[22bb008256] Brief wijkraden Hillegersberg en Schiebroek over stelsel bewonersinitiatieven

Retouradres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam

Aan Commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid

Ons kenmerk: Bijlage(n): -3

Datum: 2 december 2022 Onderwerp: Stelsel Bewonersinitiatieven

i.a.a. de heer R. Simons, wethouder Haven, Economie, Horeca en Bestuur Postbus 70012 3000 KP ROTTERDAM

Geachte commissie, De wijkraden Schiebroek en Hillegersberg hebben besloten gezamenlijk te reageren op uw bericht van 23 november 2022 dat op 8 december 2022 het Stelsel Bewonersinitiatieven is geagendeerd. Ter voorbereiding daarvan is op 7 december 2022 een inspreekmoment. Met het oog op deze besprekingen is besloten om ook daar gezamenlijk op te treden. Jaco de Hoog, voorzitter van de wijkraad Hillegersberg, zal bij die gelegenheid namens beide wijkraden het woord voeren. De wijkraden Schiebroek en Hillegersberg hebben met belangstelling kennisgenomen van de thans voor die behandeling beschikbare documenten. Gelet op eerdere behandeling in uw commissie van het onderwerp betreft dat in het bijzonder: a. de brief van de wethouder met betrekking tot het stelsel rond bewonersinitiatieven van 18 november 20122 (M2209-7509-22o006728); b. de feitenkaart met voorlopige resultaten ‘Evaluatie nieuwe regeling bewonersinitiatieven’ van OBI van 1 november 2022 en c. het afdoeningsvoorstel moties en toezegging ten aanzien van Wijk aan Zet van 22 november 2022 (22bo6701), blz. 6 de quick wins met betrekking tot bewonersinitiatieven. Ten behoeve van de behandeling in uw commissie brengen wij naar aanleiding hiervan het volgende onder uw aandacht. In de brief van de wethouder wordt het volgende gesteld: ‘Het stemmen op bewonersinitiatieven in de huidige vorm levert te veel nadelen op.

In plaats van dat het Rotterdammers stimuleert om een initiatief te ontwikkelen, heeft het een remmende werking. Daarom is het college voornemens te stoppen met het stemproces door bewoners in de huidige vorm.’ En voorts: ‘Vooruitlopend op dit advies worden per 1 januari 2023 wel al een aantal wijzigingen doorgevoerd, waarvan het stoppen met stemmen de belangrijkste is. Daarmee komt het college tegemoet aan de

ontvangen signalen van wijkraden, Opzoomer Mee en initiatiefnemers.’ Als wijkraad zijn wij het eens met het voorstel van de wethouder om te stoppen met stemrondes voor grote bewonersinitiatieven. Het aantal stemmen blijkt bij de stemronde van oktober weliswaar gestegen, maar zonder aanvullende informatie zegt dat onzes inziens op zich nog weinig. In de praktijk blijkt het stemsysteem in ieder geval toch niet het instrument te zijn om de gewenste betrokkenheid van bewoners te vergroten. Daarom beter ten halve gekeerd, dan ten hele gedwaald. Eerder hadden wij van enkele initiatiefnemers die jaarlijks zorgdragen voor grote initiatieven c.q. evenementen al begrepen dat die niet aan competitieve stemrondes willen deelnemen. Daarmee dreigen evenementen die van belang zijn voor de sociale samenhang in de wijken geen doorgang meer te vinden. Dit komt met de voorgestelde aanpassing hopelijk anders te liggen. Wel dient zorg te worden gedragen dat financiering van dit soort evenementen ook in de toekomst blijft geborgd. De huidige onderbesteding is derhalve in onze ogen dan ook geen maatstaf voor budgettaire aanpassing. Wat betreft een nieuw instrument c.q.

nieuwe procedure voor grote bewonersinitiatieven stelt de wethouder het volgende: ‘Ik wil daarom de tijd nemen om in het eerste kwartaal van 2023 een vertegenwoordiging van de wijkmanagers, Wijkraden, Opzoomer Mee en initiatiefnemers om advies te vragen voor een model dat kan rekenen op een breed draagvlak. Hierbij is mijn vraag om recht te doen aan de conclusies van de voornoemde diverse onderzoeken en signalen en binnen de uitgangspunten van Wijk aan Zet te blijven.’ Het zal onzes inziens in positieve zin een uitdaging zijn om ten aanzien van bewonersinitiatieven een goed instrument te ontwikkelen waardoor die betrokkenheid wel kan worden vergroot. Gelet op de taak van de wijkraad om de participatie onder bewoners te verbeteren is het dan ook goed om de kennis en ervaring van de wijkraden te benutten bij het verder vormgeven van een nieuwe regeling en procedure. Het is van belang nu al af te spreken dat na een bepaalde periode de effectiviteit van een nieuwe procedure wordt geëvalueerd. De wijkraden Schiebroek en Hillegersberg zijn bereid een actieve bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van een aangepast stelsel boor bewonersinitiatieven. Voorts wordt gesteld: ‘Een tweede wijziging is dat door het stoppen met stemmen het niet langer nodig is om aparte subsidieplafonds voor een wijk te laten vaststellen die na elke stemronde worden aangepast.

Vanaf 1 januari 2023 wordt voor elke wijk voor het hele kalenderjaar één subsidieplafond vastgesteld waar alle bewonersinitiatieven (groot en klein) vanuit worden gesubsidieerd.’ In het afdoeningsvoorstel is daarover het volgende gesteld: ‘Omdat het voornemen is om te stoppen met de stemrondes is het juridisch niet langer nodig om verschillende budgetten vast te stellen voor de stemrondes en kleine initiatieven. Vanaf 1 januari 2023 wordt voor elke wijk één subsidieplafond vastgesteld waar alle bewonersinitiatieven (groot en klein) vanuit worden gesubsidieerd. Hierdoor is het ook niet nodig om tussentijds aanpassingen door te voeren in de subsidieplafonds.’ Onze wijkraden steunen met nadruk het voorstel om in het vervolg budgettair geen onderscheid te maken tussen grote en kleine bewonersinitiatieven en uit te gaan van een jaarbudget. Wat betreft de rol van de wijkraden stelt de wethouder het volgende: ‘Een derde wijziging betreft het formaliseren van de rol van de Wijkraad. Het mandaat om een besluit te nemen op grote initiatieven blijft voorlopig bij de wijkmanagers maar de toetsende rol

