[22bb008048] Collegebrief over Monitor ICT Projecten periode juni 2022 - september 2022
Tekst van het document
Gemeente Rotterdam
Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 3011 AD
Rotterdam
Postadres: Postbus 70012 3000 KP
Rotterdam
Website: www .rotterdam.nl E-mail: bbo@rotterdam.nl Inlichtingen: Y. Pol Telefoon: 06-41550141 Portefeuillehouder wethouder
Aan de gemeenteraad
Financiën, Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Ons kenmerk: M2211-781322bo006834 Uw kenmerk: Betreft: Monitor ICT Projecten periode juni 2022 - september 2022 Datum: B&W 29 november 2022
Onderwerp: De Monitor ICT-projecten (MIP) over de periode juni-september 2022. Op welke gronden deze brief? Waarom nu voorgelegd? Uw raad ontvangt drie keer per jaar de onafhankelijke toetsing van de meest omvangrijke en risicovolle ICT-programma's en -projecten van de gemeente Rotterdam. Deze toetsing wordt gedaan door Directie Middelen en Control (DMC). Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/begroting/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen en eerdere voortgangsrapportages: In 2011 heeft het college van B&W besloten de monitoring van omvangrijke ICT-projecten te borgen via de MIP. Toelichting Monitor ICT Projecten 2022-02 Voor u ligt de Monitor ICT Projecten (MIP) over de periode juni-september. Drie keer per jaar wordt gerapporteerd over de meest risicovolle ICT-programma's en -projecten van gemeente Rotterdam. Doelstelling van de monitor is het beperken van risico's verbonden aan de uitvoering van omvangrijke ICT-programma's/-projecten. Aan de hand van vastgestelde criteria is bepaald welke programma's en projecten in de monitor worden opgenomen. De projectinformatie is opgesteld door de programma-/projectmanager en afgestemd met de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever en getoetst door Directie Middelen en Control (DMC). De monitor over deze periode bevat 12 programma's/projecten.
In de rapportage is een overzicht van de status van de beheeraspecten planning, geld, risico's en kwaliteit te vinden en per project/programma het volgende opgenomen: doel, omschrijving, een toelichting op de stand van zaken en de afwijkingen door de programma-/projectmanager en een toelichting op het oordeel van
DMC. De beheersaspecten worden beoordeeld met de kleuren groen (onder controle), oranje (aandacht vereist) en rood (directe actie benodigd). Naar aanleiding van de vorige MIP is door DMC ingezoomd op hoe de ondersteuning en sturing op de beheersaspecten tijd en geld is georganiseerd, omdat de scores hierop verslechterd waren. Uit de gesprekken met de projectteams blijkt gebrek aan ondersteuning (op tijd en geld) niet de oorzaak te zijn. Er liggen andere oorzaken en redenen aan ten grondslag die het in control zijn op tijd en geld lastig maakt. Meest terugkomend zijn: inhoudelijke complexiteit en afhankelijkheid van de omgeving. Op basis hiervan zijn door DMC twee aanbevelingen gedaan: 1. Versterk de samenwerking tussen directie Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek (IIFO) en de projecten die buiten het cluster Bestuurs-en Concernondersteuning (BCO) vallen nog verder. Zowel op de inhoudelijke complexiteit van IT-projecten als de afhankelijkheden van de omgeving zit bij IIFO veel kennis en ervaring. Elke fase van een project vraagt daarnaast ook om een eigen benadering (net zoals bij fysieke projecten). DMC verwacht dat een intensievere samenwerking met de lopende projecten de grip op tijd en geld positief zal veranderen. De precieze vorm moet verder worden uitgewerkt.
