[22bb007835] Afdoeningsvoorstel moties en toezeggingen in het kader van Wijk aan Zet

Gemeente Rotterdam

Dienstverlening Haven, Economie, Horeca en Bestuur (wijken en kleine kernen) R.A.C.J. Simons Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40, Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Internet: www.rotterdam.nl Van: I.A.J. Bakker

Aan de Gemeenteraad

Telefoon: 06-14642897 E-mail: iaj.bakker@rotterdam.nl Ons kenmerk: 22bo6701 Uw kenmerk: Onderwerp: Afdoeningsvoorstel moties en toezeggingen t.a.v. Wijk aan Datum: B&W 22 november 2022

Onderwerp: Afdoeningsvoorstel moties en toezeggingen in het kader van 'Wijk aan Zet'.

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Op 17 juni 2021 is door uw raad het voorstel 'Wijk aan Zet' vastgesteld met daarin de kaders voor het nieuwe bestuursmodel. Op 7 en 14 oktober 2021 heeft uw raad het 'lmplementatieplan Wijk aan Zet' (21 bb11517) en het raadsvoorstel regelgeving Wijk aan Zet (21bb11015) besproken en op 10 en 24 februari 2022 heeft uw raad de 'Voortgangsrapportage Wijk aan Zet' (22bb246) besproken. Op 10 mei heeft de raad een brief ontvangen (22bo3214) met een voorstel voor de afdoening van de moties en toezeggingen in het kader van Wijk aan Zet. Een deel van deze moties en toezeggingen is daarbij aangehouden. Op 22 september heeft opnieuw bespreking van Wijk aan Zet plaatsgevonden in de commissie BOFV. U heeft daaraan voorafgaand een tussenbericht (22bb005890) ontvangen ten aanzien van de nog openstaande moties en toezeggingen. In deze brief informeren wij u graag over de laatste stand van zaken.

Relatie met het coalitieakkoord/collegeprogramma/begroting/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Tijdens de eerdere besprekingen van Wijk aan Zet is een aantal moties aangenomen en zijn toezeggingen gedaan, waarover wij u graag informeren. De volgende moties en toezeggingen komen in deze brief aan de orde: Toezeggingen op een transparante wijze opgevolgd (21bb8234) Lokaal journaal (21bb13009) Met elkaar, voor elkaar (21bb13002) Liever een wijkhub dan een vraagwijzer (22bb004407) Werkbonus-constructie (21bb8232) Meer gewicht aan zienswijze wijkraad (21bb8228) Procesevaluatie verkiezingen (22bb1762) Overgang wijkhubs (22bb1783) Quick wins (22bb006039)

Blad: Datum:

2/7 22 november 2022

Toelichting Toezeggingen op een transparante wijze opgevolgd (21bb8234) Gevraagd wordt met een voorstel naar de raad te komen over de wijze waarop toezeggingen vanuit de adoptiewethouder kunnen worden toegevoegd aan het raadsinformatiesysteem, en bij dit voorstel zowel de gemeentelijke organisatie als de griffie te betrekken. In september 2021 is er een eerste afdoeningsvoorstel gedaan (2lbb11015). Daarin is aangegeven dat, conform de wensen van uw raad, de raad altijd een afschrift zal ontvangen van toezeggingen gedaan tijdens een formeel overleg tussen college en wijkraad. Dit is conform artikel 26 van de Verordening op de wijkraden 2022. In de praktijk blijkt dat dergelijke overleggen (nog) niet plaats hebben gevonden omdat er tot op heden geen adoptiewethouders benoemd zijn. Wel brengen wethouders op regelmatige basis bezoeken aan de wijk en wijkraden. Tijdens deze bezoeken wordt door de wijkraden aandacht gevraagd voor diverse onderwerpen en zorgen vanuit de wijk. Het college neemt deze signalen serieus en committeert zich eraan hier te allen tijde opvolging en terugkoppeling aan te geven. Tijdens de formele werkbezoeken wordt genoteerd welke acties besproken zijn met de wethouder en welke opvolging deze behoeven. Terugkoppeling op de actielijst verloopt schriftelijk, via de gebiedsorganisatie aan de wijkraad.