pagina 2

voor de Wijkraden krijgt een formeel karakter en wordt opgenomen in de Nadere regels voor bewonersinitiatieven waarin alle toetsingscriteria zijn te vinden. Zo komen we ook tegemoet aan de signalen dat de rol van de wijkraad niet duidelijk is. Wij zijn van oordeel dat deze gewijzigde procedure onvoldoende recht doet aan het uitgangspunt dat de nieuwe regeling en procedure zich moet bewegen binnen het stelsel Wijk aan Zet. Juist het bevorderen van participatie door bewoners is een belangrijke opdracht aan de wijkraden en leent zich in het bijzonder om te worden gecombineerd met het bevorderen, toetsen, besluiten en evalueren van bewonersinitiatieven. Dat de wijkraden daarin inhoudelijk en procesmatig gesteund worden door de wijkmanager, de wijkraadcoördinator en OpzoomerMee is evident van belang. Tegelijk is het van belang vast te houden aan de publieke rol in alle stadia en deze niet te verengen tot ambtelijke besluitvorming. De inbreng van wijkraden moet niet beperkt worden tot een controlerende functie en advisering aan de ambtelijke organisatie. Een juiste en uitdagende toepassing van Wijk aan Zet óók bij bewonersinitiatieven vergt een volledige betrokkenheid en verantwoordelijkheid van de wijkraden. Indien de huidige regelgeving deze aanpassing in volle omvang nog niet mogelijk maakt, dan is een tussenvariant denkbaar tot het moment dat de nieuwe regeling is vastgesteld.

Daarbij is het gebruikmaken van de huidige betrokkenheid van de wijkmanager een aanvaarbare. Het is dan aan de wijkraden met hun wijkmanager over de feitelijke uitvoering passende afspraken te maken. Uit het voorgaande mag blijken dat een aanpassing richting het leggen van de opgave en verantwoordelijkheid bij de wijkraden ons inziens niet kan worden beperkt tot de grote initiatieven. Zeker nu het voornemen is om budgettair geen onderscheid te maken tussen grote en kleine bewonersinitiatieven, kan zich een ontwikkeling voordoen waarbij het overgrote deel van het budget aan kleine initiatieven wordt besteed. Dat zou de betrokkenheid van de wijkraden schaden. Bovendien zou een gedeelde verantwoordelijkheid tussen wijkmanager en wijkraad met betrekking tot een ongedeeld budget voor bewonersinitiatieven tot ongewenste afstemmingsproblemen of zelfs onbedoelde frictie kunnen leiden. Dat is onnodig en dient te worden vermeden. Tegelijk stellen wij vast dat, zoals hiervoor aangegeven, een belangrijke ondersteunende rol blijvend is weggelegd voor de wijkmanager. Wij voegen hier het volgende aan toe. Kennis hebben is macht; kennis delen is kracht. De wijkraad wordt geacht kennis te hebben van wat zich in de wijk afspeelt. Kennis hebben over en contact hebben met bewoners die initiatieven indienen behoort daar onzes inziens ook toe.

Op basis van die kennis kunnen andere bewoners(groepen) worden geïnspireerd om ook een bewonersinitiatief in te dienen. Wanneer die rol van de wijkraad duidelijk wordt geformaliseerd behoeft dit een efficiënte verwerking van ingediende kleine initiatieven niet te belemmeren. Integendeel, de doorlooptijd voor kleinere initiatieven kan kort zijn, waar voor grotere initiatieven iets meer tijd wordt genomen. In alle gevallen gaan wij uit van een kortere doorlooptijd, zeker van grotere initiatieven dan op grond van de huidige regeling. Daarmee wordt tegemoet gekomen aan een belangrijk bezwaar dat door initiatiefnemers naar voren wordt gebracht. Onzes inziens komt aanpassing van de taak, rol en verantwoordelijkheid van de wijkraad als door ons bepleit tegemoet aan de minder positieve ervaringen die vanuit wijkraden en initiatiefnemers over de huidige regeling naar voren zijn gebracht. Wat dat betreft verwijzen wij ook naar de feitenkaart van OBI met de voorlopige resultaten van de evaluatie waarin zowel positieve als negatieve ervaringen met de huidige regeling kleine initiatieven zijn opgenomen.

pagina 3

Wij hopen dat uw commissie de door ons bepleitte structurele aanpassing met een eventuele overbruggingsmaatregel overneemt en de wethouder verzoekt zijn voorstel daarop aan te passen. Met vriendelijke groet,

pagina 4

R.A.C.J. Simons Wethouder Haven, Economie, Horeca en Bestuur (wijken en kleine kernen) Cluster: Dienstverlening Directie- & Bestuursondersteuning Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40, Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Internet: www.rotterdam.nl

Aan de commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid

Van: I.A.J. Bakker Telefoon: 14 010 E-mail: iaj.bakker@rotterdam.nl Ons kenmerk: M2209-7509 - 22bo006728 Onderwerp: Stelsel rond bewonersinitiatieven Datum: 18 november 2022

Op welke gronden deze brief? /Waarom nu voorgelegd? Tijdens uw commissievergadering van 22 september jl. heeft u gesproken over de voortgang van Wijk aan Zet. Tijdens deze bespreking heb ik de toezegging ‘Stelsel rond bewonersinitiatieven’ (22bb006038) gedaan. Hiermee heb ik aangegeven op basis van de voorlopige resultaten van de evaluatie bewonersinitiatieven, te bekijken of er wijzigingen nodig zijn in het stelsel rond bewonersinitiatieven, zodat hier voor het einde van het jaar duidelijkheid over is. Middels deze brief kom ik hier bij u op terug. Relatie met het coalitieakkoord/collegeprogramma/begroting/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: - Raadsvoorstel Wijk aan Zet (21bb8095) - Verordening op de wijkraden 2022 (21bb12780) - Nadere regels bewonersinitiatieven Rotterdam 2022 (22bb173) - De wethoudersbrief van 9 juni 2022 over afwijking en aanpassing van nadere regels bewonersinitiatieven (22bo4071) - De diverse ongevraagde adviezen van de wijkraden naar aanleiding van de eerste stemronde - Toezegging Stelsel rond bewonersinitiatieven (22bb006038) Toelichting De tweede stemronde is achter de rug en de eerste inzichten en opbrengsten van de evaluatie van de huidige regeling bewonersinitiatieven zijn op hoofdlijnen bekend.

