[22bb007646] Evaluatie pilot wijkraadbezoeken - november 2022

Evaluatie pilot wijkraadbezoeken Werkgroepleden: Tim de Haan, Astrid Kockelkoren, Joey de Waard, Marike Abrahamse en Theo Coşkun November 2022 Inleiding In september 2022 heeft de commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid besloten tot het houden van een aantal pilot wijkraadbezoeken. In deze notitie een aantal evaluatie en aandachtspunten naar aanleiding van deze bezoeken, met daarbij de oproep vanuit de werkgroep aan de woordvoerders wijken om tijd vrij te maken voor het houden van wijkraadbezoeken. Evaluatie pilot wijkraadbezoeken Er zijn in totaal vier wijkraadbezoeken afgelegd: Wijkraden Het Lage Land - Prinsenland - 's Gravenland, Pernis, Crooswijk en Pendrecht - Zuidwijk. Kort voor het vijfde geplande bezoek is op verzoek van de wijkraad een nieuwe datum in december gepland. De werkgroep vond deze eerste wijkraadbezoeken zeer geslaagd. Er is veel informatie opgehaald en samengevat in korte verslagen. De wijkraadsleden hebben aangegeven deze bezoeken zeer te waarderen en complimenteren de gemeenteraad voor hun betrokkenheid. Er zijn een aantal verbeter- en aandachtspunten die de werkgroep graag meeneemt voor de komende wijkraadbezoeken en met u als toekomstig rapporteur deelt:

-

-

Vorm bezoek o De bezoeken zijn nu steeds gekoppeld aan formele vergaderingen van wijkraden. Het voordeel daarvan is tweeledig: alle wijkraadsleden zitten al bij elkaar en het past bij het karakter van het bezoek op dat in openbaarheid te doen. Echter, het blijkt dat een aantal wijkraden vindt het lastigs om tijdens een formele openbare vergadering te spreken over de onderwerpen die op de agenda staan. De werkgroep stelt voor hier in het vervolg pragmatisch mee om te gaan: - Om misverstanden vooraf te voorkomen, ontvangen de wijkraden vooraf een factsheet over de bedoeling van het bezoek, het belang van het voeren van dit gesprek en wat er met de opbrengsten gaat gebeuren, - Uitgangspunt is dat het bezoek gekoppeld wordt aan een formele openbare vergadering. Maar als een wijkraad dit expliciet liever niet heeft, geven we daar wel gehoor aan. Immers, het doel van het bezoek is het ophalen van de ervaringen van de wijkraden met het bestuursmodel en wij zijn te gast. o Een ander aandachtspunt is de bespreking van de ondersteuning van de wijkraad. De wijkraadcoördinator is altijd aanwezig bij de vergaderingen. De ondersteuning van de wijkraad gaat natuurlijk verder dan de rol van de wijkraadcoördinator; het betreft juist de algehele ondersteuning vanuit de gemeente voor de wijkraden.

Desalniettemin wil de werkgroep de rapporteurs meegeven om alert te zijn op signalen dat dit ongemakkelijk gevonden wordt en hier prudent mee om te gaan. Briefing rapporteur (zie bijlage) o De rapporteur ontvangt voorafgaand aan het bezoek een briefing met daarin onder andere de agenda. Daarnaast biedt de griffie voorafgaand aan het bezoek aan om persoonlijk of telefonisch het bezoek door te nemen.