Lokaal journaal (21bb13009) De motie verzoekt om onderzoek te doen of in samenwerking met bijvoorbeeld Open Rotterdam en andere lokale partijen als Like je wijk tot wijk journaals kan worden gekomen, en deze journaals waar nodig en mogelijk te gebruiken voor gesprekken in de wijk. In een eerdere beantwoording (22bb247) hebben wij aangegeven dat communicatie op het niveau van de wijk maatwerk is: wat werkt voor de ene wijk hoeft niet voor de andere te werken. Daarom is het van belang te weten welke mediapartners in de wijk kunnen worden aangeschreven en de wijkraden hiervan op de hoogte te stellen, zodat zij hier hun voordeel mee kunnen doen. De communicatie voor de wijken is in kaart gebracht - zowel de gemeentelijke kanalen als die van derden. Alle wijkraden hebben na hun installatie een overzicht gekregen van de belangrijkste kenmerken, ontmoetingsplekken en spelers in hun wijk (waaronder ook wijkmedia), zodat zij kunnen profiteren van de contacten en het netwerk dat het communicatieteam over de jaren in de wijken heeft opgebouwd. In overleg kunnen de wijkraden gebruik maken van de kanalen en middelen van de gemeente om hun communicatie te ondersteunen. Voorbeelden hiervan zijn de digitale wijknieuwsbrief en de social mediakanalen in de wijken.

Als onafhankelijke organen is het aan de wijkraden zelf om de communicatie te verzorgen, en hierbij hun eigen middelen en kanalen te kiezen om het wijknetwerk te activeren en te betrekken. Om dit te faciliteren is er per wijkraad budget beschikbaar voor representatie en communicatie. Daarnaast krijgen zij ondersteuning vanuit de communicatieadviseurs in de gebieden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan mediatrainingen en adviesgesprekken (zowel op reguliere basis als naar behoefte).

Blad: D_atum:

3/7 22 november 2022

Met elkaar, voor elkaar (21bb13002) Deze motie verzoek het college een platform op te zetten waarop alle wijkraadsleden met elkaar in contact kunnen komen en de mogelijkheid voor raadsleden om hieraan deel te nemen toe te voegen. De wijkraadsleden beschikken over verschillende middelen om met elkaar in contact te treden. Zo heeft ieder wijkraadslid een persoonlijk @rotterd am mailadres. Deze mailadressen zijn per wijkraad terug te vinden op de website van de gemeente. Op die manier kunnen wijkraadsleden gemakkelijk met elkaar in contact komen. In de praktijk zien we dat dit soms gebeurt. Verder hebben alle wijkraadsleden na hun installatie een iPad ontvangen. Op deze iPad zijn vooraf zowel iBabs als MsTeams geinstalleerd. iBabs is een systeem wat voornamelijk bedoeld is om informatie (vergaderstukken) met elkaar te delen, maar kan ook gebruikt worden voor het inplannen van digitale bijeenkomsten. Iedereen met een account in iBabs kan voor een digitale bijeenkomst worden uitgenodigd. Alle wijkraad leden en gemeenteraadsleden hebben een account in iBabs. Videobellen is daarnaast mogelijk via MsTeams. Bij het uitbrengen van ongevraagde adviezen komt er vanuit de wijkraden soms het verzoek om gezamenlijk een advies uit te brengen. Dit proces loopt via de verschillende wijkraad coördinatoren. Zij weten elkaar goed te vinden.