In deze brief zal ik ingaan op de resultaten uit de tweede stemronde, de voorlopige resultaten van de evaluatie en de voornemens van het college voor het vervolg van de regeling en werking van het stelsel van de bewonersinitiatieven.

Tweede stemronde Uit de tweede stemronde komt naar voren dat het aantal ingediende initiatieven en het aantal uitgebrachte stemmen is gestegen. In de tweede stemronde zijn 69 initiatieven ingediend. In de eerste stemronde waren dit er 53. In acht wijken was het nodig om te stemmen, omdat daar meer subsidie was aangevraagd dan het beschikbare wijkbudget voor de stemronde. In de overige wijken pasten de aanvragen binnen het beschikbare subsidieplafond, of waren er geen aanvragen, en was stemmen dus niet noodzakelijk. Het aantal uitgebrachte stemmen in de tweede stemronde ligt substantieel hoger dan in de eerste stemronde (van 1.554 naar 2.711 stemmen). Net als in de eerste stemronde zijn er meer papieren dan digitale stemmen uitgebracht (bijna 15 % hoger). U kunt hier de uitslag per wijk vinden. Eerste opbrengsten evaluatie huidige regeling bewonersinitiatieven De afgelopen maanden is er een evaluatieonderzoek uitgevoerd door de afdeling Onderzoek en Business Intelligence (OBI). De evaluatie bestaat uit een combinatie van kwantitatief en kwalitatief onderzoek en belicht zowel feitelijkheden over het aantal en de soort ingediende initiatieven als ervaringen en meningen van initiatiefnemers en andere stakeholders met en over de nieuwe regeling. Er zijn groepsgesprekken gehouden met wijkraadsleden, initiatiefnemers, wijkmanagers, wijknetwerkers en Opzoomer Mee.

Daarnaast is met behulp van Opzoomer Mee gekeken of de huidige regeling initiatiefnemers heeft bereikt die niet eerder een initiatief hebben ingediend. De hoofdvraag van het onderzoek is: Hoe wordt de huidige regeling bewonersinitiatieven, zowel voor kleine als grote initiatieven die in maart 2022 van start is gegaan door verschillende stakeholders ervaren en hoe zou deze, indien wenselijk, kunnen worden aangepast in lijn met het programma Wijk aan Zet? De eerste voorlopige bevindingen van dit onderzoek zijn op hoofdlijnen bekend: - Initiatiefnemers die voor het eerst een aanvraag hebben ingediend ervaren drempels om een initiatief in te dienen; - De betrokkenen zijn kritisch over het stemmen op bewonersinitiatieven. - De nieuwe regeling voor kleine initiatieven is positief beoordeeld; - De rol voor wijkraadsleden is onduidelijk; - De stakeholders verschillen van mening over het alternatief om de beoordeling van grote initiatieven door wijkraden of wijkmanagers te laten doen. Voor een toelichting op deze voorlopige bevindingen verwijs ik u naar de factsheet in de bijlage. In het eerste kwartaal van 2023 wordt het onderzoekrapport met de definitieve conclusies gepubliceerd, waarin suggesties worden gedaan voor verdere aanpassingen. Bewonersinitiatieven in 2023 Uit het onderzoek blijkt dat de regeling voor kleine initiatieven positief wordt beoordeeld.

Over de regeling voor bewonersinitiatieven van grote initiatieven (vanaf € 2.500) zijn betrokkenen kritisch en verschillen de meningen.

De bevindingen uit het onderzoek sluiten aan bij de signalen van wijkraden, Opzoomer Mee en initiatiefnemers die ik heb ontvangen én de gemaakte opmerkingen in uw commissie op 22 september 2022. Veel van deze signalen gaan, net als in het onderzoek, over het stemmen. Het stemmen op bewonersinitiatieven in de huidige vorm levert te veel nadelen op. In plaats van dat het Rotterdammers stimuleert om een initiatief te ontwikkelen, heeft het een remmende werking. Daarom is het college voornemens te stoppen met het stemproces door bewoners in de huidige vorm. Dit betekent niet dat we zonder meer terug kunnen gaan naar de oude situatie. In recente conclusies van de Rekenkamer in het rapport “Burgers op de Bres”, de gemeentelijke Ombudsman in het rapport “Wees Welkom!” en het rapport “Keuze van Kiezen” van de Erasmus Universiteit en Drift, wordt aangegeven dat het vorige model, waarbij het mandaat bij de bestuurscommissies lag, zijn beperkingen had. In het laatstgenoemde onderzoek wordt de aanbeveling gedaan om de bestuurscommissies een kader stellende rol te geven en het mandaat bij de ambtelijke organisatie in de wijken te leggen. Met Wijk aan Zet zijn we een nieuwe weg ingeslagen om bewoners meer zeggenschap te geven in de wijk. Dit is een groeiproces, waarin we telkens waar nodig stappen zetten.

De wijze waarop we kleine initiatieven hebben geregeld is bijvoorbeeld een positieve ontwikkeling. Ik wil daarom de tijd nemen om in het eerste kwartaal van 2023 een vertegenwoordiging van de wijkmanagers, Wijkraden, Opzoomer Mee en initiatiefnemers om advies te vragen voor een model dat kan rekenen op een breed draagvlak. Hierbij is mijn vraag om recht te doen aan de conclusies van de voornoemde diverse onderzoeken en signalen en binnen de uitgangspunten van Wijk aan Zet te blijven. Verdere procedure Vooruitlopend op dit advies worden per 1 januari 2023 wel al een aantal wijzigingen doorgevoerd, waarvan het stoppen met stemmen de belangrijkste is. Daarmee komt het college tegemoet aan de ontvangen signalen van wijkraden, Opzoomer Mee en initiatiefnemers. Ook geeft het college gehoor aan uw signalen en de oproep om te kijken naar quick wins en deze te benutten. Een tweede wijziging is dat door het stoppen met stemmen het niet langer nodig is om aparte subsidieplafonds voor een wijk te laten vaststellen die na elke stemronde worden aangepast. Vanaf 1 januari 2023 wordt voor elke wijk voor het hele kalenderjaar één subsidieplafond vastgesteld waar alle bewonersinitiatieven (groot en klein) vanuit worden gesubsidieerd. Een derde wijziging betreft het formaliseren van de rol van de Wijkraad.