Eerste opbrengsten gesprekken wijkraad Uit deze eerste vier wijkraadbezoeken vallen een aantal punten op die bij de gesprekken met de wijkraden terugkomen: - De betrokkenheid van de gemeenteraad wordt erg gewaardeerd - Het is soms erg zoeken naar de ruimte van het wijkraadslid/wijkraad. - Workload voor wijkraadcoördinator is een knelpunt. Daarnaast is de rolverdeling tussen coördinator en wijkmanager soms lastig. - Goede invulling van rol wijkraadcoördinator van grote toegevoegde waarde voor de wijkraad. - Ondersteuning op praktische zaken wordt gemist. Er wordt meer inzet gevraagd, maar de vergoeding is verlaagd. - Wijkraden wensen eigen budget. - Het is niet altijd makkelijk om met participatie geluiden in de wijk naar boven te halen. - Wijkraadsleden hebben moeite met het achterhalen van informatie of juiste aanspreekpunten. Archieven zijn niet bereikbaar. De ambtelijke organisatie voelt op afstand gezet en is moeilijk te bereiken. - Er zijn verwachtingen bij bewoners. De wijkraad wordt op zaken aangekeken, maar door gebrek aan beslissingsbevoegdheid en budget hebben ze vaak geen middelen om iets op te kunnen pakken. Dit geldt ook naar aanleiding van het ophalen van input voor het wijkakkoord. De wijkraden hopen zoveel mogelijk voor

-

-

elkaar te krijgen. Door gebrek aan (inzage in) budget is het erg lastig realistische plannen te maken. De angst heerst dat veel plannen hierdoor niet door kunnen gaan. De tweede ronde bewonersinitiatieven verloopt niet goed. Wijkraden geven aan te willen wachten op de evaluatie, maar vragen zich af wanneer dit systeem wordt aangepast. Het is te betreuren dat kleine buurtinitiatieven verdwijnen vanwege dit lastige proces. De wijkraden wachten met smart op de adoptiewethouder. De wijkraden zouden het waarderen om een antwoord te krijgen op een gestuurd advies. Het is onduidelijk voor de wijkraden wat er precies met de adviezen gebeurt.

Bijlage 1: ‘briefing rapporteur’

Bijlage 1: briefing rapporteur Rapporteurschap De raadsleden die woordvoerder ‘wijken’ namens hun fractie worden committeren zich aan het rapporteurschap. Namens de commissie legt de rapporteur zijn oor te luister over het functioneren van het bestuursmodel. Het gaat dus nadrukkelijk niet om de inhoud (‘wel of geen nieuw bouwblok?’). Immers, wat die inhoud betreft is het college, of in voorkomende gevallen de vakcommissie, aan zet. De rapporteur kan natuurlijk wel meedenken over de juiste route en doorverwijzen. Zo hebben de rapporteurs hun handen vrij om met de wijkraden te spreken over het functioneren van het model. Wat hebben de wijkraden nodig om hun rol als mede-volksvertegenwoordiger goed uit te voeren? Is er voldoende ruimte en ondersteuning om die rol te spelen? Wat zijn knelpunten of juist goede voorbeelden? Agenda (maximaal 1 uur) Deze winter kan bij de wijkraden opgehaald worden hoe het proces van het opstellen van het wijkakkoord verloopt. Daarnaast komen de bewonersinitiatieven op de agenda te staan en wordt opgehaald wat de ervaringen zijn. -

Naar behoefte: Inleiding door het raadslid (bijvoorbeeld met toelichting op stand van zaken behandeling in de commissie) Korte voorstelronde Hebben de wijkraadsleden voldoende ruimte en ondersteuning om hun rol te pakken? Waar zitten de knelpunten of juist goede voorbeelden? Hoe staat het met het proces om te komen tot het wijkakkoord? Wat zijn de ervaringen met bewonersinitiatieven? Wat verder ter tafel komt

Planning De griffie bereidt in samenwerking met de wijkraadcoördinatoren (directe ondersteuning van de wijkraden) een planning voor de wijkbezoeken voor. Om de beschikbaarheid van rapporteurs en ruimte op de agenda’s van wijkraden te matchen wordt u gevraagd via een datumprikker uw beschikbaarheid voor een aantal weken op te geven. De griffie plant zo snel mogelijk in overleg met u een bezoek bij één van de wijkraden in. Verslaglegging De rapporteurs rapporteren aan de commissie. Periodiek zal de commissie, mede op basis van die rapportages, de voortgang bespreken met de wethouder ‘wijken’. Na afloop van het bezoek wordt op ongeveer één A4 een overzicht gegeven van de belangrijkste punten die tijdens het bezoek naar voren zijn gekomen. Het verslag wordt na goedkeuring door de betreffende rapporteur gedeeld met de commissie.