Er hebben ons geen signalen bereikt dat de bestaande middelen om met elkaar in contact te treden niet afdoende zijn. Het opzetten van een apart platform om hierin te faciliteren achten we daarom op dit moment niet noodzakelijk. Liever een wijkhub dan een vraagwijzer (22bb004407), Overgang wijkhubs (22bb1783) In de raadsvergadering van 23 juni jl. is door uw raad de motie Liever een wijkhub dan een vraagwijzer (22bb4407) van raadslid E. Verkoelen aangenomen. De motie roept het college op om de vraagwijzer te koppelen aan de wijkhub, zodat de informatie van de vraagwijzer zich bundelt in de 39 wijkhubs die worden gerealiseerd. Op 10 februari jl. heeft wethouder Van Gils bovendien toegezegd om, daar waar nog geen wijkhubs zijn, er voor een goede overgang wordt gezorgd (22BB1783). Het college herkent de kansen die er liggen om een koppeling te maken tussen enerzijds de wijkhubs en anderzijds de Vraagwijzer. Het college vindt het echter belangrijk dat de functie van de wijkhub in een breder perspectief moet worden gezien: het zijn van een benaderbare en zichtbare overheid met laagdrempelige dienstverlening afgestemd op de behoefte van Rotterdammers in de veelal unieke wijken van de gemeente.

Het college is daarom in september gestart om in 3 wijken in kaart te brengen welke dienstverlening in de wijkhub benodigd is, afgestemd op de behoefte van de wijk en dit vervolgens te implementeren. Vraagwijzer werkzaamheden worden daarbij ook betrokken. De verwachting is dat dit inzicht eind O4 2022/O1 2023 compleet is. De andere wijkhubs zullen daarna dezelfde werkwijze volgen. Wij informeren u dan opnieuw over de werkzaamheden in het kader van deze motie. In het kader van de toezegging zorgt de gemeente er in de tussentijd voor dat reguliere dienstverlening in de wijken, alsook digitaal, zo beschikbaar mogelijk blijft voor eenieder die dat nodig heeft.

Blad: Datum :

4/7 22 november 2022

Werkbonus-constructie (21bb8232) De motie vraagt te onderzoeken hoe de uitkeringen van gebiedscommissieleden (nu: wijkraadsleden) niet gekort worden vanwege de vergoedingen die deze leden ontvangen vanuit hun werkzaamheden voor de wijkraden. In ons raadsvoorstel voor de vaststelling van de verordening op de wijkraden (21bbl1015) hebben wij u al toegelicht dat het toepassen van de werkbonusconstructie voor wijkraadsleden niet mogelijk is. Dit omdat de vereiste arbeidsovereenkomst niet van toepassing is voor wijkraadsleden. Ook hebben wij u in een eerdere brief (21bb12895) toegelicht dat in het geval een wijkraadslid bijstand ontvangt er korting op deze uitkering plaats zal vinden. Dit omdat de vergoeding voor wijkraadsleden door de belasting wordt gezien als inkomen uit arbeid. Wij hebben dit in onze voorlichting bij de kandidaatstelling vermeld in de bijeenkomsten en in de veelgestelde vragen op de website. Wij hebben geen mogelijkheid om dit binnen onze eigen beleidsvrijheid in de Participatiewet anders op te lossen. Meer gewicht aan zienswijze wijkraad (21bb8228) De motie verzoekt om altijd binnen een termijn van zes weken een schriftelijke reactie te geven op ongevraagde adviezen van wijkraden. De reactietermijn van zes weken op een ongevraagd advies van wijkraden is vastgelegd in de verordening. In de praktijk zien we dat deze termijn niet altijd wordt gehaald.

Dit terwijl de ongevraagde adviezen altijd een serieus antwoord verdienen, ook als niet aan het gevraagde voldaan kan worden. Hier zetten wij hard op in. In Q1 van 2023 komen we bij u terug op de uitwerking hiervan. Procesevaluatie verkiezingen (22bbl762) Tijdens de commissie Veiligheid en Bestuur van 10 februari 2022 is aan de gemeenteraad de toezegging gedaan het proces van de verkiezingen van de wijkraden te evalueren (22bb1762). Het gehele traject, van de kandidaatstelling en de campagne voor de verkiezing, tot en met de installatie van de wijkraden, inclusief organisatorische randvoorwaarden, is onderwerp van deze evaluatie. De opdracht voor dit onderzoek komt voort uit de wens om te leren van de ervaringen met de wijkraadsverkiezingen en deze kennis te benutten voor de verbetering van het proces van de organisatie van de wijkraadsverkiezingen. De afgelopen maanden is deze evaluatie uitgevoerd door de afdeling Onderzoek en Business Intelligence (OBI). Om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden hebben zij verschillende soorten onderzoek gedaan: 1) Deskresearch. De deskresearch betreft bestudering van de voor de wijkraadsverkiezingen relevante documenten, zoals moties, projectplannen en vergaderverslagen van het projectteam. 2) Interviews. Er hebben in totaal 34 interviews plaatsgevonden, met: Elf leden van de ambtelijke projectorganisatie.