Het mandaat om een besluit te nemen op grote initiatieven blijft voorlopig bij de wijkmanagers maar de toetsende rol voor de Wijkraden krijgt een formeel karakter en wordt opgenomen in de Nadere regels voor bewonersinitiatieven waarin alle toetsingscriteria zijn te vinden. Zo komen we ook tegemoet aan de signalen dat de rol van de wijkraad niet duidelijk is. Deze voorlopige rolverdeling en werkwijze loopt vooruit op de rol die de wijkraden krijgen nadat de wijkakkoorden gereed zijn. Deze nieuwe regels voor de grote initiatieven gaan in per 1 januari 2023. Voor kleine initiatieven (tot en met € 2.500) zie ik geen aanleiding om wijzingen door te voeren. De huidige werkwijze wordt goed beoordeeld en wordt ervaren als laagdrempelig, transparant en snel. Mijn Rotterdam blijft vanaf 1 januari 2023 de website om een subsidie voor een bewonersinitiatief digitaal aan te vragen.

Daarbij is het mogelijk om via een formulier een aanvraag in de te dienen bij de wijknetwerker en Opzoomer Mee. Zij kunnen zo nodig helpen. Voor verdere verbeteringen van de bewonersinitiatieven wacht ik het eerdergenoemde advies af. Mogelijke wijzigingen en regels leg ik zo spoedig mogelijk aan uw commissie voor, in elk geval in Q2 van 2023. Op basis van deze bespreking zal het college voor de zomer van 2023 het advies vertalen in aanpassing van de Nadere Regels. Communicatie In de communicatie blijven we Rotterdammers oproepen en inspireren om ideeën in te dienen en leggen we uit wat er verandert rondom het proces bewonersinitiatieven. Daar zetten we zowel online als offline middelen voor in. Dit doen we via de kanalen in de wijken maar ook stadsbreed via het participatieplatform Mijn Rotterdam, rotterdam.nl, de stadskrant en sociale media. Voormalige en huidige initiatiefnemers ontvangen van ons een directe mail. Net zo belangrijk zijn de persoonlijke contacten met (potentiële) initiatiefnemers in de wijknetwerken. Daarom informeren we de medewerkers in de gebieden, de wijkraden en het wijknetwerk over de tijdelijke regels en de verdere planning. Zodat zij eventuele vragen kunnen beantwoorden maar ook actief inwoners kunnen oproepen een idee in te dienen. Om dit te ondersteunen wordt een aantal middelen ontwikkeld, zoals een duidelijke Q&A en een infographic.

De afdeling communicatie sluit daarnaast aan bij de werkgroep die wordt opgericht voor het vervolgproces. Daar halen we onder andere bij initiatiefnemers de communicatiebehoefte op en bekijken we hoe we daaropin kunnen spelen. Ik vertrouw er op u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Met vriendelijke groet,

Robert Simons Wethouder Haven, Economie, Horeca en Bestuur (wijken en kleine kernen)

Bijlage(n): Factsheet ‘Evaluatie nieuwe regeling bewonersinitiatieven’. Voorlopige resultaten.

‘Evaluatie nieuwe regeling bewonersinitiatieven’ Voorlopige resultaten

Deze feitenkaart

Aanleiding -

Nieuwe regeling bewonersinitiatieven vanaf 17 maart 2022. Wijk aan Zet: geef bewoners meer zeggenschap over hun wijk. Tot 17 maart 2022: gebiedscommissies beslissen over subsidies bewonersinitiatieven in de openbare vergadering.

Kenmerken nieuwe regeling -

-

Presentatie van de eerste bevindingen van de evaluatie nieuwe regeling bewonersinitiatieven door OBI.

ONDERZOEK & METHODEN -

Kleine initiatieven (max. €2500): wijkmanager, ondersteund door wijknetwerker, beslist over subsidie. Grote initiatieven (€2500-€20.000): bewoners (12+) kunnen stemmen over toekenning subsidies via Mijn Rotterdam of op papier. Stemronde 1 (juni): 1554 stemmen uitgebracht op 53 initiatieven. Stemronde 2 (oktober): 2711 stemmen uitgebracht op 69 initiatieven.

Resultaten

-

Doel onderzoek: Ervaringen van de verschillende stakeholders met de nieuwe regeling in kaart brengen. 8 focusgroepen & 1 interview. Gesproken met: 18 initiatiefnemers, 15 wijkraadsleden, 6 wijkmanagers, 6 wijknetwerkers en 2 medewerkers van OpZoomer Mee.

Kritiek op het stemsysteem bij grote initiatieven -De meerderheid van de stakeholders is kritisch over het stemmen op grote initiatieven. De algemene opinie hierover is negatief. Er zijn verschillende bezwaren:

Nieuwe initiatiefnemers ervaren drempels om een initiatief in te dienen -De nieuwe regeling heeft (o.a.) als doel om ‘nieuwe (‘doelgroepen’) initiatiefnemers te betrekken. Het is onduidelijk welke nieuwe initiatiefnemers de gemeente wil bereiken. In het onderzoek komt niet naar voren dat de gemeente specifieke nieuwe doelgroepen actief benadert. -Nieuwe initiatiefnemers (die voor het eerst een initiatief indienen) ervaren het digitaal indienen van een initiatief als ingewikkeld en niet gebruiksvriendelijk (net als in de oude regeling): • • •

Te weinig aandacht voor beperkte gebrekkige digitale vaardigheden van initiatiefnemers. Formulieren en de ‘digitale gereedschapskist’ zijn niet gebruiksvriendelijk. Behoefte aan meer hulp en ondersteuning bij invullen formulieren.

-Mogelijkheid om een initiatief te kunnen indienen was bij sommige initiatiefnemers lang onbekend. Per toeval kwamen zij met de regeling in aanraking. -Regeling (zowel oud als nieuw systeem) lijkt beter aan te sluiten bij meer ‘ervaren’ en ‘professionele’ initiatiefnemers dan bij initiatiefnemers die voor het eerst iets indienen.

