[22bb007583] Notitie Werkgroep Evenementenbeleid voor overlegvergadering ZWCS 231122

Notitie

Raadscommissie voor Zorg, Welzijn, Cultuur en Sport Van: drs. L.M. (Mark) Jongsma E-mail: m.jongsma@griffie.rotterdam.nl Telefoon: (010) 2672559

Aan:

Commissie Zorg, Welzijn, Cultuur en Sport

Betreft: Notitie van de werkgroep evenementenbeleid (leden Abrahamse, Nunnely, Schalm-Civile en Bokhove)

Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam

11 november 2022

Overlegvergadering van 23 november 2022

Gevraagd 1. Kennisnemen van de notitie 2. Het debat voeren over deze notitie in de commissie van 23 november 3. De uitkomsten van dit debat laten landen in een raadsvoorstel met aanbevelingen dat op 1 december in de raad besproken wordt (conceptraadsvoorstel volgt 18 november en wordt via het presidium naar de raad verzonden)

Aanleiding Rotterdam is een echte evenementenstad met een breed pallet aan programmering. Het evenementenbeleid is opgesteld om dit in goede banen te leiden en daarmee een thema dat verschillende portefeuilles raakt. Op 28 september 2022 heeft de commissie zich in een technische sessie breed laten informeren over de wijze waarop het evenementenbeleid in Rotterdam is georganiseerd, wie welke verantwoordelijkheid heeft en welke kaders en spelregels er gelden. Er is advies gevraagd aan de wijkraden inzake ervaringen van wijkraden met evenementen in hun wijk of omliggende wijken. Daarnaast heeft de commissie op 18 oktober 2022 insprekers (organisatoren van evenementen) gehoord over het evenementenbeleid. Middels deze notitie wil de werkgroep u enkele voorstellen doen naar aanleiding van de gehoorde informatie en ontvangen adviezen.

Tijdslijn/planning: • • •

Debat in commissie ZWCS op 23 november om 14.00 uur Debat in de raadsvergadering op 1 december Evaluatie evenementenbeleid (Q2 – 2023)

Voorgestelde aanbevelingen en voorgestelde maatregelen vanuit de werkgroep Met alle opgehaalde informatie wil de werkgroep hierover debatteren met de wethouder evenementen en de burgemeester tijdens de commissievergadering. De werkgroep stelt voor een pilot jaar in te stellen om een aantal van de onderstaande maatregelen in 2023 uit te proberen en deze aan de hand van de evaluatie (Q2 - 2023).

blad: 2/5

permanent te maken. Maatwerk voert de boventoon, zonder dat dit zorgt voor meer bureaucratie. De groei van de stad vraagt om aanpassing van wat eerder is vastgesteld, daarom dienen bijvoorbeeld bestuurlijke afspraken met DCMR opnieuw bekeken te worden. Zo ook afspraken over registratie van klachten: niet alle klachten dubbel tellen bij hetzelfde nummer. Vervolgens is transparantie over klachten en of deze wel of niet gegrond zijn (inclusief terugkoppeling naar de indiener) gewenst. Evenementenbeleid/vergunningen altijd meenemen bij het bespreken van alle bestemmingsplannen en daarbij aangeven of – en in hoeverre er ruimte is voor evenementen en onder welke condities. Eindtijd evenementen: o Direct starten met meer maatwerk voor de eindtijd, hierbij een goede relatie/synergie met de buurt (omwonende, bedrijven etc.) leidend in laten zijn. o Tijdens het pilotjaar experimenteren met een eindtijd van 0.00 uur voor geluidsarme evenementen en binnen evenementen. o Tevens in dit pilotjaar experimenten of er voor binnen evenementen per jaar een x aantal uitzonderingen gemaakt kan worden in eindtijd van 0:00. Onderzoeken hoe we samen met evenementenorganisatoren investeren in de parken. De financiële bijdrage wordt gebruik voor o.a. de aanleg van riolering, elektriciteit en drainage.

Festivals krijgen in ruil hiervoor de toezegging om een nog nader te bepalen aantal jaren gebruik te mogen maken van het terrein. Locatie profielen worden zo spoedig mogelijk aangepast. We vragen de wethouder te onderzoeken hoe en op welke manier. Hierin wordt ook gekeken naar gebieden die te groot zijn (bijv. Feyenoord en de Maashaven en het Rijnhaven-gebied). Dit bespreken we graag tijdens de evaluatie van het evenementenbeleid (in het tweede kwartaal van 2023). De directie veiligheid denkt met een organisatie mee om toe te werken naar een positieve beschikking op de aangevraagde vergunning. Voor B/C-evenementen is er geen tekort op de capaciteit. Voor kleinschalige evenementen (A en A+) is er een capaciteitstekort als er meer maatwerk geboden moet worden. We vragen de wethouder te onderzoeken hoe dit probleem kan worden opgelost, bijvoorbeeld door andere inzet van de capaciteit of versimpeling van het proces. Omgevingsvergunning o Als gemeente faciliteren in omgevingsvergunning – we vragen de wethouder te onderzoeken of voor de gebieden waar de locatieprofielen nu te weinig mogelijkheden geven voor kleine evenementen, dit wellicht met een omgevingsvergunning voor het gehele gebied kan worden opgeplust. o Meerjarige omgevingsvergunning – we vragen de wethouder te onderzoeken of de omgevingsvergunning die evenementen aanvragen ook meerjarig kan worden afgegeven.