Achttien interviews met gekozen wijkraadsleden; steekproefsgewijs geselecteerd uit het bestand van geïnstalleerde wijkraadsleden. Vijf kandidaat-wijkraadsleden die niet zijn gekozen: twee kandidaatwijkraadsleden die zelf hebben aangegeven hun ervaringen te willen delen en drie anderen die steekproefsgewijs zijn geselecteerd.

Blad: Datum:

5/7 22 november 2022

Algemene conclusies van de procesevaluatie zijn: Leden van de projectorganisatie spreken hun waardering uit voor collega's en de prettige samenwerking. Zij ervaarden een grote betrokkenheid: iedereen was bereid extra inzet te leveren wanneer nodig. De planning van de organisatie van de wijkraadsverkiezingen is voor verbetering vatbaar, in het bijzonder de voorbereidende publiekscampagne voor de wijkraadsverkiezingen en de kandidaatstelling/registratie van kandidaatwijkraadsleden. Het is belangrijk om in de planning meer rekening te houden met risico's en eventualiteiten, zoals piekdrukte. Vanuit de projectorganisatie is veel werkdruk ervaren en zijn mensen onvoldoende vrijgespeeld om zich volledig aan de verkiezingen voor de wijkraden te kunnen wijden. Ondanks dat de onderzoeksvragen geen betrekking hadden op de keuze voor een nieuw bestuursmodel, uitten veel wijkraadsleden tijdens het interview hun kritiek hierop. Vooral de wijkraadsleden die al langer actief zijn in een gebiedscommissie, gebiedscomité of wijkraad en de wijkraadsleden van de kleine kernen zijn kritisch over de beperkte invloed van de wijkraad en het ontbreken van bevoegdheid met betrekking tot de bewonersinitiatieven. Conclusies m.b.t. de deelprocessen: De leden van de projectorganisatie zijn tevreden met het aantal kandidaat wijkraadsleden dat met de campagne geworven is.

In iedere wijk waren er meer kandidaten dan plekken in de wijkraad, dus in elke wijk viel er voor bewoners iets te kiezen. Zowel de leden van de projectorganisatie als de wijkraadsleden zijn van mening dat de campagne voor de werving van kandidaat-wijkraadsleden niet voldoende duidelijk heeft gemaakt aan bewoners wat een wijkraad precies is en doet. Voor de jonge wijkraadsleden (<20 jaar) was de campagneboodschap 'Doe mee en stel je verkiesbaar' aansprekend. Daarnaast werden deze jongeren aangemoedigd door hun maatschappelijk betrokken ouders, die bestuurlijk actief zijn of bij de gemeente werken. De onafhankelijke kandidaten wijzen op ongelijkheid in campagnemogelijkheden t.o.v. kandidaten die aan een politieke partij zijn verbonden. Politieke kandidaten (lijken te) kunnen rekenen op ondersteuning van hun partij. Nieuwe kandidaten voelen zich bij de campagne benadeeld ten opzichte van 'oudgedienden' met ervaring: leden van voormalige gebiedscommissies, wijkraden en wijkcomités. Deze laatsten maken bij hun campagne gebruik van reeds bestaande communicatiekanalen of netwerken van de wijkraad. Wijkraadsleden waarderen de bijeenkomst voor de installatie van de wijkraden in het stadhuis. Het volledige rapport vindt u in de bijlage. Naar aanleiding van de conclusies zijn er voor alle deelprocessen verbeterpunten geformuleerd.

