhr. Van Gilst voegt graag de startnotitie aan dit punt toe

8. Rondvraag en sluiting Mark Jongsma verteld als scheidend Griffier hoe de COR zich in de afgelopen 13 jaar heeft doorontwikkeld tot waar het nu staat. Daarnaast bedank hij betrokkenen en moedigt de huidige leden aan deze lijn voort te zetten. 9. Besloten gedeelte: Informele terugkoppeling van de bijeenkomst op 24 oktober van de Rekenkamer en de randgemeenten.

4