[22bb008085] Bijlage e behorende bij 22bb8095 - bijlage 2 behorende bij 21bb4969 over Collegeverklaring informatiebeveiliging ENSIA Suwinet 21bb4972 GEHEIM OPGEHEVEN

Bestuurs- en Concernondersteuning Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Van: Jeroen Oppelaar Telefoon: 14 010 Ons kenmerk: M2208-4524 - 22bo6779 Bijlage(n): 1 Onderwerp: opheffen geheimhouding

Aan de gemeenteraad

Datum: 29 november 2022

Gevraagd besluit: Samenvattend stellen wij u voor: 1) Kennis te nemen van de door ons college herbeoordeelde lijst geheime stukken met daarbij voorgestelde nieuwe termijnen voor herbeoordeling geheimhouding. 2) De geheimhouding van twaalf herbeoordeelde stukken op te heffen en de stukken onder weglakking van persoonsgegevens openbaar te maken. Waarom dit voorstel?/Waarom nu voorgelegd? In overleg met de griffie is besloten om op 1 december 2022 de lijst geheime stukken op uw raadsinformatiesysteem te plaatsen. Vooruitlopend hierop heeft ons college waar mogelijk de stukken op deze lijst herbeoordeeld of van een nieuwe herbeoordelingstermijn voorzien. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Beleidskader verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2020 Toelichting: Op 17 december 2020 heeft uw raad het “Beleidskader verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2020” vastgesteld. Dit beleidskader schetst hoe ons college informatie verstrekt aan uw raad. Informatie is in de regel openbaar, en wanneer nodig biedt ons college de informatie onder geheimhouding aan. Hierop volgt dan bekrachtiging door de gemeenteraad. Daarnaast kennen wij nog wel het begrip ‘embargo’. Wat zoveel betekent dat de ontvangende partij de informatie vertrouwelijk behandelt tot een aangegeven tijdstip.

Dit kan bijvoorbeeld worden ingezet bij de presentatie van de begroting door ons college. Na dit tijdstip is de verstrekte informatie openbaar.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2 29 november 2022 M2208-4524

In dit beleidskader is ook vastgesteld dat:  De raad een lijst van geheime stukken publiceert.  Ons college bij het aanbieden van geheime informatie aan de gemeenteraad een adviestermijn voor de duur van de geheimhouding meegeeft.  Er jaarlijks een herbeoordeling plaatsvindt van geheimhouding bij verstreken termijnen. Het college oordeelt of: a) de raad de geheimhouding kan opheffen en het stuk al dan niet gedeeltelijk openbaar kan maken b) de adviestermijn voor opheffen geheimhouding verlengd wordt en zo ja met hoeveel jaar.  De raad besluit vervolgens over het beëindigen van de geheimhouding en de openbaarmaking van informatie. Werkwijze herbeoordeling Ons college heeft van uw ondersteuning de te publiceren lijst ontvangen om de afgesproken herbeoordeling uit te voeren. Hiervoor hebben wij de navolgende criteria vastgesteld: 1. Alleen documenten met een herbeoordelingstermijn die is verstreken worden herbeoordeeld. a. de raad kan de geheimhouding opheffen en het stuk al dan niet gedeeltelijk openbaar maken. b. de adviestermijn voor opheffen geheimhouding moet verlengd worden met 1, 5, of 10 jaar omdat openbaarmaking nog niet mogelijk is. 2. Documenten zonder herbeoordelingstermijn (van voor 2020) krijgen er één toegewezen. Hiervoor geldt: a. dossiers waarvan de besluitvorming en eventuele realisatie is afgerond worden binnen 1 jaar herbeoordeeld. b.

dossiers die nog lopen krijgen een nieuwe termijn van 5 jaar toegewezen. c. dossiers betreffende persoonlijke levenssfeer krijgen een nieuwe termijn van 10 jaar. 3. De standaard herbeoordelingstermijn is vijf jaar. En voor dossiers betreffende de persoonlijke levenssfeer geldt een standaard termijn van 10 jaar. Wetten kunnen andere termijnen van geheimhouding voorschrijven. 4. In afwijking van de hiervoor genoemde herbeoordelingstermijn worden geheime documenten eerder beoordeeld: a. Bij een Woo verzoek. Dan kan de raad via die weg om opheffing geheimhouding worden verzocht. b. Voor afgeronde en/of gerealiseerde onderwerpen of dossiers vindt er binnen één jaar een herbeoordeling plaats. 5. Als de geheimhouding wordt opgeheven, worden persoonsgegevens (privacy/persoonlijke levenssfeer) weggelakt. Wij toetsen alsnog conform de Woo op gegevens die wel en niet openbaar gemaakt kunnen worden. Waar nodig worden zienswijzen ingewonnen bij derdebelanghebbenden.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3 29 november 2022 M2208-4524