Deze aanbevelingen zullen worden gedeeld met de betrokken ambtenaren om, waar mogelijk, te leren en verbeteren. Bij toekomstige verkiezingen worden de conclusies en aanbevelingen meegenomen in de voorbereiding en uitvoering van dit proces. Quick wins (22bb006039) Verantwoordelijk wethouder Simons pakt de suggesties uit de commissie voor 'quick wins' zoveel en zo snel mogelijk op.

Blad: Datum:

6/7 22 november 2022 4

Tijdens de commissie BOFV is besproken dat er met een open houding geluisterd wordt naar de suggesties die langskomen ten aanzien van het proces bewonersinitiatieven. Waar mogelijk worden verbeteringen direct doorgevoerd. Het meest gehoorde geluid binnen de nieuwe werkwijze bewonersinitiatieven, is dat het proces waarbij bewoners hun stem uitbrengen niet goed werkt. Dit proces is onnodig ingewikkeld en zorgt niet voor het gewenste draagvlak. Uit de eerste resultaten van de evaluatie komt het advies om hier mee te stoppen. Dit advies nemen wij ter harte en zal worden toegepast. Het voornemen is om per 1 januari 2023 te stoppen met de stemrondes. Voor het einde van het jaar wordt u middels een aparte brief geïnformeerd over de wijze waarop het proces bewonersinitiatieven verder vorm zal krijgen. Een ander signaal wat ons bereikt heeft, is de verdeling van de verschillende potjes per categorie bewonersinitiatieven. Door middel van subsidieplafonds wordt bepaald hoeveel geld beschikbaar is voor welke categorie. Als blijkt dat de subsidieplafonds niet langer passend zijn voor de wijk, kan de wijkraad dit bij de wijkmanager aangeven en kan het subsidieplafond worden aangepast. Per 1 september jl. zijn de subsidieplafonds aangepast in de Wijziging Besluit vaststelling subsidieplafonds bewonersinitiatieven Rotterdam 2022.

Omdat het voornemen is om te stoppen met de stemrondes is het juridisch niet langer nodig om verschillende budgetten vast te stellen voor de stemrondes en kleine initiatieven. Vanaf 1 januari 2023 wordt voor elke wijk één subsidieplafond vastgesteld waar alle bewonersinitiatieven (groot en klein) vanuit worden gesubsidieerd. Hierdoor is het ook niet nodig om tussentijds aanpassingen door te voeren in de subsidieplafonds. Tot slot is tijdens de commissie aangekaart dat sommige initiatiefnemers in verschillende wijken budget aanvragen voor hetzelfde initiatief. Hier heeft een controle op plaatsgevonden. Bij elke aanvraag dient centraal te staan dat bewoners uit de wijk betrokken zijn. In de praktijk kan het voorkomen dat een stichting één initiatief in verschillende wijken ontwikkelt met bewoners uit de betreffende wijk, bijvoorbeeld sport en speldagen. Zolang het initiatief aantoonbaar gedragen is door de bewoners in de wijk, is dit volgens de regeling toegestaan. Indien de betrokkenheid van de bewoners bij het initiatief ontbreekt, wordt de aanvraag afgewezen. Dit komt regelmatig voor. Het is daarom niet nodig de regeling hierop aan te passen. Wel zal de wijkmanagers erop worden gewezen bij de beoordeling hier extra alert op te zijn. Andere 'quick wins' die ons ter ore komen zullen zo spoedig als mogelijk in de werkwijze worden doorgevoerd.

Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende geinformeerd te hebben en stellen voor de voor de moties Toezeggingen op een transparante wijze opgevolgd (21bb8234), Lokaal journaal (21bb13009), Met elkaar, voor elkaar (21bb13002), Werkbonus-constructie (21bb8232) en de toezeggingen Procesevaluatie verkiezingen (22bb1762) en Quick wins (22bb006039) als afgedaan te beschouwen.

Blad: Datum:

7/7 22 november 2022

Burgemeester en wethouders van Rotterdam,

ris,

•

Bijlage(n): Evaluatie van de kandidaatstelling campagne en installatie van de wijkraden