Hoogvliet valt tussen wal en schip: het krijgt niet van de kleine kernen een budget en wordt afgewezen door Rotterdam Festivals omdat het niet op de hele stad is gericht. Vraag aan de wethouder hierin is om de mogelijkheid te onderzoeken om Hoogvliet ook net als de kleine kernen een apart budget te geven? (Pilot 2023) Mogelijkheid koepelvergunning Rozenburg: Experimenteer met de mogelijkheid in Rozenburg om alle vergunningen voor de evenementen die een organisatie aan moet vragen in een keer aan te vragen, zoals bijv. de ondernemersvereniging. De wethouder komt tijdens de evaluatie volgend jaar (Q2-2023) met een voorstel voor een aangepast moment voor vaststelling van de evenementen kalender waardoor organisatoren minder in de knel komen met het regelen van personeel, materieel en andere noodzakelijke onderdelen van een evenement, zeker gezien de 2

blad: 3/5

-

-

-

huidige krapte op de arbeidsmarkt. Hierbij wordt de optie om bijzondere Aevenementen in te voegen onderzocht. Extra festivallocatie in 2023. Onderzoek hierbij ook de haven als locatie. Alcoholstrippenkaart voor binnen evenementen zodat niet per evenement een vergunning moet worden aangevraagd, maar alleen aan het begin van het jaar. Alcoholverkoop wordt per evenement ter kennisgeving gemeld (Pilot 2023) A-evenementen (kleine evenementen) borgen door deze een duidelijke plek te geven in het gehele proces. Beter betrekken van de horecaondernemers in de totstandkoming en evaluatie van het evenementenbeleid (net als uiteraard andere stakeholders). Cultuur concreet meer onder de aandacht brengen voor kleinere evenementen, gebruik hiervoor ook de wijkraden. Vergeet kleine evenementen niet. Laat Rotterdam festivals jaarlijks in gesprek gaan met de wijkraden en hiermee ook de rol pakken als loket voor alle evenementen in de stad. Uitvoering van de “last mile” motie en ga met grote evenementen opnieuw het gesprek aan over (deel)vervoer naar deze evenementen. De deze zomer gemaakte afspraken over deelscooters werkten goed en een dergelijk plan zou jaarlijks in overleg moeten worden opgesteld. Informeren o Evenementenkalender in de bus zodat alle evenementen duidelijk en tijdig zijn aangekondigd.

o Gezichtsbepalende evenementen goed in beeld en benoemen o Voor iedereen, zowel bewoners als organisatoren en bezoekers, moet eenduidig op één plek inzichtelijk zijn waar en wanneer welk evenement plaatsvindt

Achtergrondinformatie Evenementenbeleid is gebaseerd op het Beleidskader Evenementen (rvs 19bb16859), vastgesteld op 4 juli 2019. Naast het beleidskader (19bb17453), hoort daar ook de Nota Evenementenvergunningen (19bb17211) bij. Dat is het kader voor de vergunningverlening. Vooruitlopend op vaststelling Beleidskader, is het evenementenbeleid geëvalueerd: 18bb7948 U vindt als bijlagen ook Locatieprofielen. Die zijn ook besproken en uiteindelijk beland in bestemmingsplannen, het zgn. Bestemmingsplan Parapluherziening Evenementen. Daarin is voor de aangewezen evenementenlocaties in de stad geregeld wat de voorwaarden zijn, zoals: aantal bezoekers, aantal evenementen per categorie, geluidsbelasting etc. Dat is vastgesteld op 3 februari 2022. De raad stelt het beleidskader en bestemmingsplan (portefeuillehouder: Kasmi) vast. De burgemeester stelt de Nota evenementenvergunningen vast. Vergunningen worden verleend door/namens de burgemeester. Daarnaast stelt het college, jaarlijks in november, de evenementenkalender vast voor het volgende seizoen. Die wordt ook in de commissie besproken, maar aanpassing is niet mogelijk en ook niet gewenst, omdat je daar als raad niet in moet willen treden. Als een organisator NIET op de kalender staat, kan hij GEEN (B en C) evenement organiseren. Dit is laatst besproken EDEM 26-01-2022 (21bb14490). 3