Principiële bezwaren: •

•

Initiatiefnemers worden ‘concurrenten’ in plaats van ‘partners’ in het belang van de wijk. Risico: polarisatie i.p.v. verbinding. Het aantal stemmen staat niet altijd gelijk aan de maatschappelijke waarde dat een initiatief heeft voor de wijk. Voorbeeld: Een initiatief dat zich richt op een doelgroep die niet of nauwelijks stemt (zoals bijvoorbeeld laaggeletterden) heeft weinig kans te worden verkozen.

Praktische bezwaren: • • •

•

Onbekendheid onder burgers over de mogelijkheid tot stemmen op initiatieven. Onbekendheid met en ontoegankelijkheid van platform Mijn. Rotterdam. Slechts 2 momenten per jaar voor beoordeling initiatieven. Te veel tijd tussen de verschillende stemrondes. Initiatiefnemers komen hierdoor in de knoop met hun organisatie en begroting. Geen mogelijkheid voor wijkoverstijgende initiatieven, terwijl dit wenselijk en nodig is voor grote initiatieven.

-Een aantal initiatiefnemers geeft aan nu vaker ‘kleine’ initiatieven’ in te dienen door het ‘opknippen’ van het bedrag voor een groter initiatief, om de stemprocedure te vermijden. -Er is onder de stakeholders geen steun voor het instellen van een minimum aantal stemmen. Het is bovendien moeilijk om een gewenst aantal stemmen te noemen: er wordt nauwelijks gestemd. -Enkele respondenten staan neutraal tegenover stemmen: het is nog te kort dag om de regeling goed te kunnen evalueren.

Auteurs

Datum

Susan Brand, Lieneke Glas, Alex Hekelaar, Anne Hoekstra & Laura Hoekstra, Onderzoek en Business Intelligence Gemeente Rotterdam

1-11-2022

Meer informatie Vragen over deze feitenkaart mailt u naar onderzoek010@rotterdam.nl.

Onduidelijke rol wijkraadsleden

Alternatieven voor beoordeling grote initiatieven

-Wijkraadsleden hebben twee formele rollen in de nieuwe regeling: 1. Het enthousiasmeren van initiatiefnemers. 2. Het controleren van wijkraadsverkiezingen (ingrijpen als verkiezingen niet goed verlopen).

-Stakeholders verschillen van mening over de beoordeling van grote initiatieven:

-Onduidelijkheid bij wijkraadsleden hoe zij concrete invulling kunnen geven aan beide rollen.

Wat vinden de verschillende partijen? --> •

-Een deel van wijkraadsleden is onbekend met rol 2: de controlerende functie. -Er bestaat onduidelijkheid over de rol-en taakverdeling tussen wijkraadsleden en de wijkmanager. Voorbeeld: wijkraadsleden willen inzicht in begrotingen van initiatieven, maar hierin geven wijkmanagers niet altijd inzicht. Dit verschilt per wijk.

Initiatiefnemers: de meerderheid van de initiatiefnemers heeft geen uitgesproken voorkeur voor beoordeling van de initiatieven door de wijkraad of de wijkmanager. -

•

- Middelen voor controle ontbreken. Wijkraadsleden willen meer toezicht op het verstrekken en beheren van geld voor initiatieven.

Wijkraadsleden: vinden het een gemis dat zij nu geen beslismacht hebben: -

Positieve ervaringen met regeling kleine initiatieven -De stakeholders zijn over het algemeen positief over de nieuwe regeling voor kleine initiatieven. -Een deel van de initiatiefnemers van ‘kleine initiatieven’ is hier neutraal over: zij merken weinig verschil met de oude regeling. -De wijkmanagers, wijknetwerkers, OpZoomer Mee en een deel van de initiatiefnemers vinden het wenselijk dat de wijkmanager beslist over subsidies voor kleine initiatieven en noemen als voordeel dat de procedure nu sneller verloopt. -De wijkraadsleden willen dat de wijkraad beslist over subsidies voor kleine initiatieven omdat zij op die manier contact kunnen onderhouden met de initiatiefnemers. -Wens voor meer transparantie bij kleine initiatieven: publiceer ook initiatieven die geen subsidie hebben gekregen op Mijn Rotterdam.

Een deel van de initiatiefnemers en wijknetwerkers heeft eerder negatieve ervaringen opgedaan met de gebiedscommissie en wil de beoordeling bij de wijkmanager houden.

Ten tijde van de gebiedscommissies kenden zij de initiatiefnemers en onderhielden zij goed contact met hen. Een aantal wijkraadsleden vindt het democratischer als ‘meer ogen meekijken’. o Wijknetwerkers en Opzoomer Mee benadrukken echter dat wijkmanager nooit alleen beslist.

•

Wijkmanagers: willen dat de wijkraad beslist over de subsidie aan grote initiatieven.

•

Opzoomer Mee: wil de wijkraad een adviserende rol geven bij de subsidie aan grote initiatieven.

Conclusie & aankondigingen Een uitgebreide rapportage van de evaluatie nieuwe regeling bewonersinitiatieven zal eind februari 2023 worden opgeleverd door OBI.

Gemeente Rotterdam

Dienstverlening Haven, Economie, Horeca en Bestuur (wijken en kleine kernen) R.A.C.J. Simons Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40, Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Internet: www.rotterdam.nl Van: I.A.J. Bakker

Aan de Gemeenteraad

Telefoon: 06-14642897 E-mail: iaj.bakker@rotterdam.nl Ons kenmerk: 22bo6701 Uw kenmerk: Onderwerp: Afdoeningsvoorstel moties en toezeggingen t.a.v. Wijk aan Datum: B&W 22 november 2022

Onderwerp: Afdoeningsvoorstel moties en toezeggingen in het kader van 'Wijk aan Zet'.