Op basis van deze criteria hebben wij de lijst doorgelopen en waar nodig bij oudere stukken, of stukken waarbij de termijn verstreken was maar die nog niet openbaar kunnen, een nieuwe termijn van één, vijf of tien jaar voorgesteld. Dit leidt nu tot het verzoek tot opheffen van de geheimhouding en openbaarmaking voor twaalf documenten (met uitzondering van privacy). Een duidelijk kortere herbeoordelingstermijn voor bijvoorbeeld afgeronde projecten rondom Eneco en Warmtebedrijf en een bijgewerkte lijst met ingevulde herbeoordelingstermijnen. Ook hebben wij bij een aantal afgeronde dossiers geconstateerd dat geheimhouding niet langer noodzakelijk is. Uw raad wordt dan ook gevraagd daarvan de geheimhouding op te heffen en deze stukken met uitzondering van persoonsgegevens (privacy) openbaar te maken. Financiële en juridische consequenties/aspecten: Er zijn geen directe financiële consequenties uit dit voorstel. Conform artikel 25 Gemeentewet bekrachtigt de gemeenteraad de voorgestelde geheimhouding. Dit betekent dat alleen de gemeenteraad zelf de geheimhouding van deze documenten (deels) kan opheffen. De herbeoordelingstermijn van 5 jaar sluit aan bij artikel 5.3 van de Wet Open Overheid dat na 5 jaar er een lichtere toets plaatsvindt op het openbaar maken van de informatie.

Voor informatie over incidenten in de persoonlijke levenssfeer stelt het college een (langere) adviestermijn geheimhouding voor van tien jaar. Conform het zorgprotocol wordt de raad altijd meteen geïnformeerd bij incidenten. Dit betreft in de regel zwaar privacy gevoelige informatie waarvan het de vraag is of dat überhaupt ooit openbaar kan worden. Voor wat betreft juridische aspecten informeren wij u dat begin 2023 de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking zal treden. Deze wet bevat een andere werkwijze voor het opleggen en opheffen van geheimhouding. Ook wordt uw raad in deze wet in de gelegenheid gesteld nadere regels te stellen over het verstrekken van informatie aan derden. Wij zullen u tijdig (vóór april 2023) een nieuw vast te stellen beleidskader doen toekomen waarin wij deze wet hebben verwerkt. Hierin worden ook de hiervoor genoemde criteria opgenomen. Het bijbehorende ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4 29 november 2022 M2208-4524

Bijlage(n):  Lijst geheime stukken (aangevuld met herbeoordelingstermijnen)  Te openbaren stukken met weglakking. LET OP DEZE DOCUMENTEN WORDEN PAS OPENBAAR NA RAADSBESLUIT

Blad: Datum: Ons kenmerk:

5 29 november 2022 M2208-4524

Ontwerpbesluit

De Raad van de gemeente Rotterdam, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 29 november 2022; gelet op artikel 25, tweede lid, Gemeentewet en artikel 5.1, lid 2, onder e, van de Wet open overheid; overwegende dat: - De raad een lijst van geheime stukken publiceert; - Het college bij het aanbieden van geheime informatie aan de gemeenteraad een adviestermijn voor de duur van de geheimhouding meegeeft; - Er een periodieke herbeoordeling plaatsvindt van geheimhouding bij verstreken termijnen en de raad besluit over het beëindigen van de geheimhouding en de openbaarmaking van informatie; - Voor de documenten onder a en b een zienswijzenprocedure heeft plaatsgevonden en de zienswijzen worden overgenomen; - Gegevens betreffende de privacy niet openbaar worden gemaakt; - Openbaarmaking van de documenten a tot en met l na heroverweging van alle belangen gerechtvaardigd is. besluit: De geheimhouding van de volgende documenten op te heffen en openbaar te maken met

uitzondering van de gegevens betreffende de persoonlijke levenssfeer (privacy): a. GEHEIME Bijlage behorende bij 19bb18307 over privaat initiatief mbt de stedelijke ontwikkeling van Katendrecht en Rijnhaven b. GEHEIME Collegebrief behorende bij 20bb004774 over voortgang initiatief herontwikkeling locatie Codrico – Katendrecht c. GEHEIME Bijlage behorende bij 20bb4947 - doorgeschoven verplichtingen en opbouw Eurovisie Songfestival d. GEHEIME bijlage 1 behorende bij 21bb4969 over Collegeverklaring ENSIA + bijlagen DigiD en Suwinet e. GEHEIME bijlage 2 behorende bij 21bb4969 over Collegeverklaring informatiebeveiliging ENSIA Suwinet f. GEHEIME bijlage 3 behorende bij 21bb4969 over verantwoordingsrapportage BAG ENSIA g. GEHEIME bijlage 4 behorende bij 21bb4969 over Verantwoordingsrapportage BGT ENSIA h. GEHEIME bijlage 5 behorende bij 21bb4969 over Verantwoordingsrapportage BRO ENSIA i. GEHEIME bijlage 6 behorende bij 21bb4969 over Verbeterplannen op hoofdlijnen ENSIA j. GEHEIME Collegebrief behorende bij 19bb18915 over uitkomsten Quick scan Wigo4it en vervolgstappen op het onderzoek (19bb018916) k. GEHEIME Bijlage behorende bij 19bb22797 - brief met geheime informatie over Wigo4it

Blad: Datum: Ons kenmerk:

6 29 november 2022 M2208-4524

l.

GEHEIME Bijlage behorende bij 19bb22797 - rapport Verdieping handelingsperspectieven ICT-dienstafname voor domein Werk en Inkomen en vervolgstappen op dit onderzoek

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van *vult griffie in*

De griffier,

Bijlagen: de openbaar te maken documenten a tot en met l

De voorzitter,