blad: 4/5

Inspreeksessie Organisatoren van festivals zijn gevraagd om tijdens een inspreeksessie de commissie te vertellen over hun ervaringen met het evenementenbeleid (commissiebrief ZWCS). Op 18 oktober heeft de commissie 19 insprekers gehoord. Deze inspreekbijdragen zijn terug te zien en te luisteren via het raadsinformatiesysteem (ZWCS 18-10-2022). Schriftelijke bijdragen Een aantal organisatoren hebben schriftelijk hun reactie met de commissie gedeeld. Hieronder een aantal punten die in meerdere schriftelijke bijdragen worden onderschreven. De volledige bijdragen zijn te lezen via het raadsinformatiesysteem (ZWCS 18-10-2022). Faciliteiten op orde om emissievrij te organiseren, als voorbeelden worden genoemd: stroom, (drink)water- en riolering punten, inzet elektrische pendelbussen, inzet van batterijen, komende Europese regelgeving op gebied van wegwerpplastics, afvalscheiding Mogelijkheid voor maatwerk wanneer een initiatief tussen categorieën invalt. Duidelijkere uitleg regelgeving evenementen en vergundingen. De aanvraag is vaak complex en niet passend voor een evenement. Dit is voor veel kleinere initiatieven een reden om anders of niet te organiseren. Activiteiten vallen tussen wal en schip, omdat een beperkt aantal keer per gebied een evenement mag plaatsvinden of omdat het terrein dat altijd gebruikt werd niet beschikbaar is.

Uitwijken naar een andere locatie is vaak erg moeilijk vanwege locatie profielen. Hierdoor konden initiatieven niet doorgaan. Betrekken van festivalorganisatoren en bewonersinitiatieven bij het maken van beleid. Onzekerheid rondom toegestane eindtijd van het evenement. Evenementen hebben een eindtijd van 23.00 uur tenzij anders bepaald in de evenementenvergunning. Maatwerk hierin is zeer gewenst. Prettige ervaringen met contact Rotterdam Festivals. Organisatoren geven aan veel aan hun kennis en kunde te hebben. Verhoogde kosten, maar gelijkblijvende gemeentegoeden. A+ evenementen komen niet in aanmerking om in eerste instantie een plek op de evenementenkalender te krijgen. Hierdoor is er geen zekerheid voor een plek. Kunnen deze A+ evenementen ook in eerste instantie een plek op de kalender krijgen? Brieven wijkraden De wijkraden zijn gevraagd om de commissie advies te geven over het evenementenbeleid (commissiebrief ZWCS). Hieronder een aantal punten die door meerdere wijkraden worden onderschreven. De volledige bijdragen zijn te lezen via het raadsinformatiesysteem (ZWCS 16-11-2022). In deze bijdragen worden de vragen van de commissie vaak beantwoord specifiek op een bepaalde locatie/park. Op moment van publiceren van deze notitie hebben een aantal wijkraden aangegeven na afloop van de indientermijn nog met een reactie te komen. Deze reacties worden bijgevoegd aan de agenda.

-

Aangegeven wordt dat wijkraden tot nu toe in beperkte mate ervaring hebben kunnen opdoen met evenementen in de wijken. Een aantal wijken geven aan dat er bijna geen evenementen in de wijk georganiseerd worden, maar dat de wijkraden dit wel wensen om verbinden en ontmoeting te bevorderen.

4

blad: 5/5

-

-

-

-

-

-

Over het algemeen konden de meeste evenementen in 2022 plaatsvinden. Er konden ook een aantal evenementen geen doorgang vinden, zoals de pleinbios en kleinere bewonersinitiatieven. In een aantal parken zijn problemen met het herstellen van grasvelden na festivals. Overschrijding van het aantal festivaldagen inclusief op- en afbouw en hersteltijd is niet overal gewenst. Er wordt opgemerkt dat, vooral op Zuid, meer evenementen welkom zijn, mits deze aan een aantal voorwaarden kunnen voldoen, waaronder kleinschaligheid en gericht op bewoners vanuit de wijk. Een maximum aan activiteiten is hierbij wel gewenst. Het liefst evenementen die gratis of tegen een lage entreeprijs te bezoeken zijn. De wijkraden die stellen dat aanpassing van het aantal evenementen niet nodig is vragen dit regelmatig te evalueren Over het algemeen is de eindtijd van 23.00 uur noodzakelijk. Afhankelijk van de aard van het evenement moet afwijking op de eindtijd mogelijk zijn. Graag wel in overleg met de wijkraad en omwonenden. Profielen van locaties kunnen aangescherpt worden. Stedelijke evenementen verdringen soms wijkgebonden evenementen. Aandacht voor duurzamer evenementen en toegankelijkheid voor mensen met een fysieke beperking Er wordt geluidsoverlast van evenementen ervaren. Ook door illegaal vuurwerk en door evenementen uit andere wijken.

De balans tussen rust en levendigheid wordt over het algemeen als prima ervaren. Aandachtspunten zijn; parkeeroverlast (ook door fietsen en deelscooters), bereikbaarheid en ontsluiting van de wijk. Graag bekijken of bepaalde wegafsluitingen wel echt nodig zijn. Er ligt vaak afval op straat in de wijk na een evenement. Bewoners worden graag ingelicht over komende evenementen. Procedure rond aanvragen simpeler en toegankelijker voor bewonersinitiatieven en hierbij ondersteuning bieden. Vooraf betalen van leges is niet in alle wijken te realiseren door bewoners.

5