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Op 17 juni 2021 is door uw raad het voorstel 'Wijk aan Zet' vastgesteld met daarin de kaders voor het nieuwe bestuursmodel. Op 7 en 14 oktober 2021 heeft uw raad het 'lmplementatieplan Wijk aan Zet' (21 bb11517) en het raadsvoorstel regelgeving Wijk aan Zet (21bb11015) besproken en op 10 en 24 februari 2022 heeft uw raad de 'Voortgangsrapportage Wijk aan Zet' (22bb246) besproken. Op 10 mei heeft de raad een brief ontvangen (22bo3214) met een voorstel voor de afdoening van de moties en toezeggingen in het kader van Wijk aan Zet. Een deel van deze moties en toezeggingen is daarbij aangehouden. Op 22 september heeft opnieuw bespreking van Wijk aan Zet plaatsgevonden in de commissie BOFV. U heeft daaraan voorafgaand een tussenbericht (22bb005890) ontvangen ten aanzien van de nog openstaande moties en toezeggingen. In deze brief informeren wij u graag over de laatste stand van zaken.

Relatie met het coalitieakkoord/collegeprogramma/begroting/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Tijdens de eerdere besprekingen van Wijk aan Zet is een aantal moties aangenomen en zijn toezeggingen gedaan, waarover wij u graag informeren. De volgende moties en toezeggingen komen in deze brief aan de orde: Toezeggingen op een transparante wijze opgevolgd (21bb8234) Lokaal journaal (21bb13009) Met elkaar, voor elkaar (21bb13002) Liever een wijkhub dan een vraagwijzer (22bb004407) Werkbonus-constructie (21bb8232) Meer gewicht aan zienswijze wijkraad (21bb8228) Procesevaluatie verkiezingen (22bb1762) Overgang wijkhubs (22bb1783) Quick wins (22bb006039)

Blad: Datum:

2/7 22 november 2022

Toelichting Toezeggingen op een transparante wijze opgevolgd (21bb8234) Gevraagd wordt met een voorstel naar de raad te komen over de wijze waarop toezeggingen vanuit de adoptiewethouder kunnen worden toegevoegd aan het raadsinformatiesysteem, en bij dit voorstel zowel de gemeentelijke organisatie als de griffie te betrekken. In september 2021 is er een eerste afdoeningsvoorstel gedaan (2lbb11015). Daarin is aangegeven dat, conform de wensen van uw raad, de raad altijd een afschrift zal ontvangen van toezeggingen gedaan tijdens een formeel overleg tussen college en wijkraad. Dit is conform artikel 26 van de Verordening op de wijkraden 2022. In de praktijk blijkt dat dergelijke overleggen (nog) niet plaats hebben gevonden omdat er tot op heden geen adoptiewethouders benoemd zijn. Wel brengen wethouders op regelmatige basis bezoeken aan de wijk en wijkraden. Tijdens deze bezoeken wordt door de wijkraden aandacht gevraagd voor diverse onderwerpen en zorgen vanuit de wijk. Het college neemt deze signalen serieus en committeert zich eraan hier te allen tijde opvolging en terugkoppeling aan te geven. Tijdens de formele werkbezoeken wordt genoteerd welke acties besproken zijn met de wethouder en welke opvolging deze behoeven. Terugkoppeling op de actielijst verloopt schriftelijk, via de gebiedsorganisatie aan de wijkraad.

Lokaal journaal (21bb13009) De motie verzoekt om onderzoek te doen of in samenwerking met bijvoorbeeld Open Rotterdam en andere lokale partijen als Like je wijk tot wijk journaals kan worden gekomen, en deze journaals waar nodig en mogelijk te gebruiken voor gesprekken in de wijk. In een eerdere beantwoording (22bb247) hebben wij aangegeven dat communicatie op het niveau van de wijk maatwerk is: wat werkt voor de ene wijk hoeft niet voor de andere te werken. Daarom is het van belang te weten welke mediapartners in de wijk kunnen worden aangeschreven en de wijkraden hiervan op de hoogte te stellen, zodat zij hier hun voordeel mee kunnen doen. De communicatie voor de wijken is in kaart gebracht - zowel de gemeentelijke kanalen als die van derden. Alle wijkraden hebben na hun installatie een overzicht gekregen van de belangrijkste kenmerken, ontmoetingsplekken en spelers in hun wijk (waaronder ook wijkmedia), zodat zij kunnen profiteren van de contacten en het netwerk dat het communicatieteam over de jaren in de wijken heeft opgebouwd. In overleg kunnen de wijkraden gebruik maken van de kanalen en middelen van de gemeente om hun communicatie te ondersteunen. Voorbeelden hiervan zijn de digitale wijknieuwsbrief en de social mediakanalen in de wijken.

Als onafhankelijke organen is het aan de wijkraden zelf om de communicatie te verzorgen, en hierbij hun eigen middelen en kanalen te kiezen om het wijknetwerk te activeren en te betrekken. Om dit te faciliteren is er per wijkraad budget beschikbaar voor representatie en communicatie. Daarnaast krijgen zij ondersteuning vanuit de communicatieadviseurs in de gebieden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan mediatrainingen en adviesgesprekken (zowel op reguliere basis als naar behoefte).

Blad: D_atum:

3/7 22 november 2022

Met elkaar, voor elkaar (21bb13002) Deze motie verzoek het college een platform op te zetten waarop alle wijkraadsleden met elkaar in contact kunnen komen en de mogelijkheid voor raadsleden om hieraan deel te nemen toe te voegen. De wijkraadsleden beschikken over verschillende middelen om met elkaar in contact te treden. Zo heeft ieder wijkraadslid een persoonlijk @rotterd am mailadres. Deze mailadressen zijn per wijkraad terug te vinden op de website van de gemeente. Op die manier kunnen wijkraadsleden gemakkelijk met elkaar in contact komen. In de praktijk zien we dat dit soms gebeurt. Verder hebben alle wijkraadsleden na hun installatie een iPad ontvangen. Op deze iPad zijn vooraf zowel iBabs als MsTeams geinstalleerd. iBabs is een systeem wat voornamelijk bedoeld is om informatie (vergaderstukken) met elkaar te delen, maar kan ook gebruikt worden voor het inplannen van digitale bijeenkomsten. Iedereen met een account in iBabs kan voor een digitale bijeenkomst worden uitgenodigd. Alle wijkraad leden en gemeenteraadsleden hebben een account in iBabs. Videobellen is daarnaast mogelijk via MsTeams. Bij het uitbrengen van ongevraagde adviezen komt er vanuit de wijkraden soms het verzoek om gezamenlijk een advies uit te brengen. Dit proces loopt via de verschillende wijkraad coördinatoren. Zij weten elkaar goed te vinden.