Een mogelijkheid zou bijvoorbeeld zijn dat de ICT-projectmanager van IIFO komt en de ambtelijke opdrachtgever van het cluster is. Dit is nu ook al soms het geval. Op deze manier combineer je de kennis van beleid en IT met elkaar. 2. Maak een uitvoerbaarheidstoets een standaardonderdeel van de verkenningsfase. Door de hoge verwachtingen en ambities binnen de organisatie krijgt in de eerste fases van een project de uitvoerbaarheid niet altijd de benodigde aandacht. De businesscase en de aanbesteding zijn momenten voor deze toets. Het komt voor dat akkoord wordt gegaan met een projectvoorstel dat technisch te complex is geworden door een stapeling van hoge verwachtingen en ambities. Dit komt soms echter pas tijdens de uitvoeringsfase aan het licht met gevolgen voor tijd en geld. Zoals bij fysieke projecten Stadsontwikkeling een belangrijke rol speelt bij de vormgeving en uitvoering van een uitvoeringstoets is bij IT-projecten deze rol weggelegd voor IIFO. Met deze aanbevelingen sluiten we ook aan bij het coalitieakkoord Waar meer aandacht is voor de uitvoering van onze projecten. Beide aanbevelingen worden zowel bestuurlijk, als ambtelijk door IIFO ondersteund en zullen in de komende periode worden opgepakt. In de volgende MIP zullen we u rapporteren hoe deze aanbevelingen zijn uitgevoerd.
Overzicht Oordeel Directie Middelen en Control en voortgang t.o.v. vorige rapportageperiode
2
Project/ Programma
Tijd
Geld
G G G G
0
------
Adidas
Data Gedreven Werken (DGW) Digitale stad DWARSS Forza MOR GERS GREAT Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RD!) Sorga Vervanging Handhavingssystemen Waste management systeem ZekeR
. . , K . . t.o.v. vorige Verantwoordelijke R tsico's waliteit 1 1p
------G
0
1
0
0 0
=
G
G
G G G
G
l
1 nieuw
0 0
0
G
R
G
G
0 G 0
0
R
R G
0
R G
G
G G G G
l = = =
0
l
G
= n.v.t.
wethouder T.B. Versnel M.J.W. Struijvenberg M.J.W. Struijvenberg M.J.W. Struijvenberg V.P.G. Karremans M.J.W. Struijvenberg M.J.W. Struijvenberg M.J.W. Struijvenberg R. Buijt V.P.G. Karremans V.P.G. Karremans E. Yigit
= =
G onder controle 0 aandacht vereist R =directactie
Zoals uit bovenstaande tabel blijkt is het algemene beeld onveranderd ten opzichte van de vorige rapportageperiode. Er zijn drie programma's/projecten die op één of twee beheersaspecten rood scoren. Om het beeld in de toekomst te verbeteren zijn en worden er diverse acties gestart. Voor het project GREAT geldt dat voor het aspect geld. Het projectteam is momenteel bezig om alle issues te inventariseren en de exacte hoogte van het tekort inzichtelijk te krijgen. Hierop volgend wordt een voorstel uitgewerkt met inhoudelijke keuzes, het resterende tekort en wat de dekking hiervoor is. Programma Sorga scoort eveneens rood op het aspect geld. De overschrijding van het budget inclusief nog verdere verwachte overschrijding is in beeld. Momenteel wordt gewerkt aan een voorstel richting het Directieteam Maatschappelijke Ontwikkeling om dit tekort op te lossen. Het programma Vervanging Handhavingssystemen scoort rood op de aspecten tijd en risico's. Voor wat betreft het eerste punt is de leverancier opgedragen een nieuwe planning op te stellen. Deze wordt de komende tijd tussen gemeente en leverancier besproken. Voor wat betreft het tweede punt: de eventuele consequenties en risico's van het stopzetten van het programma zijn in kaart gebracht. Verder is de gemeente bezig scenario's uit te werken om, als dat nodig blijkt te zijn, heel snel vervolgstappen te nemen.
Toelichting per project Zie hiervoor de bijlage MIP 2022-02. Burgemeester en Wethouders van Rotterdam,
3