Er hebben ons geen signalen bereikt dat de bestaande middelen om met elkaar in contact te treden niet afdoende zijn. Het opzetten van een apart platform om hierin te faciliteren achten we daarom op dit moment niet noodzakelijk. Liever een wijkhub dan een vraagwijzer (22bb004407), Overgang wijkhubs (22bb1783) In de raadsvergadering van 23 juni jl. is door uw raad de motie Liever een wijkhub dan een vraagwijzer (22bb4407) van raadslid E. Verkoelen aangenomen. De motie roept het college op om de vraagwijzer te koppelen aan de wijkhub, zodat de informatie van de vraagwijzer zich bundelt in de 39 wijkhubs die worden gerealiseerd. Op 10 februari jl. heeft wethouder Van Gils bovendien toegezegd om, daar waar nog geen wijkhubs zijn, er voor een goede overgang wordt gezorgd (22BB1783). Het college herkent de kansen die er liggen om een koppeling te maken tussen enerzijds de wijkhubs en anderzijds de Vraagwijzer. Het college vindt het echter belangrijk dat de functie van de wijkhub in een breder perspectief moet worden gezien: het zijn van een benaderbare en zichtbare overheid met laagdrempelige dienstverlening afgestemd op de behoefte van Rotterdammers in de veelal unieke wijken van de gemeente.

Het college is daarom in september gestart om in 3 wijken in kaart te brengen welke dienstverlening in de wijkhub benodigd is, afgestemd op de behoefte van de wijk en dit vervolgens te implementeren. Vraagwijzer werkzaamheden worden daarbij ook betrokken. De verwachting is dat dit inzicht eind O4 2022/O1 2023 compleet is. De andere wijkhubs zullen daarna dezelfde werkwijze volgen. Wij informeren u dan opnieuw over de werkzaamheden in het kader van deze motie. In het kader van de toezegging zorgt de gemeente er in de tussentijd voor dat reguliere dienstverlening in de wijken, alsook digitaal, zo beschikbaar mogelijk blijft voor eenieder die dat nodig heeft.

Blad: Datum :

4/7 22 november 2022

Werkbonus-constructie (21bb8232) De motie vraagt te onderzoeken hoe de uitkeringen van gebiedscommissieleden (nu: wijkraadsleden) niet gekort worden vanwege de vergoedingen die deze leden ontvangen vanuit hun werkzaamheden voor de wijkraden. In ons raadsvoorstel voor de vaststelling van de verordening op de wijkraden (21bbl1015) hebben wij u al toegelicht dat het toepassen van de werkbonusconstructie voor wijkraadsleden niet mogelijk is. Dit omdat de vereiste arbeidsovereenkomst niet van toepassing is voor wijkraadsleden. Ook hebben wij u in een eerdere brief (21bb12895) toegelicht dat in het geval een wijkraadslid bijstand ontvangt er korting op deze uitkering plaats zal vinden. Dit omdat de vergoeding voor wijkraadsleden door de belasting wordt gezien als inkomen uit arbeid. Wij hebben dit in onze voorlichting bij de kandidaatstelling vermeld in de bijeenkomsten en in de veelgestelde vragen op de website. Wij hebben geen mogelijkheid om dit binnen onze eigen beleidsvrijheid in de Participatiewet anders op te lossen. Meer gewicht aan zienswijze wijkraad (21bb8228) De motie verzoekt om altijd binnen een termijn van zes weken een schriftelijke reactie te geven op ongevraagde adviezen van wijkraden. De reactietermijn van zes weken op een ongevraagd advies van wijkraden is vastgelegd in de verordening. In de praktijk zien we dat deze termijn niet altijd wordt gehaald.

Dit terwijl de ongevraagde adviezen altijd een serieus antwoord verdienen, ook als niet aan het gevraagde voldaan kan worden. Hier zetten wij hard op in. In Q1 van 2023 komen we bij u terug op de uitwerking hiervan. Procesevaluatie verkiezingen (22bbl762) Tijdens de commissie Veiligheid en Bestuur van 10 februari 2022 is aan de gemeenteraad de toezegging gedaan het proces van de verkiezingen van de wijkraden te evalueren (22bb1762). Het gehele traject, van de kandidaatstelling en de campagne voor de verkiezing, tot en met de installatie van de wijkraden, inclusief organisatorische randvoorwaarden, is onderwerp van deze evaluatie. De opdracht voor dit onderzoek komt voort uit de wens om te leren van de ervaringen met de wijkraadsverkiezingen en deze kennis te benutten voor de verbetering van het proces van de organisatie van de wijkraadsverkiezingen. De afgelopen maanden is deze evaluatie uitgevoerd door de afdeling Onderzoek en Business Intelligence (OBI). Om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden hebben zij verschillende soorten onderzoek gedaan: 1) Deskresearch. De deskresearch betreft bestudering van de voor de wijkraadsverkiezingen relevante documenten, zoals moties, projectplannen en vergaderverslagen van het projectteam. 2) Interviews. Er hebben in totaal 34 interviews plaatsgevonden, met: Elf leden van de ambtelijke projectorganisatie.

Achttien interviews met gekozen wijkraadsleden; steekproefsgewijs geselecteerd uit het bestand van geïnstalleerde wijkraadsleden. Vijf kandidaat-wijkraadsleden die niet zijn gekozen: twee kandidaatwijkraadsleden die zelf hebben aangegeven hun ervaringen te willen delen en drie anderen die steekproefsgewijs zijn geselecteerd.

Blad: Datum:

5/7 22 november 2022

Algemene conclusies van de procesevaluatie zijn: Leden van de projectorganisatie spreken hun waardering uit voor collega's en de prettige samenwerking. Zij ervaarden een grote betrokkenheid: iedereen was bereid extra inzet te leveren wanneer nodig. De planning van de organisatie van de wijkraadsverkiezingen is voor verbetering vatbaar, in het bijzonder de voorbereidende publiekscampagne voor de wijkraadsverkiezingen en de kandidaatstelling/registratie van kandidaatwijkraadsleden. Het is belangrijk om in de planning meer rekening te houden met risico's en eventualiteiten, zoals piekdrukte. Vanuit de projectorganisatie is veel werkdruk ervaren en zijn mensen onvoldoende vrijgespeeld om zich volledig aan de verkiezingen voor de wijkraden te kunnen wijden. Ondanks dat de onderzoeksvragen geen betrekking hadden op de keuze voor een nieuw bestuursmodel, uitten veel wijkraadsleden tijdens het interview hun kritiek hierop. Vooral de wijkraadsleden die al langer actief zijn in een gebiedscommissie, gebiedscomité of wijkraad en de wijkraadsleden van de kleine kernen zijn kritisch over de beperkte invloed van de wijkraad en het ontbreken van bevoegdheid met betrekking tot de bewonersinitiatieven. Conclusies m.b.t. de deelprocessen: De leden van de projectorganisatie zijn tevreden met het aantal kandidaat wijkraadsleden dat met de campagne geworven is.

In iedere wijk waren er meer kandidaten dan plekken in de wijkraad, dus in elke wijk viel er voor bewoners iets te kiezen. Zowel de leden van de projectorganisatie als de wijkraadsleden zijn van mening dat de campagne voor de werving van kandidaat-wijkraadsleden niet voldoende duidelijk heeft gemaakt aan bewoners wat een wijkraad precies is en doet. Voor de jonge wijkraadsleden (<20 jaar) was de campagneboodschap 'Doe mee en stel je verkiesbaar' aansprekend. Daarnaast werden deze jongeren aangemoedigd door hun maatschappelijk betrokken ouders, die bestuurlijk actief zijn of bij de gemeente werken. De onafhankelijke kandidaten wijzen op ongelijkheid in campagnemogelijkheden t.o.v. kandidaten die aan een politieke partij zijn verbonden. Politieke kandidaten (lijken te) kunnen rekenen op ondersteuning van hun partij. Nieuwe kandidaten voelen zich bij de campagne benadeeld ten opzichte van 'oudgedienden' met ervaring: leden van voormalige gebiedscommissies, wijkraden en wijkcomités. Deze laatsten maken bij hun campagne gebruik van reeds bestaande communicatiekanalen of netwerken van de wijkraad. Wijkraadsleden waarderen de bijeenkomst voor de installatie van de wijkraden in het stadhuis. Het volledige rapport vindt u in de bijlage. Naar aanleiding van de conclusies zijn er voor alle deelprocessen verbeterpunten geformuleerd.

Deze aanbevelingen zullen worden gedeeld met de betrokken ambtenaren om, waar mogelijk, te leren en verbeteren. Bij toekomstige verkiezingen worden de conclusies en aanbevelingen meegenomen in de voorbereiding en uitvoering van dit proces. Quick wins (22bb006039) Verantwoordelijk wethouder Simons pakt de suggesties uit de commissie voor 'quick wins' zoveel en zo snel mogelijk op.

Blad: Datum:

6/7 22 november 2022 4

Tijdens de commissie BOFV is besproken dat er met een open houding geluisterd wordt naar de suggesties die langskomen ten aanzien van het proces bewonersinitiatieven. Waar mogelijk worden verbeteringen direct doorgevoerd. Het meest gehoorde geluid binnen de nieuwe werkwijze bewonersinitiatieven, is dat het proces waarbij bewoners hun stem uitbrengen niet goed werkt. Dit proces is onnodig ingewikkeld en zorgt niet voor het gewenste draagvlak. Uit de eerste resultaten van de evaluatie komt het advies om hier mee te stoppen. Dit advies nemen wij ter harte en zal worden toegepast. Het voornemen is om per 1 januari 2023 te stoppen met de stemrondes. Voor het einde van het jaar wordt u middels een aparte brief geïnformeerd over de wijze waarop het proces bewonersinitiatieven verder vorm zal krijgen. Een ander signaal wat ons bereikt heeft, is de verdeling van de verschillende potjes per categorie bewonersinitiatieven. Door middel van subsidieplafonds wordt bepaald hoeveel geld beschikbaar is voor welke categorie. Als blijkt dat de subsidieplafonds niet langer passend zijn voor de wijk, kan de wijkraad dit bij de wijkmanager aangeven en kan het subsidieplafond worden aangepast. Per 1 september jl. zijn de subsidieplafonds aangepast in de Wijziging Besluit vaststelling subsidieplafonds bewonersinitiatieven Rotterdam 2022.

Omdat het voornemen is om te stoppen met de stemrondes is het juridisch niet langer nodig om verschillende budgetten vast te stellen voor de stemrondes en kleine initiatieven. Vanaf 1 januari 2023 wordt voor elke wijk één subsidieplafond vastgesteld waar alle bewonersinitiatieven (groot en klein) vanuit worden gesubsidieerd. Hierdoor is het ook niet nodig om tussentijds aanpassingen door te voeren in de subsidieplafonds. Tot slot is tijdens de commissie aangekaart dat sommige initiatiefnemers in verschillende wijken budget aanvragen voor hetzelfde initiatief. Hier heeft een controle op plaatsgevonden. Bij elke aanvraag dient centraal te staan dat bewoners uit de wijk betrokken zijn. In de praktijk kan het voorkomen dat een stichting één initiatief in verschillende wijken ontwikkelt met bewoners uit de betreffende wijk, bijvoorbeeld sport en speldagen. Zolang het initiatief aantoonbaar gedragen is door de bewoners in de wijk, is dit volgens de regeling toegestaan. Indien de betrokkenheid van de bewoners bij het initiatief ontbreekt, wordt de aanvraag afgewezen. Dit komt regelmatig voor. Het is daarom niet nodig de regeling hierop aan te passen. Wel zal de wijkmanagers erop worden gewezen bij de beoordeling hier extra alert op te zijn. Andere 'quick wins' die ons ter ore komen zullen zo spoedig als mogelijk in de werkwijze worden doorgevoerd.

Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende geinformeerd te hebben en stellen voor de voor de moties Toezeggingen op een transparante wijze opgevolgd (21bb8234), Lokaal journaal (21bb13009), Met elkaar, voor elkaar (21bb13002), Werkbonus-constructie (21bb8232) en de toezeggingen Procesevaluatie verkiezingen (22bb1762) en Quick wins (22bb006039) als afgedaan te beschouwen.

Blad: Datum:

7/7 22 november 2022

Burgemeester en wethouders van Rotterdam,

ris,

•

Bijlage(n): Evaluatie van de kandidaatstelling campagne en installatie van de wijkraden